Обязательные реквизиты первичных документов

Статья 9. Первичные учетные документы

Статья 9. Первичные учетные документы

ГАРАНТ:

О первичных учетных документах, применяемых с 1 января 2013 г., см. информацию Минфина от 4 декабря 2012 г. N ПЗ-10/2012

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ в часть 1 статьи 9 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2014 г.

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. N 357-ФЗ в пункт 6 части 2 статьи 9 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2014 г.

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Информация об изменениях:

Часть 3 изменена с 26 июля 2019 г. — Федеральный закон от 26 июля 2019 г. N 247-ФЗ

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

Информация об изменениях:

Часть 4 изменена с 26 июля 2019 г. — Федеральный закон от 26 июля 2019 г. N 247-ФЗ

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

ГАРАНТ:

В качестве первичного документа для оформления операций по передаче материальных ценностей может быть использована также рекомендуемая форма универсального передаточного документа, доведеная письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. N ММВ-20-3/96@

О корректировке универсального передаточного документа см. письмо ФНС России от 17 октября 2014 г. N ММВ-20-15/86@

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

ГАРАНТ:

См. схему «Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учёта»

См. комментарии к статье 9 настоящего Федерального закона

Какие реквизиты бухгалтерских документов существуют

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

1. Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
2. Название организации.
3. Единицы измерения.
4. Измерители — стоимостные, вещественные.
5. Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
6. Календарная дата его составления.
7. Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
8. Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

• наименование регистра;
• название организации;
• период, за который вносятся данные, или время ведения;
• вид группировки (систематическая, хронологическая);
• стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
• должности ответственных за ведение регистра;
• подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.

Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать

С начала года вступил в силу новый федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Среди введенных им новшеств — изменение требований к первичным учетным документам. В настоящей статье главный эксперт форума «Бухгалтерии Онлайн» Александр Погребс рассказывает, чем из привычной «первички» можно пользоваться, а чем — нельзя.

Формы первичных документов можно разработать самостоятельно

Если старый закон о бухучете разрешал принимать в работу только унифицированные документы, форма которых утверждена Госкомстатом, то теперь следует пользоваться формами, которые разрабатывает сама организация и утверждает ее руководитель.

Эти формы можно разработать самостоятельно, а можно использовать и унифицированные, предварительно проверив наличие в них всех обязательных реквизитов, установленных новым законом.

Обязательные формы: кассовые документы

Однако из этого правила существует ряд исключений.

Во-первых, для организаций государственного сектора формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. В настоящее время действуют, например, формы, утвержденные приказом Минфина России от 15.12.10 № 173н. Вряд ли стоит ожидать их отмены или внесения в них существенных изменений. Так что бюджетники по-прежнему должны использовать старые формы.

Во-вторых, если органами власти утверждены обязательные к применению первичные документы, то их тоже надо применять, как и прежде.

Классический пример таких обязательных документов можно найти в положении ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П, которое посвящено кассовой дисциплине. Это положение напрямую обязывает все организации и индивидуальных предпринимателей использовать при оформлении кассовых операций унифицированные первичные документы. Приведены их названия и цифровые коды, которые соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93.

Итак, обязательны к применению практически все первичные кассовые документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88:
— КО-1 «приходный кассовый ордер» — код 0310001;
— КО-2 «расходный кассовый ордер» — код 0310002;
— КО-4 «кассовая книга» — код 0310004;
— КО-5 «книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» — код 0310005.

Кроме того, обязательными являются две формы из альбома унифицированных форм по учету заработной платы, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1:
— Т-49 «расчетно-платежная ведомость» — код 0301009;
— Т-53 «платежная ведомость» — код 0301011.

Обязательные формы: перевозочные документы

Нельзя забывать и про другие документы, утвержденные к обязательному применению.

Это, в частности, транспортная накладная, утвержденная постановлением Правительства от 30.12.11 № 1208. Кроме того, обязательными являются железнодорожные перевозочные документы, которые утверждены тремя приказами МПС РФ от 18.06.03: № 30, № 32 и № 39.

Есть обязательные документы и в других сферах деятельности. Так что, перед тем, как разработать и утвердить свою форму первичного учетного документа, убедитесь, что аналогичной обязательной к применению формы не существует.

Процедура утверждения форм первички

Документы, применяемые организацией для учета фактов своей хозяйственной жизни, должны быть утверждены руководителем организации. При этом руководитель должен утвердить еще и перечень должностных лиц, имеющих право подписи этих первичных учетных документов.

Если в организации решили использовать привычные унифицированные формы, их надо всё равно утвердить в качестве применяемых организацией первичных учетных документов. Видимо, большое количество организаций так и поступят, тем более что большинство популярных бухгалтерских программ уже настроено на применение старых унифицированных форм.

В связи с этим, очень часто звучит вопрос, надо ли убирать из утверждаемого образца слова «унифицированная форма». Считаю, что если организация утвердит первичный документ с такой надписью, это никак не вступит в противоречие с новым законом.

Главное, чтобы этот документ имел все необходимые реквизиты и был утвержден руководителем организации.

Часто спрашивают, будет ли являться легитимным первичный учетный документ, на котором совсем не будет указано, кем и когда он утвержден, то есть не будет имени руководителя организации и даты утверждения. На мой взгляд, это уже явно излишние опасения. Отразите эти сведения на бланке — хорошо, не отразите — тоже нормально. Данные сведения не являются обязательным реквизитом.

ТОРГ-12: быть или не быть

Самые большие споры о том, должна ли сохраниться в «унифицированном» виде самая известная накладная ТОРГ-12.

Сразу надо заявить — этот первичный документ перестал быть обязательным. Его можно применять, но только на добровольной основе. Отношение к этому популярному ранее документу диаметрально противоположное. От «самый неудобный документ» до «лучше не придумаешь».

Думаю, что те продавцы, кому ТОРГ-12 не нравится, уже придумали и утвердили товарную накладную в той форме, какая для них будет наиболее удобной. Другие, возможно, просто убрали из накладной всё лишнее, что им мешало. А большинство, наверное, оставит всё как есть, утвердив ТОРГ-12 в качестве своего первичного учетного документа. Пока разработчики какой-нибудь бухгалтерской программы не предложат им другую форму.

Какие обязательные реквизиты должен содержать первичный учетный документ

Перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа установлен в статье 9 нового закона. Этот перечень включает в себя:
1) наименование документа;
2) дату его составления;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения этого факта с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лиц, совершивших сделку или операцию, и ответственных за правильность ее оформления, либо за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В целом этот перечень идентичен прежнему.

Небольшие отличия связаны с изменением терминологии: «хозяйственную операцию» заменили на более широкое понятие «факт хозяйственной жизни». Это означает, что оформлять документами нужно не только действия самой организации — сделку или операцию, но и другие события, которые происходят помимо воли должностных лиц организации, но способны оказать влияние на ее финансовое положение или финансовый результат ее деятельности.

Уточнили требования в отношении величины измерения факта хозяйственной жизни. Поскольку применена формулировка с использованием союзов «и (или)», можно сделать вывод, что допустимо указывать, как натуральное и денежное измерения одновременно, так и только одно из них: или натуральное, или денежное. Честно говоря, это тоже не новость — и раньше первичные документы вполне могли обходиться только одним измерением. Так, документы по кассовым операциям имеют, как правило, только денежные измерители, а некоторые документы складского учета — только натуральные.

Еще одно отличие связано с расшифровкой подписей должностных лиц. Новый закон предписывает указывать фамилию и инициалы должностных лиц, тогда как старый ограничивался только личной подписью. Правда, требование о расшифровке подписи существовало и раньше — в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Когда должен быть составлен первичный учетный документ

В статье 9 Закона № 402-ФЗ применена более короткая формулировка, которая при этом не намного отличается от предыдущей: «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Похожая формулировка была и в старом законе, но, тем не менее, сложилась устойчивая практика, когда первичный учетный документ составляется не сразу, а спустя время.
Например, организация осуществляет поставку продукции в адрес одного покупателя несколькими отгрузками. Ждет подтверждения от покупателя о приемке и только тогда составляет общую накладную ТОРГ-12 с согласованными цифрами.

Такой подход может считаться законным только в одном случае. Когда отпуск товара у поставщика учитывается другими (внутренними) первичными документами. И покупатель приходует к себе товар на основании своих приемных актов. В этом случае итоговая накладная, хоть и является документом по сделке, но не будет считаться «первичным учетным».

Конечно, когда итоговая накладная составляется на бумаге, можно поставить дату и задним числом. Поэтому такая практика и не имеет большого противодействия со стороны контролирующих органов. Но в последнее время вопрос стал обостряться в связи с использованием электронных первичных документов. Ведь там дата документа фиксируется независимым посредником — оператором электронного документооборота. И тут накладная, подписанная и отправленная через неделю после отгрузки товара, уже не может найти одобрения у налоговиков.

Исправление ошибок в первичных документах

Когда сопоставляешь нормы старого и нового законов о бухгалтерском учете, сразу обращаешь, что в новом тексте нет запрета на исправление кассовых и банковских документов. Но это вовсе не означает, что введено послабление для бухгалтеров. Речь только о наведении порядка в субординации между нормативными актами.

Ведь наличный и безналичный оборот регулируются другими законами, вот им на откуп и отдали регулирование документооборота по кассе и банку. В законе о бухучете оставили лишь хорошо знакомую всем фразу «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».

Таким актом, в частности, является упомянутое нами выше Положение ЦБ РФ № 373-П, где написано, что исправлять кассовые документы нельзя.

Что касается других первичных документов, то их исправлять можно. При этом необходимо поставить дату исправления и подписи лиц, заверявших эти документы изначально, с указанием фамилий и инициалов.