Кассовые операции в 2019 — 2020 году порядок и правила

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году

Какой НПА регламентирует порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации в 2019 году

Ведение кассовых операций в 2019 году по-прежнему осуществляется в порядке, утвержденном указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Напомним, оно действует с 01.06.2014. Тогда же утратило силу положение «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — положение № 373-П).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в порядок ведения кассовых операций был внесен ряд изменений, которые мы подробнее рассмотрим ниже (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У).

А об изменениях в учете подотчетных сумм читайте здесь.

Кого коснулись изменения в порядке ведения кассовых операций

В той или иной мере нововведения в порядке ведения кассовых операций коснулись всех хозяйствующих субъектов. В частности:

индивидуальных предпринимателей и организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства (критерии малых предприятий вы найдете в этой статье);
организаций, не относящихся к малым;
организаций, имеющих обособленные подразделения;
лиц, использующих ККТ или бланки строгой отчетности (подробнее об учете денежных средств при использовании онлайн-касс читайте здесь);
работодателей, выдающих деньги сотрудникам под отчет.

Рассмотрим теперь эти изменения подробнее.

Ведение кассовых операций: сравнение действующих и старых правил

Для наглядности представим основные изменения в порядке ведения кассовых операций в виде таблицы (сравнение действующих и прежних правил, в том числе с учетом внесенных указанием № 4416-У).

Операции, которых коснулись изменения

Текущий порядок ведения кассовых операций

Пункт НПА, на который ссылается текущий порядок ведения кассовых операций

Прежний порядок ведения кассовых операций

Обязанность устанавливать лимит остатка наличности в кассе

Индивидуальные предприниматели и организации — субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе.

Примечание: критерии отнесения организаций к субъектам малого предпринимательства установлены ст. 4 закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ

П. 2 указания № 3210-У

Никаких исключений для ИП и организаций-«малышей» не было. Все юридические лица и предприниматели должны были устанавливать максимально допустимую сумму наличных денег, которая могла храниться в кассе на конец рабочего дня, и сдавать сверхлимитную наличность в банк (пп. 1.2–1.4 положения № 373-П)

Порядок расчета лимита остатка кассы

Порядок ведения кассовых операций позволяет выбрать один из 2 вариантов расчета кассового лимита:

исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (для вновь созданных юрлиц — исходя из ожидаемого объема поступлений);
исходя из объема выдачи наличных денег (для вновь созданных организаций — исходя из ожидаемого объема выдач), за исключением сумм наличных, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и пр. работникам

Приложение к указанию № 3210-У

Старые правила ведения кассовых операций не предполагали выбора удобного варианта расчета лимита кассы. Второй вариант (по объему выдачи денежной наличности) дозволялось использовать лишь в случае отсутствия наличных поступлений. Об этом прямо говорилось в приложении к положению № 373-П

Оформление кассовых документов индивидуальными предпринимателями

Индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять:

кассовые документы;
кассовую книгу.

В частности, это касается предпринимателей — плательщиков ЕНВД, ИП, применяющих патентную или упрощенную систему налогообложения, а также ИП, являющихся плательщиками ЕСХН (см. письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338).

Примечание: учет доходов и расходов ведут также предприниматели на общем режиме — в книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (утверждена приказом от 13.08.2002Минфина РФ № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430). Отсюда можно сделать вывод, что данное послабление касается всех предпринимателей без исключения

Пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У

Наравне с организациями ИП были обязаны:

оформлять проводимые кассовые операции приходными и расходными кассовыми ордерами (п. 1.8 положения № 373-П);
вести учет поступающих и выдаваемых из кассы наличных денег в кассовой книге (п. 5.1 положения № 373-П)

Способ ведения кассовой книги и кассовых документов

Кассовую книгу и другие документы можно оформлять:

на бумажном носителе с заполнением от руки;
на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
в электронном виде с учетом обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации.

В первых 2 случаях документы подписываются собственноручно ответственными лицами, а в последнем — подтверждаются электронными подписями.

Кассир проверяет, есть ли на кассовых документах подписи руководящих лиц (главбуха или директора). Подписи сверяют с образцами, но только если документ составили на бумаге.

Кассовую книгу может вести не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник

Пп. 4.7, 4.6 указания № 3210-У

Кассовая книга и другие кассовые документы могли быть только бумажными. Документы, оформленные на компьютере, в обязательном порядке распечатывались (п. 2.5 положения № 373-П).

Читать еще: Сведения СЗВМ в ПФР за декабрь

Кассовую книгу обязан был вести только кассир

Внесение исправлений в документы по кассе

Новый порядок ведения кассовых операций дозволяет внесение исправлений в документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением приходных и расходных кассовых ордеров. При этом исправление должно содержать дату внесения, фамилии, инициалы и подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Внесение исправлений в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания не допускается

П. 4.7 указания № 3210-У

Прежним порядком внесение исправлений не допускалось (п. 2.1 положения № 373-П).

Порядок исправления электронных кассовых документов не указывался

О том, как на ведение кассовых документов повлияло введение в применение онлайн-касс, читайте в статье «Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы?»

Порядок сдачи сверхлимитной наличности в банк

Наличные деньги для зачисления на счет сдаются:

в банк;
организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка

П. 3 указания № 3210-У

Помимо действующих вариантов (сдачи в банк или организацию, входящую в систему Банка России) была возможность перечисления денег на счет через организацию федеральной почтовой связи (п. 1.5 положения № 373-П)

Указание суммы прописью в расходном кассовом ордере

Согласно действующему порядку ведения кассовых операций при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю только для проставления подписи. Требовать у получателя вписать полученную сумму в ордер от руки больше не нужно. Эта сумма может быть напечатана

П. 6.2 указания № 3210-У

Ведение кассовых операций в прежнем порядке требовало от получателя не только подписать ордер, но и собственноручно указать в нем получаемую сумму (рубли — прописью, копейки — цифрами) (п. 4.3 положения № 373-П)

Выдача денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юрлица или ИП, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме либо распорядительному документу руководителя. Заявление или распорядительный документ должны содержать запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату.

Если на подотчетные суммы составляется заявление, то размер подотчетных средств и срок не обязан указывать руководитель. Это может сделать и сам подотчетник. А руководитель лишь подпишется и поставит дату.

Допускается выдача под отчет, если получатель не отчитался по предыдущему авансу

П. 6.3 указания № 3210-У

Согласно прежнему порядку ведения кассовых операций, сумму и срок подотчета должен был указывать собственноручно руководитель (п. 4.4 положения № 373-П).

Кроме того, до 19.08.2017 деньги под отчет выдавались исключительно на основании заявления работника и только при отсутствии задолженности по предыдущим подотчетным расходам

Оформление кассовых документов при расчетах с ККТ или БСО

Действующий порядок ведения кассовых операций закрепляет возможность оформления общего ПКО и (или) РКО по окончании проведения кассовых операций на всю сумму принятых наличных денег на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если расходный кассовый ордер оформили в электронном виде, то получатель денег может проставить на документе свою электронную подпись

Пп. 4.1, 5.1, 6.2 указания № 3210

Положением № 373-П возможность составления сводного приходного ордера по БСО и иным аналогичным документам не предусматривалась.

П. 5.2 указания № 3210 утратил силу с 19.08.2017.

Возможность отправки квитанции на электронную почту, как и подписания РКО электронной подписью отсутствовала

Взаимодействие головной кассы с кассами подразделений

Организация, имеющая обособленные подразделения (ОП), вправе самостоятельно устанавливать порядок и сроки передачи в головную организацию копий листов кассовых книг ОП с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 4.6 указания № 3210-У)

Свой лист кассовой книги с остатком наличных на конец рабочего дня подразделение должно было передать организации не позднее следующего рабочего дня (п. 5.6 положения № 373-П)

Ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций

И в заключение несколько слов об ответственности. За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф: для должностных лиц — от 4 тыс. до 5 тыс. руб., для юридических — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

При этом к нарушениям относятся:

осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;
неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Подробнее об ответственности за нарушение порядка ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Итоги

Порядок ведения кассовых операций в 2019 не претерпел никаких изменений. Продолжают действовать правила с поправками от 2017 года. Тогда часть нововведений коснулась порядка работы с подотчетниками. Другие изменения были связаны с внедрением онлайн-касс и оптимизацией электронного кассового документооборота.

Читать еще: Как пишется ответ на необоснованные претензии

Закон об онлайн кассах в 2020 году: изменения

В 2020 году правила работы с онлайн кассами изменились. Представляет обзор новых правил работы с ККТ в 2020 году.

Онлайн-касса в 2020 году

Какую бы систему налогообложения ни использовала ваша организация, касса потребуется в следующих случаях:

получение денег от физических лиц через банк (если нет специальной льготы);
удержание из зарплаты долга за проданные сотруднику товары, работы, услуги;
займы для оплаты товаров, работ, услуг.

Однако в ряде случаях ККТ можно не применять.

Полный перечень случаев, когда нужно и не нужно применять ККТ, смотрите в наших таблицах.

Окончательная дата перехода на онлайн кассы в 2020 году

Пока окончательный срок для перехода на онлайн кассы тех налогоплательщиков, которым была предоставлена отсрочка, продлен до 1 июля 2021 года.

Кому предоставлена отсрочка

Лица или виды реализации, получившие право на отсрочку

Дата, до которой действует отсрочка

До 1 июля 2020 года (отменена административная ответственность)

Продажа билетов кондуктором или водителем в общественном транспорте

До 1 июля 2020 года (отменена административная ответственность)

Предприниматели, которые работают без наемного персонала, при выполнении работ, оказании услуг, реализации товаров собственного производства. При перепродаже товаров отсрочка не предоставлена

До 1 июля 2021 года

Всем, кто должен применять онлайн кассы, налоговики направят уведомления об обязательном переходе на ККТ. Также они обзвонят и устно проинформируют о применении ККТ. Дополнительно инспекции планируют проводить семинары по вопросам перехода на кассовую технику. Об этом сказано в письме ФНС № ЕД-4-20/5228.

Использование ККТ при зачете и возврате аванса

Напомним, что на текущий момент использование ККТ обязательно в случаях зачета и возврата аванса. Если аванс вносит физлицо продавец имеет право:

при зачете или возврате предоплаты, внесенной покупателем ранее не в вашем магазине или офисе, отправить ему электронный чек (не распечатывать на бумаге);
в ряде сделок (например, услуги связи, услуги в сфере культурно-массовых мероприятий) зачеты и возвраты авансов за расчетный период можно включить в один чек. Чек не передается клиенту, а направляется в налоговую.

Если вы получили предоплату от ИП или организации в виде безнала (например, через банк-клиент), ККТ не применяется. При авансе наличными или картой чек теперь обязателен.

Что ждет владельцев онлайн-касс в 2020 году

Согласно ст. 2 закона от 03.07.2019 № 171-ФЗ организациям и предпринимателям в сфере ЖКХ, а также в сфере пассажирских перевозок разрешается пока не использовать онлайн-кассы до июля 2020 года.

Таким образом, до 1 июля 2020 года не активны штрафы за кассовые нарушения при следующих расчетах:

оплата билетов в общественном транспорте;
оплата услуг ЖКХ.

После этой даты нарушающих будут привлекать к ответственности.

Следующее нововведение связано с законами 03.07.2018 № 192-ФЗ и от 06.06.2019 № 129-ФЗ. С февраля 2020 года в случае торговли через автоматы с QR- кодом можно не выдавать покупателю распечатанный чек и не отсылать ему электронный документ. Если покупатель предоставляет номер телефона или адрес электронной почты, то чек все же необходимо отправить.

Документооборот для операций с онлайн-ККТ

Обычные ККТ, которые не передают данные в налоговую инспекцию, были сняты с учета с 01.07.2017 (письмо ФНС от 19.06.2017 № ЕД-4-20/11625@).

Теперь журнал кассира-операциониста и справка КМ-6 для онлайн-кассы стали не нужны (письма Минфина от 22.07.2019 № 03-01-15/54535, ФНС от 31.03.2017 № ЕД-4-20/6050).

Но в остальном движение наличных денег учитывается также:

бухгалтер выдает кассиру в начале смены деньги для размена по РКО;
кассир всю смену принимает деньги от покупателей и выдает им чеки (покупатель имеет право попросить электронный чек, который необходимо отправить вместе с выданным бумажным вариантом);
в конце смены кассир формирует z-отчет и передает его вместе с деньгами бухгалтеру;
бухгалтер принимает деньги по двум ПКО — на выручку и на возврат суммы размена;
бухгалтер записывает все РКО и ПКО в кассовую книгу (подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Если у организации или магазина несколько кассиров, то деньги для размена изначально выдаются старшему кассиру, который выдает и собирает их вместе с выручкой у кассиров-операционистов. Передача денег между старшим кассиром и остальными кассирами фиксируется в книге КО-5 (п. 4.5 п. 4 Указания № 3210-У).

Онлайн кассы. Кассовые операции. Новый порядок применения ККТ. Порядок ведения кассовых операций и работы с наличными в 2019-2021 гг.

1. Все изменения в применении КММ в 2019 г и все изменения с 01.07.2019 г. А так же проанализируем изменения в правилах работы с ККТ в соответствии с Федеральным закон ом от 06.06.2019 N 129-ФЗ. «О внесении изменений в Федеральный закон» О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации.

Кому станет проще применять ККТ
Кого освободят от ККТ
Как изменят реквизиты кассовых чеков и другие изменения

2. Подробный разбор Федерального закона № 54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении наличных расчётов»: кардинальные изменения в порядке работы с наличными деньгами с учетом изменений.

Читать еще: Как найти рынок сбыта

3. Основные изменения правил применения ККТ в 2019 г.

В каких случаях необходимо применять ККТ и когда можно работать без нее и после 01.07.2019
Продление отсрочки для ИП. Удаленная касса для курьеров (интернет-магазины) и транспортных компаний.
Новые правила применений ККТ для ЖКХ.
Изменения в реквизитах чеков.
Что такое БСО после 01.07.2019 г.
Применение кассовой техники при безналичных расчетах.
Нужно ли применять ККТ при взаимозачетах.

4. Полный контроль ФНС за наличным оборотом в РФ.

Права налоговых органов по надзору за применением ККТ.
Правила проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций и применения ККМ; штрафы, предусмотренные законодательством.
Обзор арбитражной практики. Проверки ФНС кассовых операций: изменения в КоАП РФ.

5. Схема работы онлайн-касс.

Передача данных о наличных расчётах в ИФНС в режиме он-лайн.
Направление в налоговые органы фискальной информации при пробитии каждого чека, а также покупателю электронной копии кассового чека по электронной почте.
Как проверить чек на сайте ФНС. (Как выглядит такой чек- что нужно знать при проверке кассового чека).

6. Понятие электронного средства платежа.

7. Порядок выдачи чека про осуществлении безналичных расчётов с физическими лицами.

Требования к срокам оформления чеков и их передачи покупателям.
Для кого действует отсрочка до 1 июля 2021 года.
Назначение чека коррекции. В каких случаях он применяется.

8. Новые требования к оформлению кассового чека, выдаваемом покупателю (физическому лицу) с 01.01.2019, а также после 01.07.2019 г. Дополнительные разъяснения ФНС по проверке обязательных реквизитов в кассовом чеке до 01.04.2019 г.

9. Правила применения ККТ комиссионерами, агентами.

10. Нужно ли применять ККТ при удержаниях из зарплат сотрудников денежных средств за товары , работы и услуги, а также при получении и выдачи займов? Порядок действий.

11. Самые распространенные ошибки при применении ККТ , как исправить. Применение он-лайн кассы при возврате денег покупателям по новым правилам.

12. ЕНВД и патентная система налогообложения: как применять он-лиан кассу в 2019 году, какие изменения вступают в силу? Налоговый вычет при покупке ККТ для ИП на ЕНВД и патенте.

13. Замена ФН. Изменения с 01.01.2019 г.

Какими ФН можно пользоваться.
Как заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу в личном кабинете ОФД.
Срок службы фискального накопителя в онлайн кассах.
Какой именно фискальный накопитель надо установить?
Порядок снятия кассы c учёта пpи закрытии ИП или ликвидации OOO.

14.Применение бланков строгой отчётности (БСО) при наличных расчётах в 2019 году. Как нужно оформить БСО чтобы не потерять расход и вычет НДС на основании БСО.

Порядок осуществления наличных расчётов (Указание Центробанка от 07.11.2013 г. №3073-У).
На что можно тратить наличные деньги.
Предельный размер расчетов наличными денежными средствами.
Как проверяет ФНС доход и расход при получении наличной выручки.
Порядок расходования наличной выручки без сдачи на расчетный счет в банк в 2019 г.
Последние разъяснения Центробанка РФ.

15. Порядок ведения кассовых операций (Указание Центробанка от 11.03.2014 г. №3210-У). Порядок ведения кассовых операций, в том числе:

Правила выдачи денежных средств под отчет.
Правила оформления кассовых документов (ПКО, РКО, кассовая книга).

16. Обязанности кассира и его ответственность.

Особенности оформления кассовых документов при осуществлении кассовых операций.
Особенности и ошибки ведения кассовой книги.
Особенности оформления кассовых операций и ведения кассовой книги в организациях, имеющих обособленные подразделения.
Лимит расчетов наличными. Ограничения работы с наличными.
Разъяснения по лимиту кассы для малых предприятий.
Лимит для обособленных подразделений.
Эквайринг.
Расчеты с применением платежных карт.

17. Должность кассира: должностные обязанности, права и ответственность.

Полная материальная ответственность.
Правила совмещения и временного замещения должности кассира.

18. Расчеты с подопечными лицами:

С 2019 года Новые требования по порядку ведения путевого листа, утвержденному Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. Правила оформления документов при направлении водителя в служебную поездку.
Правила оформления путевого листа, маршрутного листа.
Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами.
Порядок работы с подотчетными суммами.
Правила оформления авансового отчета.
Что должен знать главный бухгалтер и кассир при работе с под от чётниками.
Порядок учета выдачи наличных денежных средств на хозяйственные расходы.
Порядок выдачи из кассы заработной платы.
Какие сроки предусмотрены для выдачи денег из кассы, как оформлять документы, депонирование.
Налогообложение (НДФЛ, страховые взносы, отчеты при списании безнадежной задолженности подотчетных лиц). Разъяснения Минфина РФ и ФНС.
Документальное оформление командировочных расходов.
Учет расходов, связанных с командировкой: найм жилья, расходы по проезду, нормирование суточных.
Сложности при расчете командировки за границу.
Особенности документооборота при использовании такси или собственного автомобиля.
Налогообложение командировочных выплат, в т.ч. НДФЛ, страховые взносы.
Какие ошибки при составлении авансовых отчетов приводят к доначислениям по НДФЛ и страховым взносам?

19. Представительские расходы .

· Документальное подтверждение и экономическая оправданность представительских расходов.

· Как доказать официальный порядок встречи.

· Виды расходов: проживание представителей другой организации, транспортное обеспечение, подарки, сувениры, питание, алкоголь, цветы.

Авансовый отчет по представительским расходам.