Синхронизация 1СБухгалтерии 8 и 1СЗУП

Как синхронизировать «1С:Бухгалтерию 8» и «1С:ЗУП»

Что делать, если организация работает одновременно с несколькими конфигурациями, осуществляющих регламентированный учет по организации? В «1С:Предприятие 8», начиная с редакции 3.0, появилась возможность настройки автоматической синхронизации между конфигурациями, которые могут выгружаться в указанное время и с определенной периодичностью: больше нет необходимости вручную дублировать данные.

Настройка прав пользователя

При отсутствии одной из этих ролей у пользователя флаг «Синхронизация данных с другими программами» будет недоступен. Проверить, а также совершить настройку ролей для вашего пользователя можно в режиме «Конфигуратор». Для этого переходим в меню «Администрирование» в подменю «Пользователи». На этой вкладке необходимо выбрать пользователя, который будет осуществлять настройку синхронизации. В открывшемся окне необходимо перейти на закладку «Прочее» и установить флажок напротив роли «Администратор системы» или «Настройка синхронизации файлов». На этом настройка прав пользователя завершена. Нажмите клавишу F5, для того чтобы принять изменения и зайти в программу под пользователем, для которого мы изменили роли.

Настройка синхронизации

Перед вами откроется окно помощника настроек. Перед настройкой синхронизации программа рекомендует вам выполнить резервную копию базы. Это предотвратит лишние проблемы и сохранит в целостности ваши данные. Далее программа спросит у вас, каким именно способом вы хотите произвести настройки: вручную или загрузить файл с настройками, сделанными в другой программе. Вариант с загрузкой файла «Настройки» используется в тех случаях, когда у нас, допустим в «1С:Бухгалтерии 8», уже настроено расписание синхронизации и для программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» мы хотим использовать то же расписание. Мы рассмотрим настройку, которая производится пользователем вручную, поэтому выбираем пункт «Указать настройки вручную» и нажимаем «Далее».

В следующем окне указываем как мы будем подключаться к программе. Если программа «1С:Бухгалтерии 8» находится на том же компьютере, что и «1С:Зарплата и управление персоналом 8», или расположена в одной локальной сети, мы указываем, что у нас «Прямое подключение к программе на этом компьютере или локальной сети» и указываем путь к информационной базе в поле «Каталог информационной базы».

Если вы не знаете путь к базе «1С:Бухгалтерии 8», его можно узнать следующим образом. Запускаем «1С:Предприятие 8» и выделяем в списке ту базу, с которой будет происходить обмен. Внизу окна будет указан путь к данной базе, скопируйте его без кавычек и вставьте его в поле «Каталог информационной базы».

Если ваша информационная база находится на сервере «1С:Предприятие 8», тогда необходимо указать кластер серверов и имя информационной базы. Эти данные так же можно узнать в окне запуска программы.

Далее необходимо указать пользователя и пароль (если есть), под которыми будем подключаться к базе «1С:Бухгалтерия 8». После того, как мы установили все необходимые настройки, нажимаем кнопку «Проверить подключение». Если все настройки совершены верно, то программа выдаст сообщение «Проверка подключения успешно завершена». Если программа выдаст ошибку и внизу экрана выйдет сообщение: «При создании настройки обмена во второй информационной базе возникли ошибки: <ОбщийМодуль.ОбменДаннымиСервер.Модуль(5750)>; Синхронизация данных запрещена администратором. ВызватьИсключение ТекстСообщения;», значит, в настройках «1С:Бухгалтерии 8», с которой вы собираетесь производить обмен данными, не стоит флажок «Синхронизация данных». Для того чтобы включить данный флажок, воспользуйтесь инструкцией выше, описанной для программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Полный список ошибок можно посмотреть в «Журнале регистраций», который можно открыть следующим образом: на закладке «Администрирование» переходим по ссылке «Обслуживание», и в верхней части экрана у нас появляется ссылка на «Журнал регистрации». Переходим на закладку «Далее», и перед нами выполняется проверка подключения. Данная проверка может продлится до нескольких минут, в зависимости от работоспособности вашего ПК.

После проверки в программе появится окно настройки синхронизации данных. В данном окне вы можете проверить введенные вами настройки, а так же изменить правила обмена. Например, изменить организацию, по которой будет происходить обмен или сделать обмен данными с детализацией по сотруднику. Эти настройки можно изменить, нажав на гиперссылку «Изменить правила выгрузки данных» внизу окна.

После завершения настройки программа предложит «Выполнить синхронизацию данных с «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0». При необходимости немедленно выполнить синхронизацию флажок «Выполнить синхронизацию данных с «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0» оставляем включенным и нажимаем кнопку «Синхронизировать». А если нам необходимо настроить расписание обмена, необходимо снять этот флаг и закончить настройку. После данных действий программа откроет окно с настройкой, уставленной ранее, а также с возможностью настройки расписания.

Если вам необходимо настроить расписание, то нажимаем на кнопку «Настроить». Для того чтобы данные выгружались автоматически по настроенному расписанию, необходимо установить флаг «Автоматически по расписанию». Чтобы настроить само расписание для информационной базы, необходимо перейти на закладку «Расписание» и настроить, когда и с какой периодичностью будет выполняться синхронизация. Обратите внимание на то, что расписание на выгрузку и на загрузку данных настраивается отдельно в соответствующей строке табличной части на форме настройки.

При первой синхронизации обязательно необходимо выполнить сопоставление данных. Это необходимо для того чтобы избежать дублирования данных. Например, в «1С:Бухгалтерии 8» и в «1С:Зарплате и управление персоналом 8» есть справочник «Физические лица», в них зачастую хранятся одни и те же данные, и по умолчанию система выполнит синхронизацию данных по внутреннему идентификатору, он для каждого элемента справочника будет уникальным. При такой синхронизации в справочнике появится два одинаковых физических лица. Во избежание таких ситуаций при первой синхронизации необходимо произвести сопоставление данных и явно указать в программе о том, что Михайлова Елена Леонидовна в одной программе и Михайлова Елена Леонидовна в другой – это один и тот же сотрудник.

Какие данные переносятся при синхронизации

Документ «Отражение зарплаты в бухучете» попадает в одноименный документ в «1С:Бухгалтерии 8» и уже там, на основании перенесенных документов, происходит формирование проводок.

Документы ведомостей переносятся в «1С:Бухгалтерию 8» в один документ «Ведомость на выплату зарплаты».

Также есть ряд других документов и справочников, которые также переносятся при синхронизации. К таким документам можно отнести «Начисление оценочных обязательств», «Депонирование зарплаты», «Выплата депонированной зарплаты», «Документы займа (договор, выдача и погашение)». Также с бухгалтерией синхронизируются следующие виды справочников: «Организации», «Физические лица», «Контрагенты», «Подразделение и «Способы отражения зарплаты в бухучете». В «1С:Бухгалтерию 8» перенесутся только те элементы справочников, которые будут использованы в документах синхронизации.

Если вы в программе «1С:Бухгалтерия 8» обнаружили ошибку в синхронизируемых файлах, то рекомендуется исправлять данные в базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», тогда данные в «1С:Бухгалтерии 8» изменятся автоматически. Если соблюдать данное правило, то при синхронизации в приоритете будут данные из «1С:Зарплаты и управлении персоналом 8» и не будет путаницы в данных. Также приоритет данных можно настроить самостоятельно, или программа выдаст сообщение при конфликтных ситуациях.

При синхронизации все настройки базы «1С:Бухгалтерия 8» основаны на «Параметрах учета» базы «1С:Зарплаты и управлении персоналом 8».

Также при переносе данных стоит учитывать еще один фактор. В базу «1С:Бухгалтерии 8» при синхронизации переносятся только физические лица. Не стоит в «1С:Бухгалтерии 8» на основании этих физлиц создавать сотрудников, так как во всех бухгалтерских документах, где должны быть указаны сотрудники, буду подставляться данные из справочника «Физические лица».

И напоследок укажем еще один подводный камень, связанный с переносом. Представьте ситуацию: вы в базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» создали документ «Ведомость …» и при синхронизации выгрузили ее в «1С:Бухгалтерию 8». По каким- то причинам данный документ был удален в базе «1С:Бухгалтерии 8». В этом случае при повторной синхронизации данный документ не будет добавлен снова, так как при синхронизации в регистре соответствий программа видит, что данный документ уже перенесен. В такой ситуации есть только одно решение: физически удалить в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» данную ведомость и создать новую, а потом запустить синхронизацию. Так как нового документа нет в регистре соответствий, он с легкостью перенесется в информационную базу бухгалтерии.

При синхронизации данных необходимо учитывать то, что реквизиты организации, по которым будем происходить обмен, должны быть идентичны.

«1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0): как синхронизировать данные с программой «1С:ЗУП 8» (ред. 3), чтобы получить сводные проводки без информации по отдельным сотрудникам (+ видео)?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.64.21.

Если учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведется во внешней программе, например, в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 (далее – «1С:ЗУП 8» (ред. 3)), то в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 (далее — «1С:БП 8» (ред. 3.0)) в форме настройки зарплаты (раздел Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Общие настройки) должен быть установлен соответствующий переключатель.

Синхронизация данных между программами «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 и «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 — это двусторонний обмен данными, настройку которого достаточно выполнить только один раз, причем, только в одной из этих программ.

Предварительно в «1С:Бухгалтерии 8» необходимо указать счета затрат и аналитику в элементах справочника Способы учета зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Отражение в учете – Способы учета зарплаты), на основании которых и будут сформированы проводки по бухгалтерскому и налоговому учету, поскольку в «1С:ЗУП 8» (ред. 3) элементы одноименного справочника содержат только наименование, по которому и выполняется синхронизация.

Для настройки синхронизации необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1. Перейти в раздел Администрирование – Синхронизация данных. Для возможности синхронизации данных с другими программами должен быть установлен флаг Синхронизация данных. Данный флаг должен быть также установлен в программе «1С:ЗУП 8» (ред. 3.0).

2. По гиперссылке Настройки синхронизации данных перейти в форму настроек синхронизации.

3. По кнопке Настроить синхронизацию данных выбрать программу для синхронизации – «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

4. В открывшемся окне первого этапа настройки выбрать способ настройки синхронизации данных с помощью соответствующих переключателей (например, Указать настройки вручную);

5. На следующем этапе настройки выбрать вариант подключения к программе «1С:ЗУП 8» (ред. 3), например, вариант Прямое подключение к программе на этом компьютере или в локальной сети, если обе программы расположены на одном и том же компьютере или в одной локальной сети. Затем следует указать конкретные параметры подключения к «1С:ЗУП 8» (ред. 3), например, выбрать вариант На данном компьютере или на компьютере в локальной сети и указать каталог информационной базы в одноименном поле. На этом же этапе можно настроить аутентификацию.

6. После проверки установки соединения с «1С:ЗУП 8» (ред. 3) в открывшемся окне автоматически указываются наименование текущей базы и ее префикс (БП), который будет автоматически добавляться ко всем кодам элементов справочников и номерам документов, перенесенным из этой базы, чтобы различать программы, в которых они были введены, и избежать дублирования данных. По ссылке Изменить правила выгрузки данных открывается форма Настройка правил обмена данными, в которой можно указать:

• дату в поле Дата начала использования обмена, начиная с которой данные будут передаваться в «1С:ЗУП 8» (ред. 3);
• порядок синхронизации данных с «1С:ЗУП 8» (ред. 3);
• список организаций для обмена с «1С:ЗУП 8» (ред. 3).

7. На следующем этапе автоматически указываются наименование базы, с которой будет выполняться синхронизация данных, и ее префикс (ЗК), который будет служить для идентификации объектов, перенесенных из «1С:ЗУП 8» (ред. 3). По ссылке Изменить правила выгрузки данных можно выбрать:

• дату, начиная с которой данные будут передаваться в «1С:БП 8» (ред. 3.0);
• порядок синхронизации данных с «1С:БП 8» (ред. 3.0). Чтобы данные передавались без детализации по отдельным сотрудникам переключатель Обмен выполняется следует установить в положение сводно по сотрудникам;
• список организаций для обмена с «1С:БП 8» (ред. 3.0).

8. Далее, в открывшемся окне для проверки параметров синхронизации выводится вся информация о выполненных настройках.

9. На следующем этапе в соответствии с заданными параметрами запускается процесс создания новой настройки синхронизации данных, после успешного завершения которого соответствующая информация отображается в открывшемся окне. При установленном по умолчанию флаге Выполнить синхронизацию данных с Зарплата и управление персоналом, редакция 3 по кнопке Готово запустится помощник интерактивного сопоставления данных двух программ.

10. После завершения автоматического сопоставления данных в открывшемся окне помощника выводится результат. Результат автоматического сопоставления можно скорректировать, выполнив ручное сопоставление (кнопка Сопоставить). Сопоставленные вручную объекты двух информационных баз запоминаются и при выполнении следующей синхронизации данных сопоставляются автоматически.

11. На следующем этапе помощника следует указать данные для загрузки в «1С:БП 8» (ред. 3.0). По умолчанию будут отправлены данные, измененные с момента последней сессии синхронизации.

12. В последнем окне помощника выводятся сообщения о состоянии синхронизации. Завершение синхронизации выполняется по кнопке Готово.

Последующая автоматическая синхронизация данных выполняется по кнопке Синхронизировать (раздел Администрирование — Синхронизация данных — Настройки синхронизации данных), и настройку делать уже не придется.

В результате выполненной синхронизации в разделе Зарплата и кадры «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) создаются документы вида:

• Отражение зарплаты в бухучете;
• Начисления оценочных обязательств по отпускам (если в Реквизитах организации в «1С:ЗУП 8» (ред. 3) указано, что оценочные обязательства и резервы по отпускам формируются).

Проводки в указанных документах автоматически сформированы не будут. Для формирования проводок требуется установить флаг Отражено в учете, а затем провести документ.

Если при синхронизации данные передавались сводно, проводки в разрезе сотрудников не формируются.

Синхронизация 1СБухгалтерии 8 и 1СЗУП

Попробовать демо

Здесь можно указать, данные каких организаций участвуют в обмене, следует ли выгружать данные для формирования проводок с детализацией по сотрудникам, задать начальную дату обмена, загрузить свои правила обмена. После задания правил обмена следует нажать кнопку Записать и закрыть, чтобы сохранить изменения. И затем нажать кнопку Далее >>.

После нажатия кнопки Далее >> начнется процесс синхронизации данных. На первом этапе будут определены правила сопоставления данных программ.

Через некоторое время будет выведено окно с результатами сопоставления данных программ.

При необходимости можно нажать кнопку Выполнить сопоставление и задать вручную правила сопоставления данных программ.

После нажатия кнопки Далее >> процесс синхронизации данных продолжится. Через некоторое время будет выведено сообщение о том, что можно продолжить работу в приложении, не дожидаясь окончания синхронизации.

Здесь следует нажать кнопку Готово.

После этого сервис «1С:Предприятие 8 через Интернет» будет автоматически, по заданному расписанию, выполнять синхронизацию приложений 1C:Зарплата и управление персоналом 8 и 1C:Бухгалтерия 8.

Синхронизацию приложений 1C:Зарплата и управление персоналом 8 и 1C:Бухгалтерия 8 можно таким же образом включить и в приложении 1C:Бухгалтерия 8.

5. Как проверить правильность синхронизации

Если включена синхронизация, следует проверять на форме Синхронизация данных с моими приложениями (она выводится при выборе пунктов меню Администрирование | Синхронизация данных), не возникло ли проблем при синхронизации данных. Если проблемы возникли, об этом будет выведено сообщение.

В таких случаях следует перейти по гиперссылке Предупреждения . Будет выведена форма Предупреждения при синхронизации данных:

На этой форме есть 4 вкладки:

1. Непроведенные документы — здесь показываются документы, полученные при синхронизации из другой программы, которые по тем или иным причинам не удалось автоматически провести;
2. Незаполненные реквизиты — здесь показываются документы, полученные при синхронизации из другой программы, которые не удалось провести, так как один или несколько атрибутов документа были заполнены;
3. Конфликты — здесь показываются документы и записи справочников, которые были в промежутке между синхронизациями изменены в двух программах. Вследствие чего появились две версии одного элемента справочника или одного документа. Такие конфликты разрешаются автоматически — но Вы можете просмотреть перечень таких ситуаций и подтвердить или пересмотреть автоматически сделанные решения по разрешению конфликтов;
4. Непринятые по дате запрета — здесь показаны документы, сведения о которых не были внесены в базу данных приложения, поскольку даты этих документов более ранние, чем заданная в форме Синхронизация данных дата запрета загрузки данных.

На ярлычке каждой вкладки в скобках показано количество предупреждений на этой вкладке.

Рекомендуется просмотреть все предупреждения и исправить причины ошибок.

Проблемы с данными, переданными при синхронизации, показываются в том приложении, в которое переданы данные. То есть, в приложении 1C:Бухгалтерия 8 будут показаны проблемы с данными, полученными из приложения 1C:Зарплата и управление персоналом 8 (если такие проблемы возникнут). А в приложении 1C:Зарплата и управление персоналом 8 — проблемы с данными, полученными из приложения 1C:Бухгалтерия 8 (если такие проблемы возникнут). Поэтому необходимо проверять, не возникли ли проблемы при синхронизации, и в приложении 1C:Бухгалтерия 8, и в приложении 1C:Зарплата и управление персоналом 8.

6. Как запустить синхронизацию приложений вручную

Если в сервисе «1С:Предприятие 8 через Интернет» настроена синхронизация пары приложений, то сервис автоматически выполняет синхронизацию этих приложений по заданному расписанию (по умолчанию — каждые 15 минут).

Однако при необходимости Вы можете в любой момент вручную запустить синхронизацию приложений.

Войдите в сервис и запустите приложение 1C:Зарплата и управление персоналом 8 или приложение 1С:Бухгалтерия 8.

Выберите в меню приложения пункт Администрирование — Настройки синхронизации данных.

В открывшейся форме Настройки синхронизации данных перейдите по гиперссылке Синхронизация данных .

В открывшейся форме Синхронизация данных с моими приложениями нажмите кнопку Синхронизировать все. Сервис «1С:Предприятие 8 через Интернет» начнет синхронизацию приложения со всеми другими приложениями сервиса, для которых была настроена синхронизация:

7. Как отключить синхронизацию

При необходимости синхронизацию приложений можно отключить. Для этого нужно выполнить следующие действия:

1. Вывести форму Синхронизация данных с моими приложениями (команда меню Администрирование — Настройки синхронизации данных — Синхронизация данных).
2. Щелкнуть правой кнопкой мыши строку приложения, синхронизацию с которым следует отключить.
3. В выведенном контекстном меню выбрать пункт Отключить.

Если впоследствии понадобится снова включить синхронизацию приложений, ее надо будет заново настраивать, как об этом описано в п. 4 выше.

8. Проверка бухгалтером начислений заработной платы

После синхронизации данных приложений 1C:Бухгалтерия 8 и 1C:Зарплата и управление персоналом 8 в приложении 1C:Бухгалтерия 8 могут быть автоматически сформированы проводки, отражающие в бухгалтерском учете сведения о начислениях заработной платы, страховых взносов, и иных платежей. Но часто требуется, чтобы проводки формировались только по разрешению бухгалтера.

Для выбора нужного режима формирования проводок в документе Отражение зарплаты в бухгалтерском учете предусмотрен флажок Зарплата отражена в бухгалтерском учете пользователем.

Если расчетчик заработной платы устанавливает в приложении 1C:Зарплата и управление персоналом 8 этот флажок в документе Отражение зарплаты в бухгалтерском учете, то после синхронизации в приложении 1C:Бухгалтерия 8 на основании переданного документа Отражение зарплаты в бухгалтерском учете будут сформированы проводки, отражающие в бухгалтерском учете сведения о начислениях заработной платы, страховых взносов и иных платежей.

Если же этот флажок расчетчиком заработной платы не был установлен, то:

1. После выполнения синхронизации документ Отражение зарплаты в бухгалтерском учете появится в приложении 1C:Бухгалтерия 8, но проводки по нему автоматически созданы не будут.
2. Бухгалтер, работая в приложении 1C:Бухгалтерия 8, увидит в списке документов, что документ не проведен (в левой колонке списка документ не помечен «галочкой»).
3. Для проведения документа бухгалтер может открыть этот документ, проверить его, возможно, что-то скорректировать, и поставить флажок Зарплата отражена в бухгалтерском учете пользователем, как будто он подписал этот документ.
4. После этого документ принимается к учету в приложении 1C:Бухгалтерия 8, то есть, по нему формируются проводки.
5. При выполнении следующей синхронизации этот документ с установленным флажком Зарплата отражена в бухгалтерском учете пользователем передается в приложение 1C:Зарплата и управление персоналом 8. И расчетчик заработной платы уже не сможет изменить этот флажок (так как документ уже «подписан» бухгалтером).

9. О переносе данных об учете зарплаты и кадров из приложения 1С:Бухгалтерия 8

В настоящее время синхронизация приложений 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 реализована исходя из предположения, что учет зарплаты и кадров ведется в приложении 1С:Зарплата и управление персоналом 8.

Однако некоторые пользователи сначала ведут учет зарплаты и кадров в приложении 1С:Бухгалтерия 8, а потом решают перейти к использованию для этой цели приложения 1С:Зарплата и управление персоналом 8. В этом случае необходимо:

При создании в сервисе приложения 1С:Зарплата и управление персоналом 8 с помощью «Помощника начальной настройки» выполнить перенос данных из приложения 1С:Бухгалтерия 8. Перенос может осуществляться путем загрузки в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 отчетных данных, созданных в 1С:Бухгалтерия 8 для передачи в ПФР (квартальная отчетность) и в ФНС (декларации по форме 2-НДФЛ).

В приложении 1С:Бухгалтерия 8 в разделе меню Зарплата и кадры включить режим Во внешней программе.

10. Какие данные передаются при синхронизации

Синхронизация данных между приложениями 1C:Бухгалтерия 8 и 1C:Зарплата и управление персоналом 8 является двусторонней. При синхронизации в каждое приложение передаются те документы и справочные данные, которые используются в этом приложении и были изменены или добавлены в другом приложении.

Подробные сведения о том, какие данные передаются при синхронизации приложений 1C:Бухгалтерия 8 и 1C:Зарплата и управление персоналом 8 приведены в статье по ссылке.