2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Управление бизнесом на расстоянии biznespor

Успех на расстоянии: как сделать из филиала источник дохода, а не проблем

Открытие филиалов — важный этап в развитии компании, подтверждающий успех на рынке, и залог новых побед. Чтобы новое подразделение из источника дополнительного дохода не превратилось в источник дополнительных проблем, от собственников и топ-менеджмента потребуется определенная жесткость.

Собственники часто относятся к своим компаниям как к детям: слепо любят их, сравнивают с конкурентами и постоянно проверяют, как у них дела. Когда дети вырастают и родительский дом становится для них тесноват, их приходится отпустить, иногда довольно далеко. Однако отпустить еще не значит дать полную свободу действий. То же происходит и в бизнесе: если ваша компания «выросла» из своего домашнего региона и вы решили выйти на новые рынки, будьте готовы говорить нет по принципиальным вопросам.

Дети, в том числе и повзрослевшие, не любят, когда им говорят нет. Не будут этому рады и ваши филиалы, требуя для себя большей самостоятельности, чем вы считаете необходимым им предоставить, и ваше дело — настоять на соблюдении рамок, за которые не может выходить свобода их действий.

Побывав по обе стороны баррикад — в качестве топ-менеджера филиала и топ-менеджера головной компании — и оценив результаты использования разных стратегий во взаимодействии с региональными офисами, я выделила для себя алмазную по степени твердости пятерку «нет», которые надо сказать региональным директорам, чтобы не провалить экспансию.

«Нет» специфике

Наверняка вас будут убеждать в том, что инструменты, которые уже не раз доказывали свою эффективность в столице и еще десяти регионах страны, ни при каких обстоятельствах не сработают в данной конкретной точке. При этом никакой объективной причины такого исхода, помимо «уникальной специфики региона», требующей такого же уникального подхода, вам не назовут. Проявите настойчивость: скорее всего, за непреодолимыми различиями, препятствующими осуществлению ваших планов, стоит пара особенностей и нюансов, которые потребуют учета в вашей концепции, но никак не разработки новой или — на чем также любят настаивать филиалы — использования проверенных местных схем.

При подготовке к запуску одного из салонов федеральной сети мобильной связи в Новосибирске наша команда (а я на тот момент представляла сторону филиала) сильно сомневалась в концепции открытия, предложенной центральным офисом, — она заключалась в том, чтобы церемония проводилась на открытом воздухе ночью и была приурочена к началу продаж новой модели смартфона. Учитывая суровые сибирские морозы, мало кто из местных сотрудников верил, что эта акция привлечет многочисленную аудиторию. Однако, внеся определенные корректировки в программу с учетом погодных условий (мы перенесли основную часть мероприятия в помещение салона, ограничившись перерезанием ленточки снаружи), мы добились желаемого результата.

С чем действительно надо быть осторожным при работе с регионами — это национальный менталитет и особенности, связанные с религией местного населения. Невнимательность к таким аспектам может навсегда закрыть рынок для компании. Поэтому следует быть внимательными к замечаниям и мнению руководителей на местах и учитывать их при внедрении тех или иных инструментов. В некоторых случаях пожелания регионов имеют воплощение в жизнь на федеральном уровне.

«Нет» децентрализации ключевых бизнес-процессов

Этот аспект критически важен для тех компаний, которые открывают не просто филиал, а производственные площадки в регионах: в таких случаях закупки оборудования, запуск технологий и выбор контрагентов должны производиться в рамках единой политики компании. Это позволит быстрее и эффективнее внедрять новые методики, соблюсти единый стандарт качества, а кроме того, обойдется дешевле за счет эффекта масштаба.

Желательно, чтобы все бизнес-процессы, в особенности те, что связаны со взаимодействием с клиентами, были подробно описаны, зафиксированы документально и были обязательны для применения во всей сети филиалов и офисов. Это принципиально для компаний, связанных со здравоохранением, но я рекомендую не пренебрегать разработкой единых процедур и компаниям, занятым в других сферах бизнеса. Это потребует немалых затрат — временных, трудовых, материальных, но только так можно гарантировать соблюдение корпоративных стандартов качества и сохранить репутацию бренда, если ваши площадки находятся за тысячи километров друг от друга.

«Нет» отсутствию функционального подчинения

Оптимальная организационная структура — это двойное подчинение: функциональное — руководителю направления в головном офисе, административное — директору филиала на месте. Ни в коем случае не отдавайте полную самостоятельность в управлении персоналом и полномочия регионам. Иначе в какой-то момент, например, при смене директора филиала, вы узнаете, что о многих полезных инструментах, используемых в головном офисе, сотрудники на местах даже не знают.

Но надо понимать: чтобы такая структура оправдала себя, функциональные руководители должны регулярно выезжать в региональные филиалы для знакомства со спецификой региона, клиентами, партнерами, для общения с местными сотрудниками компании.

Читать еще:  Плюсы и минусы режима ЕНВД для ООО

«Нет» кардинально другой стратегии развития

Еще один аргумент, который часто приходится слышать центральному офису от регионов в пользу свободы действий филиалов: «Вам в столице (Петербурге, Лондоне, Бейруте — нужное подчеркнуть) не понять, как надо работать здесь (в Новосибирске, Краснодаре, Великих Луках)». Но, как писал поэт, «лицом к лицу лица не увидать» — из центра действительно лучше видно, как развивать бизнес — лучше в масштабах всей компании, а не одного филиала в конкретном городе. Именно поэтому стратегия развития должна быть единой, принятой на федеральном уровне.

Тут ключевая задача для топ-менеджера или собственника — предельно ясно донести до руководителей филиалов свое видение развития компании, озвучить планы и цели, убедиться, что они поняты правильно и будут правильно транслированы персоналу на местах. Если же ваша стратегия и после разъяснений встречает сопротивление и саботируется, следует задуматься о компетентности директора филиала либо повышении уровня коммуникации с головным офисом.

«Нет» внешним коммуникациям на местах

Не допускайте, чтобы филиалы что-то озвучивали от имени компании без согласования с центральным офисом. Это касается как взаимодействия со СМИ, так и рекламных кампаний, участия в массовых мероприятиях, SMM. Известно много случаев, когда за инициативы и акции в отдельном регионе приходилось нести ответственность всему бизнесу. Любое некомпетентное или необдуманное высказывание кого-то из представителей филиала может ударить по репутации бренда. Поэтому закрепите запрет любых несогласованных корпоративных коммуникаций со стороны ваших удаленных подразделений документально и настаивайте на его выполнении.

Подводя итоги, еще раз подчеркну: дистанционное управление требует от топ-менеджеров и собственников уникального сочетания на первый взгляд несочетаемых качеств — жесткости и гибкости, высокой концентрации и умения делегировать полномочия, открытости новому и консервативности, когда дело касается стандартов и качества. Но тем ценнее будет успех, который принесет вам ваше детище.

KPI и ERP: как управлять бизнесом на расстоянии

  • Алексей Баранов основатель компании Интерлогика

Алексей Баранов 5 лет успешно руководит бизнесом дистанционно — постоянно путешествует, зимой живет во Вьетнаме. Чтобы последовать его примеру, придется подготовить компанию: выстроить систему удаленного управления, технически оснастить бизнес, избавиться от стереотипов о том, что сотрудники обленятся, если не стоять над душой. Вот поэтапная инструкция для тех, кто готов рискнуть, чтобы жить полной жизнью.

Дистанционное управление только выглядит сложным и рискованным предприятием. Бывают задачи, которые приходится решать лично, — продление электронной подписи, оформление доверенности для заместителя, многие операции с недвижимостью. Не все банки открывают расчетный счет по доверенности. Такие задачи я решаю наездами в Россию — подбираю время так, чтобы приехать и решить сразу все. Однако большинство вопросов можно решать дистанционно.

Если вы готовы освободить офисное кресло на продолжительный срок — готовьте компанию организационно и технически. Подготовку лучше проводить этапами и участками.

Разберитесь со стереотипами

У многих собственников есть заблуждения, которые заставляют их постоянно находиться в офисе и тонуть в операционке.

«Работники недостаточно компетентны»

Собственник считает, что никто кроме него не сможет нормально выполнить задачу. Но зачем тогда вообще нужна команда? Когда руководитель решает задачу вместо своего подчиненного, он платит деньги зря, отказывается от более эффективных альтернативных решений и берет на себя ответственность за результат. Сотрудники отучаются думать и просто ждут от начальника правильного ответа.

«Работники трудятся усерднее, если над ними висеть»

Это не так — работники трудятся усердно, когда их труд организован. Продуктивность сотрудников связана с тремя аспектами: контролем процесса, критериями измерения результата, мотивацией к труду. Физическое присутствие босса в офисе слабо с этим связано. Чаще всего оно лишь вытекает в массовую прокрастинацию. Я сам видел, как руководитель расхаживает по офису, словно гепард в саванне, пытаясь «найти и уничтожить» на компьютерах работников ВКонтакте и онлайн-игры. Сотрудники играют с ним в игру «Сверни окно вовремя». Когда побеждает шеф, он ругает работника, — но работники побеждают чаще.

«Если работать удаленно, бизнес станет неконтролируемым»

Тоже неправда. Контроль и присутствие — не одно и то же. Присутствие — это когда вы видите глазами и можете потрогать руками, а контроль — это когда вы ожидаете результат и получаете то, что хотели.

Контролировать можно и дистанционно, нужно лишь выстроить для этого систему. Система дает понимание: кто что должен сделать, как и когда это проверить. А там уже не важно, будете вы ею пользоваться из офиса в Самаре или из гамака на Гоа.

Читать также

Выстройте систему удаленного управления

Читать еще:  Как сделать корректировку СЗВМ

Если правильно выстроить систему управления, то удаленно вы будете так же эффективны, как и в офисе. Для этого нужно сделать пять основных вещей.

Составьте схему процессов компании

Разделите процессы по направлениям деятельности: продажи, маркетинг, производство, хранение, финансы и так далее. Для каждого направления распишите задачи и бизнес-процессы.

За каждое действие в каждом процессе должен отвечать компетентный сотрудник. Он может взять на себя несколько задач — главное, чтобы они не мешали друг другу.

Разработайте показатели эффективности (KPI)

У каждого сотрудника и у каждого бизнес-процесса должен быть KPI. Чтобы подобрать показатели, начните с цели — что должно стать результатом работы сотрудника. Например, менеджер по продажам должен продать на 500 тыс. рублей в месяц, а эйчар — провести два тренинга. Поставьте план по каждому показателю.

Создайте должностные инструкции

Цель инструкции — согласовать представления руководителя и исполнителей о целях работы, процессе, доступных инструментах и измерениях результата. Инструкция должна быть однозначной и понятной. Чем детальнее вы опишите действия работника, тем выше шанс, что работа будет выполнена именно так, как вы задумали.

Организуйте сбор управленческих отчетов

Чтобы принимать обоснованные управленческие решения, собственник должен иметь информацию о состоянии ресурсов — четко видеть, как каждое решение отражается на активах бизнеса. Для этого нужен управленческий учет. Данные в учет должны поступать моментально — нельзя принимать решения, пользуясь устаревшей информацией.

Например, для учета финансов нужно минимум два отчета — о движении денежных средств и о прибылях и убытках. Первый показывает, сколько у компании денег на счетах, второй — сколько она зарабатывает. В них должна поступать точная информация по каждой финансовой операции. Похожая картина с учетом товаров и материалов — должно быть отражено, где и на основании чего получен, списан или перемещен товар.

Читать также

Подготовьтесь технически

Чтобы система контроля функционировала, нужно технически оснастить ваш бизнес — ввести инструментарий для постановки задач, принятия результатов и учета всех активов и процессов.

Некоторые руководители считают, что видеть и слышать своих подчиненных — очень важно. Им надо по-старинке собрать всех в кабинете, заглянуть в глаза и послушать объяснения о выполненной или невыполненной задаче. А что мешает делать это дистанционно? Интернет и технологии настолько развиты, что создают эффект присутствия в офисе: хотите заглянуть в глаза — Skype, хотите послушать оправдания — WhatsApp. Только заранее проверьте качество связи там, куда переезжаете.

Продажи удобно вести в CRM-системах. Тут тотальный контроль воронок, маркетинговые отчеты и торговая аналитика в удобном виде. Все, что делает отдел продаж, будет под вашим контролем.

Для управления бизнес-процессами используют BPM-системы (business process management, управление бизнес-процессами), в которых можно прописать каждый шаг сотрудника, даже развилки и ввод результатов, — система будет контролировать и подсказывать, чтобы сотрудник не мухлевал. Управленческий учет ведется в ERP-системах (enterprise resource planning, планирование ресурсов предприятия).

Лучшие CRM, BPM и ERP интегрируются друг с другом и выдают перекрестную аналитику. Так, например, вы сможете проанализировать маркетинг и оплаты от покупателей в одном отчете, чтобы понимать, какая категория клиентов для вас выгоднее. Перекрестные отчеты позволяют комбинировать наиболее эффективных сотрудников с наиболее выгодными контрагентами, а также формировать пакетные предложения.

Документы удобно вести без бумаги, в системах электронного документооборота. В них вы сможете коллективно работать с документами и таблицами, доступ к файлам будет отовсюду, где есть интернет.

Важно, чтобы системы были совместимы между собой. Мы работали с компанией, которая вела первичные документы и производственно-товарный учет в 1С, продажи в Bitrix24, расписание встреч — в Google Календаре. У сотрудников из-за необходимости обновлять информацию вручную различались данные, терялось время. Когда мы объединили эти три системы в 1С, стало проще контролировать продавцов, перестали пропадать и путаться задачи, а главное, появилась вся необходимая аналитика.

Как управлять бизнесом на расстоянии

Вот поэтапная инструкция для тех, кто готов рискнуть, чтобы жить полной жизнью.

Дистанционное управление только выглядит сложным и рискованным предприятием. Бывают задачи, которые приходится решать лично, — продление электронной подписи, оформление доверенности для заместителя, многие операции с недвижимостью. Не все банки открывают расчетный счет по доверенности. Но большинство вопросов можно решать дистанционно.

Если вы готовы освободить офисное кресло на продолжительный срок — готовьте компанию организационно и технически. Подготовку лучше проводить этапами и участками.

Разберитесь со стереотипами

У многих собственников есть заблуждения, которые заставляют их постоянно находиться в офисе и тонуть в операционке.

1. «Работники недостаточно компетентны»

Собственник считает, что никто кроме него не сможет нормально выполнить задачу.

Читать еще:  Сроки сдачи среднесписочной численности для новых организаций

Но зачем тогда вообще нужна команда? Когда руководитель решает задачу вместо своего подчиненного, он платит деньги зря, отказывается от более эффективных альтернативных решений и берет на себя ответственность за результат.

Сотрудники отучаются думать и просто ждут от начальника правильного ответа.

2. «Работники трудятся усерднее, если над ними висеть»

Это не так — работники трудятся усердно, когда их труд организован. Продуктивность сотрудников связана с тремя аспектами: контролем процесса, критериями измерения результата, мотивацией к труду.

Физическое присутствие босса в офисе слабо с этим связано. Чаще всего оно лишь вытекает в массовую прокрастинацию.

Я сам видел, как руководитель расхаживает по офису, словно гепард в саванне, пытаясь «найти и уничтожить» на компьютерах работников ВКонтакте и онлайн-игры.

Сотрудники играют с ним в игру «Сверни окно вовремя». Когда побеждает шеф, он ругает работника, — но работники побеждают чаще.

3. «Если работать удаленно, бизнес станет неконтролируемым»

Тоже неправда. Контроль и присутствие — не одно и то же.

Присутствие — это когда вы видите глазами и можете потрогать руками, а контроль — это когда вы ожидаете результат и получаете то, что хотели.

Контролировать можно и дистанционно, нужно лишь выстроить для этого систему.

Система дает понимание: кто что должен сделать, как и когда это проверить. А там уже не важно, будете вы ею пользоваться из офиса в Самаре или из гамака на Гоа.

Выстройте систему удаленного управления

Если правильно выстроить систему управления, то удаленно вы будете так же эффективны, как и в офисе. Для этого нужно сделать пять основных вещей.

1. Составьте схему процессов компании

Разделите процессы по направлениям деятельности: продажи, маркетинг, производство, хранение, финансы и так далее. Для каждого направления распишите задачи и бизнес-процессы.

2. Распределите должности

За каждое действие в каждом процессе должен отвечать компетентный сотрудник. Он может взять на себя несколько задач — главное, чтобы они не мешали друг другу.

3. Разработайте показатели эффективности (KPI)

У каждого сотрудника и у каждого бизнес-процесса должен быть KPI. Чтобы подобрать показатели, начните с цели — что должно стать результатом работы сотрудника.

Например, менеджер по продажам должен продать на 500 тыс. рублей в месяц, а эйчар — провести два тренинга. Поставьте план по каждому показателю.

4. Создайте должностные инструкции

Цель инструкции — согласовать представления руководителя и исполнителей о целях работы, процессе, доступных инструментах и измерениях результата.

Инструкция должна быть однозначной и понятной. Чем детальнее вы опишите действия работника, тем выше шанс, что работа будет выполнена именно так, как вы задумали.

5. Организуйте сбор управленческих отчетов

Чтобы принимать обоснованные управленческие решения, собственник должен иметь информацию о состоянии ресурсов — четко видеть, как каждое решение отражается на активах бизнеса.

Для этого нужен управленческий учет. Данные в учет должны поступать моментально — нельзя принимать решения, пользуясь устаревшей информацией.

Подготовьтесь технически

Чтобы система контроля функционировала, нужно технически оснастить ваш бизнес — ввести инструментарий для постановки задач, принятия результатов и учета всех активов и процессов.

1. Общение

Некоторые руководители считают, что видеть и слышать своих подчиненных — очень важно. Им надо по-старинке собрать всех в кабинете, заглянуть в глаза и послушать объяснения о выполненной или невыполненной задаче.

А что мешает делать это дистанционно? Интернет и технологии настолько развиты, что создают эффект присутствия в офисе: хотите заглянуть в глаза — Skype, хотите послушать оправдания — WhatsApp.

Только заранее проверьте качество связи там, куда переезжаете.

2. Бизнес-процессы

Продажи удобно вести в CRM-системах. Тут тотальный контроль воронок, маркетинговые отчеты и торговая аналитика в удобном виде. Все, что делает отдел продаж, будет под вашим контролем.

Для управления бизнес-процессами используют BPM-системы (business process management, управление бизнес-процессами), в которых можно прописать каждый шаг сотрудника, даже развилки и ввод результатов, — система будет контролировать и подсказывать, чтобы сотрудник не мухлевал.

Управленческий учет ведется в ERP-системах (enterprise resource planning, планирование ресурсов предприятия).

Лучшие CRM, BPM и ERP интегрируются друг с другом и выдают перекрестную аналитику.

Так, например, вы сможете проанализировать маркетинг и оплаты от покупателей в одном отчете, чтобы понимать, какая категория клиентов для вас выгоднее.

Перекрестные отчеты позволяют комбинировать наиболее эффективных сотрудников с наиболее выгодными контрагентами, а также формировать пакетные предложения.

Документы удобно вести без бумаги, в системах электронного документооборота. В них вы сможете коллективно работать с документами и таблицами, доступ к файлам будет отовсюду, где есть интернет.

Важно, чтобы системы были совместимы между собой.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector