Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Похожие публикации

Как известно, коммерческие компании вправе либо использовать типовые формы первичных учетных документов, на основании которых они отражают те или иные операции, либо разрабатывать их самостоятельно. Государственные и муниципальные учреждения такого выбора лишены. Они, как и органы государственной власти, местного самоуправления и тому подобные организации обязаны использовать в своей работе строго определенные бланки. В том числе это касается и формы, на основании которой в учете учреждения фиксируются движения товарно-материальных ценностей.

Ведомость выдачи материальных ценностей

Бланк ведомости выдачи материальных ценностей для нужд учреждений утвержден приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н. Данная форма подходит для случаев передачи материальных ценностей для хозяйственных, научных и учебных нужд, то есть формально она является аналогом накладной-требования.

Также нужно отметить, что до 2015 года использовалась более ранняя версия формы (ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения в прошлом варианте была утверждена приказом Минфина России от 15 декабря 2010 года № 173н). Но фактически она ничем не отличалась от бланка, актуального на сегодняшний день.

Состав и заполнение бланка ведомости выдачи ТМЦ

Документ содержит две страницы.

На первой указываются данные самого учреждения, его конкретного подразделения, в котором происходит передача ТМЦ, и о материально ответственном лице.

Утверждает ведомость выдачи материальных ценностей руководитель учреждения. Для этого в правом верхнем углу первой страницы предусмотрено поле для его подписи. Подпись в данном случае обязательна, и без нее ведомость не будет считаться действительной.

Также на первой странице представлена небольшая таблица «принято к учету». В нее вносят записи по дебету и кредиту соответствующих счетов, по которым отражается выдача материалов. Подписывает документ главный бухгалтер, исполнитель, который составил ведомость, а также лицо, которое фактически выдает ТМЦ.

Во втором листе указывается информация по самим выдаваемым товарно-материальным ценностям. Прописываются сведения по наименованию выдаваемых ТМЦ, их учетному коду, единице измерения, ФИО лиц, получивших данные материалы, а также приводится их подпись, количество выданных ТМЦ и их учетная стоимость. В конце таблицы второго листа бланка ведомости выдачи ТМЦ проводится калькуляция по количеству единиц и общей стоимости материалов.

Данный документ может составляться как в электронном виде, так и от руки. В первом случае все данные заполняются с помощью компьютера, а оставшиеся пустыми строки таблицы на второй странице просто удаляются. Либо же работник учреждения может просто скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей и заполнить его обычной ручкой – тогда в пустых строках нужно поставить прочерк.

Заполненная ведомость после того, как ее подпишут все ответственные лица, передается в бухгалтерию, и на ее основании в учете учреждения отражается движение товарно-материальных ценностей.

Ведомость или акт

Списание ТМЦ в организациях подобного типа может быть оформлено и альтернативным документом – актом о списании материальных запасов, форма которого также утверждена выше упомянутым приказом Минфина. Но в отличие от ведомости, материалы по которой списываются единовременно, списания на основании акта предполагает принятие соответствующего решения специальной комиссией.

Сам акт по принципу своего заполнения схож с ведомостью на списание ТМЦ. Но в нем в соответствии со спецификой документа, дополнительно приводится заключение комиссии, принимающей решение о списании матценностей. Пописывает акт не генеральный директор, а члены комиссии и ее председатель.

Так или иначе каждое учреждение должно самостоятельно утвердить перечень случаев, в которых используется один или другой документ. Традиционно подобная информация закрепляется в учетной политике организации.

Составляем ведомость выдачи материальных запасов — образец

Ведомость выдачи материальных запасов ф. 0504210 применяется в организациях бюджетной сферы. Она имеет строго регламентированную форму. В предлагаемом материале рассмотрим подробнее, в каких случаях используется ведомость и как ее заполнить.

Формы для бюджетников по приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н

В то время как для коммерческих предприятий появляется все большая свобода в оформлении первички, документацию для предприятий бюджетной сферы продолжают регламентировать.

Формы бюджетной отчетности утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н

В отношении форм, предлагаемых для оформления выбытия материальных ценностей (далее МЦ) по утвержденному для бюджетных организаций порядку, в приказе № 52н имеются формы:

• ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения»;
• ОКУД 0504230 «Акт о списании материальных запасов».

Что понимается под материальными запасами, узнайте из публикации «Что это за понятие — материальные запасы?».

В каких случаях подойдет акт, а в каких — ведомость?

Применение той или иной формы зависит от содержания операции и вида МЦ:

• если МЦ списываются в момент использования и выдаются для текущих задач (хозяйственных, научных и т. п.), то следует применять ОКУД 0504210 «Ведомость»;
• если МЦ списываются не единовременно в полной стоимости (например, основное средство), если списание нормируется и контролируется — нужно оформлять ОКУД 0504230 «Акт».

Далее предметом нашего рассмотрения будет ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи МЦ».

Как заполнить ведомость на выдачу ТМЦ в бюджетном учреждении?

Форму начинаем заполнять с титульного (первого) листа:

• В шапку формы вносится информация о самом учреждении (для которого заполняем), отделе, выдающем МЦ, материально ответственном лице. Также в правом верхнем углу предусмотрено место для утверждающей надписи руководителя.

ВАЖНО! Утверждению руководителем подлежит каждая составленная в учреждении ведомость.

• В раздел «Принято к учету» вносится проводка на выбытие МЦ в соответствии с планом счетов по приказу Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
• В нижней части первого листа в обязательном порядке проставляются данные и подписи:
  • главного бухгалтера учреждения;
  • лица, которое фактически произвело выдачу ТМЦ;
  • лица, которое подготовило форму (исполнителя).

Второй лист формы является информативным. В представленной в нем таблице фиксируются:

• наименование выдаваемых МЦ;
• учетный код выдаваемых МЦ;
• единица измерения МЦ;
• Ф. И. О. лиц, получивших МЦ по ведомости и место для их собственноручной росписи в получении;
• количество выданных МЦ в заявленных единицах измерения;
• учетная стоимость (цена приобретения) МЦ.

По итогам заполнения в нижней части таблицы производится калькуляция всех выданных по ведомости МЦ по количеству и стоимости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если ведомость заполняется с помощью технических средств (например, на компьютере), оставшиеся пустыми строки убираются. Если ведомость в бумажном виде, в незаполненных строках нужно поставить прочерк.

Готовая ведомость передается в бухгалтерию учреждения.

Пример списания материальных запасов в бюджетном учреждении размещен в статье «Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)».

Актуальный образец заполненной ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме ОКУД 0504210 можно скачать на нашем сайте.

Отдельные нюансы учета, влияющие на формирование ведомости

При обороте МЦ в бюджетных учреждениях основной вопрос в том, как правильно классифицировать МЦ для учета и списания. Специальных разъяснений регулирующих органов по данному вопросу нет. Вместе с тем есть различия в процедурах при единовременном списании МЦ (по ведомости) и списании по акту. Во втором случае необходимость списания (как и решения о закупке) должна быть оформлена решением специальной комиссии. Чтобы не созывать комиссию по каждому факту закупки или выдачи дыроколов и одноразовых картриджей для оргтехники, бюджетные организации обычно устанавливают определенную классификацию приобретаемых и расходуемых ценностей. Все входящие в оборот учреждения МЦ подразделяются на учетные группы, которые оформляются в дальнейшем тем или иным установленным документом (ведомостью или актом). Критерии этой классификации нужно описать в учетной политике.

Второй нюанс, который также должен попасть в учетную политику прежде, чем будет применяться на практике, — определение стоимости списания МЦ. Инструкцией Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н для бюджетников предусмотрены всего 2 способа: по цене каждой единицы и по средней стоимости (п. 108 инструкции). Предпочтительный способ следует выбрать, закрепить в учетной политике и применять последовательно из года в год. Как можно видеть из заполненной ведомости, выбранный способ будет прямо влиять на заполнение ведомости выдачи МЦ и итоговые результаты по ней.

ВАЖНО! Избранный способ списания нельзя менять в течение отчетного года.

С примером учетной политики для бюджетного учреждения знакомьтесь здесь: «Пример учетной политики в бюджетном учреждении (нюансы)».

И третий аспект, который рассмотрим в рамках данного материала, касается присвоения наименований и кодов МЦ, которые включаются в ведомость выдачи. При составлении справочника номенклатуры (в первую очередь это касается компьютерных программ) бухгалтеру необходимо искать разумный баланс между подробным описанием объекта в наименовании, с одной стороны, и отсутствием детализации — с другой.

Например, в приведенном образце имеется объект — бумага. Если в учете записывать просто «бумага», которая может приобретаться по разной цене и выдаваться либо по пачкам, либо по листам, нетрудно догадаться, что в учете быстро наступит путаница. С другой стороны, если чрезмерно детализировать учет, например заводить отдельные позиции на каждую партию бумаги от разных производителей и поставщиков, путаница наступит с не меньшими быстротой и вероятностью.

В приведенном в пример образце найдено взвешенное решение — наименование МЦ составляется по принципу 3 шагов:

• вид МЦ — «бумага»;
• основные характеристики — «пачка» (т. е. и приобретается, и выдается данная бумага именно по пачкам) и формат;
• стоимость (цена) закупки — 135 руб. за пачку (данный вариант удобен при списании по фактической цене и наличии поставщиков с относительно стабильными ценами).

Кодировка номенклатуры, как можно заметить, построена на аналогии с цифрами кода кредитуемого счета, на котором учитываются ТМЦ. По общему правилу (идущему еще из разъяснений к постановлению Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66), если в утвержденной форме нет специальной отсылки к общероссийскому классификатору (например «код по ОКВЭД» или «код по ОКУД»), то под кодом подразумевается код по внутренней системе кодирования, принятой в учреждении.

Во избежание спорных вопросов (например, с проверяющими из вышестоящих структур) стандарт присвоения наименований и кодов МЦ необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

Итоги

Ведомость выдачи материальных ценностей по форме ОКУД 0504210 действует с 2015 года. Само по себе заполнение ведомости сложности не представляет, если правильно организован учет соответствующих видов ТМЦ и применяемые нюансы закреплены в учетной политике бюджетного учреждения.

Новая ведомость выдачи материальных запасов

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете коммерческим организациям разрешено использовать типовые формы первичной отчетности, на основании которых отражаются те или иные хозяйственные операции, а также им разрешено использование самостоятельно, разработанных форм первичной документации.

Бюджетные учреждения выбора применения форм первичной документации лишены. Бухгалтерия государственных и муниципальных учреждений и другие организации, деятельность которых, напрямую связана с бюджетом РФ или бюджетом местного уровня обязаны использовать бланки строгой отчётности, разработанные регламентом Минфина России.

Таким образом, приказом Министерства Финансов РФ за №52 от 30.03.2015г. разработаны формы строгой отчетности для бюджетной сферы.

Для документального оформления выбытия материальных ценностей приказом Минфина установлены две формы:

• Форма №0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения»;
• Форма №0504230 «Акт о списании материальных запасов».

В каких случаях применяется форма 0504210, а в каких 0504230

Применение указанных форм напрямую зависит от операций и видов материальных ценностей:

√ Форма отчётности 0504210 «ведомость» применяется, если списываются материальные ценности в момент использования и выдача таких материалов произведена для хозяйственных, научных и учебных нужд, т.е. данная форма по сути является накладной-требования;

√ Форма отчётности 0504230 «акт» применяется тогда, когда происходит поэтапное (не единовременное) списание материальных ценностей, к таким МЦ можно отнести основные средства. То есть данное списание осуществляется под контролем и в соответствии с нормами законодательства.

Состав и порядок заполнения «ведомости» выдачи товарно-материальных ценностей

«Ведомость» – это первичный отчетный документ, на основании данного документа осуществляется бухгалтерский учет по списанию материальных ценностей в бюджетном учреждении.

Ведомость состоит их двух страниц.

На первой (титульной) странице указываются следующие сведения:

√Наименование структурного подразделения, в котором непосредственно осуществляется передача товарно-материальных ценностей;

√ Фамилия Имя Отчество материально-ответственного лица;

Первая страница подлежит утверждению руководителем, для этого в правом верхнем углу предусмотрено поле для подписи, с указанием даты. Без подписи руководителя учреждения данная форма отчетности будет признана недействительной.

ВАЖНО! Непосредственно руководитель утверждает каждую ведомость, составленную в данном учреждении.

В небольшой таблице, на первой странице «Принято к учету», указывается проводка («Д-К») по бухгалтерскому учету на выбытие материальных ценностей, в соответствии с планом счетов для бюджетных учреждений (Приказ №162н).

√Внизу первой странице обязательно указывается следующая информация:

• подпись, с расшифровкой главного бухгалтера;
• должность, подпись, с расшифровкой лица, которым фактически произведена выдача ТМЦ;
• должность, подпись лица – исполнителя, с расшифровкой, которое формирует данную форму.

На второй странице указываются следующие сведения:

Вторая страница считается информативной и представлена в виде таблице, в которой указывается следующее:

• наименование материальных ценностей, которые выданы;
• код учета выдаваемых материальных ценностей;
• единицы измерения материальных ценностей;
• Фамилия, инициалы получателя материальных ценностей по ведомости и место для расписки;
• количество выданных материальных ценностей в единицах измерения, которые были в заявке;
• стоимость по учету, т.е. цена приобретения материальных ценностей.

Внизу таблицы второй странице, подводятся калькуляционные итоги по количеству и стоимости материальных ценностей, выданных по ведомости.

Далее, подписанная всеми соответствующими лицами ведомость, передается в бухгалтерию, на основании которой в бухгалтерском учете будет отражена информация о движении материальных ценностей учреждения.

Ведомость или акт

Списание материальных ценностей в бюджетных учреждениях может также быть оформлено – актом, который считается альтернативным документом. Для того, чтобы применить форму 0504230 акта для списания материальных ценностей должно быть принято соответствующее решение специальной комиссии.

Принцип заполнения акта аналогичен форме ведомости по списанию ТМЦ. В форме акта в отличии от ведомости присутствует заключение комиссии и соответственно акт подписывают члены комиссии и ее председатель, а не руководитель учреждения. Но в нем в соответствии со спецификой документа, дополнительно приводится заключение комиссии,

Каждое учреждение самостоятельно утверждает список случаев, когда будет использоваться акт или ведомость для списания ТМЦ, и данная информация находит отражение в учетной политике учреждения.

Нюансы при учете, влияющие на формирование ведомости

Оборот материальных ценностей в учреждениях бюджетной сферы является основным вопросом, т.е. необходима правильность и правомерность учета и списания материальных ценностей.

• Процедура списания товарно-материальных ценностей по ведомости и списание по акту различная. В случае применения акта для списания ТМЦ необходимо решение (заключение) специальной комиссии, равно так же, как и решение комиссии о закупке данных товаров. Для того, чтобы не собирать комиссию по каждому товару, который планируется учреждением списать или закупить (например, дырокол и т.д.) в бюджетном учете обычно устанавливается определенная классификация закупаемых и расходуемых материальных ценностей. Все материальные ценности, которые необходимы учреждению, делятся на отдельные группы учета. Данный учет оформляется соответствующим документом (ведомость ил акт). Группа классификации закрепляется в учетной политике учреждения.
• Следующим нюансом считается – это определение стоимости материальных ценностей. Существует два варианта — это по цене за единицу товара, либо по средней стоимости товара (п. 108 инструкция, утвержденной приказом Минфина №157н от 01.120.2010г.). Учреждение само выбирает один из способов и соответственно все отражает в учетной политике для правильности заполнения ведомости и итогов списания ТМЦ.

ВАЖНО!Выбранный способ списания материальных ценностей и закрепленный в учетной политике ни в коем случае не меняется в течение отчетного периода.

• Третьим нюансом при списании и оприходовании материальных ценностей является аспект присвоения обозначения и кодировки товара. При формировании номенклатурного справочника (например, программные продукты для компьютера) бухгалтеру надобно выбрать оптимальный вариант наименования.

Например, если приобретается бумага для принтера. В бухгалтерском учете, если наименование поставить «бумага», которая приобретается по разной цене и у разных производителей, а выдача этой бумаги производится то пачкам, то по листам — наступает время каламбура в бухгалтерии. В случае если в учете заводить каждую покупку партии бумаги по производителю или по поставщику, то также быстро наступит путаница в учете.

В примере ниже предлагается альтернативный вариант в «разбивке» на этапы:

• наименование материальной ценности — «бумага для принтера»;
• характеристика и формат — «пачка» (т. е. и закупается, и расходуется бумага пачками);
• закупочная цена — 158 руб. за «пачку».

Так называемый, «альтернативный вариант» по учету товарно-материальных ценностей закрепляется в учетной политике учреждения, для избежание спорных моментов с проверяющими органами вышестоящих структур.

В заключении

«Ведомость» по списанию материальных ценностей по форме 0504210 действует с 2015 года. Алгоритм заполнения данной формы простой и не представляет никакой сложности, лишь в том случае если правильно ведется учет этих материальных ценностей. В учетной политике учреждения прописаны и закреплены все нюансы (аспекты) учета.