0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Система электронного документооборота операторы как подключить

Система электронного документооборота: что это такое, для чего он нужен, как подключить

Хозяйствующий субъект взаимодействует с широким кругом лиц, как физических, так и юридических. При этом все они могут находиться на значительном расстоянии друг от друга. Обменивать документами на бумагах при этом достаточно проблематично и требует наличия определенного времени. В настоящее время на помощь бизнесу приходит система электронного документооборота, которая значительно ускоряет все бизнес-процессы.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)

Система электронного документооборота представляет собой обмен документами между сторонами в виде электронных файлов. Сегодня практически любая специализированная программа по бухучету или кадрам позволяет создавать документы в электронном формате, который признается положениями законов стандартным.

Но просто отправить созданный подобным образом бланк и при этом надеяться, что на основании его возникнуть правоотношения между сторонами нельзя. Чтобы придать этим документам юридическую силу необходимо, чтобы они подписывались специальной ЭЦП.

Система электронного документооборота включает в себя два уровня — он может быть построен внутри одной компании, или же выходить за ее рамки и осуществляться между сторонними организациями. Эти уровни могут быть построены отдельно друг от друга, или сгруппированы в одну единую систему.

Когда руководство предприятия примет решение об использовании системы документооборота внутри самого хозяйствующего субъекта, оно должно быть готовым к приобретению специализированного оборудования (сервера, оборудования для построения сети и т.д.) и программного обеспечения (Платформа ЭДО).

Например, в настоящее время можно к такому оператору можно отнести «диадок электронный документооборот». Электронные бланки, которыми обмениваются компании при использовании данного оператора являются юридически значимыми, когда каждый субъект данных правоотношений поставил на документе свою подпись.

С кем можно обмениваться электронными документами

Электронный документооборот может осуществляться в зависимости от уровня: внутри фирмы — между работающими на предприятии лицами, внешний документооборот — с партнерами по бизнесу, разнообразными государственными органами, гражданами, посредниками при предоставлении информации. Также обмен документами можно осуществлять с провайдерами, регистраторами имен доменов.

Никаких критериев, установленных законодательством, с кем можно обмениваться электронной документацией, а с кем – нет, не существует. Главное чтобы у участника документооборота была в наличии электронная цифровая подпись (ЭЦП), с помощью которой его можно будет идентифицировать в системе.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Главными преимуществами системы обмена электронными бланками по сравнению с бумажными является следующее:

  • Возможность упорядочить систему делопроизводства — каждый документ в системе ЭДО имеет уникальный номер, поэтому присвоить повторно его другому документы нельзя.
  • Возможность постоянного отслеживания каждого этапа прохождения пути электронного бланка — это можно делать в любой удобное время. Документ нельзя потерять, испортить, удалить. Так как любой документ в системе можно восстановить после удаления.
  • Скорость передачи документа — бумажный документ необходимо либо лично, либо через посредников передавать его получателю, что требует затрат денег, времени и т. д. Электронный документ поступает его получателю мгновенно.
  • Возможность различных версий — система периодически обновляется, но при этом сохраняется каждая конфигурация, которая позволяет использовать при необходимости различные версии.
  • В системе возможно работать удаленно круглые сутки — данная система позволяет работать с документами удаленно из любой части земли в любое время.
  • Возможность организации планирования в системе — так как каждый документ создается, поступает, обрабатывается в определенные даты и сроки, то их можно планировать.
  • Удобный поиск необходимых документов — так как система упорядочена, то в ней легко можно организовать поиск по определенным словам и фразам.
  • Возможность экономии бумаги — электронный формат документа исключает использование бумаги, а это позволяет ее экономить.

Основные недостатки

Несмотря на то, что электронный документооборот программы предоставляют огромные возможности по работе с документами, им также присущи и некоторые недостатки:

  • Существенные затраты на приобретение и внедрение программного комплекса, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять 100 т. руб и выше;
  • После покупки системы длительное время проходит ее настройка и внедрение;
  • Нужно обязательно обучить всех пользователей, которые будут далее работать с системой.
  • Обеспечить безопасность системы — определить права пользователей на доступ к документам, внедрить защиту от проникновения извне.
  • В штате компании нужно иметь администратора, который будет следить за функционированием системы и вовремя решать возникающие проблемы;
  • Для сохранности данных обязательно нужно регулярно выполнять резервное копирование всей базы данных;
  • Если партнеры не используют ЭДО, придется совмещать электронный оборот и бумажный.

Функционал электронного документооборота

Каждая система должна давать возможность выполнять несколько действий:

  • Выполнять действия с любыми документами — создавать, регистрировать, обрабатывать, согласовывать, контролировать исполнение и т. д.
  • Определять документооборот внутри компании — определять маршруты движения документов, устанавливать права доступа к ним для различных пользователей, давать права нескольким пользователям на работу с одним и тем же документом.
  • Создавать архив документов с возможностью поиска в нем.
Читать еще:  СЗВМ если нет начислений

При внедрении ЭДО пользователь должен получать все те же возможности, какие бы у него существовали при использовании бумажных бланков.

Наиболее развитые системы, имеющиеся на рынке, предлагают следующие возможности:

  • Регистрация в системе всех документов — входящих, исходящих, внутренних, определение их дальнейшего пути обработки;
  • Обеспечение единых правил обработки документов в каждом подразделении компании;
  • Предоставлять возможность работы с каждым документом как единственному сотруднику, так и группе;
  • Производить разграничение доступа как между отдельными работниками, так и между подразделениями;
  • Использовать для всех документов единые стандартные формы;
  • Вести контроль, что исполнение и согласование документа произойдет в строго установленный срок;
  • Производить формирование различного вида отчетов по использованию и движению документов;
  • Вести архивное хранение документов и фиксировать дату и имя сотрудников, которые запрашивали к ним доступ.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным

После того, как введен электронный документооборот в организации, все равно сразу не получится уйти от документов в бумажном виде.

На это существуют несколько причин:

  • Некоторые партнеры не используют систему ЭДО;
  • В организации существует множество бумажных документов, которые используются в текущий момент.

Есть несколько существенных отличий в работе с бумажными и электронными документами. Бумажный документ нужно сначала распечатать, а потом передать на подпись. В то же время электронный документ можно отправить адресату при помощи системы ЭДО. Бумажные бухгалтерские документы могут быть потеряны на почте при пересылке, в то время как за доставкой электронного документа следит система.

Одним из основных отличий в этих двух типах документов является их хранение. Документы в электронном виде могут быть сразу загружены в систему, и с ними сразу могут работать другие сотрудники.

Для бумажных документов в любом случае нужно создать архив, где они будут все храниться в упорядоченном виде. Кроме этого, любой бланк на бумаге, который попал в организацию, должен быть отсканирован и загружен в систему, чтобы с ним могли работать все желающие.

Таким образом, если в организации внедрен электронный документооборот, то всю работы с бумагами нужно вести в электронном виде. Если поступает бумажный документ, то его должен видеть только получивший его работник (например, секретарь), а все остальные должны работать уже со скан-копией.

Операторы электронного документооборота

В настоящее время на рынке функционируют различные системы и операторы электронного документооборота. У каждой из них есть свои достоинства и недостатки.

lifeip.ru

Жизнь индивидуального предпринимателя — сайт на простом языке об отчетности ИП

Как я подключился к системе ЭДО. Личный опыт

22.08.2018 admin Comments 2 комментария

Добрый день дорогие друзья! Информатизация не стоит на месте и вот в нашу жизнь плавно входит ЭДО. ЭДО — электронный документооборот. Сегодня я хочу Вам рассказать, как я подключился к системе ЭДО. Поделюсь своим опытом, может и Вам поможет.

Как я подключился к системе ЭДО

Начну по порядку. Мне нужно было получать документы одного из наших партнеров. Партнёром выступал один известный банк. Я запросил у него документы, он выслал мне их почтой России. И так продолжали мы слать друг другу письма в течение года. И вот в один прекрасный день, мой персональный менеджер сообщает мне, что писем на бумаге больше не будет! На вопрос: а что мне теперь делать? Как получать документы? Мне ответили: Теперь документы будут только через систему ЭДО!

На тот момент я и не знал что это и как. Пришлось разбираться. В итоге оказалось, что это просто нереально удобная и полезная штука, особенно для бухгалтера, у которого не один десяток коробов с бумажными архивами.

Что такое ЭДО и как им пользоваться

Теперь об ЭДО в трёх словах. Если сказать просто, то это обычная электронная почта, только все присланные и отправленные документы подписываются электронной подписью. Это удобно тем, что Вам больше не нужно бегать к директору за каждой его подписью, ставить везде печати, покупать конверты, бегать на почту и прочее. Тут всё просто, получили документ, подписали подписью за 2 секунды и отправили обратно. Мои знакомые бухгалтера, получают так счета на юр. лиц от провайдеров связи за интернет. А я, как дурак, бегал за бумажными счетами, чтобы оплатить интернет в конторе. В общем стоит только попробовать, потом уже не слезть, на столько все просто и удобно.

Читать еще:  Как оформить возврат по кассе

Как я выбрал оператора ЭДО

Теперь встал выбор, кто мне подключит эту систему ЭДО. Мой банк работал только с двумя операторами. Оба оператора очень известные. Звоню первому, объясняю ситуацию, что менеджер сказал, банк, документы и так далее. И тут началось! Подключение 10 000р, плюс выезд специалиста, плюс сложная интеграция с 1С и тоже за большие деньги, куча условий, документов и прочее. В общем я был в замешательстве, как все сложно!

Решил позвонить второму оператору. Позвонил и мне говорят, вот заходите на сайт, заходите по электронной подписи и готово. СТОП! А как же выезды специалистов, бешеные счета, работа программистов? Оказалось у данного оператора это все не нужно. Я подумал, что это какой-то обман и что настолько просто не бывает! Но решил проверить.

Как я подключился к системе ЭДО. Процесс подключения

Для подключения нужно было иметь электронную подпись. Сейчас она есть у любого бухгалтера, потому что иначе отчет в ФНС, ФСС и прочие наши любимые организации, просто так на бумаге не сдашь. Кстати данный оператор мне и подпись предложил выпустить, у них есть такая услуга, но подпись у меня была. Поэтому идем дальше.

Мальчик по телефону мило объяснил элементарную настройку браузера, которая заняла у меня 5 минут максимум. И вот я нажал на заветную кнопку « З арегистрироваться в системе ЭДО». И начал ждать, что сейчас начнутся какие-нибудь скрытые условия, что сейчас я не смогу ни чего отправить и получить, что нужно будет установить какую-нибудь платную программу и так далее. Но дорогие друзья, ни чего такого не произошло! Как так? Неужели все честно? Оказалось, что да, все было так, как пообещали.

Условия пользования системой ЭДО

Теперь раскрою все карты. Подключился я к очень известной фирме СКБ Контур. Система ЭДО называется у них «Диадок». Регистрация в системе бесплатная, заполнять форм почти ни каких не нужно. Я полностью зарегистрировался минуты за три. Плюс, что очень меня порадовало, это то, что техподдержка реально помогает отвечать на любые мои глупые вопросы, без психов и ругательств, как это делают те же интернет провайдеры (наверное многим знакомо).

Цены на отправку по системе ЭДО

Теперь по ценам. Это вообще меня порадовало. Прием всех документов, то есть все входящие письма полностью бесплатные (сам в шоке, что такое бывает). Даже если Вам прислали документ на подпись, например какой-то договор или счёт, Вы его подписали и отправили, то это не считается за отправку документа! То есть, платить за подписанный документ Вы ни чего не будете!

За отправку документов Вами, платить нужно по 9 рублей за документ. Это даже дешевле, чем купить конверт на почте. А если Вы будете отправлять очень много документов, то цена за каждый документ будет становиться все меньше и меньше. Похоже, что они реально делают все для клиента.

Как оплачивать ЭДО

Я думал, что самой главной проблемой, станет оплата за использование системы ЭДО. Но и тут все для людей. Выставляются счета прямо в личном кабинете, ни каких проблем. Причем первые отправки бесплатные, типа пробник. Если за месяц, Вы отправили документов на сумму меньше 100р, то счет вообще Вам не будут выставлять. Выставят счет в следующем или через пол года, пока минимальная сумма за оправки не превысит 100р. А если Вы документы просто принимаете, то получается система вообще бесплатная.

С ейчас на сайте проходит акция, после того, как Вы подключитесь к системе «Диадок», Вы сможете отправлять любое количество документов в течение 2х месяцев бесплатно.

Б олее подробно прочитать о системе «Диадок», получить консультацию или тех. поддержку, Вы можете вот тут.

На этом всё! Теперь Вы знаете, как я подключился к системе ЭДО, надеюсь, Вам была полезна моя статья.

Если у Вас появятся вопросы задавайте их в комментариях! Всем удачи и добра!

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях, чтобы самыми первыми получать все новости с нашего сайта!

Система электронного документооборота операторы как подключить

1С-ЭДО

Обмен электронными документами с контрагентами

  • сервис встроен в программы 1С – не нужны внешние платные обработки
  • возможность обмена между 1С и другими программами
  • через разных операторов (роуминг)
  • входящие электронные документы бесплатно

Перейти

О сервисе

Краткое описание

Обмен электронными документами с контрагентами

  • сервис встроен в программы 1С – не нужны внешние платные обработки
  • возможность обмена между 1С и другими программами
  • через разных операторов (роуминг)
  • входящие электронные документы бесплатно
Читать еще:  Возмещение НДС при импорте товаров Оплата НДС при импорте

Чем поможет сервис

Бухгалтеру

Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов – быстро и без расхождений в реквизитах.

Все электронные документы хранятся в программе 1С – можно быстро найти и отправить необходимые документы в ФНС в ответ на запрос. Опись при этом формируется автоматически.

Программа 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО. Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы.

Финансовому директору

Обмен электронными документами между своими организациями в группе компаний и с внешними контрагентами происходит за минуты. Сокращаются сроки — закупок, возмещения НДС, оплаты от клиентов.

Снижение прямых издержек (бумага, картриджи, ручной ввод документов) и косвенных (хранение документов, риски не возврата налогов, начисления штрафов и пени и др.)

IT-Директор

Сервис «1С-ЭДО» встроен в типовые программы «1С:Предприятие» и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций.

Пользователи работают в привычных программах 1С – их не придется учить работе в сторонних интерфейсах.

Возможности

Организация электронного документооборота с контрагентами

  • помощник регистрации в качестве участника ЭД;
  • приглашение контрагентов к обмену по ЭДО из программы 1С;
  • автоматический роуминг с операторами, поддерживающими технологию 1С-ЭДО;
  • возможность создания несколько учетных записей участника ЭДО у разных операторов;
  • разграничение прав доступа и подписания документов.

Операции с электронными документами

  • создание электронного документа из документа реализации информационной базы 1С;
  • подписание электронного документа несколькими сотрудниками;
  • отправка и получение электронных документов, проверка ответной подписи;
  • создание корректировочных документов или аннулирование;
  • автоматическое формирование документов учета по входящим электронным документам;
  • автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя;
  • работа со всеми электронными документами в одном окне («Текущие дела ЭДО»);
  • хранение электронных документов в программе 1С («Архив ЭДО»);
  • быстрый поиск с помощью фильтров и отборов при подготовке ответа на требование ФНС.

Условия использования

Сервис работает в программах:

  • 1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)
  • 1C:Управление нашей фирмой
  • 1C:Управление холдингом
  • 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11
  • 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 1.1 и 2.0
  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
  • 1С:Управление производственным предприятием 8
  • 1C:ERP Управление предприятием 2.0
  • 1С:Розница 8, ред. 2.2 (в т.ч. базовая)
  • 1С:Клиент ЭДО 8, ред.2

Сервис «1С-ЭДО» можно встроить в любые другие приложения на платформе «1С:Предприятие 8». Подробнее>>>

Для работы сервиса необходим доступ в Интернет.

Сервис включен в 1С:ИТС уровня ПРОФ в следующем объеме:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • отправка до 100 комплектов документов в месяц;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 101 комплекта – 10 руб. за комплект, подробнее см. тарифы «1С-ЭДО» в информационном выпуске фирмы «1С» № 19598.

Для пользователей 1С:ИТС уровня ТЕХНО «1С-ЭДО» доступен на следующих условиях:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • отправка до 50 комплектов документов в месяц;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 51 комплекта – 10 руб. за комплект.

Для пользователей, которые приобрели пакет сервисов «СтартЭДО», сервис доступен на следующих условиях:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • отправка до 20 комплектов документов в месяц;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 21 комплекта – 10 руб. за комплект.

Для пользователей, работающих с программами 1С на условиях «1С:Аренды», сервис доступен на следующих условиях:

  • регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
  • получение любого количества документов;
  • стоимость отправки комплекта документов, начиная со 1-го комплекта – 10 руб. за комплект

С 01.03.2019 применяется правило: если абонент отправил в течение расчетного месяца не более 5-ти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет. Таким образом, для предприятий, которые преимущественно получают документы по ЭДО от своих контрагентов и совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис 1С-ЭДО доступен без оплаты.

Техподдержка

Поддержка обеспечивается партнерами и линией консультаций фирмы «1С».

При обращении на линию консультаций фирмы «1С» назовите ИНН вашей компании

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector