Какие правовые документы должны быть у кадрового агенства

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
• Инструкция по технике безопасности.
• Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

• График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
• График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
• Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

• положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
• должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
• инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
• альбом форм документов по учету кадров;
• положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
• положение о персонале;
• коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

• прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
• далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
• личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
• трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

• о приеме работника на работу – форма Т-1;
• о приеме работников на работу – форма Т-1а;
• о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
• О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
• о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
• о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
• о направлении работника в командировку – форма Т-9;
• о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
• о поощрении работника – форма Т-11;
• о поощрении работников – форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

• о совмещении должностей (профессий);
• о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
• о возложении взысканий;
• о досрочном снятии взысканий;
• об изменении персональных данных работника;
• о присвоении разряда;
• о привлечении к сверхурочным работам;
• о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
• о дежурствах;
• об установлении или снятии персональных надбавок;
• об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

• об утверждении штатного расписания;
• о внесении изменений в штатное расписание;
• о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
• о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
• об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

• командировочное удостоверение – форма Т-10;
• служебное задание – форма Т-10а;
• записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
• записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
• акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

• простейший – в журналах;
• более совершенный – с помощью картотеки;
• и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

• Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
• журнал регистрации личных карточек (Т-2);
• журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
• журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
• журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

• Сверхурочные работы;
• использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
• предоставленные работникам отгулы и т.д.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

• окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
• истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
• ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
• помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

Базовые документы кадрового агентства

С чего начинается кадровое агентство? Думаете, с того, что двое встречаются где-нибудь в кафе или на кухне и договариваются открыть совместный бизнес? Не совсем. Можно считать, что агентство появилось только тогда, когда появились документы, регламентирующие его деятельность. Базовые документы.

И первым из этих документов мы назовем

Договор на оказание услуг по подбору персонала

Договор регулирует отношения агентства и заказчика. Кто и что делает, кто, кому, когда и за что платит. Отдельно — должны быть прописаны вопросы гарантий и ответственности. Отдельно — вопросы конфиденциальности и урегулирования споров. В общем, чем подробнее расписана процедура взаимодействия сторон в договоре — тем меньше будет проблем в этом взаимодействии.

Как-то так повелось, что договоры большинства КА пишутся самими агентствами «на коленке». А если вдруг дело доходит до арбитражного суда (напр. — в попытке заставить заказчика заплатить за оказанные ему услуги), в договоре вдруг открывается бездна «дырок», которыми юристы заказчика с удовольствием пользуются. Поэтому, если вы все-таки пишете договор самостоятельно, обязательно покажите итоговый вариант юристу, а лучше — двум-трем. И спать будете гораздо спокойнее.

Заявка на подбор

Это такая кучка листочков, на которые вписываются требования заказчика к кандидату и общие условия труда. Тоже очень важный документ и тоже чем подробнее, тем лучше. Потому как заявка имеет две функции:

• во-первых, это памятка. Заглянув в заявку, вы всегда можете освежить в памяти возраст кандидата, или размеры отдела, в котором он будет работать, или еще что-то.
• во-вторых, это аргумент в общении с заказчиком. Например, заказчик говорит — мы увольняем вашего кандидата, он отказывается переезжать в новый офис. Ищите нам бесплатно другого. А вы в ответ — извините, вот у нас ваша заявочка, у вас тут указано «офис в центре города». Так что ничего мы вам не должны, мы искали человека на работу в центр. Так что, если нужно чего — обращайтесь, всегда будем рады помочь. За деньги.

Соответственно, на бумаге для заявки экономить не нужно, а так же обязательно скреплять ее печатями и подписями сторон, как и договор. Чтобы было это настоящим документом. Кстати, удобнее и проще всего подписывать один договор, к которому потом подписывать нужное количество заявок-приложений, где фиксировать все обстоятельства по конкретной вакансии.

Анкета для соискателя

Бывает так, что у соискателя нет резюме. Как быть? Очень просто — даете ему анкету и пусть трудится, заполняет. А вы потом это обработаете и внесете в базу данных. Или сразу в мусорку…

Формы отчетности менеджеров кадрового агентства

Кому нужна отчетность рекрутеров? Вроде бы, все и так очевидно — закрылась вакансия или нет. Но вот почему достигается тот или иной результат — непонятно. А если брать у менеджеров отчеты по вакансиям/собеседованиям/выходу и пр., еженедельно и ежемесячно — структура их работы будет как на ладони. И сразу станет ясно, что нужно сделать, чтобы эффективность работы по вакансиям была выше.

Управленческая отчетность по деятельности кадрового агентства

Отдельный большой разговор. Конечно, можно пытаться управлять компанией «не приходя в сознание», но гораздо эффективнее все-таки вести специальные отчеты по работе агентства. Самому вести и самому же потом читать. Или давать читать партнерам. Эти отчеты:

• «Еженедельная управленческая отчетность» (показатели процесса и результаты);
• «Ежемесячная отчетность по работе менеджеров агентства» (показатели процесса и результаты);
• «Ежемесячная отчетность по вакансиям, находящимся в работе» (закрываемость, статистика);
• «Ежемесячная финансовая отчетность» (прибыли, убытки)
• «Ежемесячная отчетность по расходам на рекламу (реклама вакансий и реклама агентства)» (расходы, отдача, эффективность)

Ведение этих отчетов позволяет гораздо точнее контролировать процесс работы компании, и оперативно реагировать на появляющиеся тенденции (увольнять и нанимать рекрутеров, прекращать сотрудничество с отдельными клиентами, проводить обучение, сокращать или увеличивать объем рекламы, отказываться от неэффективных рекламоносителей и пр.)

Трудовой договор с менеджером кадрового агентства

Как и договор с заказчиком, тоже очень важная составляющая процесса. Конечно, не везде у нас все делается по трудовому кодексу, но стремиться к этому нужно. В конце концов, это ваше конкурентное преимущество — чем «белее» ваша организация, тем охотнее в нее потянутся качественные специалисты! Поэтому договор нужен, причем опять же — договор подробный и детальный. Ну и законный, разумеется.

Должностная инструкция менеджера по подбору персонала

Тут вы подробно прописываете все те функции, которыми вы нагрузите своего работника. Не экономьте бумагу, пишите подробно. Чтобы при необходимости было на что ссылаться, когда вздумаете поругать его за безделье.

Стандарт резюме

Когда вы направляете резюме кандидата заказчику, ни в коем случае не «перекидывайте» то резюме, с которым он пришел. Оформите его по своему стандарту, с шапкой, красивыми заголовками, «причешите» содержание, уберите контактные данные, и только потом отправляйте. И, соответственно, вам нужен шаблон документа, в который вы все это будете забивать.

Структура заключения по результатам собеседования

Некоторые заказчики требуют не просто резюме кандидата, а резюме с подробным заключением по этому кандидату. В котором нужно описать, почему он вам понравился, почему вы его рекомендуете и так далее. Соответственно, чтобы не изобретать каждый раз велосипеда, нужен шаблон такого заключения, по которому вы его и будете делать.

Вот такой набор и составляет основу деятельности КА. С него и начинается жизнь агентства, и он же делает эту жизнь гораздо успешнее.

Перечень необходимых кадровых документов

* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы

Документация по личному составу

— о приеме на работу
— об увольнении
— о переводе
— о направлении в
командировку
-о предоставлении отпуска
-о поощрении
-о наложении дисциплинарного взыскания

Распорядительные документы

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Информационно — расчетные документы

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.
Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
— журнал регистрации трудовых договоров;
— журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
— журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
— журнал регистрации приказов о командировках работников;
— журнал регистрации командировочных удостоверений;
— журнал регистрации служебных заданий;
— журнал регистрации локальных нормативных актов;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
— журнал выдачи справок по личному составу;
— журнал учета больничных листов;
— журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:
— обязательные,
— рекомендованные,
— зависящие от специфики организации.
Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.
Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.
Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации? Список кадровой документации предприятия:

Перечень необходимых кадровых документов