2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сосредоточиться только на важных для бизнеса вещах

Определите ваш тип продуктивности, чтобы быстрее и легче справляться с делами

Многие из нас читали книги и советы по тайм-менеджменту и остались недовольны. Методики не помогают, мы не справляемся с делами быстрее. Бизнес-тренер и автор книги «Работай легко» Карсон Тейт считает, что все мы допускаем одну существенную ошибку. Перед тем как выполнять советы по управлению временем и делами, нужно определить свой тип продуктивности.

AdMe.ru предлагает вам проверить, под какое описание вы подходите. В чем вы увидели себя и свои черты? Какие раздражители для вас актуальны? Какие методики вы игнорировали раньше? Какие вам не помогали, хотя ваши знакомые успешно их применяют? Ответьте на эти вопросы и узнайте о способах повышения продуктивности и управления своим временем.

1. Приоритетчик

Приоритетчики обладают логическим, реалистическим и критическим мышлением. Они легко концентрируются, ценят свое время и, как видно из названия, сильны в расстановке приоритетов. Рабочее место приоритетчиков минималистично, речь лаконична и даже суха, в деловых письмах часто нет приветствия и прощания, ведь таким людям важна конкретная информация.

Приоритетчики легко справятся со сложными задачами в кратчайшие сроки, но завуалированное задание вроде «Этому проекту не хватает перчинки» поставит их в тупик.

Приоритетчику мешают:

  • Неточность или нехватка информации.
  • Длинные обобщения и абстрактные фразы.
  • Нечеткие сроки и задания.
  • Пустой треп и рассказы о личной жизни.

Что поможет стать продуктивнее:

  • Простые, но эффективные канцелярские принадлежности, например блокнот с отрывными листами, чтобы быстро передать записку, или стикеры, чтобы моментально прикрепить рядом заметку с внезапно возникшей идеей.
  • Приложения, которые позволяют следить за ежедневными задачами и долгосрочными целями (например, 42Goals, Wunderlist), таймеры, техники планирования, связанные с точными сроками (Moosti).
  • Список дел с конкретными задачами и сроками.

2. Плановик

Последовательность, организованность и внимание к деталям — вот основные качества плановиков. В этом они похожи на приоритетчиков. Плановики составляют подробные планы и графики, могут записать уже выполненную задачу в список, только чтобы ее вычеркнуть. Они всегда читают сноски, видят опечатки и недочеты.

На рабочем месте плановика нет ничего лишнего, каждая вещь выполняет свою функцию. Плановик стремится сообщить полную информацию, поэтому часто использует сложные и длинные предложения.

Плановику мешают:

  • Нарушение сроков, опоздания.
  • Отсутствие четкого алгоритма действий.
  • «Вода» в текстах, ошибки и опечатки.
  • Недоделанная работа, сорванные планы, отмена задания.

Что поможет стать продуктивнее:

  • Папки, органайзеры, стикеры, закладки, ведение картотеки и каталогов.
  • Приложения и программы, позволяющие структурировать информацию, следить за сроками и изменениями в работе (Toodledo, HabitForge, Objectiveli).
  • Заранее составленные маршруты, подробный список дел, умение распознавать, какие детали не стоят большого внимания.

3. Организатор

Организаторы — активные и эмоциональные люди. Они очень общительны, любят рассказывать истории, их язык богатый и яркий. Организаторы обладают хорошей интуицией, талантом убеждения и самопрезентации, тонко чувствуют потребности клиентов.

Они решают задачи по мере их поступления, часто доверяют своим ощущениям, а не прибегают к подробному анализу фактов. Могут работать как в команде, так и в одиночестве, но общение с другими для них очень важно. На рабочем месте организаторов можно увидеть фотографии, памятные вещички, украшения.

Организаторам мешают:

  • Сухая информация, тексты с обилием сносок и цифр.
  • Монотонная работа.
  • Отсутствие общения или обратной связи.
  • Категоричность суждений других.
  • Отсутствие поощрения, признания.

Что поможет стать продуктивнее:

  • Вещи, приятные для глаз и рук, например красивые ежедневники с качественной бумагой, цветные ручки и маркеры, стильные колонки и мышка.
  • Мессенджеры, поддерживающие видеозвонки (Skype, WhatsApp).
  • Приложения, помогающие сконцентрироваться, синхронизировать и не терять информацию, делиться с другими (focus@will, stickK, Redbooth).

4. Визуализатор

Визуализаторы обладают тем самым нестандартным мышлением. Они легко решают сложные задачи и выполняют несколько дел одновременно. Рабочее место визуализаторов полностью подстроено под них самих. То, что другим кажется хаосом, для них упорядоченная система. Они эрудированны, любят учиться.

Интуиция и спонтанность — это про визуализаторов, они часто становятся «первооткрывателями». Такие люди видят неочевидное и совмещают несовместимое. Они могут отклониться от графика или отвлечься от работы над одним проектом ради другого, идея которого появилась внезапно.

Визуализатору мешают:

  • Монотонность и рутина.
  • Четкие рамки и условия.
  • Консерватизм и узкие задачи.
  • Вероятность потеряться в созданном им же хаосе.

Что поможет стать продуктивнее:

  • Большие блокноты и тетради с нелинованными страницами, разноцветные ручки, маркерные и пробковые доски, чтобы все было на виду и не терялось.
  • Приложения и программы, которые могут вместить огромный поток сознания и в которых есть возможность прикреплять рисунки, графики, фото, создавать ментальные карты; а также, наоборот, простые инструменты, чтобы не отвлекаться (Lifetick, ZenPen).
  • Расстановка приоритетов и тренировка внимания.

5. Что дальше?

Попытайтесь понять, что больше всего отвлекает вас от работы, а что, напротив, помогает сконцентрироваться. Не надейтесь на успех техник тайм-менеджмента и повышения продуктивности, если они совершенно не подходят вашей природе.

Если вы узнали себя в нескольких описаниях, это нормально. Ваш тип продуктивности может быть смешанным. Используйте разные инструменты, подходящие вам, совмещайте их. В конечном итоге вы найдете идеальный стиль работы и отдыха.

Поделитесь в комментариях результатами и ощущениями. В каких описаниях вы узнали себя?

Как управлять вниманием и сконцентрироваться

Популярный блогер Джеймс Клир рассказывает, как оставаться сосредоточенным на своей цели, даже если все вокруг пытаются вас отвлечь.

Концентрация внимания: что это и как работает

Начнём с самого основного: что представляет собой концентрация внимания? Согласно определению психологов, это акт направления интереса или действий на одну цель. Да, звучит скучновато, однако тут скрывается очень важная идея.

Что такое концентрация внимания

Чтобы сконцентрироваться на чём-то одном, придётся игнорировать всё остальное.

Концентрация появляется только тогда, когда мы говорим «да» одному варианту и «нет» — всем остальным. Другими словами, исключение — это необходимое условие для концентрации внимания.

От того, что вы не делаете, зависит то, что вы можете сделать.

Конечно, чтобы оставаться сосредоточенным, не требуется неизменное «нет», важно сказать «нет» сейчас, в данный момент. Позже вы можете заняться чем-то другим, но сейчас вы должны направить своё внимание только на одну вещь.

Концентрация внимания — это ключ к продуктивности. Говоря «нет» любым другим вариантам, вы открываете свою способность довести до конца одно оставшееся дело.

А теперь важный вопрос: что нужно сделать, чтобы сосредоточиться на вещах, которые имеют значение, и игнорировать бесполезные?

Почему не получается сосредоточиться

У большинства людей нет проблем с концентрацией внимания. У них трудности с принятием решения.

Читать еще:  Летний бизнес прокат гидроциклов и водных лыж

Мы можем убедить себя сосредоточиться на деле, если убрать с пути всё, что отвлекает. У вас когда-нибудь была задача, которую нужно было закончить во что бы то ни стало? Вы выполняли её, потому что дедлайн принимал решение вместо вас. Может, вы и прокрастинируете, но, как только дело вынуждает вас принять решение, вы действуете.

Часто вместо того, чтобы принять трудное решение и выбрать одно дело, мы убеждаем себя, что лучше работать в многозадачном режиме. Но это неэффективный подход, и вот почему.

Почему многозадачность не работает

Технически мы можем делать два дела одновременно. К примеру, смотреть телевизор и готовить ужин или отвечать на входящие во время телефонного разговора.

Но сосредоточиться на двух делах одновременно невозможно. Вы либо смотрите телевизор, помешивая макароны в кастрюле в фоновом режиме, либо готовите макароны, а телевизор становится фоновым шумом. В каждый отдельный момент времени вы концентрируетесь или на одном, или на другом.

Многозадачность заставляет ваш мозг быстро переключать внимание с одного дела на другое. И если бы человеческий мозг умел переходить от одной работы к другой без дополнительных усилий, никакой проблемы бы не было. Но наша голова так не работает.

Вспомните ситуацию, когда вас кто-то прерывал, когда вы писали письмо. Когда разговор заканчивается, обычно вам требуется несколько минут, чтобы сориентироваться, вспомнить, о чём вы писали, и продолжить. Нечто подобное происходит, когда вы делаете несколько дел одновременно.

Каждый раз, когда вы переключаетесь с одной задачи на другую и обратно, вам приходится прилагать умственные усилия.

В психологии это называется эффектом затрат на переключение.

Затраты на переключение — это перебои в продуктивности, которые мы испытываем, когда переключаем наше внимание от одного дела к другому. Исследование Reducing the effect of email interuption on employees. 2003 года, опубликованное в International Journal of Information Management, показало, что, отвлекаясь на обычную проверку электронной почты раз в пять минут, человек тратит в среднем 64 секунды, чтобы возобновить выполнение текущей задачи.

Другими словами, из-за одной только электронной почты мы тратим впустую одну минуту из каждых шести.

Миф о многозадачности гласит, что она делает вас эффективнее. В действительности значение имеет только концентрация внимания.

Как сосредоточиться и увеличить продолжительность концентрации внимания

Давайте поговорим о том, как преодолеть нашу склонность к многозадачности и концентрироваться на одном деле за раз. Как понять, на какой из многих возможных вариантов нужно обратить внимание?

Стратегия Уоррена Баффетта — «Два списка»

Один из моих любимых методов, позволяющих сосредоточить внимание на важном и исключить всё остальное, придумал известный инвестор Уоррен Баффетт.

Баффетт использовал трёхступенчатую стратегию для повышения личной продуктивности, чтобы помочь своим сотрудникам определить приоритеты и спланировать действия.

Однажды Баффетт предложил своему личному пилоту выполнить простое упражнение, состоящее из трёх шагов.

  • Шаг 1. Для начала Баффетт попросил пилота Майка Флинта записать 25 главных карьерных целей. На то, чтобы разобраться и написать, Флинту потребовалось какое-то время. Совет: можно выполнить это упражнение с целями на небольшой промежуток времени. Например, составить список из 25 дел, которые вы хотите закончить на этой неделе.
  • Шаг 2. Затем Баффетт попросил Флинта пересмотреть свой список и выбрать 5 самых важных целей. На это Флинту снова потребовалось время, но в итоге он выбрал 5 наиболее приоритетных целей.
  • Шаг 3. К этому моменту у Флинта появилось два списка. Пять наиболее важных пунктов были объединены в список A, а остальные двадцать — в список Б. Флинт решил, что сразу же начнёт работать над пятью наиболее важными целями.

И в этот момент Баффетт поинтересовался, что тот собирается делать со вторым списком.

Флинт ответил: «Пять важнейших целей занимают моё основное внимание, но и двадцать других тоже важны, поэтому я буду работать над ними время от времени, когда представится возможность. Они, конечно, не настолько срочные, но я по-прежнему планирую уделять им внимание».

На что Баффетт сказал: «Нет, Майк, ты понял всё неправильно. Всё, кроме пяти главных целей, — это список дел, которых нужно избегать любой ценой. Что бы ни случилось, ты не должен уделять внимание списку Б, пока не достигнешь пяти важных целей».

Я люблю метод Баффетта, потому что он подталкивает принять сложное решение и исключить дела, которые можно считать хорошей тратой времени, но не самой лучшей. Таким образом, из задач, которые отвлекают на себя внимание, вы выбираете те, на которые действительно стоит тратить время.

Это только один из способов направить своё внимание и абстрагироваться от всего отвлекающего. Существуют и другие, например матрица Эйзенхауэра или метод Айви Ли.

Но какой бы метод вы ни использовали и как бы серьёзно ни были настроены, в какой-то момент концентрация пропадает. Как дольше оставаться сосредоточенным? Для этого нужно выполнить два простых действия.

Измеряйте свои результаты

Внимательность часто пропадает из-за отсутствия обратной связи. Естественно, ваш мозг хочет знать, получается ли у вас достигать поставленных целей.

У всех нас есть сферы жизни, которые, как мы утверждаем, очень для нас важны, но которые мы не отслеживаем. Это в корне неверный подход. Только с помощью цифр и полного отслеживания мы можем что-то предпринять, когда становимся лучше или хуже.

  • Когда я начал считать, сколько сделал отжиманий, я стал сильнее.
  • Когда я начал следить за выполнением привычки читать по 20 страниц в день, я прочитал больше книг.
  • Когда я записал свои ценности, я стал более принципиальным.

Задачи, которые я отслеживал, оставались в центре моего внимания.

К сожалению, часто мы избегаем измерения результатов, потому что боимся, что цифры будут невпечатляющими. Поймите, измерение нужно не для того, чтобы осуждать себя. Это просто обратная связь, которая необходима для понимания, на каком этапе вы сейчас находитесь.

Измеряйте, чтобы открывать, узнавать, понимать. Измеряйте, чтобы лучше узнать себя. Измеряйте, потому что это поможет вам сосредоточиться на вещах, которые для вас важны.

Цените прогресс, а не показатели результата

Вторая вещь, которую вы можете сделать, чтобы дольше сохранять внимание, — сосредоточиться на процессе, а не событиях. Слишком часто мы представляем себе успех как некое событие, которое может быть достигнуто и завершено.

Вот несколько примеров.

  • Многие люди представляют здоровье как событие («Если я смогу сбросить 10 килограммов, то буду в отличной форме»).
  • Многие люди представляют предпринимательство как событие («Если бы о нашем бизнесе написали в New York Times, мы бы пришли к успеху»).
  • Многие люди представляют искусство как событие («Если бы мои картины выставили в большой галерее, я бы стал известным»).
Читать еще:  Экспорт газа из России

Это лишь несколько примеров из многих, когда мы определяем успех как единичное событие. Но если вы посмотрите на людей, которые сосредоточены на своих целях, то поймёте, что значение имеют не события или результаты, а концентрация на самом процессе. Эти люди любят то, чем занимаются.

И что самое забавное, концентрация на процессе в любом случае позволит вам наслаждаться результатами.

  • Если вы хотите быть хорошим писателем и выпустить бестселлер, это прекрасно. Но единственный способ достичь этого результата — любить писать.
  • Если вы хотите, чтобы весь мир узнал о вашем бизнесе, было бы неплохо, чтобы о вас написали в журнале Forbes. Но единственный способ этого достичь — любить процесс продвижения.
  • Если вы хотите быть в хорошей форме, возможно вам действительно необходимо потерять 10 лишних килограммов. Но единственный способ достичь этого результата — любить здоровое питание и делать упражнения.
  • Если вы хотите стать намного лучше в любом деле, вы должны полюбить сам процесс. Вы должны влюбиться в построение образа человека, который занимается делом, а не просто мечтать о желаемых результатах.

Концентрация внимания на целях и результатах — это наша естественная склонность, но концентрация на прогрессе приводит к большим результатам в долгосрочной перспективе.

Лайфхаки для улучшения концентрации

Даже когда вы искренне влюблены в процесс и знаете, как оставаться сосредоточенным на своих целях, ежедневная практика может привнести хаос и навредить вашей внимательности. Вот несколько дополнительных способов повышения концентрации.

1. Выберите якорную задачу

Выбирайте один (и только один) приоритет на каждый рабочий день. Хотя я и планирую завершить другие задачи в течение дня, моей приоритетной задачей является одно не подлежащее обсуждению дело, которое я должен закончить. Я называю его «якорной задачей».

Благодаря единственному приоритету мы, не задумываясь, начинаем выстраивать жизнь вокруг этого обязательства.

2. Управляйте своей энергией, а не временем

Если задача требует от вас полной концентрации внимания, запланируйте её на определённое время дня, когда у вас есть для неё силы. Например, я заметил, что моя творческая энергия выше всего по утрам. Утром я бодрый, лучше пишу и лучше принимаю стратегические решения для своего бизнеса. Поэтому я планирую все творческие задачи на утро. А все остальные рабочие дела отодвигаю на вторую половину дня: встречи, ответы на входящие, телефонные звонки и чаты в Skype, анализ и обработку числовой информации.

Практически каждая стратегия продуктивности включает совет лучше управлять своим временем. Но само по себе время бесполезно, если у вас нет сил, чтобы выполнить задачу.

3. Никогда не проверяйте электронную почту в первой половине дня

Концентрация — это устранение всего отвлекающего. А электронная почта может оказаться самым большим отвлекающим фактором.

Если я не проверяю почту в начале дня, я могу самостоятельно составить свой распорядок дня, а не подстраиваться под распорядок дня кого-то ещё.

Я понимаю, что многим людям нет смысла ждать второй половины дня, но я хочу бросить вам такой вызов. Можете ли вы потерпеть до 10 утра? Или до 9? До 8:30? Точное время ограничения не так уж важно. Суть в том, чтобы вы могли выкроить себе время утром, когда можно сосредоточиться на том, что для вас важнее всего.

4. Оставляйте телефон в другой комнате

Обычно я откладываю телефон подальше в первой половине дня. Гораздо легче настроиться на работу, если СМС, телефонные звонки или уведомления не отвлекают на себя внимание.

5. Работайте в полноэкранном режиме

Каждый раз, когда я запускаю программу на компьютере, я использую её в полноэкранном режиме. Если я читаю статью в интернете, браузер занимает весь экран. Если я пишу заметки в Evernote, я использую полноэкранный режим. Если я редактирую изображения в Photoshop, окно программы — единственное, что я могу видеть. Я настроил рабочий стол так, чтобы строка меню автоматически пропадала. Когда я работаю, я не вижу время, иконки приложений и все остальные отвлекающие вещи.

Кажется, мелочь, но в плане концентрации внимания это очень важное действие. Если вы видите иконку приложения, то у вас время от времени появляется соблазн щёлкнуть по ней. Однако если убрать визуальный сигнал из поля зрения, то и желание отвлечься пропадает через несколько минут.

6. Удалите все задачи, которые мешают вашей концентрации с утра

Я люблю делать самые важные дела с самого утра, потому что в это время ещё не появляется спешка. Поэтому я перенёс первый завтрак на полдень, чтобы высвободить немного дополнительного времени с утра на работу, а не готовку.

Независимо от того, какой стратегии вы придерживаетесь, помните, что когда мир отвлекает вас, всё, что нужно сделать — придерживаться одного дела. Вначале у вас может не получаться. Но нужно просто начать.

Как сосредоточиться только на важных для бизнеса вещах

Нас постоянно что-то отрывает от работы: электронная почта, звонки, разговоры коллег и даже наши собственные мысли. Как в этих условиях сконцентрироваться на важных задачах, защитить себя от информационной усталости и правильно распределить время? Предлагаем 10 советов, которые помогут вам справиться с отвлекающими факторами и стать продуктивнее.

Первое правило: концентрируйтесь только на одном деле. Мы все часто отвлекаемся, потому что современное общество предъявляет к нам нереальные ожидания. От нас хотят, чтобы мы без остановки потребляли океаны информации. Мы должны быть для нее постоянно доступными. Многие реагируют на этот тревожный рост требований, распределяя внимание на несколько задач сразу. И такой подход не приносит нам добра.

Мы страдаем от сложившегося в корне неверного стереотипа: мол, делать одновременно несколько дел необходимо, чтобы справляться с грузом современных проблем. Но тактика многозадачности обычно заводит в тупик.

Нам сложно сосредоточиться. Наше внимание разбросано. Мы становимся невежливыми. Снижается наша производительность. Мы утрачиваем контроль над окружающей действительностью. Мы притворяемся, что успеваем делать многое. Почему же мы притворяемся? Потому что наш мозг не способен с полной отдачей работать над более чем одной задачей единовременно. Это подтвердит любой нейрофизиолог.

Бессмысленные переживания по поводу уже произошедших событий или безосновательные тревоги о будущем — главные и неутомимые расхитители нашего времени. Мешают нам и мысли о том, что скажут окружающие.

Первый шаг на пути к преодолению всех этих помех — достижение полной осознанности. Заметьте про себя, вокруг чего крутятся ваши мысли. Это какая-то конкретная «заноза» из прошлого? Или у вас сформировалась привычка беспокоиться о тех поворотах, которые могут ждать вас в будущем?

Читать еще:  Самые перспективные валюты для инвестирования

Напомните себе, что такие мысли не только бесполезны, но и контрпродуктивны: они мешают нам присутствовать «здесь и сейчас». Мы не способны изменить прошлое, предсказать будущее или установить контроль над другими людьми. В данный конкретный момент мы можем только сосредоточиться на решении конкретной задачи, что внесет свой позитивный вклад в нашу жизнь, нашу работу и действительность, которая бурлит вокруг нас.

Когда мы пытаемся запомнить все дела, которыми нам предстоит заняться в обозримое время, это зачастую превращается в дополнительную стрессовую нагрузку. Но если мы переносим список задач на бумагу, то снимаем с себя бремя опасений, что можем что-то забыть.

Человек способен одновременно удержать в памяти 7–9 дел.Составление списка позволяет высвободить мыслительные ресурсы для того, чтобы сконцентрироваться на одной конкретной задаче и не отвлекаться на тревожные мысли о других обязанностях.

При использовании списков мы можем рассортировать и структурировать кажущуюся неподъемной гору задач, сосредоточиться на самой актуальной из них и добиться максимальной эффективности.

Марк Твен однажды сказал, что если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади. Ваша «лягушка» — это самая большая и самая важная работа, та, которую вы чаще всего откладываете в долгий ящик. Однако именно она в настоящий момент положительным образом повлияет на ваши достижения, а главное — на вашу жизнь.

Первое правило поедания лягушек: из двух предложенных нужно начинать с наиболее гадкой.

Иначе говоря, если вам нужно выполнить две важные работы, начинайте с более масштабной, сложной и самой главной. Приучайте себя браться за дело без промедления, доводить его до конца и лишь затем переходить к другому.

Чтобы уменьшить соблазн отложить выполнение задачи, каждая активная фаза работы по проекту должна занимать не более 25 минут.

Эта техника предполагает разбиение задачи на 25-минутные периоды, окончание которых отслеживается при помощи таймера. Каждый такой период сопровождается коротким перерывом. После четырех периодов работы следует более длительный перерыв.

Техника особенно эффективна при необходимости заниматься тем, что совсем не хочется делать. Когда мы знаем, что будем трудиться над задачей 25 минут, а как только прозвонит таймер, сможем отвлечься, выполнять работу становится психологически легче.

Вы должны создать для себя позитивную рабочую обстановку, которая способствует продуктивной деятельности. Исключите все возможные помехи. Если вам с трудом дается работа над каким-то проектом или задачей, отвлекающие факторы станут для вас лишь предлогами, чтобы прерваться.

Интернет, коллеги, всегда готовые поболтать с вами, телефонные звонки, всплывающие извещения об электронной почте — все это способствует тому, что вы начинаете откладывать работу. Исключите все отвлекающие факторы, по крайней мере на 25 минут, и займитесь делом.

В большинстве рабочих коллективов невозможно не отвлекаться. Сложно вернуться к нужному курсу, если разговор, которым вас прервали, выходит из-под контроля и вы не понимаете, когда он закончится. Поэтому вы должны сразу же установить рамки времени. Лучший способ это сделать — огласить то, чем вы сейчас занимаетесь, направляющемуся к вам человеку, а потом задавать целенаправленные вопросы. Вот несколько примеров:

«Я как раз пытаюсь расчистить свою почту. Ты ненадолго ко мне или стоит назначить встречу на другое время?»

«Мне надо сделать несколько телефонных звонков. Ты хочешь обсудить что-то конкретное или мы можем поговорить позже?»

«Я собираюсь на совещание примерно через пять минут. Можешь кратко рассказать мне свою проблему за полминутки или лучше я позвоню тебе после совещания?»

Почему мы соглашаемся на обед с приятелем, хотя заняты важным проектом? Берем на себя дополнительные обязанности по просьбе шефа, несмотря на то, что собирались уделять больше времени семье? Приходим на помощь соседу, даже если это мешает нашим планам? Все просто: мы боимся подвести людей или испортить отношения.

Но мы забываем, что у нас есть право выбора. Не стоит превращать собственную жизнь в хаос, без конца решая чужие проблемы. Говорите «нет» — и люди начнут ценить ваше время. А вам не придется каждый раз сожалеть о своей сговорчивости.

С сегодняшнего дня постарайтесь на все незначительные и «проблемные» просьбы говорить нет, а освободившееся время используйте для выполнения более важного задания. Отказывайте однозначно, но вежливо. «Я польщен тем, что вы думали обо мне, но боюсь, что загрузка не позволяет» или «Я бы очень хотел, но я ужасно занят». Такие формы отказа позволят вам и сохранить теплые отношения с собеседником, и избавиться от ненужных мелких задач, которые «засоряют» ваш день.

Делать одно и то же день за днем может ужасно наскучить. Устав от монотонности, мы начинаем отвлекаться при каждом удобном случае. Чтобы этого избежать, разработайте разные режимы для разных дней недели.

Именно так поступает Джек Дорси, создатель компании Twitter. Каждый его день имеет определенную тему. Понедельник предназначен для проведения совещаний и управления компанией. Вторник отведен под разработку продуктов. Среда посвящена маркетингу, коммуникациям и развитию, а четверг — общению с разработчиками и партнерами. Пятница — день компании и ее культуры.

Такой распорядок помогает сохранять спокойствие посреди хаоса. Ежедневно Дорси сосредоточивает все свои усилия на одной теме, а не распыляет их на несколько задач. Его рабочая неделя всегда проходит по таким правилам, поэтому коллегам и партнерам легко приспособиться к нему.

Составьте расписание, в какое время вы будете ежедневно открывать свою электронную почту. Для большинства людей оптимальный вариант, меньше всего мешающий их рабочему процессу, — проверять входящую корреспонденцию четыре раза в день и выделять не более 15 минут на каждую «сессию».

1. Первым делом с утра. Большинство людей начинают свой рабочий день с проверки электронной почты, чтобы убедиться, что не пропустили что-то срочное.

2. Перед обеденным перерывом. Время обеда — вполне естественная пауза в вашей деловой активности; чтобы сделать это время более продуктивным, можно проверить электронную почту.

3. Середина второй половины дня. Это еще одна естественная пауза, когда вам нужно сделать перерыв или вы собираетесь уходить на деловую встречу.

4. Конец рабочего дня. Если вы максимально освободите папку входящей корреспонденции, прежде чем покинете рабочее место, то на следующее утро сразу перейдете к просмотру новых сообщений.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector