Сроки хранения счетовфактур с 1 октября 2019 — 2020

Срок выставления счета-фактуры продавцом в 2019 — 2020 годах

Порядок и сроки выставления счетов-фактур в 2019 году

Срок выставления счета-фактуры равен 5 календарным дням, отсчитываемым со дня наступления события, в связи с которым счет-фактура оформляется (пп. 1 и 2 ст. 6.1, п. 3 ст. 168 НК РФ), то есть:

• отгрузки;
• поступления аванса;
• изменения количества или цены отгруженных товаров.

Считается ли при определении этого 5-дневного срока сам день отгрузки, получения аванса и т.п., см. здесь.

Сроков для оформления счета-фактуры в других ситуациях, обязывающих к его составлению, НК РФ не устанавливает.

При этом по общему правилу счет-фактура выставляется по каждому событию отдельно, но допускается и составление одного документа на все отгрузки, произведенные в адрес одного покупателя в течение дня (письмо Минфина России от 02.05.2012 № 03-07-09/44). Если же отгрузка является непрерывной (энергоресурсы, аренда), то счет-фактура, так же, как и отгрузочный документ, может быть оформлен один за месяц или квартал (письма Минфина России от 13.09.2018 № 03-07-11/65642, от 25.06.2008 № 07-05-06/142 и от 17.02.2009 № 03-07-11/41).

В первых двух случаях (при отгрузке и авансе) составляют обычный счет-фактуру, а в третьем случае (при изменении количества или цены) — корректировочный.

О том, как изменились требования к форме и правилам заполнения счета-фактуры с 01.01.2019, читайте в материале «Новый счет-фактура с 01.01.2019: скачать бланк».

Главный вопрос: когда лучше оформлять счет-фактуру

Главным вопросом, который возникает в связи со сроком, отведенным для выставления счета-фактуры, является вопрос соответствия этого срока и даты, указываемой в документе. Выбирать приходится, как правило, из двух вариантов:

1. Счет-фактура оформляется той же датой, которой были оформлены отгрузочные документы или получен аванс. 5-дневный срок здесь нужен для того, чтобы его создать и подписать.
2. Счет-фактура оформляется любой датой в пределах 5 суток со дня отгрузки или поступления аванса. То есть даты счета-фактуры и документов-оснований, с которыми он связан, не совпадают.

Оформлять счет-фактуру лучше одной датой с документами-основаниями по следующим причинам:

1. Весь комплект документов по конкретной отгрузке получится очень удобным в работе. По отдельным документам в нем будут совпадать даты и итоговые суммы.
2. Не будет возникать проблем с учетом НДС на стыке периодов, когда отгрузка произведена в одном квартале, а счет-фактура по ней датирован следующим. Причем эта проблема коснется в первую очередь самого поставщика, т. к. реализацию он отразит в учете в одном квартале, а документ по НДС будет относиться к другому. При этом в бухгалтерской программе счет-фактура автоматически по дате создания НДС попадет в книгу продаж другого квартала, и при ручной корректировке даты записи в книге программа может отказаться записывать туда документ, датированный более поздним сроком, чем квартал отгрузки.
3. Удобными в работе окажутся авансовые счета-фактуры, дата которых будет совпадать с датой поступления денег.
4. Дата корректировочного счета-фактуры совпадет с датой подписания соглашения об изменении количества или цены товара, что также облегчит работу с этими документами.

На необходимость совпадения дат документов, оформляемых при посреднической деятельности, указано в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Последствия нарушения срока выставления счета-фактуры

Наказания за нарушение срока выставления счета-фактуры действующим законодательством не предусмотрено (письмо Минфина России от 17.02.2009 № 03-07-11/41).

Однако если нарушен 5-дневный срок на стыке налоговых периодов, то ИФНС может попытаться наказать продавца за отсутствие счета-фактуры по пп. 1 и 2 ст. 120 НК РФ, начислив ему штраф от 10 000 (при однократном нарушении) до 30 000 руб. (при систематических нарушениях). Во избежание этого документ, оформляемый с опозданием, лучше делать с указанием в нем правильной даты, даже в ущерб последовательности нумерации. Если следствием выставления счета-фактуры в другом налоговом периоде будет занижение налоговой базы, то штраф может составить 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). То есть до составления налоговой декларации необходимо сверить и увязать учетные цифры реализации и относящегося к ней налога с аналогичными данными книги продаж. Это позволит выявить недостающие документы и дооформить их до сдачи отчетности.

В своевременном получении счета-фактуры заинтересован покупатель, для которого он предназначен и который поторопит поставщика с его предоставлением. В то же время препятствием для вычета НДС нарушение срока выставления счета-фактуры продавцом не будет.

Итоги

НК РФ устанавливает 5-дневный срок (в календарных днях) для оформления счета-фактуры, привязывая его отсчет к дате наступления того события, в связи с которым происходит оформление. Открытым при этом остается вопрос о конкретной дате создания, указываемой в счете-фактуре: либо она совпадает с датой события, либо нет. По ряду причин предпочтительным следует считать оформление комплекта документов, связанных с одним и тем же событием, одной датой.

Срок хранения документов в 2019 году: таблица

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Как регулируют сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.

Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов в компании. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Далее рассмотрим сокращенную таблицу сроков хранения документов. Чтобы узнать все сроки, скачайте справочник по ссылке выше.

Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году

Документ

Сколько хранить

Бухгалтерские документы

Документы по покупкам и реализации
(договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)

5 лет

Документы по банку
(выписки, платежные поручения, чековая книжка)

5 лет

(кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)

Инвентарная карточка ОС

5 лет после выбытия ОС

5 лет

Приказы по основной деятельности

До закрытия компании

Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)

5 лет

Бухгалтерская отчетность
(баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО

До закрытия компании

До закрытия компании

Документы по налогам

Регистры налогового учета

5 лет

Налоговая отчетность
(налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)

Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде

Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте

4 года

Книги покупок и продаж с доп листами

4 года

Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН

До закрытия компании

Акт сверки с ИФНС

Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу

в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков

Документы по страховым взносам

Платежки на перечисление взносов

6 лет

Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования

Годовой – до закрытия компании

6 лет

Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)

До закрытия компании

Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)

Хранить вместе с отчетом

Кадровые документы

Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)

До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)

Личная карточка и копии документов работника*

— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;

— 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.

Трудовой договор и дополнения к нему

Приказы по кадрам

Табель учета рабочего времени

Больничный лист и расчет по нему

5 лет

График отпусков работников

1 год после использования

До закрытия компании

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Новые сроки хранения документов в 2020 году в организации: кадровых, налоговых, бухгалтерских

С 2020 года изменился срок хранения документов по бухгалтерскому, кадровому и налоговому учету. Некоторые документы нужно хранить дольше, а некоторые — меньший срок, чем раньше. Редакция журнала «Упрощенка» подготовила таблицу с новыми сроками хранения документов и рассказала подробно про изменения.

Изменения в сроках хранения документов с 2020 года

Росархив уже подготовил документ с новыми сроками хранения всех документов в 2020 года. В нем закреплены существенные изменения по срокам. Теперь документацию в организации придется хранить дольше. Например, сроки хранения налоговых деклараций и счетов-фактур увеличился на целый год.

Обновленные значения сроков хранения документов в 2020 году выглядят следующим образом:

Новый срок с 1 января 2020 года

Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов

Переписка с ФНС, в случае, если налогоплательщик не согласен с расчетами инспекторов

Образцы подписи материально ответственного лица

Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении

Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения, но не менее 5 лет

Реестр сведений о доходах работников, которые работодатель представил в ФНС

Текст изменений Росархива находится на рассмотрении. С проектом можно ознакомиться на официальном сайте по ссылке.

Таблица со сроками хранения всех документов в 2020 году: налоговых, кадровых и бухгалтерских

Если компания не представит контролерам документы, срок хранения которых еще не окончен, то штрафов не избежать. Бухгалтерам важно учитывать новые требования законодательства. Обозначим общие требования к основной категории документации учреждения.

Новые сроки хранения документов с 01.01.2020 года

Категория документации компании

Вид документов

Срок хранения

• кассовые ордера;
• накладные и акты выполненных работ;
• деловая переписка;
• авансовые отчеты;
• квитанции;
• табеля;
• акты о списании имущества, ТМЦ.

Не менее 5 лет, после завершения отчетного года

Регистры бухгалтерского учета:

• журналы операций;
• книги учета;
• учетные карточки;
• главная книга.

Не менее 5 лет, при условии, что отчетному году была проведена ревизия (проверка)

Документы учетной политики:

• учетная политика;
• изменения;
• дополнения;
• приложения.

Не менее 5 лет, календарного года, в котором они использовались последний раз

Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:

1 год, при условии, что в компании формируется квартальная и годовая отчетность. Если нет, то хранить постоянно

5 лет, при условии, что учреждение формирует годовую отчетность. Если нет, то хранить постоянно.

Годовая бухгалтерская отчетность

Не менее 5 лет, при условии проведения проверки (ревизии). В отношении годовой отчетности — постоянно.

Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае

Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам

Журнал учета счетов-фактур

Не менее 4 лет с момента внесения последней записи в соответствующий журнал

Книги покупок и книги продаж, а также дополнительные листы к ним

Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды

Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов

Расчет по форме 4-ФСС

5 лет с момента принятия отчетности Фондом

Квитанция о приеме 4-ФСС

Документы по личному составу организации:

Созданные до 2003 года

75 лет с момента создания

Созданные после 2003 года

50 лет с момента создания

Документация, не вошедшая в состав личных дел по организации

Не менее 75 лет

Коллективный договор организации

Не менее 10 лет

Постоянно, в течение всего периода деятельности организации

Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия

Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)

До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года

Документы о премировании сотрудников

Не мене пяти лет

Это далеко не весь перечень форм и бланков, которые обязана хранить организация. Скачайте и используйте в работе исчерпывающие требования чиновников к срокам хранения документации.

Программа БухСофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Сколько хранить документы по налогам

Налоговый кодекс устанавливает собственные требования по правилам и сроках хранения документации. Так, бумаги, используемые для ведения налогового учета, следует сохранять не менее 4 календарных лет — п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ.

Однако, требования иных ведомств к срокам иные. Что спровоцировало массу вопросов от пользователей. На что ФНС ответила, что налоговые документ следует хранить 4 года. А остальные, столько, сколько этого требуют нормативные акты и законы. Только вот как разделить документы на бухгалтерские и налоговые не понятно.

Вывод, храните документы налогового учета не менее 4 календарных лет, с момента окончания года, в котором был оформлен/завершен регистр. Если же, формуляр поименован в иных нормативных актах, где сроки хранения больше, то обеспечьте сохранность бланков на указанный период.

Сколько хранить бухгалтерские документы

Норматив по обеспечению сохранности бухгалтерской документации регламентирован в законе № 402-ФЗ. Так статья 29 закрепляет 5-ти летний срок хранения документов бухучета. Но при условии, что по отчетному периоду была проведена ревизия. Если же контрольных мероприятий еще не было, обеспечьте сохранность документации в архиве.

Но и в бухгалтерских формулярах есть исключения. Например, это касается финансовой отчетности. Бухгалтерский баланс и все приложения к нему следует сохранять постоянно, на протяжении всего периода деятельности фирмы. Аналогичное требование действует и в отношении аудиторских заключений, полученных по годовой бухотчетности.

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировали еще в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ. Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Так, кадровые формуляры, созданные до 2003 года, следовало сохранять в течение 75 календарных лет. Период сохранности исчислялся с года, следующего за годом создания документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения стали мягче. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, договорах гражданско-правового характера и авторского заказа, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, военные билеты, удостоверения).

Напомним об ответственности

Если компания не будет соблюдать установленные требования в части сроков хранения бумаг, то контролеры вправе применить нормы налоговой ответственности. Так, фирму ждут следующие штрафы (ст. 120 НК РФ):

1. 10 000 рублей — если налогоплательщик не представит документы налогового и бухгалтерского учета за один налоговый период.
2. 30 000 рублей — если у налогоплательщика нет бухгалтерских и налоговых документов за несколько налоговых периодов.

Но и это еще не все! Если отсутствие налоговых и бухгалтерских бумаг привело к занижению налогооблагаемой базы, то ФНС выставит штраф в сумме 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 000 рублей.

Не стоит забывать и про нормы административной ответственности. В соответствии со статьей 15.11 санкции предусмотрены в отношении должностных лиц. Сумма наказания варьируется от 2 000 до 3 000 рублей.