0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Шесть основных правил таймменеджмента

7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :

  • Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
  • Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
  • Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Пример
Вы работаете маркетологом в коммерческой фирме и ваша главная цель – поднять продажи в текущем сезоне на 30%.
Внедрение данной цели можно разбить на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке путем проведения рекламных акций, пересмотреть вопрос ценообразования на некоторые позиции, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART .

Согласно данному принципу цель должна быть :

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта» . Объясню, как это выглядит на практике.

Пример
Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .

Способ АБВГД (ABCD)
«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Читать еще:  Как получить справку об отсутствии судимости через МФЦ

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето
20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :

  • срочные и важные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не очень важные;
  • неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория : важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Мой секрет тайм-менеджмента — находиться в секторе « Важные — Не срочные » .

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Совет
Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория : срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

№ДелаСрочные делаНесрочные дела 1Важные делаРазрешение кризисных ситуаций, главные проектыПланирование новых задач, налаживание отношений2Неважные делаДеловые телефонные звонки, письма, совещанияРутинная механическая работа, пожиратели времени

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование — это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните
Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того — планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса
Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.
Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.
В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Читать еще:  Сколько процентов составляет НДС в России в 2019 - 2020 году

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

6 основных правил тайм-менеджмента

Всякая работа должна быть эффективной и приносить удовольствие (см. «6 советов, как найти идеальную работу, которая подойдет именно вам»). Однако в жизни это происходит далеко не всегда (см. «Как перестать ненавидеть свою работу»).

Правильная организация бизнеса включает в себя перечень универсальных правил, позволяющих не только с максимальной пользой использовать отведенное для дела время, не превращая при этом сам процесс в однообразную и утомительную повинность.

Перегруженность делами, суетливость, раздражительность и, как следствие, депрессия – признаки неверной организации рабочего времени. Тайм-менеджмент позволяет выделить главные и второстепенные проблемы, а также определить, что нужно сделать немедленно, а что можно пока отложить.

Как только проясняются приоритеты, суета и чувство нехватки времени пропадают, появляется уверенность в своих силах и удовольствие от труда. Итак, какими правилами руководствоваться при планировании времени для бизнеса?

1. Четко определяйте и записывайте свои цели

Лучше выделить две категории целей: личные и профессиональные. Примерно один раз в год их можно корректировать. Ваши цели должны вдохновлять и стимулировать вас на новые дела. Цели обязательно должны быть записаны на бумаге (см. «Как выглядит эффективно сформулированная цель»).

2. Приступайте к делу, даже если не представляете себе процесс идеально

Многие люди побаиваются начинать новое делу или приступать к его определенному этапу, если не представляют все в мелочах. По этой причине многие серьезные проекты откладываются до последнего, что вредит делу.

Заставляйте себя браться за работу, даже если у вас нет уверенности, что справитесь с ней идеально. «Начинай действовать!» — это должно стать для вас главным принципом. Не упрекайте себя за неидеальность результата. Если вы выполнили 80% работы, можете считать ее законченной, поскольку оставшиеся 20% — это наведение лоска.

Как ни удивительно, возможность работать неидеально становится источником экономии сил и времени. При таких условиях довести дело до совершенного состояния становится гораздо проще.

3. Больше полезных привычек

В основе наших поступков лежат привычки. К примеру, первое, что мы делаем по приходу на работу, включаем компьютер и открываем привычные новостные сайты. И так ежедневно. Почему происходит именно так? Это просто привычка. Отмечайте свои вредные привычки, старайтесь избавиться от них и приучить себя к полезному. Как ни странно, это не очень сложно и весьма результативно.

Можно начать с изменения своего отношения ко времени прибытия на деловые встречи. Если вы привыкли приезжать на такие встречи впритык, редко опаздываете, но при этом нервничаете и переживаете, приезжайте на встречу за 15 минут до ее начала.

Вы удивитесь, но такая мелочь позволит вам избавиться от нервотрепки и напряжения от необходимости быть строго пунктуальным. Оставшееся до встречи время вы можете потратить на обдумывание деталей предстоящей беседы, то есть использовать максимально полезно.

4. Ежедневно планируйте 6 дел

Количество дел, которое вы планируете на день должно быть не более шести. Эта цифра не случайна. Перечень из 20 задач, составленный вами накануне, на следующий день остается неизменно невыполненным. Это угнетает и демотивирует (см. «Метод кайдзен: шаг за шагом к достижению цели»). В накопившиеся списки не хочется заглядывать, и в результате подобное планирование ни к чему не приводит. Вам просто придется ежедневно переписывать список, перенося дела на следующий день.

Итак, планируйте не более шести дел в день. Если появляется седьмое, перенесите его на следующий день или поменяйте с одним из тех, что запланировали на сегодня. Такой простой прием приносит неожиданные преимущества. Вы сможете правильно разбивать крупные части дела на этапы и ежедневно планировать именно их, а не всю работу целиком.

У вас появится возможность видеть результаты своей работы. Даже если вы успели сделать 4 дела из 6, это почти 70% от запланированного, что совсем неплохо. Это куда приятнее, чем унылое созерцания увеличивающегося перечня несделанного на многих страницах ежедневника. И, в конце концов, вы научитесь планировать и больше успевать.

5. Не бойтесь откладывать

Бывают дела, за которые не хочется браться немедленно. Они могут быть неприятными и хлопотными. Перенесите их на следующее утро. Психологи утверждают, что неприятные вещи лучше делать с утра, поскольку потом весь день кажется свободным.

Это должно стать вашей очередной полезной привычкой. Вы будете уверены, что сделав неприятное дело с утра, вы можете с чистой совестью перенести сегодняшнюю проблему на завтра. При этом вы будете абсолютно уверены, что завтра точно с ней справитесь.

6. Ежедневно фиксируйте главное

Можно порекомендовать ежедневно записывать важные и запоминающиеся события и дела. Ставьте оценку тому, что, по вашему мнению, приближает вас к личным и профессиональным целям.

  • 0 – ничего значительного не произошло (или продолжает выполняться то, что намечено ранее).
  • -1 – вы отдалились от намеченной цели.
  • +1 – вы приблизились к цели.

Для оценки не может быть определенных жестких критериев, оценивайте по ощущениям, но при этом будьте максимально строги к себе.

Читать еще:  Сведения СЗВМ в ПФР за март 2019 - 2020 г

Ежемесячно суммируйте оценки, и выводите общую динамику в виде графика. Переоценить значение такой статистики сложно. Это своего рода дневник, в котором вы можете увидеть, каким вы были два или три года назад. Благодаря этому дневнику вы получите возможность наблюдать за своим развитием.

Способ позволит вам критически отнестись к себе в некоторых случаях, если в течение всей недели вами отмечены одни нули, это будет сигналом к тому, что пора собраться и сделать решительный шаг вперед. С другой стороны, у вас может появиться повод похвалить себя. Если суммарная оценка за месяц положительная, а кривая графика устремилась вверх, — вы молодец.

Конечно, не следует ограничиваться приведенным перечнем. Существует еще много условий, при соблюдении которых вы сможете увеличить эффективность труда. Не позволяйте «пожирателям времени», таким как социальные сети, ICQ, компьютерные игры отвлекать вас от полезных дел.

Полезная привычка станет образом жизни, если вы будете повторять ее в течение 66 дней. Установите для себя время, когда вы обязательно будете заниматься исключительно полезными делами, и в это время оградитесь от отвлекающих факторов (телевизора, социальных сетей, чашечки кофе с приятельницей). Полезная привычка, ставшая неотъемлемой частью вашего ежедневного поведения, приведет вас рано или поздно к успеху.

Шесть основных правил тайм-менеджмента

Когда вы понимаете, что навалилась куча дел, а времени и сил для их решения нет, на помощь приходит тайм-менеджмент. Как правильно организовать свое время и сделать дни продуктивными, расскажет Відкритий.

Все мы не раз слышали, что своим временем нужно управлять для того, чтобы эффективно работать. А также:

  • добиваться целей быстрее конкурентов;
  • выполнять больше дел за меньшее время;
  • самому контролировать свою жизнь и не зависеть от других;
  • избавиться от усталости и бессоницы, свойственным тем, кто не умеет планировать время. Вот для всего этого и нужен тайм-менеджмент умение правильно управлять и контролировать свое личное и рабочее время. Существуют шесть правил эффективного тайм-менеджмента.

1. Ставьте свои цели правильно.

Часто так бывает, что человек неправильно ставит цель и для ее достижения тратит слишком много времени, совершая при этом множество ошибок. Для избежания этого, оценивайте свои возможности правильно, чтобы ваша цель была максимально реальной и конкретной.

Например: если вы за год решили открыть самый популярный в городе ресторан — это не очень реально, а вот сделать его узнаваемым — вполне.

Обязательно продумайте с какими вероятными проблемами вы можете столкнуться и предусмотрите варианты их решения. И самое главное, всегда держите в голове конечный результат.

2. Создавайте план действий

Записывайте долгосрочные планы и разбивайте их на небольшие части, каждая из которых будет новой ступенью к достижению желаемого результата. Составляйте списки задач на день, неделю, месяц или даже год. Оставляйте небольшой отрезок времени для непредвиденных обстоятельств. Обязательно прописывайте дедлайны.

Например, если вы решили заняться уборкой, то укажите в своем списке, что вы это делаете с 13:00 до 14:00, чтобы не отвлекаться на просмотры сериалов или социальных сетей.

3. Расставляйте правильно приоритеты

Ежедневно мы имеем множество дел, но не все они одинаково важны. Попробуйте использовать правило АБВГД, где А — это самое главное и важное дело; Б — второе по важности; ВГД и т. д. — менее важные дела. Понятно, что мелких дел может быть много, а важных одно или два. Эксперты рекомендуют выполнять дело А в самую первую очередь. Этот метод называют “съесть лягушку на завтрак”, не откладывая самое трудное на обед или ужин. И уже потом менее важные дела пойдут как по маслу.

4. Сохраняйте концентрацию

Ошибка многих людей в том, что они не могут сфокусироваться на главном и постоянно отвлекаются от важных вопросов. Попробуйте делегировать задания другим людям. Например, вы можете не выполнять работу за весь офис, а поручить ее тому, кто сделает ее на “отлично”. Берите перерывы. Иногда стоит переключить внимание, чтобы заново собраться с духом и продолжить выполнение. Ответьте на смс или посидите в социальных сетях. Но не растягивайте удовольствие. Выделите на перерыв фиксированное время, иначе отдых может затянуться. Научитесь говорить “нет”! Отказывайтесь от ненужных встреч, заданий и просьб. Вы удивитесь тому, как это увеличит вашу продуктивность.

5. Прислушайтесь к своему организму

Если вы “сова”, то нет смысла ехать на работу утром, лучше перенесите дела на вечер. Слушайте свое тело, когда ему нужен перерыв и отдых, а когда оно работает продуктивно. Упрощайте рутинные дела. Если вам нужно ответить на множество писем, то лучше выделить для этого дополнительное время и дальше переключиться на новую задачу. Так будет гораздо проще выполнять поставленные задачи.

6. Отдыхайте!

Обязательно выделяйте время для отдыха. Невозможно всегда жить по плану, ведь все мы живые люди, и однажды это надоест. Поэтому отдых важная часть вашей продуктивности, вложение в себя, в собственные активы, который позволяет сделать перезагрузку для организма. То ли это отпуск, то ли выходной день за городом — решать вам. Но главное, полностью отключать свой мозг от дел и позволить телу и разуму расслабиться.

Если вы будете следовать нашим советам, то совсем скоро заметите, как вы стали работать в разы эффективнее и тратить на дела гораздо меньше времени. Но не забывайте сохранять золотую середину между правилами тайм-менеджмента и вашими личными ощущениями.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector