1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Официальные деловые встречи виды цели задачи особенности

Понятие и виды делового общения

Деловое общение

В социально-культурной сфере общение из фактора, сопровождающего деятельность, превращается в категорию профессионально-значимую, лежащую в природе самой социальной деятельности. Особенно актуально это для таких сфер деятельности, которые напрямую связаны с работой с клиентами.

Деловое общение в наши дни проникает во все сферы общественной жизни общества. В коммерческие, деловые сферы жизни вступают предприятия всех видов и форм собственности, а также частные лица в качестве частных предпринимателей.

Компетентность в области делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в каждой области: в области науки, искусства, производства, торговли. Что касается менеджеров, бизнесменов, организаторов производства, людей, занятых в сфере управления, частных предпринимателей то коммуникативная компетентность, то есть способность адекватно реагировать в любой ситуации в процессе общения для представителей этих профессий представляет одну из самых главных составляющих их профессионального облика.

Деловое общение – это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели.

Спецификой этого процесса является момент регламента, то есть подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, принятыми на данной территории, профессиональными этическими принципами, принятыми в данном профессиональном круге лиц.

Деловое общение условно делится на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда во время общения существует некая пространственно-временная дистанция, то есть письма, телефонные разговоры, деловые записки и т.д.).

Прямое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, косвенное же не обладает таким сильным результатом, в нем непосредственно действует некие социально-психологические механизмы. В целом деловое общение отличается от неформального тем, что в его процессе ставятся конкретные задачи и конкретные цели, которые требуют определенного разрешения, что не позволяет нам прекратить процесс переговоров с партнером или партнерами по переговорам в любой момент (по крайней мере, без определенных потерь в получении информации для обеих сторон). В обычном дружеском же чаще всего не поднимаются такие вопросы, как конкретные задачи и цели, поэтому такое общение можно прекратить (по желанию обеих сторон) в любой момент без опасения потерять возможность восстановить процесс общения заново.

Виды делового общения:

1. Деловая беседа – это вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. Деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предполагает заключения договора или выработки обязательных для исполнения решений, личностно ориентирована и происходит между представителями одной организации.

По такому основанию, как виды и цели разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов : собеседование при приеме на работу, собеседование при увольнении с работы, проблемные и дисциплинарные беседы.

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов:

1) подготовительный этап. В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы;

2) начало беседы. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны, прежде всего, с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору;

3) обсуждение проблемы. Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации;

4) принятие решения;

5) завершение беседы. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником

2. Деловые переговоры – это вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение проблемы. Они всегда предполагают, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично — расходятся. Переговоры имеют официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.).

Основные элементы подготовки к переговорам: определение предмета (проблем) переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение своих интересов и интересов партнеров, разработка плана и программы переговоров, подбор специалистов в состав делегации, решение организационных вопросов и оформление необходимых материалов — документов, чертежей, таблиц, диаграмм, образцов предлагаемых изделий и т.д.

Ход переговоров укладывается в следующую схему: начало беседы — обмен информацией — аргументация и контраргументация — выработка и принятие решений — завершение переговоров.

3. Деловые совещания – это форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Поскольку деловое совещание – это деятельность, связанная с принятием решений группой лиц, на характер выступлений его участников и на его результаты серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление.

Совещания подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные. Цели инструктивных совещаний – передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

Цели оперативных (диспетчерских) совещаний — получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

Читать еще:  Какие книги по интернет торговле можете посоветовать

Цели проблемных совещаний – поиск наилучших решений проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов.

4. Публичные выступления – это устное монологическое высказывание с целью оказания воздействия на аудиторию. В сфере делового общения наиболее часто используются такие жанры, как доклад, информационная, приветственная и торговая речь. В ораторской деятельности выделяют 3 основных этапа : докоммуникативный, коммуникативный и посткоммуникативный. Каждый из этапов содержит перечень конкретных действий.

1) определение темы и цели выступления;

2) оценка аудитории и обстановки;

3) подбор материала;

4) создание текста.

1) произнесение речи:

б) основная часть;

2) ответы на вопросы;

3) ведение полемики.

Посткоммуникативный : анализ речи.

По содержанию деловое общение может быть:

— материальное – обмен предметами и продуктами деятельности;

— когнитивное – обмен знаниями;

— мотивационное – обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;

— деятельностное – обмен действиями, операциями, умениями и навыками.

Создание благоприятного социально-психологического климата в деловом общении.

Перед началом переговоров очень важно для их успешного исхода создать благоприятный психологический климат. Существуют несколько эффективных приемов , которые позволяют в самом начале переговоров быстро расположить к себе вашего партнера и при необходимости безболезненно для его самолюбия склонить к вашей точке зрения.

В самом начале переговоров следует ненавязчиво внушить партнеру сознание или его собственной значимости, или авторитета фирмы, которую он представляет. Но делать это следует искренне, не сбиваясь на дешевые комплименты.

Во время деловых переговоров очень важно проявлять исключительное внимание к партнеру. Говорить нужно о том, что больше интересует вашего партнера или о том, что он хорошо знает. Задавайте вопросы, на которые вашему партнеру будет приятно отвечать.

Во время переговоров бывает очень трудно отстоять свою точку зрения. Однако никоим образом нельзя делать это с помощью спора, поскольку известно, что в девяти случаях из десяти спор заканчивается тем, что каждый из его участников еще больше, чем прежде, убеждается в собственной правоте.

188.64.169.166 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Виды и организация деловых совещаний (стр. 1 из 2)

Цель работы заключается в том, чтобы рассмотреть разновидности и организацию деловых совещаний. В соответствии с указанной целью при выполнении контрольной работы поставлены следующие задачи:

1. Дать общую характеристику деловых совещаний;

2. Рассмотреть виды деловых совещаний;

3. Проанализировать особенности организации деловых совещаний.

Объектом исследования в работе является деловое совещание. Предмет исследования: разновидности и организационные особенности деловых совещаний.

Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение — это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, достичь желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам делового общения относятся: признание равенства и неповторимости каждого из партнеров, взаимное обогащение участников общения.

Деловые совещания — один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение деловых совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях несомненно важное значение имеет правильное проведение деловых совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы контрольной работы.

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Таким образом, деловое совещание — это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом [2, 196].

К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:

— сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;

— урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);

Руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

В вопросе организации деловых совещаний следует остерегаться крайности — их чрезмерного количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации.

Действенность совещания должна восприниматься в качестве этической нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного отношения к сотрудникам со стороны организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны:

— четко определить целевую направленность и предмет совещания;

— выбрать его оптимальный регламент (причем в данном случае понятие «регламент» можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение);

Читать еще:  Посоветуйте бухгалтерские программы для малого бизнеса

— не сводить совещание к решению частных вопросов, которые можно решить «в рабочем порядке».

При этом следует помнить, что служебное совещание — это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы [7, 160].

По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными

Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания — это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации [5, 200].

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

· вырабатывающие и принимающие решения;

· разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

· подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

По периодичности (частоте) проведения:

По количеству участников:

· узкий состав (до пяти человек);

· расширенные (до двадцати человек);

· представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

· с фиксированным составом;

· с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

· партийные (и других общественных организаций);

· научные и научно-технические;

· объединенные [7, 160].

Таким образом, деловые совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности и занимают огромную часть времени в современном бизнесе.

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания ведущий должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить: 1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем; 2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания; 3) кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях) [2, 196].

При установлении темы совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.

Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант — соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания — это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Деловые мероприятия

Деловые мероприятия – неиссякаемый источник возможностей для развития бизнеса

Актуальность деловых мероприятий
Грамотно спланированная коммуникация всегда способствует приближению к поставленным целям. В мире бизнеса невозможно быть успешным и жить изолированно от потенциальных и реальных партнеров или клиентов. Часто одна встреча позволяет решить ряд ключевых задач и вывести компанию на принципиально новый уровень. Однако чтобы эти позитивные изменения произошли, нередко нужно приложить немало усилий, а порой – и вложить немало средств. Ускорить многие процессы и обеспечить качественные изменения в деятельности организации без неоправданных финансовых вложений помогают деловые мероприятия. Ведь именно они ориентированы на создание возможности встречи с нужными людьми в нужное время.

Цели и задачи проведения
Деловые мероприятия организуют для решения самых разных задач и приближения к самым разноплановым ориентирам. Наиболее часто такие бизнес-коммуникации проводятся для достижения следующих целей:

  • ривлечение клиентов;
  • формирование заинтересованности в сотрудничестве у потенциальных партнеров;
  • создание и поддержание положительного имиджа компании;
  • обеспечение успешного вывода на рынок нового продукта;
  • увеличение узнаваемости торговой марки.
Читать еще:  Управление бизнесом на расстоянии biznespor

Задачи, которые должны быть реализованы в процессе деловых мероприятий, обычно детализируют процесс по достижению цели. Один из примеров такой конкретизации приведен на схеме.

Виды деловых мероприятий
Научно-технический прогресс, современный подход к маркетингу и уровень развития культуры делового общения позволяют организовывать деловые коммуникации любых типов практически без ограничений по времени, месту, количеству и составу участников. Единую классификацию всех видов деловых мероприятий составить сложно. С одной стороны, бизнес-коммуникации часто имеют принципиально разный формат (в зависимости от преследуемых целей проводятся как масштабные зрелищные, так и узкоспециализированные сугубо научные мероприятия). А с другой стороны, во многих случаях целесообразно проводить деловое мероприятие, сочетающее в себе элементы нескольких типов (например, для привлечения партнеров-агентов часто организуют презентацию-семинар). К основным видам можно отнести такие деловые мероприятия:
1. Презентация – официальное рекламно-коммерческое представление компании и ее товаров или услуг приглашенным с целью убеждения их в выгодности приобретения продукции или в перспективности сотрудничества.
2. Конференция – собрание представителей разных компаний для обсуждения заранее определенных вопросов, часто предусматривающее выступления участников с презентациями или докладами по заданной теме.
3. Семинар – разновидность промо мероприятия, предусматривающего не только оповещение клиентов, партнеров и представителей СМИ о новостях компании (разработках, продуктах, идеях), но и обмен мнениями по определенной теме, а часто еще и обучение.
4. Форум — бизнес-мероприятие, нацелено на организацию тематической деловой коммуникации между участниками. Как вид деловой активности имеет наименее жесткие рамки по формату и может включать в себя самые разноплановые действия для достижения поставленной цели (от организации круглого стола и мастер-класса до проведения презентации конкурсных проектов).

Выбор типа мероприятия
Тип мероприятия выбирается в соответствии с целями будущей деловой коммуникации. В наиболее общем виде рекомендации по определению формата выглядят следующим образом:

  1. Концентрация внимания на одном объекте (компания, продукт) за счет роли ведущего спикера.
  2. Донесение информации в виде монолога.
  3. Отсутствие необходимости в предоставлении посетителям информации в формате обучения.

Презентация

  1. Участие в мероприятии на равных правах с другими спикерами.
  2. Заинтересованность в диалоге и обмене мнениями.
  3. Отсутствие необходимости в обучении присутствующих.

Конференция

  1. Сконцентрированность на ключевом объекте за счет наличия ведущего спикера.
  2. Ориентация на монолог с элементами диалога (вопросы для активизации внимания типа приведения примеров из жизни и др.).
  3. Нацеленность на детализированное (в рамках заданной темы) изложение материала в формате тренингов, ролевых игр, бизнес-кейсов и т. д.

Семинар

  1. Отсутствие ведущего спикера.
  2. Ориентация на обмен знаниями и опытом.
  3. Отсутствие четкой цели по явному обучению участников, но заинтересованность в продуктивной передаче знаний, умений и навыков косвенными методами типа мастер-класса и др.

Форум

Этапы организации
Детальный план мероприятия необходимо разрабатывать и реализовывать после формулирования целей его проведения и понимания глобальной концепции. В основном подготовка любого мероприятия включает в себя такие стадии:
1. Постановка цели.
2. Согласование бюджета.
3. Разработка идеи и концепции мероприятия.
4. Подготовка плана.
5. Составление графика работ и распределение зон ответственности между представителями компании-организатора.
6. Информирование о запланированном мероприятии.
7. Проведение организационно-подготовительных работ в зависимости от типа мероприятия, целей, продолжительности, бюджета и количества участников (подбор помещения, определение времени проведения, отбор приглашенных и спикеров, продумывание развлекательной программы, организация кофе-брейков и фуршетов, обеспечение безопасности и т. д.).
8. Работа с потенциальными участниками (отправление приглашений, получение подтверждения участия, уточнение условий приезда и проживания и др.).
9. Техническая подготовка помещения (украшение зала, доставка необходимого оборудования и материалов, по возможности устранение факторов, препятствующих продуктивной коммуникации).
10. Обеспечение приезда участников (организация трансфера, размещения и регистрации участников).

Ключевые нюансы подготовки
Вопрос качественной подготовки к деловому мероприятию заслуживает освещения в отдельной статье. Именно от правильности выполнения подготовительных работ в большой мере зависит результативность всей бизнес-коммуникации. Универсальных советов по проведению любого делового мероприятия нет. Однако есть несколько правил, которые целесообразно соблюдать. Для достижения максимального эффекта важно:

  • Создавать концепцию интересного целевой аудитории мероприятия (анонсировать доклады авторитетных спикеров, продумать систему поощрения участников предоставления скидки или обнародования эксклюзивной информации).
  • Своевременно оповещать о событии (имеет смысл привлечь внимание к мероприятию всеми доступными средствами на этапе подготовки и обеспечить донесение до целевой аудитории его результатов с правильной расстановкой акцентов).
  • Подбирать соответствующее формату помещение (целесообразно найти зал с подходящей площадью, планировкой, акустическими особенностями).
  • Вкладывать средства в продвижение торговой марки (оформить интерьер в корпоративном стиле, разместить брендированные промо стойки с тематическим материалом, раздать сувенирную продукцию с корпоративной символикой).
  • Правильно выбирать время проведения (необходимо учесть время проведения других мероприятий аналогичного формата, объективно оценить продолжительность запланированного события, подобрать оптимальное расписание мероприятия с учетом времени приезда и отъезда большинства участников).
  • Обеспечивать достойные технические условия для проведения мероприятия (стоит завезти нужное оборудование, проверить его работоспособность в конкретном помещении, продумать систему идентификации участников с целью предотвращения присутствия на мероприятии посторонних).
  • Качественно администрировать мероприятие (нужно проследить за соблюдением регламента и формата мероприятия, обеспечить безопасность участников, организовать необходимые перерывы для кофе-брейков и перемещений).
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector