2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

По какому курсу считать валютные расходы на загранкомандировку

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит ь п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.

Определяемся с валютным курсом

  • работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ы ст. 168 ТК РФ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты — по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

  • работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет а подп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Особый случай — если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , 2014, № 13, с. 76.

Комиссия банка за обмен валюты — это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить их ст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие й п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужн о ч. 2 ст. 168 ТК РФ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 .

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов — они покрываются за счет суточны х п. 11 Положения № 749 .

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс я Письмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 .

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк е п. 3 ст. 217 НК РФ : в России — 700 руб., за рубежом — 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда — по российски м п. 18 Положения № 749; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

Если ваша организация выплачивает суточные в бо ´ ль ­ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛ Письма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат ы Письмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135 . Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть — после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Когда командировка уже идет к закату, работнику нужно побеспокоиться о том, чтобы все документы, подтверждающие расходы, были в наличии

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

  • работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
  • работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Читать еще:  Можно ли взять кредит за границей

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет — ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России — в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Как правильно пересчитать валютные расходы по итогам загранкомандировки

Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/49809 от 05.07.2019

Заграничные командировки работников фирмы – отнюдь не редкость. Специалисты финансового ведомства рассказали, по какому курсу сделать пересчет валютных расходов в «прибыльных» целях, если работник перед отъездом за рубеж получил рублевый аванс.

Ориентир – на «валютную» справку

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ компания обязана возместить командированному сотруднику:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные издержки, связанные с проживанием вне дома (суточные);
  • иные затраты, произведенные этим «физиком» с разрешения или ведома работодателя.

Если же специалиста отправляют в загранпоездку, то ему дополнительно компенсируют:

  • расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные платежи и сборы, без которых не обойтись.

Так предписывает поступать п. 23 Положения об особенностях направления работников в командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Какую же именно величину фактических расходов необходимо компенсировать сотруднику, отправленному в загранкомандировку? Возмещению подлежит сумма в российских рублях, которую он потратил для покупки инвалюты, израсходованной на территории иностранного государства.

Перейдем к нормам 25-й главы Налогового кодекса. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 данного НПА гласит – затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Важно, что, в отличие от НДФЛ и страховых взносов, никаких лимитов тут не предусмотрено. Напомним, что налогом на доходы физлиц и взносами облагаются суточные, превышающие сумму в 2 500 рублей за каждый день нахождения работника в зарубежном «вояже» (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Предположим, что сотруднику, отбывающему в загранпоездку, компания выдает подотчетную сумму (аванс) в рублях. Необходимую же валюту этот работник приобретает самостоятельно, после чего тратит ее на оплату проезда, проживания, телефонных переговоров и иных расходов в интересах организации. А по возвращении специалист представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложенной к нему оправдательной первичкой. По какому курсу отражать в налоговом учете расходы, произведенные работником в данном «вояже»?

Этот курс надо взять из справки о покупке инвалюты командированным лицом. Если же такого документа нет, пересчет в рубли трат, оплаченных в валюте, производят по курсу Банка России на дату выдачи работнику подотчетных сумм (аванса). Именно так финансисты рекомендуют действовать в письме от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809. В основе данного вывода лежит анализ норм статьи 272 главного налогового документа.

Конвертация валюты производится от имени конкретного гражданина. Поэтому организация такие операции по покупке иностранной налички в учете не проводит.

Подтверждающие расходы документы, составленные на иностранном языке, нужно перевести на русский. Сделать это может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Отметим, что командировочные расходы в любом случае признают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Перерасход – отдельная история

Высказанная минфиновцами позиция является устоявшейся (см. письма от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 и от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Хотя раньше финансисты считали иначе. Они указывали – если документ по обмену валюты отсутствует, расходы по загранкомандировке фирме необходимо пересчитать по курсу на дату утверждения авансового отчета (письмо от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193). Причем вторили коллегам и фискалы (см. письмо ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408). Судя по всему, сейчас данная позиция уже неактуальна. Однако не лишним будет уточнить этот вопрос в своей налоговой инспекции.

Бывает и такое, что работнику в зарубежном «вояже» денег не хватило. Он докупил валюту за свои кровные и понес расходы на благо фирмы сверх полученного рублевого аванса. В данной ситуации правила пересчета будут иными. В части этих средств (т.е. возмещения по перерасходу) возьмите курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета сотрудника. Если, конечно, тот не предоставил справку о покупке валюты (письмо Минфина России от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324).

Пример. Правила пересчета валютных расходов

Сотрудник перед выездом в загранкомандировку получил аванс в сумме 30 000 рублей.

В данной поездке работник потратил 520 евро. При этом специалист представил в бухгалтерию справку о покупке 400 евро по курсу 71 руб. На оставшуюся сумму в 120 евро (520 – 400) такого документа нет.

Курс евро на дату выдачи аванса – 70,55 руб., на дату утверждения авансового отчета – 71,25 руб.

Читать еще:  Сроки оплаты торгового сбора в Москве

Бухгалтер компании сначала пересчитал 400 евро по курсу из справки и получил 28 400 руб. (400 евро × 71 руб.). Остаток выданного сотруднику аванса равен 1 600 руб. (30 000 – 28 400). Он покрывает лишь 22,68 евро по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетной суммы (1 600 руб. / 70,55 руб/евро). Оставшаяся же потраченная «физиком» сумма в 97,32 евро (520 – 400 – 22,68) – его перерасход по служебной поездке. Ее бухгалтер фирмы пересчитал по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета и получил 6 934,05 руб. (97,32 евро × 71,25 руб.). Именно эту сумму необходимо возвратить работнику.

Итоговая величина расходов по заграничной командировке – 36 934,05 руб. (28 400 + 1 600 + 6 934,05). Ее бухгалтер отразил в налоговом учете на момент утверждения авансового отчета сотрудника.

А если рублевый аванс был перечислен на банковскую карту сотрудника или ему выдали корпоративную карту в рублях? То есть, деньги на карте лежат в рублях, а платеж с нее в загранпоездке будет проводиться в инвалюте. В такой ситуации для пересчета валютных расходов работника компании возьмите обменный курс, установленный банком на дату списания средств. Данный курс может быть подтвержден справкой о движении денег на счете, заверенной кредитной организацией (письма Минфина России от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318 и от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4).

В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

  1. расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  2. обязательные консульские и аэродромные сборы;
  3. сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  4. расходы на оформление обязательной медицинской стра­ховки;
  5. иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Обратите внимание

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения).

Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение [2] ) в случаях командирования работников в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.

Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.

Суточные во время загранкомандировок

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

  • при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
  • при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

  • в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;
  • в рублях – при следовании на территорию РФ.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Читать еще:  Оформление визиток 11 продающих правил

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

Пример 1

Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России – 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию – 120 евро и 80 евро соответственно.

27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 марта он выехал из Австрии и прибыл в Венгрию.

31 марта вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

3 апреля Козырев С. Н. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

  • за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;
  • за 28 марта (день пребывания в Австрии) – 120 евро;
  • за 29 марта (день прибытия в Венгрию) – 80 евро;
  • за 30 марта (день пребывания в Венгрии) – 80 евро;
  • за 31 марта (день прибытия в Россию) – 700 руб.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

Если аванс выдан в валюте

В силу п. 16Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ [3] .

В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой – предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).

Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У [4] , выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4, 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» [5] ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 – 7 ПБУ 3/2006).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» [6] ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» [7] ), в налоговом учете – в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250, пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265, пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ).

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.

Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 2

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:

– 27.01.2015 – 73,5633 руб./евро;

– 02.02.2015 – 78,1105 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector