Понятие учетных регистров

Понятие учетных регистров.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, отражение ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание учетных регистров внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Регистры бухгалтерского учета могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации они должны выводится на бумажные носители информации.

Записи в учетных регистрах используются для контроля за производственно-финансовой деятельностью организации, а также для проведения экономического анализа и определения финансовых результатов.

Классификация учетных регистров.

Учетные регистры представляют собой таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они классифицируются по внешней форме, по назначению, по объему содержания.

По внешней форме учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и сводные листы. Бухгалтерские книги представляют собой скрепленные переплетом учетные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой (кассовые книги, книги складского учета, журнал учета движения путевых листов). Листы учетных книг нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью и подписью «зашнуровано, пронумеровано страниц» с подписями ответственных лиц. Книги применяются для синтетического и аналитического учета. Карточки представляют собой отдельные листы, разграфленные для учета, изготовленные из плотной бумаги или неплотного картона. Их открывают на год и хранят в специальных картотеках. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. Каждая картотека закрепляется за работником бухгалтерии. В основном карточки используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, а также расчетов и учета затрат на производство. Сводные листы представляют собой разновидность карточек, а отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги, имеют больший формат и хранятся в папках-регистраторах. К ним относятся сводные листы для ведения журналов-ордеров, ведомостей, машинограмм.

По назначению учетные регистры классифицируются на хронологические, систематические и комбинированные. Хронологические регистры используются для регистрации всех хозяйственных операций по мере их осуществления и поступления документов в бухгалтерию. Например, кассовая книга, опись карточек по учету основных средств, реестр документов по реализации сельскохозяйственной продукции. Систематические регистры применяются для отражения записей экономически однородных по содержанию хозяйственных операций и объектов учета по синтетическим и аналитическим счетам. Например, главная книга, журнал-ордер №10-АПК, ведомости аналитического и синтетического учета.

Комбинированные регистры сочетают в себе хронологические и систематические записи. Например, журнал-ордер №9-АПК по счетам «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», «Расчеты сперсоналам по прочим операциям», «Расчеты с учредителями», «Внутрихозяйственные расчеты».

По объему содержания учетные регистры делятся на синтетические и аналитические. Синтетические регистры применяются для ведения хозяйственных операций по синтетическим счетам. При построении регистров синтетического учета используется шахматная форма графления учетных таблиц. Сущность ее состоит в том, что дебетуемые счета располагаются в горизонтальных, а кредитуемые – в вертикальных колонках. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки. Данный принцип построения учетных регистров не нарушает принципа двойственного отражения операций и он используется при построении журналов-ордеров. Аналитические регистры используются для отражения операций по аналитическим счетам, детализируя содержание синтетических счетов. Для ведения аналитического учета могут применяться регистры, в которых учет строится отдельно от синтетического, параллельно синтетическому (инвентарная карточка по учету основных средств), совмещено с синтетическим (журнал-ордер № 6 по счету «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Итоговые записи синтетических и аналитических регистров в конце месяца сверяются путем составления оборотных ведомостей или иным способом.

Понятие учетных регистров, их классификация

Раздел 5. Документация, регистры, формы бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность

Тема 5.2. Учетные регистры, их сущность и значение. Формы бухгалтерского учета

Лекция 19. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета.

1. Понятие учетных регистров и их классификация. Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров. Исправление ошибочных записей в учетных регистрах.

1. Понятие о форме бухгалтерского учета. Признаки отличающие одну форму бухгалтерского учета от другой.

Понятие учетных регистров, их классификация

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и отражения на счетах фактов хозяйственной деятельности предназначены учетные регистры.

Учетные регистры – документы для регистрации и группировки учетной информации (хозяйственных операций).

Для отражения бухгалтерских записей в системе синтетических и аналитических счетов ведутся регистры бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета – это сочетание счетной таблицы определенной формы, построенной в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и обязательствах и предназначенной для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Существует следующая классификация учетных регистров.

В зависимости от вида учетных записей:

• хронологические — хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения на основании первичных документов без группировки и разноски по счетам, например, кассовые книги, регистрационные журналы;

• систематические — служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам;

• комбинированные – сочетают в себе как хронологическую, так и систематическую запись.

По объему и содержанию:

• регистры синтетического учета — таблицы, в которых операции отражаются только в денежном измерении в обобщенном виде, например, оборотная ведомость, Главная книга;

• регистры аналитического учета — операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении (карточки учета основных средств и т.д.);

• комплексные регистры — объединяют и синтетический и аналитический учет, например, журналы-ордера по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По форме построения:

• линейные односторонние – все записи производятся на одной стороне листа на одной строке (сумма операции по дебету счета отражается на той__же строке, где записана соответствующая ей сумма по кредиту этого же счета);

• линейные двусторонние – хозяйственные операции фиксируются на одной строке по дебету на одной стороне листа, по кредиту — на другой;

• многографные – предназначены для учета операций, суммы которых необходимо учитывать по отдельным элементам, подразделениям, участкам, складам (регистр аналитического учета затрат на производство материальных ценностей);

• регистры количественно—суммовой и количественной формы – предназначены для учета материально-производственных ценностей в натуральном выражении (например, карточки складского учета, книга учета реализации продукции);

• контокоррентные – все операции учитываются только в денежном выражении. Данные регистры используются, как правило, для учета расчетов с дебиторами, кредиторами, с подотчетными лицами, для учета денежных средств;

• шахматные – в один рабочий прием делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов — по строкам отражаются счета по дебету, по столбцам — счета по кредиту. Регистры с шахматной формой записи характерны для журнально-ордерной формы учета. Применение таких записей значительно сокращает учетную регистрацию, учет делается более наглядным благодаря тому, что представлены корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции. В настоящее время шахматный принцип записи наиболее распространен.

По способу составления:

• заполняемые вручную;

• заполняемые частично автоматизированным способом – информация регистрируется в регистрах как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники;

• заполняемые автоматизированным способом – запись в регистрах осуществляют с использованием средств вычислительной техники.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. По внешней форме (виду) выделяют следующие регистры:

• книги – регистры, в которых все страницы пронумерованы и переплетены, а на последней странице указываются общее число страниц и фамилия уполномоченного лица. В некоторых книгах, например кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Книги, как правило, применяют для организации систематического, синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (кассовая книга) и других операций. В современной практике бухгалтерского учета книги как учетные регистры используются ограниченно. Объясняется это тем, что они имеют ряд серьезных недостатков. Основные недостатки книг вытекают из связанности их переплетом и заключаются в том, что они:

− затрудняют разделение учетного труда (так как с каждой книгой одновременно может работать только один человек), что является значительным тормозом в повышении производительности труда счетных работников;

− непригодны для механизации учета, требующей разрозненных (свободных) учетных регистров.

Наряду с этим необходимо отметить, что книги имеют и положительные качества. Так, переплет является надежным средством охраны листов с учетными записями от потери и разного рода злоупотреблений с ними;

• карточки – регистры, изготавливаемые из плотной бумаги или неплотного картона и не скрепляемые между собой. Их хранят в специальных ящиках, которые называются картотеками. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. Карточки рационально применять на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например, в учете материалов, готовой продукции, товаров. Для хранения карточек и удобства пользования ими применяется картотека (специальный ящик, предназначенный для хранения карточек);

• свободные листы (ведомости) – разновидность карточек. Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготовлены из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами (скоросшивателями). Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал. Использование свободных листов в качестве учетных регистров является шагом вперед в развитии учетной техники. Основные преимущества использования ведомостей заключаются в том, что они не скреплены между собой, а, следовательно, и более удобны в работе. Их использование делает возможным широкое разделение учетного труда, так как они могут свободно распределяться между счетными работниками; облегчает своевременные записи в учетные регистры за счет правильного распределение учетной работы;

• машинные (компьютерные) носители информации – представляют собой учетные регистры в виде электронных таблиц, которые хранятся в памяти персонального компьютера или на других носителях информации (дискетах, дисках, флэш-памяти). Содержание машинных (компьютерных) носителей информации, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов. При необходимости данные учетные регистры можно распечатать на карточках или свободных листах.

По продолжительности ведения выделяют учетные регистры, открываемые на год (например, Главная книга), на квартал и на месяц (например, журналы-ордера).

По степени унификации учетные регистры делятся следующим образом:

• типовые – обеспечивают наиболее рациональное ведение учета типовых хозяйственных операций, свойственных для различных организаций (бывают ведомственные и межведомственные);

• отраслевые – разрабатываются на базе межотраслевых учетных регистров и предназначены для регистрации и обобщения информации, специфичной для организаций той или иной отрасли (строительства, промышленности, торговли и так далее);

• специализированные – разрабатываются при отсутствии типовых форм и служат для учета отдельных операций, процессов конкретного хозяйствующего субъекта.

Учетные регистры и их классификация

Для того чтобы получить необходимые показатели о финансово-хозяйс­твенной деятельности предприятия, надо данные, содержащиеся в первичных документах, определенным образом сгруппировать и обобщить. Такая процедура осуществляется с помощью учетных регистров.

Учетный регистр – это способ регистрации, систематизации и отображения учетной информации на материальных носителях.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления данных, содержащихся в принятых к учету первичных документах, и отражения учетной информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Традиционно учетные регистры были представлены бумажны­ми материальными носителями, выполненными в виде таблиц. В ус­ловиях применения персональных компьютеров понятие учетного ре­гистра значительно расширено. Часть необходимой для управления информации выдается в электронном виде в качестве видеограмм. В этой связи требуется четкое разграничение понятий «учетный регистр» и «материальный носитель» учетной информации.

В условиях компьютерной обработки учетных данных на основании одного и того же материального носите­ля (как правило, магнитного) может быть получено (распечатано) несколько учет­ных регистров.

Фиксация сведений о хозяйственных операциях в учетных ре­гистрах называется учетной регистрацией. Учетная регистрация яв­ляется важным и ответственным участком бухгалтерской работы. От правильности записей в учетные регистры данных, содержащихся в первичных доку­ментов, зависит качество бухгалтерского учета. В условиях автоматизации бухгалтерского учета учетная регистрация реализуется в автоматическом режиме.

Учетные регистры классифицируются по следующим основ­ным признакам:

1) по внешнему виду;

2) по назначению;

3) по степени обобщения или объему содержания;

4) по форме построения.

1. По внешнему виду различают бухгалтерские книги, кар­точки, свободные листы, машинограммы, видеограммы.

Бухгалтерские книги представляют собой прочно скрепленные вместе таблицы со специальной графовкой. Все страницы в бухгал­терской книге должны быть пронумерованы, а в некоторых (кассовая книга) прошнурованы и скреплены печатью. На последней странице книги за подписью руководителя предприятия и главного бухгалтера указывается количество пронумерованных страниц и ставится пе­чать. Достоинство книг состоит в том, что невозможно заменять отдельные страницы. Недос­таток – малая подвижность, работать с книгами может только один человек. Нельзя сгруппировать данные в нужном разрезе и применить хотя бы частичную автоматизацию учетных работ.

Карточки – это отдельные листы плотной бумаги со специаль­ной графовкой. Они бывают стандартных размеров для удобства их хранения в картотеках. Преимущество карто­чек заключается в большой их подвижности в плане группировки данных и учетной работы. Можно применять частичную автоматизацию учета. Недостаток – возможна замена карточек.

Свободные листы представляют собой отдельные листы не­плотной бумаги со специальной графовкой. Их отличие от карточек состоит в больших размерах и способах хранения. Они хранятся в папках. Применение свободных листов перспективно, так как их можно заполнять и обрабатывать с помощью персональных компьютеров.

Машинограммы и видеограммы – это специальные регистры, полу­ченные в результате компьютерной обработки учетной информации. Содержа­щиеся в них сведения группируются по определенным признакам с подразделением на итоги разных степеней: частные, промежуточные, общие и сводные. Машинограммы получают на бумажных носителях в форме распечатанных таблиц, а посредством видеограмм на экран монитора выводится учетная информация, т.е. последние являются световым ее отображением.

В настоящее время в связи с широким внедрением в учетную практику персональных компьютеров наблюдается большая схожесть между машинограммами и свободными листами. Основное отличие может состоять в том, что учетная регистрация на свободных листах, как правило, производится вручную, а в машинограммах – автоматически.

2. По назначению учетные регистры подразделяются:

Хронологические – это регистры, в которых записи производят­ся в календарной (хронологической) последовательности с целью контроля за поступившими первичными документами и выявления общей суммы хозяйственных операций. Примером служит регистра­ционный журнал или реестр документов. Ведение регистрационных журналов может осуществляться как на бумажных, так и магнитных носителях с отображением в последним случае сведений в виде видеограмм на мониторе.

Систематические регистры предназначены для записей однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций, как правило, по счетам бухгалтерского учета. Примером регистра сис­тематической записи является Главная книга.

Хронологические и систематические регистры ведутся па­раллельно и их итоги периодически сверяются между собой.

Комбинированные характерны сочетанием и хроно­логической и систематической записи. Они появились в результате рационализации учета. Примером комбинированного регистра явля­ются журналы-ордера.

3. По степени обобщения (объему содержания) учетные реги­стры классифицируются:

а) на синтетические;

б) на аналитические;

в) на комбинированные.

В синтетических регистрах все записи ведутся в обобщенном виде, как правило, в суммовом выражении. Примером является Глав­ная книга.

В аналитических регистрах записи ведутся в более подробном виде. В них указывается краткое содержание операции. Записи в ре­гистрах аналитического учета ведутся в натуральных измерителях и в денежных.

Аналитические регистры, в свою очередь, подразделяются:

а) на контокоррентные;

б) на количественно-суммовые;

в) на многографные.

Контокоррентные предназначены для раздельного учета дебетового и кредитового оборотов. Это, как правило, книги, где открываются лицевые счета для расчетов с контрагентами, записи производятся в денежном выражении.

Количественно-суммовые регистры предназначены для веде­ния учета и записей по количеству и сумме. Эти регистры применя­ются для записей по счетам материалов, готовой продукции, товаров и т.п.

Многографные регистры предназначены для учета отдельных элементов или статей, под которыми понимаются отдельные виды расходов. Это регистры по учету производственных затрат и издержек обращения.

В комбинированных регистрах совмещается синтетический и аналитический учет. В качестве примера выступают журналы-ордера.

4. По форме построения регистры подразделяются:

а) на односторонние;

б) на двусторонние;

Односторонние регистры на одной стороне имеют графы, отражающие дебет (приход) счета и кредит (расход). В качестве примера могут выступать регистры, предназначенные для учета материаль­ных ценностей.

Двусторонние регистры отличаются от односторонних тем, что дебетовая часть находится на одной (левой) стороне развернутого листа, а кредитовая – на другой (правой). В двусторонних регистрах обе части имеют одинаковую форму и одни и те же показатели.

Схематично форма одностороннего регистра выглядит так: