Организация хранения документов бухгалтерского учета obugaltere

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Марина Пивоварова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Правила хранения документов бухгалтерского учета

Хранение документов бухгалтерского учета должно осуществляться в полном соответствии с действующими законодательными нормами. Подробнее о правилах и сроках хранения таких документов вы узнаете из нашей статьи.

Перечень документов, которые необходимо хранить

В ряде федеральных законов содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок). Так, в п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон об ООО) говорится, что сохранять в обязательном порядке среди учредительной документации потребуется еще и документы бухучета:

подтверждающие права ООО на числящееся на его балансе имущество;
внутреннюю документацию хозобщества;
документы по эмиссии ценных бумаг;
иную документацию, необходимость хранения которой оговорена федеральными законами, уставом хозобщества, локальными актами компании.

Читать еще: Может ли ИП быть учредителем ООО

В п. 1 ст. 89 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (далее — Закон об АО) указано, что среди обязательных для хранения учредительных документов упомянута и такая бухгалтерская документация:

документы, подтверждающие права компании на активы, которые числятся на ее балансе;
вся внутренняя документация;
годовая отчетность и другие документы бухотчетности;
документы бухучета;
другая документация, об обязательном сохранении которой указано в уставе и/или локальных актах.

Больше информации о том, какие бывают бухгалтерские документы, вы найдете в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Граничные сроки хранения документов

В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.

Согласно информации из перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558:

приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
штатное расписание и должностные инструкции — постоянно, а штатно-списочный состав — до 75 лет;
соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — постоянно;
документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
документы по подготовке и/или проведению аттестации — постоянно;
документация о передаче активов в доверительное управление — постоянно;
документы по операциям с ценными бумагами — постоянно;
документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
дела по архивному хранению документов — постоянно;
годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
сводная (годовая) бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность — постоянно.

Кроме того, сроки хранения первичных бухгалтерских документов прописаны в ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете), где говорится о минимальном сроке, равном 5 годам. Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе. В частности, в ст. 23 НК РФ указывается, что документы (налоговые и бухгалтерские), на основании которых были рассчитаны налоги, следует хранить как минимум 4 года.

О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.

Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:

Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).

Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (п. 1.4 приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Особенности хранения различных бухгалтерских документов

Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.

В соответствии с принятием ряда норм в отечественном законодательстве предприятия могут использовать документацию в электронной форме. В такой форме может храниться первичная документация на основании ст. 9 Закона о бухучете, бухрегистры — ст. 314 НК РФ и налоговая отчетность, переданная с помощью электронной связи.

Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам. Сроки хранения электронной документации такие же, как и для аналогов в печатной форме.

Информация о хранении кадровой документации содержится в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Где следует хранить документы бухучета?

Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).

Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Бланки строгого учета должны храниться в сейфах или иных местах хранения с ограниченным доступом (п. 16 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

Как подготовить документы к сдаче в архив?

Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.

Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:

составление описи;
нумерация страниц и сшивание дела;
оформление обложки.

Читать еще: Как узнать задолженность по кредиту проверьте свои долги

Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.

Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.

Подробности о порядке уничтожения документации вы найдете в нашей статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Правила хранения бухгалтерской документации содержатся в ряде нормативно-правовых актов, среди которых можно выделить Закон о бухучете и Налоговый кодекс РФ. Несоблюдение сроков хранения документов (их досрочное уничтожение) чревато доначислением налогов и наложением штрафов.

Организация хранения бухгалтерских документов в учреждениях здравоохранения

Автор: Т. Обухова

Каковы сроки хранения бухгалтерских документов? Как организовать их сохранность, если они выведены на бумажный носитель, составлены в электронной форме? На эти и другие вопросы ответил наш эксперт.

Учреждения здравоохранения обязаны обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности (п. 14 Инструкции № 157н[1]). В настоящей статье вы найдете ответы на вопросы: кто обязан организовать хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, каковы сроки их хранения, как организовать сохранность бухгалтерских документов и регистров бухгалтерского учета, если они выведены на бумажный носитель, составлены в электронной форме, как ликвидировать документы, срок хранения которых истек?

Общие требования к организации хранения бухгалтерских документов

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;
первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;
хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта;
требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета.

В Информации Минфина РФ № ПЗ-13/2015 разъяснено, что до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, применяются:

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее – Положение о документах);
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила организации хранения документов).

В отношении государственных (муниципальных) учреждений требования к организации хранения первичных (сводных) учетных бухгалтерских документов и бухгалтерской отчетности установлены в п. 14 и 15 Инструкции № 157н. Из положений п. 14 данной инструкции следует, что субъект учета обязан обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

При наличии технической возможности субъект учета вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированного исправления.

Ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель учреждения.

Оформление и хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляются с соблюдением норм законодательства РФ о защите государственной тайны (п. 15 Инструкции № 157н).

Организация хранения документов на бумажном носителе

Учреждения здравоохранения, как правило, используют в своей работе первичные (сводные) учетные документы, выведенные на бумажный носитель. По мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения такого документа на основании как отдельных документов, так и группы однородных документов в регистры бухгалтерского учета вносятся соответствующие записи (п. 11 Инструкции № 157н). Поскольку учреждения ведут автоматизированный бухгалтерский учет, регистры бухгалтерского учета формируются в программе. По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам учета операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указываются:

наименование субъекта учета;
наименование главного распорядителя средств бюджета, полномочия которого исполняет субъект учета – организация, осуществляющая полномочия получателя бюджетных средств;
название и порядковый номер папки (дела);
период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал учета операций), с указанием года и месяца (числа), наименование регистра бухгалтерского учета (журнала учета операций) с указанием при наличии его номера, количества листов в папке (деле).

Периодичность выведения регистров бухгалтерского учета на бумажный носитель устанавливается в учетной политике учреждения. Для журналов учета операций такой период чаще всего составляет месяц, по итогам которого на бумажный носитель выводится регистр бухгалтерского учета с приложением в хронологическом порядке первичных учетных документов, к которым оформляется обложка, где отражается информация, приведенная выше.

Приказом руководителя учреждения назначается ответственное за ведение архива документов в учреждении лицо. Чтобы упорядочить последовательность сдачи документов и регистров бухгалтерского учета в архив, а также организовать их хранение, разрабатывается внутренний локальный акт, в котором прописываются:

правила сдачи документов в архив;
правила организации сохранности документов в архиве;
правила ведения архива;
правила выдачи документов из архива;
порядок уничтожения документов, срок службы которых истек.

Для разработки такого документа можно воспользоваться:

Положением о документах, которое устанавливает правила хранения первичных документов в государственных (муниципальных) учреждениях;
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее Федеральный закон № 125-ФЗ);
Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
Правилами организации хранения документов.

Читать еще: Новый МРОТ с 1 января 2019 - 2020 года в России

Ниже в качестве примера приведем текст положения об организации архива в учреждении.

Положение об организации архива

Не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, на бумажный носитель выводятся журналы учета операций, к которым бухгалтер в хронологическом порядке подшивает первичные учетные документы. Бухгалтер участка формирует из них папки, на обложке которых отражает информацию, указанную в п. 11 Инструкции № 157н.

После проверки журналов учета операций и первичных учетных документов, скрепленных в папки, главным бухгалтером не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, они сдаются в архив. Работник, ответственный за прием, хранение, выдачу документов из архива, уничтожение документов с истекшим сроком хранения, принимает документы и регистрирует их в описи (форма описи документов[2] приведена в приложении к положению).

Каждой папке документов, сданной в архив, присваивается индекс дела, который включает в себя дату передачи дела (комплекта документов, регистра бухгалтерского учета, отчетности) в архив с присвоением порядкового номера передачи дела в общей хронологической последовательности и аббревиатуру отдела, сдающего документы.

Учет поступления документов в архив и выбытия документов из архива учреждения ведется в книге учета поступления и выбытия дел, документов. Форма такой книги[3] приведена в приложении к данному положению.

По запросу работников, руководителя учреждения, его заместителей, главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера и иных лиц с их согласия из архива выдаются документы. Выдача документов из архива производится на основании акта. Форма акта[4] приведена в приложении к настоящему положению.

В архиве учреждения документы хранятся в течение сроков, установленных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

После истечения срока хранения документы уничтожаются. Для этого создается экспертная комиссия, в которую включаются следующие сотрудники:

руководитель учреждения;
работник, ответственный за ведение архива;
главный бухгалтер учреждения;
иные сотрудники.

Состав комиссии утверждается приказом руководителя учреждения ежегодно. Экспертная комиссия устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт об их уничтожении и уничтожает документы с помощью уничтожителя документов. Форма такого акта[5] приведена в приложении к данному положению.

Организация хранения документов в электронной форме

При наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

Принимая во внимание расширение использования электронных документов, Минфин и Федеральное казначейство Приказом от 30.12.2011 № 662 утвердили Порядок хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы РФ и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в Федеральном казначействе и его органах в электронном виде.

Правила организации хранения электронных документов и электронных регистров бухгалтерского учета установлены и Правилами организации хранения документов.

Учреждение здравоохранения может воспользоваться этими документами и разработать свое положение об организации хранения электронных документов, электронных регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Например, в таком положении может быть прописано следующее.

Регистры бухгалтерского учета хранятся в учреждении в электронном виде. При передаче электронного регистра на хранение в электронный архив производится перемещение реквизитов и данных созданного регистра в базу данных (таблицу, совокупность таблиц базы данных) с наложением запрета на изменение его реквизитов.

Электронный регистр передается в архив ежемесячно не позднее 7-го числа месяца, следующего за отчетным.

Созданные электронные регистры бухгалтерского учета подлежат хранению в течение сроков, установленных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В формируемую резервную копию электронного архива включаются регистры бухгалтерского учета в электронном виде, размещенные в электронном архиве за период с даты, соответствующей дате последнего резервного копирования, по дату формирования резервной копии включительно. По окончании финансового года формируется резервная копия баз данных электронного архива за истекший год.

Резервная копия электронного архива и резервная копия базы данных электронного архива подлежат записи на оптические носители информации (один или несколько CD-дисков, DVD-дисков и т. п. с закрытой сессией). На лицевой стороне указывается следующая информация:

дата формирования копии, период, за который сформирована резервная копия;
общий объем информации;
порядковый номер копии в соответствии с журналом учета переданных на хранение резервных копий электронного архива документов;
базы данных электронного архива, регистров бухгалтерского учета;
Ф. И. О. уполномоченного исполнителя;
срок хранения данного носителя информации.

Сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности

В самом начале статьи мы говорили о том, что Минфин в Информации № ПЗ-13/2015 рекомендовал для организации хранения первичных (сводных) учетных документов и регистров бухгалтерского учета в электронной форме использовать Правила организации хранения документов. В пункте 2.2 данных правил сказано, что создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с п. 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ, и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Из положений п. 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ следует, что специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней. Таким органом является Минкультуры, которое Приказом от 25.08.2010 № 558 утвердило Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В пункте 14 Инструкции № 157н предусмотрено, что сроки хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела и составляют не менее пяти лет.

Поскольку в законодательстве РФ нет прямых указаний на то, что государственные (муниципальные) учреждения при определении сроков хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности используют Приказ Минкультуры РФ № 558, рекомендуем в учетной политике или положении об организации хранения документов в учреждении прописать возможность использования этого приказа для установления сроков хранения документов.

Выборочно приведем сроки хранения некоторых документов, установленные Приказом Минкультуры РФ № 558.