Можно ли сдавать 2 НДФЛ без ИНН
Можно ли сдать 2-НДФЛ без ИНН сотрудника за 2019 год
Многие бухгалтеры спрашивают, можно ли сдать 2-НДФЛ без ИНН сотрудника за 2019 год? Дело в том, что есть работники, которые не получили ИНН. А есть те, которые просто не знают этот номер. Обратите внимание, что форма 2-НДФЛ изменилась с 1 января и наша статья учитывает изменения.
Программа «Бухсофт» обновила электронную версию справки с учетом нового приказа. Смотрите, как подготовить и распечатать новую форму. Обратите внимание, что формы теперь две.
Одна для выдачи работнику:
Изменение 2019 года: ИНН сотрудника в 2-НДФЛ можно не указывать
Налоговики принимают справки 2-НДФЛ без ИНН сотрудников (письмо ФНС России от 27.01.2016 № БС-4-11/1068). Поскольку ИНН — не обязательный реквизит. Если номера нет, поле «ИНН в Российской Федерации» раздела 2 справки не заполняйте. Санкций за это не будет.
Если вы сдаете справки электронно, получите протокол: «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина РФ». Но это не страшно, формы 2-НДФЛ все равно поступят в налоговую (письмо ФНС России от 03.02.2016 № БС-4-11/1584).
А вот вымышленный или чужой номер в отчетности не отражайте. За каждую неверную справку вас могут оштрафовать на 500 руб. (письма ФНС России от 11.02.2016 № БС-4-11/2224@ и от 27.01.2016 № БС-4-11/1068@).
Раньше, напомним, налоговики не брали у работодателей справки без ИНН сотрудников. И рекомендовали самим нанимателям узнавать номера на сайте ФНС России nalog.ru (как это сделать, читайте во врезке ниже). А если номера в базе нет, требовали отправлять сотрудников получать ИНН в налоговой.
Как указывать ИНН в 2-НДФЛ за 2019 год
Если вы выплачиваете доходы физлицам, то обязаны ежегодно представлять справки по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Форма справки и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. На справке 2-НДФЛ вы указываете признак: 1 или 2.
Справки с признаком 1 вы подаете на всех физлиц, которым вы выплачивали доходы в течение года. А справки с признаком 2 требуется представить, только если вы не удержали налог с каких-то доходов. Сроки сдачи справок с разными признаками различны.
В разделе 2 справки 2-НДФЛ есть поля «ИНН в Российской Федерации» и «ИНН в стране гражданства». Заполнять их нужно в таком порядке. Если вы составляете справку на гражданина России, запишите иго ИНН в поле «ИНН в Российской Федерации». Если же у вас трудится иностранец, узнайте, есть ли у него номер – аналог нашего ИНН. Если есть, запишите его в поле «ИНН в стране гражданства».
Как быть бухгалтеру, если сотрудник не знает ИНН
Ваши действия как бухгалтера такие. Вначале зайдите на сайт ФНС nalog.ru и воспользуйтесь сервисом «Узнай ИНН». Введите ФИО работника, дату рождения и паспортные данные. Если у него есть ИНН, он появится на вашем экране.
Если же ИНН нет, то сдавайте справку 2-НДФЛ без этого реквизита. Согласно Порядку заполнения справки поле «ИНН в Российской Федерации можно не заполнять, если этот номер отсутствует у налогоплательщика. То же самое правило действует, если вы представляете справки в электронном виде через интернет. Дело в том, что в электронном формате поле «ИНН в Российской Федерации» имеет признак «Н», то есть не является обязательным. Поэтому справки 2-НДФЛ без ИНН у вас примут.
Однако в протоколе о приеме справок будет стоять следующее сообщение — «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России». При этом сведения о доходах физических лиц считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему, если конечно инспекторы не обнаружит в них другие ошибки. Это подтверждает ФНС России в письме от 24.05.2016 N БС-3-11/2338@.
Таким образом, если ваш работник — гражданин России, но не получил ИНН, вы можете подать справки без этого реквизита.
Прочерки или другие знаки в соответствующем поле ставить не нужно. Эти правила действуют в 2016 году, и будут также действовать в 2019 году. Однако безопаснее попросить работников все же сходить в свою ИФНС и получить там свидетельство об ИНН. Тем более, что этот реквизит потребуется вам и для сведений в ПФР по форме СЗВ-М. А указав ИНН во всех отчетах, где нужен этот реквизит, вы избежите споров с проверяющими и применения штрафных санкций.
Если же ваш сотрудник не является гражданином России, поле «ИНН в Российской Федерации» вы не заполняете.
Обязателен ли ИНН в справках 2НДФЛ?
Индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) присваивается каждому физическому лицу либо организации, учреждению, которые обязаны уплачивать в бюджет налоги или взносы.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Решение о введении таких номеров было призвано устранить путаницу в учете внесенных сумм при совпадении фамилии, имени и отчества физических лиц или наименований организаций, являющихся юридическими лицами.
Чтобы упорядочить и облегчить учет, индивидуальный номер присваивается один раз и не меняется ни при каких обстоятельствах: переезде, перемене фамилии и так далее.
Нормы закона
Законодательно присвоение любому налогоплательщику индивидуального номера закреплено НК, ст.84, п.7.
Для того, чтобы его получить, нужно принести в инспекцию заявление о присвоении ИНН, в котором указать:
- фамилию, имя и отчество;
- пол;
- полное наименование места своего рождения;
- число, месяц и год своего рождения;
- паспортные данные – серия, номер, дата и место выдачи;
- сведения о своем гражданстве.
В течение пяти дней с момента предоставления такого документа гражданина обязаны поставить на учет и выдать свидетельство определенного образца.
Порядок постановки на учет прописан в приказе ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@ Федеральной налоговой службы РФ.
Почему у работодателя может не быть этой информации?
При оформлении на новое место работы человек обязан принести туда определенные документы.
Все они перечислены в Трудовом кодексе:
- паспорт либо другой документ, который удостоверяет личность работника;
- трудовую книжку, если у человека это не первое место трудоустройства, и он не совместитель;
- СНИЛС;
- для военнообязанных – военный билет;
- диплом или свидетельство об образовании, если по должностной инструкции это необходимо.
Могут потребоваться еще дополнительные документы, но свидетельство о постановке на учет в налоговом органе не указано и в дополнительном списке.
Поэтому новый работодатель не может потребовать предоставления свидетельства и не может отказать в приеме, даже если работник сообщит об отсутствии ИНН. Можно только предложить ему пройти процедуру учета и предоставить копию документа или сообщить свой номер.
Где отмечается номер в справке?
Налоговый кодекс РФ требует от всех налоговых агентов, каковыми являются работодатели по отношению к своим работникам, предоставлять сведения о начисленных и удержанных суммах подоходного налога по окончании налогового периода.
Конкретный порядок предоставления сведений определен в Приказе ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.
В нем утверждена форм 2НДФЛ и порядок заполнения. Во втором разделе — «Данные о физическом лице-получателе дохода», первое поле называется «ИНН Российской Федерации». Сюда и должен быть внесен номер, присвоенный работнику.
В чем разница 2-НДФЛ и 3-НДФЛ? Узнайте тут.
Обязательно ли нужно его указывать?
До недавнего времени на вопрос о том, обязательно ли нужно указывать ИНН, не было однозначного ответа.
Порядком заполнения 2НДФЛ четко указывалось, что это поле может не заполняться, если у работника ИНН отсутствует.
У организаций, сдававших отчетность по электронным каналам связи, незаполненное поле не считалось ошибкой и поводом для отказа в приемке.
Но 23 ноября 2015 г. Федеральная налоговая служба издала письмо, где рекомендовала внести изменение в программы приемки. Документ 2НДФЛ без ИНН работника признавались ошибочными, в приеме их работодателю должно быть отказано.
Многие работодатели попали в трудное положение.
Хотя письмо налоговой службы является рекомендацией и не может отменять приказ Минфина, разработчики стали менять программы, справки, без указания ИНН, отказывались автоматически, а за каждую несданную вовремя справку грозил штраф 200 руб.
Можно ли сдавать 2-НДФЛ без ИНН в 2019 году?
Для разрешения создавшейся ситуации ФНС РФ распространила новое письмо от 27 января 2016г., где четко разъяснила правила, которых будут придерживаться все инспекции при приемке справок:
- ИНН указывается только в случае предоставления работником документа;
- при отсутствии у работодателя документа поле может остаться пустым, и такая справка пройдет формально-логический контроль в программе приема ФНС;
- передающая сторона получит предупреждение о том, что указаны не все сведения, но справка будет принята.
Таким образом, с 2019 г. ИНН в справках 2НДФЛ не обязателен.
Действительна ли справка?
Справка 2НДФЛ без ИНН физического лица является действительной и всегда была таковой.
В Налоговом кодексе право разработки формы справки и порядка заполнения делегировано Минфину, а он в своем приказе четко определил, что заполнение этого поля считается необязательным.
Письма ФНС направлены на то, чтобы принимались максимально возможные меры для указания номеров, это упрощает учет и позволяет избежать ошибок.
Можно ли и где найти данные по паспорту или другим реквизитам?
Внесение в программу начисления заработной платы ИНН сотрудника намного упростит и работу бухгалтера, и взаимоотношения с инспекцией. Поэтому можно попытаться узнать ИНН работника на официальном сайте ФНС.
На странице сервиса «Узнай свой ИНН» нужно заполнить раздел «Сведения о заявителе», указав:
- фамилию, имя, отчество;
- дату и место рождения;
- серию, номер, дату и место выдачи паспорта.
Нажав кнопку «Отправить запрос», через несколько секунд вы получите ответ.
Как заполнить 2-НДФЛ иностранцу? Смотрите здесь.
Как отразить материальную помощь в справке 2-НДФЛ? Узнайте тут.
Что делать, если сам сотрудник не знает номер?
На сайте налоговой службы работодатель может не получить сведений, если, например, человек не получал свидетельство.
В этом случае нужно разъяснить работнику, что в его интересах лично посетить налоговую инспекцию, предъявив документы, и оформить документ в установленном порядке.
Можно сообщить ему, что, если он попросит справку 2НДФЛ для оформления кредита или ипотеки, банк, получив документ без указания ИНН, может отказать в предоставлении займа.
Как быть, если данные указаны неверно?
Может сложиться ситуация, когда работник сообщил номер без предоставления документов, а он принадлежит другому лицу, или допущена ошибка при написании.
Иногда бухгалтеры, чтобы справка гладко прошла проверку при приеме, вписывают в поле ИНН произвольные символы.
За каждый неверно указанный номер предусмотрен штраф в 500 рублей.
Нужно быть осторожными, не вписывать ничего лишнего и от работника требовать предъявления документа, сохранять копии свидетельств работников, распечатки ответов на запросы с сайта ФНС.
Перед тем, как сдать справки, следует тщательно проверить все номера.
На сегодняшний день предоставление работником сведений об ИНН не является обязательным, работодатель может без них обойтись.
В справке 2НДФЛ нужно правильно указать паспортные данные, другие сведения о работнике, чтобы налоговая инспекция могла правильно идентифицировать налогоплательщика.
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
- Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
- Регионы — 8 (800) 222-69-48
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Справку 2-НДФЛ не примут без ИНН: что делать бухгалтеру
ФНС России вводит обязательный контроль наличия и корректности ИНН в справках о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ). Для компаний это значит, что без ИНН справку инспекция не примет. За отчетность, не представленную в срок, грозит ответственность по статье 126 НК РФ – 200 руб. за каждый документ. Срыв срока весьма вероятен, если учесть, что до недавнего времени указывать ИНН в форме 2-НДФЛ было не обязательно.
Основанием для ужесточения правил проверки сведений в формах 2-НДФЛ послужило письмо Управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733. Документ вводит восемь новых дополнительных правил контроля, из которых выделим два:
- Проверка на наличие обязательности заполнения поля «ИНН в Российской Федерации» при реквизите «Гражданство (код страны)» равном «643».
- Проверка структуры заполненного поля «ИНН в Российской Федерации» на разрядность и корректность контрольного числа ИНН (в том числе на заполнение данных произвольными техническими значениями, начинающимися с 0000000000, 1234567890 и т.п.).
По итогам проверки в инспекции формируется протокол приема сведений о доходах физических лиц, и, если поле ИНН заполнено не будет, справку инспекция не примет. Налоговый агент получит сообщение «Не заполнен ИНН для гражданина России». Не примут налоговики и справку с полем ИНН, заполненным случайным набором цифр или символов.
Спрашивается, в чем суть проблемы? Дело в том, что законодательство не обязывает граждан ни узнавать свой ИНН, ни сообщать его работодателю при трудоустройстве. Статья 65 ТК РФ не упоминает свидетельство о постановке на учет в инспекции среди документов, которые следует представить, заключая трудовой договор. Никаких рычагов воздействия на работника с тем, чтобы тот узнавал и сообщал свой ИНН, у бухгалтера не имеется.
Порядок заполнения формы 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Там сказано, что реквизит не заполняется «при отсутствии ИНН у налогоплательщика». Поскольку ИНН присваивается всем российским налогоплательщикам (п. 7 ст. 84 НК РФ), то эта фраза обычно трактовалась как отсутствие у работника сведений об ИНН. Более того, тем же приказом № ММВ-7-11/485 утвержден электронный формат справки 2-НДФЛ. И там реквизит «ИННФЛ» содержит признак «Н» — то есть не является обязательным.
Что же получается? Если инспекция меняет трактовку, ужесточает правила, то налицо формальное противоречие между разными частями одного и того же документа. Добавим к этому отсутствие узаконенного требования «предъявить» ИНН при приеме на работу. Что вырисовывается на выходе? Что бухгалтеру, который не готов спорить с инспекторами, в самое короткое время предстоит собрать ИНН сотрудников. Тем самым снизить риск штрафов за несвоевременную сдачу справок 2-НДФЛ. Последние, напомним, заполняются на каждого работника, а санкция применяется за каждый документ, представленный с нарушением срока.
Налоговики предлагают узнавать ИНН через соответствующий сервис на портале nalog.ru. К сожалению, найти ИНН получается не всегда. Поэтому мы советуем бухгалтерам известить руководство компании о сложившейся ситуации, подключить отделы кадров. Кадровики помогут собрать информацию по уволившимся сотрудникам. Руководство может пойти навстречу бухгалтерам, помочь известить работников о необходимости узнать ИНН, назначить ответственными за сбор данных сотрудников начальников отделов, принять другие оргмеры.
Можно порекомендовать ставить в известность инспекцию о каждом случае, когда ИНН узнать не удается. Вопросы можно также адресовать в Управление налогообложения имущества и доходов физических лиц в центральный аппарат налоговой службы (127381, г. Москва, Неглинная ул., д. 23; тел. контакт-центра 8-800-222-2222).
Времени не так много: 1 марта предстоит сдавать справки 2-НДФЛ по работникам, с которых невозможно удержать налог, 1 апреля — по всем работникам организации.
В заключение обращаем внимание на крайне важную техническую тонкость. Справки 2-НДФЛ сдаются в электронной форме по ТКС в компаниях с численностью более 25 человек. При отправке справок операторы ЭДО руководствуются приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3-/576, где четко сказано, что сведения «в электронном виде представляются по установленным форматам». Поскольку электронный формат справки 2-НДФЛ заполнения поля ИНН не предусматривает, оснований у оператора сформировать ошибку не имеется. Будьте особенно внимательны!