0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ведение кадровых документов в электронном виде эксперимент 2019 — 2020 года

Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту

Результаты первого пилотного проекта по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере

С 23.03 по 01.10.2018 Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работниках по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194. В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения электронного кадрового документооборота (ЭКД).

По информации Минтруда от 19.10.2018, выявлены определенные трудности, которые правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие проблемы указал бизнес:

  1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1000 до 5000 рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
  2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
  3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателю из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности смогут и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
  4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы. Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде. По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2019 года — инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2019 года — проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Зачем нужен еще один эксперимент

В Министерстве труда решили не ждать, когда появятся очередные изменения в законодательстве, касающиеся электронной цифровой подписи. Кроме того, чиновники уверены, что практический опыт перехода на электронные документы намного полезнее для разработчиков законопроекта, чем любые другие варианты сбора информации. Поэтому в течение следующих трех лет планируется провести еще один эксперимент по переходу на ЭКД. Соответствующий законопроект уже подготовлен и должен в ближайшее время попасть в Госдуму.

Цель второго пилотного проекта — выявить и по возможности найти решение проблем, связанных с использованием электронной подписи, архивным хранением е-документов, прочими моментами при работе с ЭКД. Причем работать бизнесу, который согласится участвовать в эксперименте, придется в период, когда меняются и другие нормативные акты. По данным Минтруда, к 2020 году должны быть утверждены поправки в следующие Федеральные законы:

  • «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • «Об обязательном экземпляре документов»;
  • «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • иные нормативные правовые акты, в которых есть упоминания об электронных документах, процедурах хранения и использования электронного дубликата (электронного образа) документа либо самого документа.

Что касается участников проекта, они пока неизвестны, но планируется, что это будет порядка 10 организаций, готовых к изменениям в работе. Все расходы, которые придется нести работодателям, полностью ложатся на их плечи. При этом они смогут выбрать, какие виды электронной подписи использовать и какие кадровые документы вести исключительно в электронном виде. Единственное правило — обязательно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, если заключается:

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор.

Либо если в них вносятся изменения.

Уточняется также, что в рамках эксперимента компаниям предстоит разработать и обеспечивать работоспособность собственной информационной системы, которая позволит хранить электронные документы, предоставлять к ним доступ разным категориям пользователей для различных действий (внесение изменений, контроль, получение выписки (копии), пр.).

Не забыли чиновники и о правах работников. Компании, которые будут участвовать в пилотном проекте, обяжут прописать в коллективных договорах или отдельных соглашениях с работниками, что они не против перевода документов в онлайн-формат.

По планам Минтруда, эксперимент должны пройти в период с 01.01.2020 по 31.12.2022. Но если депутаты Госдумы не успеют утвердить законопроект, сроки могут измениться. Следите за нашими новостями.

Что решили по электронной трудовой книжке

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако, как показал эксперимент — образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2020 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19.10.2018):

работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Читать еще:  Как перевести жилое помещение в нежилое в частном доме

О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале «Правительство готово ввести электронные трудовые книжки с 2020 года».

Как вообще чиновники видят реформу

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота. В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Кто уже готов к переходу

В Министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий». Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта. Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников. Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровой форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя. Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов, как nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru, cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат. По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:

  • трудовой договор с дистанционным работником (ст. 312.2 ТК РФ);
  • электронный больничный (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ);
  • акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»);
  • сведения персонифицированного учета и об уплаченных страховых взносах (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»);
  • любые другие документы, в которых работникам не надо ставить подпись (например, журнал учета электрооборудования, журнал учета рабочего времени, пр.).

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге.

ВсеПрофи24

Семинары, тренинги, обучение. Работаем по всей России.

05 — 06 декабря 2019 Цифровизация трудовых отношений: новые правила работы кадровика в 2020 году, сложные вопросы. Курс повышения квалификации.

  • Домой
  • 05 — 06 декабря 2019 Цифровизация трудовых отношений: новые правила работы кадровика в 2020 году, сложные вопросы. Курс повышения квалификации.

ООО «Академия бизнеса» — региональный партнер Российского Фонда образовательных программ Экономика и Управления. Работаем по всей России (действуют региональные спеццены)

  • Очное участие в Москве
  • Трансляция ПК по всей России
  • +5 дней доступа после окончания мероприятия к видео

В 2020 году работодатели смогут уйти от бумажных документов при оформлении взаимоотношений с работниками: до конца текущего года законодатель планирует принять изменения в ТК РФ в части возможности заключать электронные трудовые договоры (проект ФЗ № 736455-7), вести трудовые книжки и ряд кадровых документов в электронном виде (проект ФЗ №748684-7). Параллельно будут внесены изменения в правила оформления, ведения и хранения кадровой документации и законодательство, регулирующее вопросы получения электронной цифровой подписи.

Какие данные о работнике работодатель должен предоставлять в ПФ РФ с 2020 года? Какие санкции предусмотрены для работодателя, не предоставившего данные о работнике в ПФ РФ или предоставившем в неполном объеме? Как изменится отчетность в связи с введением электронных трудовых книжек (ЭТК)? Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях? Обязан ли работодатель приобретать электронные подписи для всех сотрудников или они должны делать это самостоятельно? Как суды относятся к практике включения в трудовой договор обязанности сотрудника ознакомиться с документами в электронном виде? Эти и другие вопросы разберем в рамках курса повышения квалификации.

В программе: разъяснения критических изменений в законодательстве в части оформления трудовых отношений в электронном виде; новых обязанностей работодателя по подаче и новой ответственности за непредоставление информации в ПФ РФ; внесению изменений в локальные акты, коллективные ТД в связи с переходом на ЭТК. А также будут предложены алгоритмы решения задач по работе с ЭЦП в условиях ведения кадровой документации в электронном виде (с учетом судебной практики). Специальное время будет отведено разбору сложных вопросов взаимодействия с дистанционными работниками (с учетом сложившейся правоприменительной практики), а также иных новелл трудового законодательства 2020.

Курс ориентирован на руководителей и специалистов кадровых подразделений, бухгалтеров и юристов, связанных с оформлением кадровой документации

ПРОГРАММА

  • Трудовые отношения в электронном виде: к чему готовиться в 2020 году (экспертный обзор). Пошаговый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) 2020-2027. Использование электронных кадровых документов: практические вопросы, выявленные в ходе первого этапа эксперимента (Приказ Минтруда от 26.03.2018 №194); проект ФЗ «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных ТЗ, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей» (2020-2022): выбор кадровых документов для перевода в электронный вид, выбор электронной подписи (ЭЦП), ситуации, когда применяется усиленная квалифицированная ЭЦП. Юридически значимые сообщения сторон ТД (проект ФЗ № 736455-7). Новые правила ст. 67 ТК РФ. «Жизненный цикл» кадровых документов: планируемые изменения в правилах хранения и др.
  • Электронные трудовые книжки (ЭТК): практические вопросы переходного периода. Электронный СНИЛС (ФЗ от 01.04.2019 №48-ФЗ, ПП РФ от 13.06.2019 №335п): новые правила постановки на учет, подтверждение присвоения СНИЛС, предоставление работодателю. Новая ст. 66.1 (проект ФЗ №748684-7): сведения, передаваемые работодателем в информационную систему ПФ РФ; порядок и сроки предоставления, выдача работнику ЭТК «на руки». Способы «подтверждения» трудового стажа работника. Интегрирование ЭТК с ГИС. Новые правила ведения и хранения ЭТК: новый приказ Минтруда об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек (проект). Административная ответственность работодателя за нарушения порядка ведения ЭТК
  • Действия работодателя по переходу на ЭТК: аудит ТК на бумажном носителе; исправление ошибок и записей, не соответствующих законодательству; внесение изменений в ЛНА; уведомление работника о переходе на ЭТК и возможности ведения ТК на бумажном носителе; внесение изменений в коллективные договоры. Кто может вести ЭТК, использование программ оптимизации ведения процессов заполнения и уведомления (автозаполнение). Передача сведений в ПФ РФ (форма СЗВ-ТД). Порядок расчета страхового стажа после перехода на ЭТК
  • Электронный кадровый документооборот работодателя. Документы, которые уже сейчас можно вести в электронной форме (ТД с дистанционным работником; акты по гражданско-правовым договорам; электронные больничные и др.). Параметры эксперимента Минтруда 2020. Ведение кадрового документооборота в ЭДО работодателя или на портале «Работа в России» (практические вопросы, опыт участников). Понятие «письменная форма» для ТК РФ. Обмен юридически значимыми сообщениями между работником и работодателем: момент отправки и доставки; идентификация лица, отправившего сообщение и др.
  • Персональные данные (ПД) работника при ведении кадрового ЭДО: что нужно знать. ЛПА, регламентирующие работу с ПД; типовые формы документов; уведомление обработке; согласие на обработку (нюансы оформления); перечень лиц с полным и ограниченным доступом; установление порядка доступа; порядок хранения и передачи третьим лицам. Уничтожение ПД по окончанию обработки/достижению цели. Кого можно уволить за разглашение ПД? Есть ли риск для работников кадровой службы быть уволенными «по статье»?
  • Электронный больничный (ЭЛН, ФЗ от 01.05.2017 № 86-ФЗ): правила, сложные случаи. Сопроводительные документы к ЭЛН (талон, согласие). Рекомендации по действиям работодателя при работе с ЭЛН (отказ в приеме ЭЛН от работника; дата выдачи; исправление ошибок в названии организации; проверка подлинности ЭЛН; направление сведений в ЕИИС «Соцстрах»; ЭЛН по уходу за членом семьи и др.)
  • Электронный ТД с дистанционным работником: на что обратить внимание при оформлении. Понятие, правовой режим, ограничения использования дистанционного труда, «подводные камни». Заключение ТД при удаленном труде, цифровая подпись; что обязательно прописать в ТД с дистанционным работником, чтобы защитить интересы компании; режим рабочего времени и времени отдыха; порядок увольнения; электронные документы, подтверждающие трудовой стаж. дистанционного работника. Нужно ли вести Табель учета рабочего времени дистанционного работника?
  • ЭЦП при оформлении кадровых документов: проблемные вопросы, перспективы изменения законодательства. Виды ЭЦП, используемые в кадровом документообороте; срок действия ЭЦП и сроки хранения кадровых документов. Оформление простой ЭЦП для подписания кадровых документов. Оформления ЭЦП при заключении договора с дистанционным работником. Ключ ЭЦП; конфиденциальность ЭЦП; судебная практика по делам, связанным с нарушениями и злоупотребления (подделка ЭЦП, использование ЭЦП неуполномоченным лицом, компрометация ключа и др.). Перспективы применения «облачной» ЭЦП в трудовых отношениях. Способы защиты нарушенных прав в суде по договорам, подписанным ЭЦП (нюансы подачи иска, оговорка об использовании ЭЦП и печати в тексте договора и др.)
  • Электронный надзор за трудовыми взаимоотношениями: цели, задачи и перспективы внедрения. Электронный инспектор (Онлайн инспекция РФ), внедрение добровольного внутреннего контроля и аудита.
  • HRTech: какие вопросы работы кадровой службы могут быть решены при помощи автоматизации. Сложности перехода на автоматизированное кадровое делопроизводство (опыт практика), параметры проекта. Оптимизация конкретных процедур: что оптимизировать? Процесс, форма документа. Варианты перехода на электронный формат
  • К чему еще готовиться кадровику в 2020: изменения в порядке оплаты отпускных; в порядке изменения условий, прекращения ТД (в т.ч. срочного); новые правила вынесения дисциплинарного взыскания; новые возможности использования гибкой занятости. Новые ограничения по трудовым отношениям с беременными женщинами и изменения в порядке выхода из отпуска по уходу за ребенком и др.
  • Обсуждение проблемных вопросов участников.
Читать еще:  Плюсы и минусы ЕНВД для ИП 2019 - 2020

К выступлению приглашены: эксперты практики , практикующие юристы по вопросам трудового права; представители профильного департамента Минтруда, руководителей кадровых департаментов компаний-участников эксперимента МТиЗН

СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ В СЕМИНАРЕ В МОСКВЕ: 28 500 25650 руб. (НДС не облагается).

СТОИМОСТЬ ON-LINE ТРАНСЛЯЦИИ КУРСА : 22 800 20 520 руб. (НДС не облагается)

СТОИМОСТЬ ON-LINE ТРАНСЛЯЦИИ КУРСА при предоплате для субъектов малого и среднего бизнеса : 22 800 11600 руб. (НДС не облагается)

При регистрации двух и более участников от одной организации предоставляется скидка 10%.

У вас появились вопросы? ПО ВОПРОСАМ РЕГИСТРАЦИИ И ПРОГРАММЫ:

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

Потребность в переводе кадрового документооборота из бумажного в электронный вид назрела давно, потому что развитие кадрового ЭДО выгодно как работникам, так и работодателям:

  1. Перевод массива кадровых документов в электронную форму позволит работодателям существенно сократить расходы и повысить качество управления за счёт скорости обмена информацией.
  2. Для работника введение электронных кадровых документов упростит взаимодействие с кадровой службой работодателя и облегчит получение государственных и муниципальных услуг — необходимые сведения можно будет запрашивать через СМЭВ, а не собирать бумажки в разных инстанциях.
  3. Хранение сведений в электронном виде более надёжно. Нередко работники сталкиваются с тем, что их бумажные документы о работе не сохранились, приходится восстанавливать трудовой стаж, что довольно сложно. Предполагается, что с электронными кадровыми документами такого происходить не будет.

Создание рабочей группы по внедрению кадрового ЭДО

В 2017 году при Минтруде России была создана рабочая группа по внедрению в законодательство системы электронного кадрового документооборота.

В рабочую группу вошли представители федеральных ведомств (Минкомсвязи, Минфина, Минтруда, Роструда, Пенсионного фонда), общероссийских объединений работников и работодателей, а также бизнес-структур, включая Сбербанк, компании МТС, «Северсталь Менеджмент», «Мечел» и другие.

Группа анализирует перспективы цифровых кадровых документов и вырабатывает предложения законодательного характера по переходу на оформление документов, связанных с трудовыми отношениями, в электронной форме. Члены рабочей группы не только обсуждают пилотные проекты, но и участвуют в них, например тестируют технические решения для обмена электронными кадровыми документами между работодателями и госструктурами и опробуют проведение проверок в электронном виде без участия кадровика и инспектора.

Первый эксперимент: технологические сложности

В 2018 году на площадках бизнес-структур, входящих в состав рабочей группы, был проведён эксперимент по электронному кадровому документообороту, регламентированный приказом Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 года «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений».

Читать еще:  Структура профессиональных стандартов

В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.

Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения. Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде. О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.

Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде. Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов). В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.

На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица). А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года. При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.

Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.

В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования. Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.

Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).

На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.

Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге

После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».

Если первый эксперимент Минтруда предполагал перевод документов и сведений о работнике в электронную форму, но с дублированием на бумажном носителе, в новом эксперименте около десяти организаций в период с 2020 по 2022 год будут вести кадровые документы только в электронном виде.

Участие в эксперименте добровольное, список участников определит правительство. Какие именно документы будут переведены в электронный вид, участники решат сами. Также они самостоятельно выберут виды электронной подписи, которую будут применять при их ведении. Оговаривается, что при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, а также при внесении в эти документы изменений работодатель обязан будет использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Также работодатель возьмёт на себя расходы, связанные с экспериментом, включая траты на обеспечение сотрудников электронной подписью.

Проведение эксперимента должно быть отражено в коллективном договоре или соглашении с работником. Если работник попросит выдать ему кадровые документы на бумажном носителе, организация обязана будет исполнить требование в течение трёх суток.

Задача второго эксперимента по переводу кадрового документооборота в электронный вид — отработка механизмов ведения документов в цифровом виде без дублирования на бумажном носителе и подготовка соответствующих предложений по внесению изменений в законодательство.

Какие проблемы остаётся решить

Электронный кадровый документооборот имеет неоспоримые преимущества перед бумажным. Он ускоряет кадровое делопроизводство, снижает риск утраты документов, усиливает защиту документов от подделки. Однако процесс его введения вместо привычного бумажного делопроизводства тормозится недоработанностью как правовых, так и технических решений.

В первую очередь проблемы связаны с жизненным циклом кадровых документов. Некоторые из них должны храниться в течение 50 лет или 75 лет — для сотрудников, оформленных до 2003 года. За это время действительность сертификата электронной подписи, которой подписан кадровый документ, утрачивается, а сам документ в ходе своего жизненного цикла может переконвертироваться в новые форматы или мигрировать при смене электронного носителя. Работнику будет затруднительно защитить свои права, если он обратится за их защитой через 10 — 20 лет после заключения электронного трудового договора.

В связи с этим необходимо найти механизмы, позволяющие признавать, что сертификат на момент подписания был действителен, а также что в электронный документ не были внесены изменения при переконвертации его формата (в том числе когда формат, в котором изначально был создан документ, позднее перестаёт распознаваться программным обеспечением, и прочитать его становится невозможно) или при переносе с одного носителя на другой.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector