Списание дебиторской задолженности как сделать проводки

Списание дебиторской задолженности — бухгалтерские проводки

Что такое дебиторская задолженность и как избежать ее списания?

Дебиторская задолженность (ДЗ) — это долги контрагентов (юридических и физических лиц, включая работников фирмы) за поставленную продукцию (товары, услуги).

Возникновение ДЗ обусловлено рядом причин, в том числе:

• реализацией продукции с отсрочкой платежа;
• приобретением сырья и иного имущества по предоплате с отсрочкой момента поставки;
• неплатежеспособностью контрагентов или их недобросовестностью;
• иными аналогичными причинами.

ДЗ является отвлеченными из оборота средствами, и для фирмы важно правильно выстроить работу с такими долгами, чтобы отвлеченные средства своевременно возвращались в оборот, а безнадежные и с истекшими сроками исковой давности — вовремя списывались.

Чтобы не терять финансы, не «затягивать» платежные взаимоотношения с дебиторами и не отвлекать ресурсы на оформление списания ДЗ, необходимо правильно организовать комплексную работу с дебиторкой, включающую:

• планирование ДЗ (разграничение задолженностей на критические и рабочие);
• организацию работы с неплательщиками (формирование регламента работы с контрагентами по ДЗ, установление сроков направления напоминаний дебиторам о погашении долга, назначение ответственных лиц за представление интересов фирмы по взысканию ДЗ в суде и др.).

Финансовые специалисты и работники бухгалтерии в этом комплексе мероприятий выполняют свои функции, среди которых:

• отслеживание сроков оплаты ДЗ в соответствии с заключенными договорами с целью формирования достоверной суммы резерва по сомнительным долгам;
• регулярное проведение инвентаризации долгов;
• своевременное выявление ДЗ с истекшим сроком исковой давности и безнадежных долгов.

Если в результате работы с дебиторкой часть долгов взыскать или востребовать не удалось, их необходимо вовремя списать со счетов бухучета. Какие при этом сопровождают проводки списание дебиторской задолженности, расскажем в следующем разделе.

На нашем форуме можно уточнить правильность решения любой задачи, с которой вы столкнулись в ходе ведения учета. Например, тут помогут понять, как списать полученную предоплату от покупателя по истечении срока исковой давности.

Узнавайте подробности о видах и учетных нюансах ДЗ (в том числе с позиции МСФО) из материалов нашего сайта:

Списание просроченной дебиторской задолженности – проводки

Списание ДЗ — процесс, необходимый и важный для любой фирмы. Он позволяет:

• сформировать информацию о реальных к погашению или требуемых к взысканию долгов;
• отразить ее достоверно в отчетности.

Для списания дебиторской задолженности проводки могут быть двух категорий:

• Дт 63 Кт 62 (76, 60, 58. 3) — списана ДЗ за счет резерва по сомнительным долгам;
• Дт 91-2 Кт 62(76, 60, 58. 3) — списана не покрытая резервом ДЗ.

Дт 007 — отражение списанной ДЗ за балансом (в течение 5 лет).

Чтобы отразить списание ДЗ в бухучете, недостаточно воспользоваться указанными проводками — необходимо предварительно осуществить ряд организационно-оформительских процедур:

• создать инвентаризационную комиссию и в установленные приказом сроки провести инвентаризацию ДЗ, оформив ее результаты в отдельном документе (например, в акте ф. № ИНВ-17 или ином документе, самостоятельно разработанном фирмой и утвержденном в ее учетной политике);
• принять меры по восстановлению документов, подтверждающих наличие, вид и величину ДЗ, если в результате инвентаризации выявлено их отсутствие или недостаточность (п. 1 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• издать приказ о списании ДЗ (п. 77 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Подробнее познакомиться с процедурой инвентаризации ДЗ поможет материал«Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Только после всех предварительных процедур возможно списание ДЗ со счетов бухучета. При этом особое внимание необходимо обратить на корреспондирующие счета — списание ДЗ по нормам бухучета может происходить за счет резерва, образованного не только по обычной дебиторке, отраженной на счетах 60, 62 и 76 (продавцы, покупатели, заказчики и прочие дебиторы), но и в корреспонденции со счетом 58.3, на котором отражаются выданные займы. Для целей налогового учета такой подход неприемлем — об этом в следующем разделе.

Как проводится списание безнадежной дебиторской задолженности в налоговом учете

Списать ДЗ в налоговом учете возможно в следующем порядке:

• за счет резерва по сомнительным долгам, сформированного по п. 5 ст. 266 НК РФ;
• отразить ДЗ в составе внереализационных расходов (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Следует уточнить, что попадает в налоговый резерв не вся просроченная и необеспеченная дебиторка, допустимая в бухучете. Для целей налогового учета резервируется только ДЗ, связанная непосредственно с реализацией товаров (работ, услуг).

Кроме того, необходимо помнить следующие важные нюансы:

• списание ДЗ будет напрямую увеличивать внереализационные расходы, если фирма решит не создавать налоговый «сомнительный» резерв — в отличие от бухучета в налоговом учете этот резерв можно не создавать;
• применяющие кассовый метод расчета налога на прибыль фирмы вынуждены списывать ДЗ сразу в составе внереализационных расходов — формирование ими резерва законодательством не предусмотрено.

Освежить свои знания процедуры создания налогового резерва сомнительных долгов поможет материал «Минфин напомнил правила создания «сомнительных» резервов».

Итоги

Списание дебиторской задолженности — процедура многоступенчатая, включающая организационные (создание комиссии и проведение инвентаризации), оформительские (документальное оформление приказов и инвентаризационных актов) и учетные (осуществление проводок в учете) шаги.

Списать дебиторку возможно за счет резерва сомнительных долгов или напрямую в составе расходов (прочих — в бухучете, внереализационных — в налоговом учете).

Проводки при списании дебиторской задолженности

Отражение безнадежной задолженности в учете

В компании за годы работы скапливаются долги. Дебиторка становится нереальной для получения, если:

• истек срок исковой давности;
• появилась запись в реестре юрлиц о ликвидации дебитора;
• должника признали банкротом;
• есть постановление судебных приставов (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Если все усилия, направленные на ликвидацию долгов дебиторов, не увенчались успехом, фирма принимает решение о списании дебиторской задолженности.

Провести списание безнадежной дебиторской задолженности проводками — это значит исказить не только бухучет (далее — БУ), но и налогообложение. Ведь при признании долга безнадежным бухгалтерией одновременно делаются проводки и списание дебиторской задолженности в налоговом учете (далее — НУ).

Рассмотрим бухгалтерские проводки по списанию дебиторской задолженности на примере счетов 60, 62 и отражение переплаты по налогам.

Списание дебиторской задолженности и проводки по счету 60 проводятся после предоплаты поставщику, если он в дальнейшем не исполнил обязанности по отгрузке ТМЦ (работам, услугам) и не вернул предоплату. Необходимость списания дебиторской задолженности и проводки по счету 62 в общем случае образуются после отгрузки покупателю при недобросовестном его отношении к исполнению обязательств по оплате.

Счет списания дебиторской задолженности зависит от применения в БУ резерва по сомнительным долгам.

При отсутствии резерва дебиторка (далее — ДЗ) отражается в прочих расходах: Дт 91.2 Кт 60 (62).

Проводки по списанию просроченной дебиторской задолженности за счет резерва следующие:

• Дт 91.2 Кт 63 — сформирован резерв по сомнительным долгам (это происходит раньше, чем списание).
• Дт 63 Кт 60 (62) — списана дебиторка за счет резерва. Если долг больше резерва, то превышение относится на прочие расходы аналогично списанию без резерва (п. 11 ПБУ № 10/99).

Как списать недоимку контрагентов и переплату по налогам

При отражении долгов по счету 91.2 одновременно происходит списание дебиторской задолженности на забалансовый счет: Дт 007, по каждому контрагенту отдельно. Списанная дебиторская задолженность на забалансовом счете учитывается в течение 5 лет, в это время изыскиваются возможности по взысканию недоимки. По завершении 5-летнего срока можно провести окончательное списание дебиторской задолженности с забалансового счета 007 записью: Кт 007.

В активе баланса (стр. 1230) отражается переплата по налогам и сборам, ее следует регулярно подтверждать актом совместной сверки с ФНС. Если фирма не обращалась за возвратом переплаты в течение 3 лет, излишнюю сумму вернуть будет трудно.

По мнению финансистов, переплата по налогам не является ДЗ, ее нельзя признать безнадежной и отразить на внереализационных расходах (письмо Минфина России от 08.08.2011 № 03-03-06/1/457). Чтобы провести в БУ списание дебиторской задолженности по налогам, проводки будут следующие (п. 14 ПБУ 22/2010): Дт 91.2 Кт 68.

Ликвидация дебиторки в налоговом учете

При признании долга безнадежным начинают списание дебиторской задолженности в налоговом учете. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, так как затрагивается налоговая база.

Какими проводками списать дебиторскую задолженность в НУ? Отражаются суммы как внереализационные расходы (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для этого проводится операция не для БУ, а для налогового учета. Записи делаются такие же, как в БУ: Дт 91.2 Кт 60 (62) или через резерв сомнительных долгов (при его создании для налоговых целей).

В НУ списание дебиторской задолженности с истекшим сроком и проводки в БУ выполняются одновременно в периоде, когда этот срок истек.

В НУ списать просроченную дебиторскую задолженность без признания ее безнадежной невозможно (письмо Минфина России от 28.01.2013 № 03-03-06-1-38).

Отражение просроченной, невостребованной недоимки

Долг перед контрагентом считается просроченным, если:

• деньги кредитору не выплачены в срок, оговоренный в договоре;
• предоплата была получена, но контрагент не получил предмет договора в установленные сроки.

В этом случае кредиторка числится на балансе (стр. 1230). Когда сделать проводки и на какой счет списать эту задолженность? Это делается, когда вероятность требований контрагента по погашению просроченной недоимки пропадает, истекает срок исковой давности и она становится безнадежной к взысканию.

В БУ списание просроченной кредиторской задолженности (недоимки) оформляется записями: Дт 60 (62, 76) Кт 91.1.

Все долги предприятия, как ДЗ, так и кредиторская задолженность (далее — КЗ), отражаются в балансе на активно-пассивных счетах, их сальдо нельзя сворачивать. При наличии одновременно ДЗ и КЗ по одному плательщику, перед списанием следует провести взаимозачет.

После отнесения КЗ на внереализационные доходы, фирма имеет право больше с ней не работать. То есть забалансовый учет, как по ДЗ, по КЗ вести не надо. Расшифровку списанной КЗ компания показывает в пояснениях к балансу.

Провести в БУ и НУ корректное списание безнадежной задолженности важно для компании, так как допущенные ошибки приведут к искажению налога на прибыль и недостоверной информации в БУ. Важно своевременно сделать проводки и списать дебиторскую задолженность за баланс и продолжать работу в целях ее ликвидации.

Списание дебиторской задолженности

Если на предприятии есть просроченная дебиторка, то она создает недостоверные сведения о том, какая финансовая ситуация складывается на предприятии. Поэтому просроченные долги надо списывать. Расскажем, как произвести списание просроченной дебиторской задолженности и избежать претензий налоговиков.

Какую задолженность признают безнадежной

Чтобы сделать списание просроченной дебиторской задолженности в расходы нужно знать, когда истекает срок ее исковой давности. В случае ошибки налоговики ее исключат из расходов. Общий срок исковой давности – три года (пункт 1 статьи 196 ГК РФ). Течение срока начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто будет ответчиком по иску.

Компания заключила договор на отгрузку товара, по которому контрагент должен был до 16 октября 2018 года включительно отгрузить 25 единиц строительной техники или вернуть назад предоплату. Товар в срок не был отгружен, значит, уже с 17 октября начинает исчисляться срок исковой давности – 3 года.

В кодексе прописаны случаи, когда срок исковой давности может быть приостановлен или прерван. Все они перечислены в статьях 202 и 203 ГК РФ.

Приостановить срок разрешено, например, при чрезвычайной ситуации. Но только если это произошло в последние полгода срока, если же раньше, то он не продлевается (п. 2 ст. 202 ГК РФ).

Допускается прервать срок исковой давности, если дебитор согласится со своим долгом. Но тогда срок будет считаться заново с того времени, когда неплательщик признал свой долг. Допустим, стороны подписали акт сверки (письмо ФНС России от 06.12.10 № ШС-37-3/16955).

Компании не предоставили технику по договору в срок. С 17 октября 2018 года начал считаться исковой срок давности. Но 26 ноября 2018 года стороны подписали акт сверки, в котором партнер признал свой долг. Значит, три года для того, чтобы обратиться за взысканием долга начинаются заново с 27 ноября 2018 года.

Когда можно списывать дебиторскую задолженность

Списание просроченной дебиторки допускается и в текущем периоде, при этом уточненка не потребуется. Такую позицию заняли судьи (определение Верховного суда от 19.01.2018 № 305-КГ17-14988). Кроме того, инспекторы должны сами разнести долг, если компания перепутала годы.

В этом судебном деле организация списала дебиторку из-за того, что истек срок исковой давности, по шести контрагентам в 2012 году. На выездной ревизии налоговики сняли расходы, так как посчитали, что долг надо было списывать в 2009-2011 годах, а не в 2012-м. Организация пошла в суд, так как посчитала решение инспекторов неверным. Спор дошел до Верховного суда.

Суд разобрался, списание просроченной дебиторки произошло в 2012 году, из-за ошибки в учете. Получилось, что компания переплатила налог за три года периода 2009-2011 годов. Это не является ошибкой.

Кодекс дает право исправлять ошибки в периоде, когда эта неточность была обнаружена (п. 1 ст. 54 НК РФ). Поэтому если из-за компания переплатила налог из-за того, что были сделаны ошибки в предыдущих годах, то скорректировать базу можно в текущем периоде. При этом налоговики должны самостоятельно устранить неточности и учесть долг в нужном периоде.

Как оформить списание дебиторки

Для списания просроченной задолженности требуется обоснование. Поэтому надо:

• Сделать инвентаризацию. Результатом этого действия будет Акт. Он должен обосновывать причины списания задолженности с истекшим сроком исковой давности. Бумагу требуется подготовить по форме ИНВ-17. Составляют и подписывают бумагу члены инвентаризационной комиссии.
• Оформить бухгалтерскую справку о списании задолженности с истекшим сроком давности.
• Подготовить приказ директора предприятия о списании задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Списание просроченной дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Порядок списания дебиторки в бухучете зависит от того, создан ли у компании резерв по сомнительным долгам или нет.

При списании дебиторской задолженности за счет резерва проводки следующие:

Дт 63 Кт 62 (58.3, 71, 76, 76. )

Если резерва нет, или он ДЗ превышает зарезервированную сумму, то проводки такие:

Дт 91.2 Кт 62 (58.3, 71, 76, 76. )

Если надеетесь вернуть долг, то используйте счет 007 «списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Если получится взыскать долг с контрагента, то не потребуется исправлять записи в бухучете. Когда деньги поступят на счет компании, делают проводки:

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

Списать в расходы просроченную дебиторку вправе только компании, которые считают налог на прибыль методом начисления. Организации на УСН и ЕНВД не вправе учесть безнадежный долг расходах (Письмо Минфина №03-11-04/2/274 от 13.11.07). ИП на общей системе налогообложения тоже не могут списать дебиторкую задолженность.

В налоговом учете процедура списания просроченной дебиторки зависит от того, был ли создан резерв по сомнительным долгам или нет. Если он есть, то долг учитывают за счет созданного резерва. Если резерва нет, то просроченную ДЗ списывают на внерелизационные расходы.

Расходы признают по мерке наступления самомго раннего события:

• истек срок исковой давности;
• появилась запись в ЕГРЮЛ о ликвидации должника;
• поступили документы от судебных приставов.

Документы, которые подтверждают правомерность списания дебиторки храните не менее 4 лет.

Порядок списания дебиторской задолженности при УСН

Списание просроченной дебиторки в бухгалтерском учете при упрощенной системе налогообложения в бухгалтерском учете ничем не отличается от общепринятого метода. Проводки также зависят от того есть резерв по сомнительным долгам или нет (см. выше). А вот признание долга в налоговом учете у упрощенцев иной.

Признание долга в налоговом учете у упрощенцев иной. Компании на УСН не вправе списывать дебиторскую задолженность в расходы, так как они не поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо Минфина России № 03-11-06/2/9909 от 20.02.16). То есть, если организации, которые считают налог на прибыль методом начисления, при отгрузке учитывают будущие доходы, то упрощенцы вправе признать доходы только по факту поступления денежных средств на расчетный счет. Соответственно, если нет доходов, то и расходов тоже быть не может.

Какие претензии со стороны инспекторов могут возникнуть при списании долгов

Компания не предпринимала шагов для взыскания просроченных долгов. Минфин говорит, что кредитор может признать просроченные долги безнадежными, даже если ничего не сделал, чтобы взыскать деньги с неплательщика (письма Минфина России от 21.02.08 № 03-03-06/1/124, от 25.11.08 № 03-03-06/2/158).

Налоговики же напротив исключают из внереализационных расходов безнадежные долги, если кредитор ничего не сделал, для взыскания денег с неплательщика. Судьи встают на сторону компаний (постановления федеральных арбитражных судов Московского округа от 05.11.08 № КА-А40/10237-08, Поволжского округа от 05.08.08 № А55-15402/2007, Северо-Западного округа от 21.07.08 № А56-18812/2006).

Есть способ быстрее списать долги недобросовестных контрагентов.

Когда предприятие не обращалось в суд за взысканием своих денег с неплательщика, а просто списало долг по истечению срока исковой давности, то велика вероятность, что у налоговиков будут претензии. Но не стоит идти в суд, если с неплательщика деньги получить все равно не удастся. Прервется срок исковой давности и компания потеряет право на то, чтобы отнести долг на расходы в качестве безнадежного (статья 203 ГК РФ).

Неплательщик, по долгам которого истек срок исковой давности, не ликвидирован. Само по себе истечение срока исковой давности уже позволяет считать долг безнадежным. Но налоговики на местах все же требуют от предприятий, чтобы неплательщик был ликвидирован. Судьи в свою очередь считают, что такие требования незаконны и поддерживают компании (постановления федеральных арбитражных судов Поволжского округа от 18.03.08 № А55-11216/07, Московского округа от 13.04.06 № КА-А40/2643-06).