Понятие и значение документации Основные требования к бухгалтерским документам
Понятие о бухгалтерских документах, их роль и значение. Классификация бухгалтерских документов
Документ– материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.
Документ – письменное свидетельство совершённой хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учёта.
В составе документов различают:
— первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.);
— учётные регистры (отчёты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчёты и т.д.);
— отчётность (бухгалтерский баланс и приложения к нему).
Все записи в бухгалтерском учёте ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учётные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчётного периода по данным учётных регистров заполняется отчётность.
Факты хозяйственной деятельности отражаются в системе счетов бухгалтерского учёта на основании информации, содержащейся в первичных документах, составляемых в момент совершения операции.
Под первичным документом понимают письменное доказательство, что, хозяйственная операция совершена или разрешение на её проведение получено.
Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом. Различают постоянные и переменные показатели документов. Постоянные реквизиты в пределах организации не меняются в течение длительного времени (наименование документа, название, юридический адрес, номер расчетного счета). Переменные меняются с каждой хозяйственной операцией (количество сданной на склад готовой продукции).
Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ определяет состав обязательных реквизитов: наименование документа (формы); код формы; дата составления; наименование организации от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.
Документы, оформляющие хозяйственные операции по движению денежных средств, расчётные операции подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. Без их подписи они считаются недействительными и к исполнению не принимаются.
Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.
Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления.
Оправдательные– подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Они служат основанием для отражения хозяйственной операции.
Документы бухгалтерского оформления. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счета, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах.
Комбинированные – содержат признаки распорядительных и оправдательных документов.
К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (начисление заработной платы, отгрузка продукции).
Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).
Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.
Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежные поручения, счета, чеки).
Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трём видам проверки:
1.) формальная проверка – проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены реквизиты.
2.) Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.
3.) Арифметическая проверка – проверка правильности подсчета данных документа.
Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.
На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.
Ответственность за своевременное составление документов, правильность их оформления, достоверность содержащейся в них информации несут составившие и подписавшие их лица.
Проверенные данные и принятые бухгалтером документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку (таксировку), контировку (разметку), группировку (объединение данных по определенным признакам). Расценка документов означает расставление в них денежных измерителей. Контировка заключается в расставлении корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции. Затем данные записываются в аналитических и синтетических счетах, и использованные документы сдают в архив. 1 год документы хранятся в текущем архиве, а потом сдаются в постоянный архив.
Изъятие персональных документов разрешается только органам дознания. Предварительного следствия, прокуратуры, судам и налоговым органам. На основании их постановлений в соответствии с действующим законом РФ. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается лично руководителю или главному бухгалтеру.
188.64.169.166 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.
Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно
Понятие первичного бухгалтерского документа, юридическое значение и требования, предъявляемые к его оформлению;
Документация в бухгалтерском учете, судебной бухгалтерии имеет не только учетное, но и хозяйственно-правовое значение.
Первичный бухгалтерский документ есть письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации. Он является носителем юридической и экономический информации, отражающий сведения о движении материальных ценностей и денежных средств. Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию в момент совершения, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. Под хозяйственной операцией понимается отражение в бухгалтерском учете движения средств предприятия, осуществляемое в денежной форме, как правило, с помощью двойной записи (записи по дебету и кредиту корреспондирующих счетов).
Из этого вытекает его правовое значение:
— документ будет являться источником доказательств, если обстоятельства и факты, удостоверенные или изложенные документально предприятиями, должностными лицами и гражданами имеют значение для уголовного дела (акт ревизии, где установлена недостача на складе товарно-материальных ценностей) — источник доказательств;
— документ может быть вещественным доказательством, если он является орудием совершения преступления или сохранил следы преступной деятельности. Например, вышеназванный акт ревизии был использован для сокрытия недостачи, в связи с чем в нем сознательно искажены данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей
— вещественных доказательств, т.е. имеются следы преступления.
Из содержания Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ“О бухгалтерском учете”, а также Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов РФ от 29 июля 1998г. N34н “Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации”, вытекают четыре главных требования к первичным учетным документам:
Первое требование касается порядка их оформления. Единообразный подход к первичным документам является основой формирования общих требований к ним, которые не зависят от вида и значения документа.
Сведения, отражающие в документе и обеспечивающие ему правильное отражение операции и юридическую доказательную силу, называются его реквизитами.
Согласно ст.9 Федерального закона “О бухгалтерском учете”первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
1) название документа, код фирмы и его порядковый номер;
2) название и адрес предприятия, в котором составлен документ;
3) указание сторон, участвующих в совершении операции, оформленной документом (например, в требовании указание фамилий выдавшего и принявшего материальные ценности);
4) дата составления документов (число и год цифрами, месяц прописью);
5) содержание операции, условия ее выполнения, основания для ее совершения (ссылка на договор, наряд, приказ. );
6) измерители операции, т.е. количественное и ценностное выражение ее в натуральных и денежных измерителях;
7) подписи лиц, ответственных за совершение операции и за правильное оформление в документе.
В п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными также отнесены:
-наименование организации, от имени которой составлен документ;
-расшифровка подписей должностных лиц, подписавших данный документ.
Рассмотрим более подробно вышеперечисленные реквизиты. —Наименование документа включает в себя финансово-экономическое содержание хозяйственной операции, которую бухгалтер имеет право отразить в нем. Документ не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будут иметь юридической силы.
Например, в документе с наименованием ”приходный кассовый ордер”отражаются хозяйственные операции по приходу (увеличению) наличных денег предприятия.
Бухгалтер или иное лицо, составляющее документы не должен: заполнять первичные документы с нечетким наименованием или при его отсутствии; принимать от граждан или сторонних организаций ( предприятий) документы с отсутствующим или нечетким наименованием.
— в документе должны быть названия, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции, отраженной в нем. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен.Например если в документе с наименованием “Платежное поручение”не будут указаны реквизиты (название предприятия, название и местоположение учреждения банка, расчетный счет организации в банке) хотя бы одной из сторон, то банк не примет данный платежный документ и вернет его бухгалтеру для доработки. Отсутствие, неясное или неправильное написание реквизитов получателя в товарно-транспортной накладной может стать причиной частичной или полной потери товарного груза.
— в документе необходимо указывать дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Становится непонятно, в каком временном интервале возможен учет такого документа. Фактически такой документ не имеет юридической силы. В данном случае необходимо обратить внимание на написание порядковых цифр, обозначающих дни месяца и номера месяце в году, со значениями меньше 10 (десяти): неправильно:2.3.93г.правильно:02.03.93г..
— в документе должно быть отражено содержание оформленной им хозяйственной операции, т.е раскрыт объект документирования. При этом содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме. Например, платежное поручение предназначено для оформления платежей через банк. Конкретные же источник, величина и назначение платежа определяются содержанием операции, указанной в данном документе.
— в документе следует указывать измерители осуществляемой хозяйственной операции. Измерители могут быть натуральными (в единицах веса, габаритов), трудовыми (в человеко-часах), денежными (в денежных единицах). Отсутствие соответствующих измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы.
— документ должен иметь подписи ответственных лиц. Первая подпись принадлежит распорядителю кредитов (директору, генеральному директору, президенту, ректору . ), вторая‑ главному бухгалтеру. Как правило, право первой подписи определяется учредительными документами (Уставом предприятия, Протоколом собрания учредителей, Приказом вышестоящей организации). Назначение главного бухгалтера осуществляется по приказу руководителя предприятия.
Второе требование относится к своевременности составления первичных документов и заполнения первичных реквизитов. Согласно п.4 ст.9 Федерального закона “О бухгалтерском учете” первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация совершения хозяйственной операции. Например, если непосредственно в момент отгрузки продукции покупателю сторонами не была надлежащим образом оформлена накладная, то при ее оформлении даже через день в случае возникновения разногласий поставщику сложно (или даже невозможно) будет доказать, какое количество продукции было фактически получено покупателем, а также стоимость этой продукции, если она не оговорена в других документах.
Третье требование — законность хозяйственной операции, отражаемой в первичном учетном документе. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству (п.2.19. Положения о документах и документообороте). Контроль за соответствием осуществляемых хозяйственных операций по законодательству Российской Федерации обеспечивает главный бухгалтер (ст.7 Федерального закона “О бухгалтерском учете”).
Четвертое требование — действительность. В соответствии с п.4 ст.9 данного Федерального закона своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Вывод:Согласно п.12 Положения по ведению бухгалтерского учета в случае составления первичных учетных документов на машиночитаемых носителях организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
ВВЕДЕНИЕ
Деятельность любой организации определяется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов. Главное назначение документа — необходимость зафиксировать информацию, чем выполняется функция учета на предприятиях.
Одним из структурных подразделений, занимающихся учетом на предприятии, является бухгалтерия. Значимость данного структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий обработки экономической информации.
В бухгалтерии документы проходят обработку, систематизируются в дела, хранятся, используются для работы и проверок, затем по истечению установленных сроков уничтожаются или передаются на постоянное хранение.
Правильное составление и оформление бухгалтерских документов в соответствии с действующими нормативами — одна из обязанностей работников бухгалтерии. Бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательно-нормативных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учета.
Классификация бухгалтерских документов позволяет правильно формировать номенклатуру дел и в последующем использовать бухгалтерские и документы в оперативных, контрольных и аналитических целях.
В курсовой работе рассмотрены значение и классификация бухгалтерских документов.
ТРЕБОВАНИЯ К БУХГАЛТЕРСКИМ ДОКУМЕНТАМ
Цель бухгалтерского учета — это упорядочение сбора, регистрации и обобщения информации (в денежном выражении) об имуществе, обязательствах предприятия и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех производимых хозяйственных операций.
Все документы в бухгалтерском учете должны соответствовать требованиям законодательства. Основные требования к бухгалтерским документам изложены в ФЗ №129 ФЗ «О бухгалтерском учете», в «Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности» и других документах.
За правильное составление и оформление документов в соответствии с действующими нормативами, а также за сохранность бухгалтерских документов в течение предусмотренных законодательными актами сроков, несут ответственность работники бухгалтерии во главе с главным бухгалтером.
Качество бухгалтерского учета зависит от правильного и своевременного составления документов, а также их надлежащего хранения.
Документ — это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Бухгалтерские документы являются разновидностью управленческих документов. В управленческой деятельности, особенно бухгалтерской, очень важна юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Документы могут изначально обладать юридической функцией, а также наделяться юридической функцией в случае использования их в качестве доказательств в судах и других организациях.
Текст документа должен быть ясным и точным. Необходимо всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно важно учитывать это при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.
Управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности осуществляются посредством делопроизводства.
Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами — первичными документами. Специфической особенностью бухгалтерского учета в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению отражение учитываемых объектов и процессов.
Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ « О бухгалтерском учете » предусматривает формы первичных документов, которые могут приниматься к учету работниками бухгалтерии. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах первичных документов, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
* дата составления документа;
* содержание хозяйственной операции;
* измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
* наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
* личные подписи указанных лиц.
Положением по ведению бухгалтерского учета этот перечень дополнен еще двумя реквизитами — кодом формы и расшифровкой подписи ответственного лица. Необходимо контролировать наличие всех реквизитов, предусмотренных альбомом унифицированных форм первичной учетной документации, и правильность их заполнения.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При исполнении документов на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).
Удобство доступа к информации определяется особенностями её структурирования, правильного и качественного оформления бухгалтерских документов изначально.
Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:
* быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;
* издаваться соответствующим компетентным органом или должностными лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
* издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.
Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, — государственной тайной.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
