Кассовые операции в 2019 — 2020 году порядок и правила

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году

Какой НПА регламентирует порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации в 2019 году

Ведение кассовых операций в 2019 году по-прежнему осуществляется в порядке, утвержденном указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Напомним, оно действует с 01.06.2014. Тогда же утратило силу положение «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее — положение № 373-П).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в порядок ведения кассовых операций был внесен ряд изменений, которые мы подробнее рассмотрим ниже (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У).

А об изменениях в учете подотчетных сумм читайте здесь.

Кого коснулись изменения в порядке ведения кассовых операций

В той или иной мере нововведения в порядке ведения кассовых операций коснулись всех хозяйствующих субъектов. В частности:

• индивидуальных предпринимателей и организаций, являющихся субъектами малого предпринимательства (критерии малых предприятий вы найдете в этой статье);
• организаций, не относящихся к малым;
• организаций, имеющих обособленные подразделения;
• лиц, использующих ККТ или бланки строгой отчетности (подробнее об учете денежных средств при использовании онлайн-касс читайте здесь);
• работодателей, выдающих деньги сотрудникам под отчет.

Рассмотрим теперь эти изменения подробнее.

Ведение кассовых операций: сравнение действующих и старых правил

Для наглядности представим основные изменения в порядке ведения кассовых операций в виде таблицы (сравнение действующих и прежних правил, в том числе с учетом внесенных указанием № 4416-У).

Операции, которых коснулись изменения

Текущий порядок ведения кассовых операций

Пункт НПА, на который ссылается текущий порядок ведения кассовых операций

Прежний порядок ведения кассовых операций

Обязанность устанавливать лимит остатка наличности в кассе

Индивидуальные предприниматели и организации — субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе.

Примечание: критерии отнесения организаций к субъектам малого предпринимательства установлены ст. 4 закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ

П. 2 указания № 3210-У

Никаких исключений для ИП и организаций-«малышей» не было. Все юридические лица и предприниматели должны были устанавливать максимально допустимую сумму наличных денег, которая могла храниться в кассе на конец рабочего дня, и сдавать сверхлимитную наличность в банк (пп. 1.2–1.4 положения № 373-П)

Порядок расчета лимита остатка кассы

Порядок ведения кассовых операций позволяет выбрать один из 2 вариантов расчета кассового лимита:

• исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (для вновь созданных юрлиц — исходя из ожидаемого объема поступлений);
• исходя из объема выдачи наличных денег (для вновь созданных организаций — исходя из ожидаемого объема выдач), за исключением сумм наличных, предназначенных для выплаты заработной платы, стипендий и пр. работникам

Приложение к указанию № 3210-У

Старые правила ведения кассовых операций не предполагали выбора удобного варианта расчета лимита кассы. Второй вариант (по объему выдачи денежной наличности) дозволялось использовать лишь в случае отсутствия наличных поступлений. Об этом прямо говорилось в приложении к положению № 373-П

Оформление кассовых документов индивидуальными предпринимателями

Индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять:

• кассовые документы;
• кассовую книгу.

В частности, это касается предпринимателей — плательщиков ЕНВД, ИП, применяющих патентную или упрощенную систему налогообложения, а также ИП, являющихся плательщиками ЕСХН (см. письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338).

Примечание: учет доходов и расходов ведут также предприниматели на общем режиме — в книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (утверждена приказом от 13.08.2002Минфина РФ № 86н, МНС РФ № БГ-3-04/430). Отсюда можно сделать вывод, что данное послабление касается всех предпринимателей без исключения

Пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У

Наравне с организациями ИП были обязаны:

• оформлять проводимые кассовые операции приходными и расходными кассовыми ордерами (п. 1.8 положения № 373-П);
• вести учет поступающих и выдаваемых из кассы наличных денег в кассовой книге (п. 5.1 положения № 373-П)

Способ ведения кассовой книги и кассовых документов

Кассовую книгу и другие документы можно оформлять:

• на бумажном носителе с заполнением от руки;
• на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
• в электронном виде с учетом обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации.

В первых 2 случаях документы подписываются собственноручно ответственными лицами, а в последнем — подтверждаются электронными подписями.

Кассир проверяет, есть ли на кассовых документах подписи руководящих лиц (главбуха или директора). Подписи сверяют с образцами, но только если документ составили на бумаге.

Кассовую книгу может вести не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник

Пп. 4.7, 4.6 указания № 3210-У

Кассовая книга и другие кассовые документы могли быть только бумажными. Документы, оформленные на компьютере, в обязательном порядке распечатывались (п. 2.5 положения № 373-П).

Кассовую книгу обязан был вести только кассир

Внесение исправлений в документы по кассе

Новый порядок ведения кассовых операций дозволяет внесение исправлений в документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением приходных и расходных кассовых ордеров. При этом исправление должно содержать дату внесения, фамилии, инициалы и подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Внесение исправлений в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания не допускается

П. 4.7 указания № 3210-У

Прежним порядком внесение исправлений не допускалось (п. 2.1 положения № 373-П).

Порядок исправления электронных кассовых документов не указывался

О том, как на ведение кассовых документов повлияло введение в применение онлайн-касс, читайте в статье «Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы?»

Порядок сдачи сверхлимитной наличности в банк

Наличные деньги для зачисления на счет сдаются:

• в банк;
• организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка

П. 3 указания № 3210-У

Помимо действующих вариантов (сдачи в банк или организацию, входящую в систему Банка России) была возможность перечисления денег на счет через организацию федеральной почтовой связи (п. 1.5 положения № 373-П)

Указание суммы прописью в расходном кассовом ордере

Согласно действующему порядку ведения кассовых операций при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю только для проставления подписи. Требовать у получателя вписать полученную сумму в ордер от руки больше не нужно. Эта сумма может быть напечатана

П. 6.2 указания № 3210-У

Ведение кассовых операций в прежнем порядке требовало от получателя не только подписать ордер, но и собственноручно указать в нем получаемую сумму (рубли — прописью, копейки — цифрами) (п. 4.3 положения № 373-П)

Выдача денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юрлица или ИП, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме либо распорядительному документу руководителя. Заявление или распорядительный документ должны содержать запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя и дату.

Если на подотчетные суммы составляется заявление, то размер подотчетных средств и срок не обязан указывать руководитель. Это может сделать и сам подотчетник. А руководитель лишь подпишется и поставит дату.

Допускается выдача под отчет, если получатель не отчитался по предыдущему авансу

П. 6.3 указания № 3210-У

Согласно прежнему порядку ведения кассовых операций, сумму и срок подотчета должен был указывать собственноручно руководитель (п. 4.4 положения № 373-П).

Кроме того, до 19.08.2017 деньги под отчет выдавались исключительно на основании заявления работника и только при отсутствии задолженности по предыдущим подотчетным расходам

Оформление кассовых документов при расчетах с ККТ или БСО

Действующий порядок ведения кассовых операций закрепляет возможность оформления общего ПКО и (или) РКО по окончании проведения кассовых операций на всю сумму принятых наличных денег на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если расходный кассовый ордер оформили в электронном виде, то получатель денег может проставить на документе свою электронную подпись

Пп. 4.1, 5.1, 6.2 указания № 3210

Положением № 373-П возможность составления сводного приходного ордера по БСО и иным аналогичным документам не предусматривалась.

П. 5.2 указания № 3210 утратил силу с 19.08.2017.

Возможность отправки квитанции на электронную почту, как и подписания РКО электронной подписью отсутствовала

Взаимодействие головной кассы с кассами подразделений

Организация, имеющая обособленные подразделения (ОП), вправе самостоятельно устанавливать порядок и сроки передачи в головную организацию копий листов кассовых книг ОП с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 4.6 указания № 3210-У)

Свой лист кассовой книги с остатком наличных на конец рабочего дня подразделение должно было передать организации не позднее следующего рабочего дня (п. 5.6 положения № 373-П)

Ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций

И в заключение несколько слов об ответственности. За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф: для должностных лиц — от 4 тыс. до 5 тыс. руб., для юридических — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

При этом к нарушениям относятся:

• осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;
• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
• накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Подробнее об ответственности за нарушение порядка ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Итоги

Порядок ведения кассовых операций в 2019 не претерпел никаких изменений. Продолжают действовать правила с поправками от 2017 года. Тогда часть нововведений коснулась порядка работы с подотчетниками. Другие изменения были связаны с внедрением онлайн-касс и оптимизацией электронного кассового документооборота.

Закон об онлайн кассах в 2020 году: изменения

В 2020 году правила работы с онлайн кассами изменились. Представляет обзор новых правил работы с ККТ в 2020 году.

Онлайн-касса в 2020 году

Какую бы систему налогообложения ни использовала ваша организация, касса потребуется в следующих случаях:

• получение денег от физических лиц через банк (если нет специальной льготы);
• удержание из зарплаты долга за проданные сотруднику товары, работы, услуги;
• займы для оплаты товаров, работ, услуг.

Однако в ряде случаях ККТ можно не применять.

Полный перечень случаев, когда нужно и не нужно применять ККТ, смотрите в наших таблицах.

Окончательная дата перехода на онлайн кассы в 2020 году

Пока окончательный срок для перехода на онлайн кассы тех налогоплательщиков, которым была предоставлена отсрочка, продлен до 1 июля 2021 года.

Кому предоставлена отсрочка

Лица или виды реализации, получившие право на отсрочку

Дата, до которой действует отсрочка

До 1 июля 2020 года (отменена административная ответственность)

Продажа билетов кондуктором или водителем в общественном транспорте

До 1 июля 2020 года (отменена административная ответственность)

Предприниматели, которые работают без наемного персонала, при выполнении работ, оказании услуг, реализации товаров собственного производства. При перепродаже товаров отсрочка не предоставлена

До 1 июля 2021 года

Всем, кто должен применять онлайн кассы, налоговики направят уведомления об обязательном переходе на ККТ. Также они обзвонят и устно проинформируют о применении ККТ. Дополнительно инспекции планируют проводить семинары по вопросам перехода на кассовую технику. Об этом сказано в письме ФНС № ЕД-4-20/5228.

Использование ККТ при зачете и возврате аванса

Напомним, что на текущий момент использование ККТ обязательно в случаях зачета и возврата аванса. Если аванс вносит физлицо продавец имеет право:

• при зачете или возврате предоплаты, внесенной покупателем ранее не в вашем магазине или офисе, отправить ему электронный чек (не распечатывать на бумаге);
• в ряде сделок (например, услуги связи, услуги в сфере культурно-массовых мероприятий) зачеты и возвраты авансов за расчетный период можно включить в один чек. Чек не передается клиенту, а направляется в налоговую.

Если вы получили предоплату от ИП или организации в виде безнала (например, через банк-клиент), ККТ не применяется. При авансе наличными или картой чек теперь обязателен.

Что ждет владельцев онлайн-касс в 2020 году

Согласно ст. 2 закона от 03.07.2019 № 171-ФЗ организациям и предпринимателям в сфере ЖКХ, а также в сфере пассажирских перевозок разрешается пока не использовать онлайн-кассы до июля 2020 года.

Таким образом, до 1 июля 2020 года не активны штрафы за кассовые нарушения при следующих расчетах:

• оплата билетов в общественном транспорте;
• оплата услуг ЖКХ.

После этой даты нарушающих будут привлекать к ответственности.

Следующее нововведение связано с законами 03.07.2018 № 192-ФЗ и от 06.06.2019 № 129-ФЗ. С февраля 2020 года в случае торговли через автоматы с QR- кодом можно не выдавать покупателю распечатанный чек и не отсылать ему электронный документ. Если покупатель предоставляет номер телефона или адрес электронной почты, то чек все же необходимо отправить.

Документооборот для операций с онлайн-ККТ

Обычные ККТ, которые не передают данные в налоговую инспекцию, были сняты с учета с 01.07.2017 (письмо ФНС от 19.06.2017 № ЕД-4-20/11625@).

Теперь журнал кассира-операциониста и справка КМ-6 для онлайн-кассы стали не нужны (письма Минфина от 22.07.2019 № 03-01-15/54535, ФНС от 31.03.2017 № ЕД-4-20/6050).

Но в остальном движение наличных денег учитывается также:

• бухгалтер выдает кассиру в начале смены деньги для размена по РКО;
• кассир всю смену принимает деньги от покупателей и выдает им чеки (покупатель имеет право попросить электронный чек, который необходимо отправить вместе с выданным бумажным вариантом);
• в конце смены кассир формирует z-отчет и передает его вместе с деньгами бухгалтеру;
• бухгалтер принимает деньги по двум ПКО — на выручку и на возврат суммы размена;
• бухгалтер записывает все РКО и ПКО в кассовую книгу (подп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Если у организации или магазина несколько кассиров, то деньги для размена изначально выдаются старшему кассиру, который выдает и собирает их вместе с выручкой у кассиров-операционистов. Передача денег между старшим кассиром и остальными кассирами фиксируется в книге КО-5 (п. 4.5 п. 4 Указания № 3210-У).

Онлайн кассы. Кассовые операции. Новый порядок применения ККТ. Порядок ведения кассовых операций и работы с наличными в 2019-2021 гг.

1. Все изменения в применении КММ в 2019 г и все изменения с 01.07.2019 г. А так же проанализируем изменения в правилах работы с ККТ в соответствии с Федеральным закон ом от 06.06.2019 N 129-ФЗ. «О внесении изменений в Федеральный закон» О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации.

• Кому станет проще применять ККТ
• Кого освободят от ККТ
• Как изменят реквизиты кассовых чеков и другие изменения

2. Подробный разбор Федерального закона № 54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении наличных расчётов»: кардинальные изменения в порядке работы с наличными деньгами с учетом изменений.

3. Основные изменения правил применения ККТ в 2019 г.

• В каких случаях необходимо применять ККТ и когда можно работать без нее и после 01.07.2019
• Продление отсрочки для ИП. Удаленная касса для курьеров (интернет-магазины) и транспортных компаний.
• Новые правила применений ККТ для ЖКХ.
• Изменения в реквизитах чеков.
• Что такое БСО после 01.07.2019 г.
• Применение кассовой техники при безналичных расчетах.
• Нужно ли применять ККТ при взаимозачетах.

4. Полный контроль ФНС за наличным оборотом в РФ.

• Права налоговых органов по надзору за применением ККТ.
• Правила проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций и применения ККМ; штрафы, предусмотренные законодательством.
• Обзор арбитражной практики. Проверки ФНС кассовых операций: изменения в КоАП РФ.

5. Схема работы онлайн-касс.

• Передача данных о наличных расчётах в ИФНС в режиме он-лайн.
• Направление в налоговые органы фискальной информации при пробитии каждого чека, а также покупателю электронной копии кассового чека по электронной почте.
• Как проверить чек на сайте ФНС. (Как выглядит такой чек- что нужно знать при проверке кассового чека).

6. Понятие электронного средства платежа.

7. Порядок выдачи чека про осуществлении безналичных расчётов с физическими лицами.

• Требования к срокам оформления чеков и их передачи покупателям.
• Для кого действует отсрочка до 1 июля 2021 года.
• Назначение чека коррекции. В каких случаях он применяется.

8. Новые требования к оформлению кассового чека, выдаваемом покупателю (физическому лицу) с 01.01.2019, а также после 01.07.2019 г. Дополнительные разъяснения ФНС по проверке обязательных реквизитов в кассовом чеке до 01.04.2019 г.

9. Правила применения ККТ комиссионерами, агентами.

10. Нужно ли применять ККТ при удержаниях из зарплат сотрудников денежных средств за товары , работы и услуги, а также при получении и выдачи займов? Порядок действий.

11. Самые распространенные ошибки при применении ККТ , как исправить. Применение он-лайн кассы при возврате денег покупателям по новым правилам.

12. ЕНВД и патентная система налогообложения: как применять он-лиан кассу в 2019 году, какие изменения вступают в силу? Налоговый вычет при покупке ККТ для ИП на ЕНВД и патенте.

13. Замена ФН. Изменения с 01.01.2019 г.

• Какими ФН можно пользоваться.
• Как заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу в личном кабинете ОФД.
• Срок службы фискального накопителя в онлайн кассах.
• Какой именно фискальный накопитель надо установить?
• Порядок снятия кассы c учёта пpи закрытии ИП или ликвидации OOO.

14.Применение бланков строгой отчётности (БСО) при наличных расчётах в 2019 году. Как нужно оформить БСО чтобы не потерять расход и вычет НДС на основании БСО.

• Порядок осуществления наличных расчётов (Указание Центробанка от 07.11.2013 г. №3073-У).
• На что можно тратить наличные деньги.
• Предельный размер расчетов наличными денежными средствами.
• Как проверяет ФНС доход и расход при получении наличной выручки.
• Порядок расходования наличной выручки без сдачи на расчетный счет в банк в 2019 г.
• Последние разъяснения Центробанка РФ.

15. Порядок ведения кассовых операций (Указание Центробанка от 11.03.2014 г. №3210-У). Порядок ведения кассовых операций, в том числе:

• Правила выдачи денежных средств под отчет.
• Правила оформления кассовых документов (ПКО, РКО, кассовая книга).

16. Обязанности кассира и его ответственность.

• Особенности оформления кассовых документов при осуществлении кассовых операций.
• Особенности и ошибки ведения кассовой книги.
• Особенности оформления кассовых операций и ведения кассовой книги в организациях, имеющих обособленные подразделения.
• Лимит расчетов наличными. Ограничения работы с наличными.
• Разъяснения по лимиту кассы для малых предприятий.
• Лимит для обособленных подразделений.
• Эквайринг.
• Расчеты с применением платежных карт.

17. Должность кассира: должностные обязанности, права и ответственность.

• Полная материальная ответственность.
• Правила совмещения и временного замещения должности кассира.

18. Расчеты с подопечными лицами:

• С 2019 года Новые требования по порядку ведения путевого листа, утвержденному Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. Правила оформления документов при направлении водителя в служебную поездку.
• Правила оформления путевого листа, маршрутного листа.
• Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами.
• Порядок работы с подотчетными суммами.
• Правила оформления авансового отчета.
• Что должен знать главный бухгалтер и кассир при работе с под от чётниками.
• Порядок учета выдачи наличных денежных средств на хозяйственные расходы.
• Порядок выдачи из кассы заработной платы.
• Какие сроки предусмотрены для выдачи денег из кассы, как оформлять документы, депонирование.
• Налогообложение (НДФЛ, страховые взносы, отчеты при списании безнадежной задолженности подотчетных лиц). Разъяснения Минфина РФ и ФНС.
• Документальное оформление командировочных расходов.
• Учет расходов, связанных с командировкой: найм жилья, расходы по проезду, нормирование суточных.
• Сложности при расчете командировки за границу.
• Особенности документооборота при использовании такси или собственного автомобиля.
• Налогообложение командировочных выплат, в т.ч. НДФЛ, страховые взносы.
• Какие ошибки при составлении авансовых отчетов приводят к доначислениям по НДФЛ и страховым взносам?

19. Представительские расходы .

· Документальное подтверждение и экономическая оправданность представительских расходов.

· Как доказать официальный порядок встречи.

· Виды расходов: проживание представителей другой организации, транспортное обеспечение, подарки, сувениры, питание, алкоголь, цветы.

Авансовый отчет по представительским расходам.