Отрицательные суммы в 6 НДФЛ

Как быть с отрицательными суммами в форме 6-НДФЛ?

Отрицательные суммы в 6-НДФЛ — почему они возникают и как их отражать в отчете? Разобраться с «отрицательными» нюансами 6-НДФЛ поможет наш материал.

В каких строках 6-НДФЛ возможны отрицательные суммы

Могут ли строки отчета 6-НДФЛ принимать отрицательные значения? Приказ ФНС России от 14.10.2015 № MMB-7-11/450@, расшифровывающий строки 6-НДФЛ, об этом не говорит. Воспользуемся приведенными в нем построчными расшифровками для поиска ответа на поставленный вопрос.

Все строки 6-НДФЛ (первого и второго разделов) делятся на 4 группы:

Ячейки, посвященные датам и срокам (календарные), можно сразу исключить из нашего анализа, поскольку даты получения дохода и удержания подоходного налога, а также срок перечисления его в бюджет не могут принимать отрицательные значения.

Количественная ячейка в 6-НДФЛ всего одна — стр. 060. Она отражает число получивших доход физических лиц — ее значение не может опускаться ниже 0 даже по законам математики.

Долевые ячейки в отчете 6-НДФЛ отражают налоговые ставки и являются самыми короткими по количеству знаков — они показывают ту долю дохода физического лица в процентах, которую по закону требуется отдать в бюджет (13, 30% и др.). Поскольку отрицательных налоговых ставок не существует, в данном случае эти ячейки рассмотрению не подлежат.

О группе суммовых ячеек поговорим в следующем разделе.

Знакомьтесь с алгоритмами заполнения строк отчета 6-НДФЛ с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Потенциально «отрицательные» ячейки отчета 6-НДФЛ

Рассмотрим обобщенную группу числовых ячеек отчета 6-НДФЛ, предназначенных для отражения суммовых значений:

• начисленных и полученных физическими лицами доходов (стр. 020, 130 и др.);
• налоговых вычетов (стр. 030);
• исчисленного (стр. 040) и удержанного (стр. 140) НДФЛ;
• фиксированного авансового платежа (050);
• не удержанного налоговым агентом подоходного налога (080);
• НДФЛ, возвращенного налоговым агентом.

Часть указанных ячеек принимать отрицательные значения не могут (стр. 030, 050, 080 и др.) — минусовым не может быть фиксированный авансовый платеж или налоговый вычет.

Начисленный минусовой доход или отрицательный удержанный налог — таких понятий в бухгалтерском и налоговом учете не существует.

В результате в разряде потенциально «отрицательных» остается строка отчета 6-НДФЛ, отражающая исчисленный НДФЛ.

В следующих разделах подробнее остановимся на потенциально «отрицательных» отчетных показателях 6-НДФЛ.

Как отразить авансы по налогу на прибыль, если получилась отрицательной разность строк 180 текущей и прошлой декларации — см. в материале «Какой порядок заполнения декларации по налогу на прибыль (пример)?».

Примеры возникновения отрицательных сумм в 6-НДФЛ

Рассмотрим на примерах, как поступить с отрицательными суммами, возникающими при оформлении 6-НДФЛ.

Савельева С. А. в январе 2016 года устроилась в ООО «Столярные работы» на полставки дворником, получая ежемесячно 6 000 руб. за отработанные часы. Заявление на «детские» вычеты (на троих детей) она вовремя в бухгалтерию не принесла, поэтому за первый месяц работы НДФЛ был исчислен с полной суммы ее заработка:

6 000 руб. × 13% = 780 руб.

Какие документы потребуются для получения вычета на детей — см. в материале «Стандартные налоговые вычеты в 2015–2016 годах (НДФЛ и др.)».

В феврале (после получения от сотрудницы необходимых документов) ей были предоставлены вычеты за 2 месяца (январь и февраль) исходя из стандартного ежемесячного «детского» вычета в 5 800 руб. (1 400 руб. × 2 чел. + 3 000 руб.).

НДФЛ нарастающим итогом рассчитали следующим образом:

(6 000 руб. × 2 мес. – 5 800 руб. × 2 мес.) × 13% – 780 руб. = –728 руб.

Излишне удержанный налог был возвращен работнице по ее заявлению.

Расчеты по НДФЛ в марте:

(6 000 руб. × 3 мес. – 5 800 руб. × 3 мес.) × 13% =78 руб.

В данном примере появление отрицательной суммы НДФЛ связано с его перерасчетом.

Поскольку в 6-НДФЛ существует строка 090, предназначенная для отражения возвращенного налоговым агентом НДФЛ, встает вопрос: отражать ли возврат НДФЛ по данной строке или достаточно заполнить стр. 070 (общую сумму удержанного налога) с учетом возврата?

Поскольку все суммы в 6-НДФЛ приводятся нарастающим итогом, а отчет 6-НДФЛ оформляется ежеквартально, то по результатам 1-го квартала по данной сотруднице НДФЛ к уплате в бюджет нарастающим итогом составит 78 руб. — (6 000 руб. – 5 800 руб.) × 3 мес. × 13% Эта сумма и должна быть отражена по стр. 070 отчета 6-НДФЛ.

Исходя из условий предыдущего примера, рассмотрим ситуацию, когда сотрудница Савельева С. А. работает не половину рабочего времени, а только 2 часа в день — 0,25 ставки (ежемесячный заработок 3 000 руб.).

В этой ситуации в первый же месяц ее работы (если вычеты предоставлялись ежемесячно) при расчете НДФЛ возникает отрицательная сумма:

(3 000 руб. – 5 800 руб.) × 13% = –364 руб.

Для этой ситуации алгоритм действий другой — возврат НДФЛ здесь не производится, а в 6-НДФЛ строки оформляются следующим образом:

• стр. 020 (начислен «зарплатный» доход) — 9 000 (3 000 руб. × 3 мес.);
• стр. 030 (налоговый вычет) — 9 000 (так как фактический вычет составил 17 400 руб. (5 800 руб. × 3 мес.), что превышает начисленный доход,— вычет предоставляется в размере дохода);
• при заполнении блоков стр. 100–140 данные проставляются во всех строках, при этом по стр. 140 «Сумма удержанного налога» указывается значение 0.

В рассмотренном случае необходимо исходить из требований п. 3 ст. 210 НК РФ для ситуаций, когда вычет превышает доход, — налогооблагаемая база по НДФЛ становится нулевой, как и сам налог.

Каким способом можно облегчить формирование 6-НДФЛ, включая проверку на наличие ошибок и отправку отчета налоговикам, расскажет материал «Порядок формирования 6-НДФЛ в программе 1С».

Итоги

В 6-НДФЛ заполнить ячейку отрицательным значением невозможно. Каждый конкретный случай возникновения минусовых сумм при расчете НДФЛ в целях заполнения указанного отчета необходимо рассматривать отдельно с учетом требований законодательства.

Можно ли отражать отрицательные суммы по налогу в 6 НДФЛ

Бухгалтера сталкиваются с отрицательными значениями НДФЛ, которые возникают при переплате налога. Как отразить в форме 6 НФДЛ перерасчет НДФЛ с минусом и могут ли строки отчета принимать отрицательные значения.

Что собой представляет отчет

Расчет 6 НДФЛ отражает вознаграждения, полученные физическими лицами от юридического лица. Поскольку налоговым агентом по этим выплатам значится организация или ИП, то только они удерживают и перечисляют НДФЛ в бюджет. Чтобы отчитаться за эти манипуляции перед государством и сдается отчет.

Бланк содержит два раздела: первый заполняется с начала года и показывает общие значения по доходам и налогам по физ. лицам, второй делится по произведенным выплатам, отражает сумму, взимаемый налог и даты по удержанию и перечислению.

Строки расчета делятся на четыре вида:

• Календарные (даты получения дохода, удержание и перечисление налога);
• Долевые ставки (размер налоговой ставки);
• Количественные значения (число физических лиц, фигурирующее в отчете);
• Суммарные значения.

Важно! Значения по первым трем видам строк каждый раз положительные, и не отрицательные теоретически.

Суммированные ячейки в отчете

Это распространенная группа строк в отчете. На практике некоторые показатели по ним принимают отрицательные суммы.

Разберем суммарные строки:

1. Выплаты физическим лицам (ячейки 020 и 130). Бухгалтерский учет не предусматривает понятие, как “минусовый доход” и в отчетности отражаться отрицательный доход не может.
2. Налоговые вычеты (ячейка 030) также без отрицательного значения.
3. Фиксированный авансовый платеж (050). Платеж уже произведен, значит, он не минусовый.
4. Не удержанный налог (080). Это либо нулевая, либо положительная ячейка.
5. Возвращенный, исчисленный и удержанный НДФЛ (090, 040, 070, 140). Налоговый учет не предусматривает отрицательного значения по удержанному налогу, да и возвращенные суммы, при наличии таковых, положительные.

Получается, что отрицательные значения только в поле 040 – исчисленный налог. В каких ситуациях получается минус.

Отрицательный налог возникает, если доходы работника меньше налоговых вычетов, которые полагаются, либо предоставлены с опозданием. Есть группы налоговых льгот, но распространены стандартные вычеты на детей.

За первого и второго ребенка родителю полагается вычет в сумме 1400 рублей, за третьего и последующих 3000 рублей. Если два, три ребенка, льготы суммируются.

Внимание! Вычеты предоставляются каждому родителю. Иногда дети воспитываются в одиночку, в этой ситуации налоговый вычет предоставляется в двойном размере.

Рассмотрим две ситуации, когда НДФЛ уходит в минус:

Пример 1. Смирнова Н.Т. работает в ООО “Начало” в должности уборщицы, оплата труда в размере – 7 700 рублей в месяц. У работницы 3 детей, полагающаяся сумма вычетов составляет 5 800. Бухгалтер принимает вычеты к учету только по заявлению работника. К заявлению прикладываются копии свидетельств о рождении на детей. Сотрудница подала заявление в феврале, после того, как заработная плата за январь уже выплачена, и налог с этого дохода уплачен. НДФЛ с январской зарплаты составил 1001 руб. (7700х13%). В этом случае при выплате дохода за февраль пересчитывается налог, удержанный раньше. В нашем примере получится переплата 507 рублей ((7 700х2) – (5 800х2)х13% – 1001 = – 507).

Может ли отчет 6 НДФЛ содержать значение с минусом

Отрицательные суммы не предусмотрены процедурой заполнения этого отчета. Об этом же свидетельствую и контрольные соотношения, применяемые для проверки отчетности на достоверность.

Согласно сумме, в ячейке 030 (вычеты) не превышают сумму доходов, показанных в поле 020.

Соответственно, возвращаясь ко второму примеру, в графе 020 6 НДФЛ за 1-ый квартал будет стоять сумма 23 100 руб. (заработная плата за 3 месяца), такое же значение отображается и по строке 030, сумма льгот составит 34 800 рублей ((5800х2)х3).

Выглядеть отчет будет следующим образом:

Справка! Поскольку НДФЛ не удерживался и не перечислялся, соответствующие даты заполняются нулями.

В первом примере, минус получился при перерасчете налога, удержанного налоговым агентом. Но при заполнении отчета не стоит забывать, что суммы в поле 040 отражаются нарастающим итогом. В нашем случае рассчитывается за первые 3 месяца: (7 700х3) – (5 800х3)х13% = 741 руб.

Строки по исчисленному и удержанному налогу будут заполнены следующим образом:

• 040 – 741;
• 070 – 1001.

Превышения показателя в поле 070, значения в ячейке 040, свидетельствует о переплате сбора. Получается, что излишне уплаченный налог составил 260 рублей (1001 – 741).

Организация извещает работницу об этом, в 10-тидневный срок (отсчет начинается после обнаружения ошибки), и по заявлению вернуть деньги в течение трех месяцев.

После возврата задолженности сведения отразятся по строке 090. Если у организации больше сотрудников, возместить излишне удержанную сумму можно за счет налогов других работников. Другой вариант – не удерживать налог с будущего дохода, пока не компенсируется сумма переплаты.

Если вернуть излишне уплаченный НДФЛ до конца года не получилось, работник самостоятельно возвращает средства. Для этого обращаются в налоговую инспекцию. Переплату в 6 НДФЛ налоговые органы увидят, если показатели в поле 070 будут больше поля 040.

Вернемся, к примеру, 1: работодатель в течение 1 квартала не успел вернуть удержания произведенные по налогу раньше.

Отчет будет выглядеть так:

Значения в ячейке 090 проставляются только после возврата средств сотруднику (в нашем случае этого еще не произошло). Несвоевременное отражение сумм по этой строке приводит к предоставлению в инспекцию ошибочных сведений по уплате налога, что вызовет вопросы со стороны надзорного органа.

Отчет 6 НДФЛ не содержит отрицательные значения, об этом свидетельствует порядок заполнения расчета и контрольные соотношения. Если по налогу получилась переплата, агент возвращает излишне уплаченные суммы НДФЛ в течение трех месяцев.