Порядок заполнения СЗВМ в 2020 году

СЗВ-ТД: новый ежемесячный отчёт в ПФР для всех работодателей с 2020 года

В связи с переходом на электронные трудовые книжки Пенсионный фонд России разработал новый отчет СЗВ-ТД с 2020 года. Из этой статьи вы узнаете про официальную форму бланка (можно скачать), а также кто, когда и с какого периода должен сдавать эту отчётность. Приводим образец заполнения СЗВ-ТД в 2020 году.

Причины появления новой отчётности

В середине 2019 года ПФР в связи с переходом на электронные трудовые книжки подготовил для сдачи новую форму СЗВ-ТД.

Одновременно Правительство РФ внесло в Госдуму 3 законопроекта, которые устанавливают возможность ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Они содержат поправки в Трудовой кодекс РФ, в Закон об индивидуальном (персонифицированном) учете от 01.04.1996 № 27-ФЗ и в КоАП РФ.

Все сведения о трудовой деятельности с 2020 года можно получить:

• из Пенсионного фонда;
• МФЦ («Мои документы»);
• сайта госуслуг;
• у последнего работодателя.

Учет всех кадровых изменений ведут сотрудники Пенсионного фонда. Но чтобы у них были все необходимые сведения и ПФР мог их персонифицировать, работодателей обязали сдавать с 2020 года новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД.

Пенсионному фонду нужно как можно больше информации о стаже. Поэтому эти данные с 2020 года вносят на индивидуальный лицевой счет застрахованного лица.

Кто сдает отчет СЗВ-ТД

С 1 января 2020 года для работодателя-страхователя (юрлицо/ИП) введена обязанность представлять в информационную систему ПФР сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц. А точнее – обо всех основных кадровых изменениях, имеющих юридическое значение.

Для этого индивидуальный лицевой счёт (ИЛС) в ПФР каждого работника дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности». Он включает данные:

• о месте работы;
• выполняемой работе;
• периодах работы (приём, наименование должности/работы, специальности, профессии с указанием (при наличии) квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации));
• переводах на другую работу;
• увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• соответствующих документах – основаниях для оформления указанных трудовых отношений.

Таким образом, вот кто должен сдавать СЗВ-ТД – это все работодатели, они же страхователи в системе ПФР.

Бланк

Официальное название отчёта СЗВ-ТД – «Сведения о трудовой деятельности работников».

Выглядит образец СЗВ-ТД следующим образом:

С нашего сайта бесплатно скачать бланк СЗВ-ТД можно по прямой ссылке здесь.

Как видно, при заполнении формы СЗВ-ТД нужно указывать:

• наименование страхователя (сведения о его переименованиях – основания и реквизиты документов);
• регистрационный номер страхователя в ПФР;
• ИНН и КПП работодателя;
• отчётный период;
• календарный год;
• персональные данные физлица (Ф.И.О.), с которым есть или были в отчётном месяце трудовые отношения;
• сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя;
• СНИЛС;
• наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
• дата кадрового события
• сведения о переводах на другую работу;
• сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• данные приказа (распоряжения) иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для оформления трудовых отношений (название, номер, дата).

Важно, что сведения о трудовой деятельности нужно приводить за период работы, начиная с 1 января 2020 года. Задним числом ничего указывать не нужно.

Сроки

Теперь о том, с какого периода СЗВ-ТД нужно отправлять в Пенсионный фонд. Новый ежемесячный отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД для работодателей со сведениями о трудовой деятельности работодатели подают:

• с 1 января 2020 года;
• каждый месяц;
• не позднее 15-го числа месяца, идущего за отчётным.

Таким образом, первый отчётный месяц – это январь 2020 года, а сроки те же, что при сдаче СЗВ-М.

А с 1 января 2021 года такие сведения в случаях приёма на работу или увольнения нужно представлять не позднее 1 рабочего дня, идущего за днём издания документа, служащего основанием для взятия на работу или увольнения. Обычно это приказ руководителя.

Форма представления

Рассматриваемый отчет СЗВ-ТД нужно сдавать в дополнение к СЗВ-М. Поэтому форма сдачи – только в электронном виде, если отчет подаёте на 25 человек и больше.

Соответственно, ПФР подготовил электронный формат нового отчета для отправки.

Заполнение отчёта

Заполнить форму СЗВ-ТД достаточно просто. Единственное, в графе 7 «Вид мероприятия» надо проставлять следующие коды:

Как заполнить СЗВ-ТД за январь 2020 года

В феврале 2020 года работодателям впервые придется заполнить новую форму СЗВ-ТД за январь 2020 года. Кому и как это сделать, мы рассказали в данной статье.

Кто должен заполнить СЗВ-ТД за январь 2020 года

Новый отчет — для всех работодателей, включая ИП, которые нанимают в штат персонал. В случае с единственным работником ООО — директором, по совместительству — учредителем, полагаем, ситуация будет та же, что и в случае с другой ежемесячной формой. Речь идет о СЗВ-М, которую компании сдают уже не первый год. Так вот данный бланк подают даже на единственного участника. И не важно, заключен с ним официально трудовой договор или нет.

При этом СЗВ-ТД, как сейчас следует из самой формы, подается по тем работникам, в отношении которых произошло какое-то «кадровое» изменение. И таковое подлежит отражению в трудовой книжке. В частности, это прием, увольнение, перевод, переименование работодателя. Представляется, что если никакие соответствующие события не имели место, то нулевую СЗВ-ТД подавать не нужно.

Сразу предупредим: не исключено, что всех работодателей обяжут представлять новый бланк. Пусть даже и нулевой. Нужно дождаться официальных разъяснений.

Новую отчетность компетентны заполнять не только бухгалтеры, но и кадровики. Последний вариант, может быть, даже более правильный. Ведь отчетность касается непосредственно «кадровых» моментов. Очевидно, руководитель предприятия должен решить, за какой службой лучше закрепить отчет.

В какой срок сдать СЗВ-ТД за январь 2020 года

Информацию о трудовой деятельности сотрудников в 2020 году подают ежемесячно. Срок сдачи — такой же, как у СЗВ-М: не позднее 15 числа следующего месяца. Таким образом, первую форму СЗВ-ТД нужно сдать не позднее 17 февраля 2020 года. Это понедельник. Установленный срок переносится, поскольку 15-е февраля в 2020 году — нерабочая суббота.

Где взять бланк для заполнения СЗВ-ТД за январь 2020 года

Новый отчет называется «Сведения о трудовой деятельности работников». Бланк, размещенный Пенсионным фондом для ознакомления, можете посмотреть и скачать у нас. Также мы предлагаем построчный пример заполнения формы.

Как заполнить СЗВ-ТД в первый раз

Заполнение «шапки» документа интуитивно понятно. Сначала обозначьте работодателя. А именно укажите его регномер в ПФР. Далее — наименование (ФИО ИП), ИНН и КПП. В случае с предпринимателем КПП не заполняется, поскольку таковой бизнесменам не присваивается.

Важная строка перед таблицей — номер отчетного периода. Отчитываясь за январь, нужно указать тут код «1». И поставить в следующем поле: 2020.

В таблице списочно приводятся штатные сотрудники и информация по ним, обозначенная по графам в «шапке» таблицы. Интересует именно трудовая деятельность работников. Занятость в рамках гражданско-правовых договоров — нет. Ведь цель новой формы — ведение электронных трудовых книжек. А ПФР как раз будет оператором базы данных электронных трудовых книжек всех граждан РФ. И фонд должен оперативно получать информацию о трудовой деятельности застрахованных физлиц.

Таким образом, одной из главных граф таблицы является та, в которой нужно указывать «вид мероприятия». В скобках в таблице есть подсказка. Это может быть прием, перевод, приостановление, увольнение. Но список не исчерпывающий.

Предусмотрены двенадцать шифров. Это такие коды.

• 1 — прием на работу.
• 2 — перевод.
• 3 — увольнение.
• 4 — переименование работодателя.
• 5 — служба в армии.
• 6 — образование.
• 7 — обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров).
• 8 — награждение.
• 9 — установление второй и последующих профессий или разряда.
• 10 — исключение из непрерывного стажа.
• 11 — восстановление непрерывного стажа.
• 12 — запрет занимать должность.

Завизировать документ должен руководитель. Поставить расшифровку ФИО и дату заполнения. Повторим, в отчете за январь 2020 года она должна находиться в промежутке между 1 и 17 февраля. А учитывая, что 1 и 2 февраля — выходные, лучше визировать бланк минимум 3-им числом.

Новая форма СЗВ-ТД 2020: кто и когда сдает, образец заполнения

В феврале 2020 года всем работодателям впервые предстоит сдать в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД, содержащую сведения о трудовой деятельности сотрудников. Появление нового отчета связано с переходом на электронные трудовые книжки. Вместе с новым бланком законодатели предусмотрели штрафы, которые заплатит работодатель, если опоздает со сдачей СЗВ-ТД или представит в нем неполные или недостоверные сведения. Разберемся, как заполнить этот отчет, в какой форме и в какие сроки представить, чтобы избежать штрафных санкций.

Зачем понадобился новый отчет

Чиновники придумали новый отчет СЗВ-ТД в связи с предстоящим переходом на электронные трудовые книжки (проект Закона № 748684-7 от 08.07.2019).

Дело в том, что с 01.01.2020 индивидуальные лицевые счета, открытые на каждого гражданина в ПФР, дополнят разделом «Сведения о трудовой деятельности». Данные в этот раздел будут попадать из отчетов СЗВ-ТД, полученных от работодателей.

Основное назначение СЗВ-ТД

У отчета СЗВ-ТД важная функция: передача в ПФР актуальных сведений о трудовой деятельности работников.

Благодаря СЗВ-ТД информационная база Пенсионного фонда будет дополняться необходимыми сведениями, доступ к которым для работников и работодателей будет быстрым и удобным.

Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?

Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.

Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.

Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.

В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.

Кто обязан сдавать отчет СЗВ-ТД

Новый отчет обязаны сдавать все работодатели вне зависимости от численности штата. Даже если у вас в штате один сотрудник, отчет СЗВ-ТД придется представить в ПФР.

Законодательно пока не решен вопрос, нужно ли сдавать отчет по форме СЗВ-ТД, если в отчетном месяце никаких кадровых изменений не было.

Бланк СЗВ-ТД

ПФР уже разработал бланк СЗВ-ТД, но пока официально не утвердил. Это произойдет после того, как законодатели примут поправки в Закон № 27-ФЗ, и закончится процедура согласования формы отчета с Минтрудом России.

Незаполненный бланк умещается на одной странице и выглядит следующим образом:

В заглавной части отчета приводится минимальный набор данных о работодателе, представляющем сведения о своих работниках:

• регистрационный номер в ПФР;
• наименование организации/ИП;
• ИНН и КПП.

Затем проставляется код отчетного периода и указание на отчетный год. Персональные сведения о работниках приводятся в табличной форме. Подробнее о заполнении СЗВ-ТД расскажем далее.

Порядок заполнения отчета

Оформление отчета начинается с внесения сведений о работодателе:

Аналогичные сведения вносятся в привычный для работодателей отчет СЗВ-М, поэтому трудностей при заполнении этих данных в бланке СЗВ-ТД возникнуть не должно. Напомним, откуда взять данные для заполнения:

• Регистрационный номер в ПФР

Это 12-значный цифровой код, который присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Правильность его заполнения можно проверить, например, на сайте ФНС. Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.

• Наименование организации/Индивидуального предпринимателя

Для юридического лица оно берется из учредительных документов. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП».

Информацию об ИНН и КПП возьмите из свидетельства, полученного от ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП. Для ИП идентификационный номер будет 12-значным, а КПП не применяется.

• Отчетный период

В этой графе проставляется код отчетного периода (номер месяца по порядку от начала года) и отчетный год:

• Сведения о работниках и их трудовой деятельности.

Сведения отражаются в табличной форме. Всего требуется заполнить 13 граф:

• Порядковый номер (графа 1)

Последовательность занесения работников в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по хронологии, установленной работодателем) или любой другой порядок.

• Фамилия Имя Отчество (графы 2-4)

Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии. Запись производится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность: военного билета, водительских прав, заграничного паспорта и др. (п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Заполняем на основании данных об индивидуальном страховом номере в системе пенсионного страхования.

• Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения (графа 6)

В формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, приостановления, увольнения и др.

• Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение) (графа 7)

Для заполнения этой графы необходимо использовать специальные коды:

В графу 7 табличной части СЗВ-ТД нужно занести код из этой таблицы. Текстовая расшифровка кадрового мероприятия не требуется.

• Должность, специальность, профессия, квалификация (графа 8)

Профессию и/или специальность следует указывать на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов — диплома о среднем профессиональном образовании, диплома бакалавра, диплома специалиста и т. д. (пп. «б» п. 9 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Документами, подтверждающими квалификацию, являются (п. 10 ст. 60 Федерального закона № 273-ФЗ): удостоверение о повышении квалификации или диплом о профессиональной подготовке; свидетельство о профессии рабочего, должности служащего.

• Структурное подразделение (графа 9)

Укажите структурное подразделение, в котором трудится сотрудник — в той формулировке, которая указана в вашем штатном расписании. Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Если в виду малочисленности штата у вас нет штатного расписания (например, в компании только директор и бухгалтер), названия структурного подразделения у вас не будет. Как в таком случае заполнить графу 9 — оставить пустой или проставить прочерк — пока не ясно. Подождем официально утвержденных правил заполнения бланка СЗВ-ТД.

• Статья, пункт Федерального закона, причины при увольнении (графа 10)

В графе 10 укажите норму трудового законодательства, на основании которой произведено кадровое мероприятие.

• Основание для внесения сведений о трудовой деятельности (графы 11—13)

В графах 11-13 укажите название, дату и номер документа, на основании которого произошли кадровые изменения. Например, реквизиты приказа об увольнении.

Как часто нужно сдавать СЗВ-ТД

Данные по форме СЗВ-ТД в 2020 году нужно сдавать каждый месяц. То есть 12 отчетов за год предстоит оформить и сдать в ПФР каждому работодателю.

На оформление отчета после окончания отчетного месяца дается 15 календарных дней: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, СЗВ-ТД должен быть отправлен в фонд.

Отчетные даты для СЗВ-ТД в 2020 году с учетом переносов представлены ниже:

Отчетный период 2020 года