Какие сроки хранения счетовфактур на предприятии в 2019 — 2020 году

Срок выставления счета-фактуры продавцом в 2019 — 2020 годах

Порядок и сроки выставления счетов-фактур в 2019 году

Срок выставления счета-фактуры равен 5 календарным дням, отсчитываемым со дня наступления события, в связи с которым счет-фактура оформляется (пп. 1 и 2 ст. 6.1, п. 3 ст. 168 НК РФ), то есть:

отгрузки;
поступления аванса;
изменения количества или цены отгруженных товаров.

Считается ли при определении этого 5-дневного срока сам день отгрузки, получения аванса и т.п., см. здесь.

Сроков для оформления счета-фактуры в других ситуациях, обязывающих к его составлению, НК РФ не устанавливает.

При этом по общему правилу счет-фактура выставляется по каждому событию отдельно, но допускается и составление одного документа на все отгрузки, произведенные в адрес одного покупателя в течение дня (письмо Минфина России от 02.05.2012 № 03-07-09/44). Если же отгрузка является непрерывной (энергоресурсы, аренда), то счет-фактура, так же, как и отгрузочный документ, может быть оформлен один за месяц или квартал (письма Минфина России от 13.09.2018 № 03-07-11/65642, от 25.06.2008 № 07-05-06/142 и от 17.02.2009 № 03-07-11/41).

В первых двух случаях (при отгрузке и авансе) составляют обычный счет-фактуру, а в третьем случае (при изменении количества или цены) — корректировочный.

О том, как изменились требования к форме и правилам заполнения счета-фактуры с 01.01.2019, читайте в материале «Новый счет-фактура с 01.01.2019: скачать бланк».

Главный вопрос: когда лучше оформлять счет-фактуру

Главным вопросом, который возникает в связи со сроком, отведенным для выставления счета-фактуры, является вопрос соответствия этого срока и даты, указываемой в документе. Выбирать приходится, как правило, из двух вариантов:

Счет-фактура оформляется той же датой, которой были оформлены отгрузочные документы или получен аванс. 5-дневный срок здесь нужен для того, чтобы его создать и подписать.
Счет-фактура оформляется любой датой в пределах 5 суток со дня отгрузки или поступления аванса. То есть даты счета-фактуры и документов-оснований, с которыми он связан, не совпадают.

Оформлять счет-фактуру лучше одной датой с документами-основаниями по следующим причинам:

Весь комплект документов по конкретной отгрузке получится очень удобным в работе. По отдельным документам в нем будут совпадать даты и итоговые суммы.
Не будет возникать проблем с учетом НДС на стыке периодов, когда отгрузка произведена в одном квартале, а счет-фактура по ней датирован следующим. Причем эта проблема коснется в первую очередь самого поставщика, т. к. реализацию он отразит в учете в одном квартале, а документ по НДС будет относиться к другому. При этом в бухгалтерской программе счет-фактура автоматически по дате создания НДС попадет в книгу продаж другого квартала, и при ручной корректировке даты записи в книге программа может отказаться записывать туда документ, датированный более поздним сроком, чем квартал отгрузки.
Удобными в работе окажутся авансовые счета-фактуры, дата которых будет совпадать с датой поступления денег.
Дата корректировочного счета-фактуры совпадет с датой подписания соглашения об изменении количества или цены товара, что также облегчит работу с этими документами.

На необходимость совпадения дат документов, оформляемых при посреднической деятельности, указано в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Последствия нарушения срока выставления счета-фактуры

Наказания за нарушение срока выставления счета-фактуры действующим законодательством не предусмотрено (письмо Минфина России от 17.02.2009 № 03-07-11/41).

Однако если нарушен 5-дневный срок на стыке налоговых периодов, то ИФНС может попытаться наказать продавца за отсутствие счета-фактуры по пп. 1 и 2 ст. 120 НК РФ, начислив ему штраф от 10 000 (при однократном нарушении) до 30 000 руб. (при систематических нарушениях). Во избежание этого документ, оформляемый с опозданием, лучше делать с указанием в нем правильной даты, даже в ущерб последовательности нумерации. Если следствием выставления счета-фактуры в другом налоговом периоде будет занижение налоговой базы, то штраф может составить 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). То есть до составления налоговой декларации необходимо сверить и увязать учетные цифры реализации и относящегося к ней налога с аналогичными данными книги продаж. Это позволит выявить недостающие документы и дооформить их до сдачи отчетности.

В своевременном получении счета-фактуры заинтересован покупатель, для которого он предназначен и который поторопит поставщика с его предоставлением. В то же время препятствием для вычета НДС нарушение срока выставления счета-фактуры продавцом не будет.

Читать еще: Служебное расследование в отношении работника

Итоги

НК РФ устанавливает 5-дневный срок (в календарных днях) для оформления счета-фактуры, привязывая его отсчет к дате наступления того события, в связи с которым происходит оформление. Открытым при этом остается вопрос о конкретной дате создания, указываемой в счете-фактуре: либо она совпадает с датой события, либо нет. По ряду причин предпочтительным следует считать оформление комплекта документов, связанных с одним и тем же событием, одной датой.

Срок хранения документов в организации в 2020 году таблица

В 2020 году поменялись сроки хранения документов для организаций. Росархив выпустил измененный перечень. Применять новый перечень следует с 1 января 2020 года. А сами сроки вы найдете в этой статье в таблицах, которые можно скачать.

Любое юрлицо, будь это компания или частный бизнесмен по закону не имеют права сразу избавляться от ненужных документов. Для каждого из них предусмотрен свой срок хранения. Если его не соблюсти, то организацию или ИП оштрафуют на большую сумму.

Время хранения документации регулируется:

перечнем Росархива (перечень типовых управленческих архивных документов);
Закон о бухучете №402-ФЗ от 06.12.2011, НК РФ;
Закон об архивном деле в РФ №125-ФЗ от 22.10.2004;

Ознакомиться с подробностями можно дальше в статье.

Новые сроки хранения документов в 2020 году

С 1 января 2020 году поменяются некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.

Например, счет-фактура придется держать в организации на 12 месяцев дольше, чем раньше. А данные по наложению взыскания на работников, напротив, можно уничтожить на 24 месяца быстрее, чем в 2019 году. Основные нововведения мы собрали в таблицу.

Что за документация

Как было (лет)

Как стало в 2020 (лет)

Декларации по налогам, взносам, отчеты по сборам, которые компания передает в налоговую инспекцию

Письменные разрешения вопросов с налоговой по поводу платежей в бюджет

Образец подписи материально-ответственных лиц

Организация сама решала, какой срок хранения, но при соблюдении двух условий:

Он не меньше 5 лет;
Время нахождения в архиве прописано в учетных документах.

Отчет ведется со дня замены такого лица

Реестр данных о выплатах сотрудникам, тот, что фирма отсылает в налоговую

Акты о наложении дисциплинарных наказаний

Время хранения бухгалтерских документов и отчетности

Архивация бухгалтерских документов подчиняется двум простым правилам:

Вся первичка и отчетная документация сохраняется в компании согласно законам архивации. При этом минимальное время – это 60 месяцев;
Учетные документы уничтожаются через пять лет, со дня их последнего применения в целях получения отчетов.

Подробную информацию о сроках вы найдете в следующей таблице.

Форма документации

Срок хранения в 2020 (лет)

Где это закреплено в перечне Росархива

Бухгалтерские отчеты за год

Бухгалтерские отчеты за квартал или месяц

Если нет годовых отчетов, то уничтожать нельзя

Акты, оставленные аудиторской проверкой

5 (кроме актов по бухотчетности за год);
Не уничтожаются акты по бухотчетности за год

Документация, относящаяся к учетной политике

Время отсчета – первый день действия новых

Вся первичка, в том числе:

Переписка между фирмами по поводу контрактов;
Всевозможные квитанции и чеки;
Документы, относящиеся к кассе и банку;
Различны акты на списание;
Накладные и т.д.

С момента окончания отчетного года

Регистры бухгалтерского учета

если имела место ревизия

Данные о кредиторских и дебиторских долга

со дня покрытия долга

Сведения о кражах, недостачах, растратах

Если долг закрыт, то 10 лет с момента оплаты;
Если идет суд, до вынесения вердикта

Какой срок хранения налоговых документов для организаций

Время содержания в архиве налоговых бумаг регулируется ст.23 НК РФ. Из нее следует, что в общем случае такая документация не уничтожается в течение 48 месяцев.

Выписка из Налогового кодекса РФ

Таблица: сколько времени не уничтожаются налоговые документы

Форма документации

Срок хранения в 2020

Закон

Книга покупок, Книга продаж и все приложения и дополнения к ней

Считать следует со дня последней записи

Постанов. Правительства №1137 от 26.12.2011

Читать еще: Что мешает Вам открыть свой бизнес

Книга продаж и все приложения и дополнения к ней

Постанов. Правительства №1137 от 26.12.2011

Стр.317 перечня Росархива

Журнал, где регистрируются счет-фактуры

Постанов. Правительства №1137 от 26.12.2011

Таможенная декларация, ее копии, заявления на ввоз продукции, и первичная документация, которая фиксирует факт отчисления НДС по импорту

Стр.316 перечня Росархива

Документы, которые подтверждают налоговые льготы, отсрочки или наоборот отказы на льготы и отсрочку платежей

Налоговые декларации и расчеты по взносам

Сведения о доходах физиков

60 месяцев – в стандартных ситуациях;

50 лет – при отсутствии счетов и ведомостей (сведения поданы, начиная с 2003г.);

75 лет — при отсутствии счетов и ведомостей (сведения поданы до 2003г.).

Стр.312 перечень Росархива

Реестры регистраций сведений о выплатах физикам

Книга доходов и расходов у упрощенцев

Обоснования налоговых послаблений, для компаний инвесторов в региональные проекты

Сроки хранения документации по взносам для организаций

Закон диктует единый принцип для всех компаний, независимо от того на какой они форме налогообложения, какую деятельность осуществляют и кто ее владелец. Регулируются сроки все той же ст.23 НК РФ.

В стандартном случае документация по взносам лежит в архиве 6 лет. Но как обычно, здесь есть свои исключения. Поэтому обратимся опять к таблице.

Форма документации

Срок хранения в 2020

Закон

Вся документация по взносам, за исключением указанной в нижних строках таблицы

— 50 лет для расчетов, поданных с 2003г.;

— 75 лет до 2003г.

Взносы в соцстрах по электронным каналам связи

60 месяцев, считается со дня поступления отчета в соцстрах

Технология приема расчетов (Приказ ФСС №19 от 12.02.2010).

Квиток, что расчет получен

Сроки хранения кадровых документов для организаций

Кадровая документация имеет самые продолжительное время хранения. Это связано с тем, что даже если человек уволился из фирмы, ему на протяжении жизни может потребоваться те или иные данные. Особенно это касается стажа работы, справок о доходах и т.д.

В обычном порядке кадровые бумаги, карточки и прочее сохраняются:

75 лет, если открыты до 2003 года;
50 лет, если открыты с 01.01.2003.

Подробную информацию об исключениях вы найдете дальше в табличке:

Вид кадровых бумаг

Сколько лет не уничтожать

Бумаги, относящиеся к кадровой политике, но не входящие в состав личной карточки

Коллективные соглашения фирмы

Пока существует предприятие

Расписание ухода в отпуск

Персональные документы личного состава (дипломы, трудовые и т.д.)

Для принятых с 01.01.2003 – 50 лет;
Для принятых до 2003 – 75 лет.

Приказы и прочие свидетельства о выплате премии

Штраф за нарушение сроков хранения в 2020 году

Ст. 120 НК РФ свидетельствует о том, что организацию жду штрафы, если сроки сохранения документов не будут учтены ей. Размер штрафа зависит от того, какая документация была уничтожена раньше времени, и за сколько лет.

Конкретные цифры таковы:

10 000рублей – за не сохранение бумаг налогового или бухгалтерского характера одного отчетного периода;
30 000 — если за несколько.

Если преждевременное избавление от отчетов привело к тому, что размер базы под налог уменьшен, то придется раскошелиться минимум еще на 40 000руб. А максимум – это 20% от недоимки.

Наказываются и лица, ответственные за сохранение документов. Личный штраф будет от двух до трех тысяч рублей.

Новые требования по уничтожению данных

Уничтожать персональные данные нужно будет с соблюдением требований, которые установит Роскомнадзор. Такое дополнение появится в статье 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Эксперты журнала «Зарплата» рассказали об изменениях.

Срок хранения документов в 2019 году: таблица

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Как регулируют сроки хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.

Читать еще: Изменения в акцизах в 2019 - 2020 году Ставки товары

Эти справочники и образцы помогут правильно организовать хранение документов в компании. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Далее рассмотрим сокращенную таблицу сроков хранения документов. Чтобы узнать все сроки, скачайте справочник по ссылке выше.

Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году

Документ

Сколько хранить

Бухгалтерские документы

Документы по покупкам и реализации
(договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)

5 лет

Документы по банку
(выписки, платежные поручения, чековая книжка)

5 лет

(кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)

Инвентарная карточка ОС

5 лет после выбытия ОС

5 лет

Приказы по основной деятельности

До закрытия компании

Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)

5 лет

Бухгалтерская отчетность
(баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО

До закрытия компании

Документы по налогам

Регистры налогового учета

5 лет

Налоговая отчетность
(налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)

Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде

Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте

4 года

Книги покупок и продаж с доп листами

4 года

Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН

До закрытия компании

Акт сверки с ИФНС

Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу

в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков

Документы по страховым взносам

Платежки на перечисление взносов

6 лет

Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования

Годовой – до закрытия компании

6 лет

Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)

До закрытия компании

Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)

Хранить вместе с отчетом

Кадровые документы

Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)

До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)

Личная карточка и копии документов работника*

— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;

— 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.

Трудовой договор и дополнения к нему

Приказы по кадрам

Табель учета рабочего времени

Больничный лист и расчет по нему

5 лет

График отпусков работников

1 год после использования

До закрытия компании

* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).