Как правильно тратить сво время в бизнесе

Как правильно тратить сво время в бизнесе

Ближайшие открытые семинары:

28-29 ноября 2019 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования. Прочитать. >>

Впервые у нас?
Карта составлена специально для того, чтобы Вы могли быстро ознакомиться со структурой сайта и найти необходимую информацию. Потерялись —
Карта сайта. >>

12 советов, как разумно использовать свое время

Вот некоторые советы, как разумно распределять время, имеющееся в вашем распоряжении

Выясните, как именно вы тратите свое время

Не пожалейте немного времени, чтобы проследить, как именно вы распоряжаетесь им. Очень важно сразу определить сферы, которые являются абсолютно бесперспективными, и те, в которые стоит «вкладывать» энергию. Это поможет правильно расставить приоритеты.

Вы вкладываете во что-то много энергии, но при этом не представляете, чего хотите в итоге добиться? Многие тратят драгоценное время , стараясь стать более эффективными, при этом не имея конечной цели. Другими словами, они не сфокусированы на том, что действительно важно для них. Имея перед собой цель, вы сможете сконцентрироваться на способах достижения желаемого результата. Сама по себе цель также может стать хорошим мотиваторам.

Составьте список дел

Вы можете составить список дел в своей голове, но намного лучше написать его на бумаге. К такому списку вы сможете обратиться в любой момент в течение дня. Выбирайте сами, каким образом он будет выглядеть: напечатан на листке бумаге, написан от руки или сохранен в компьютере. Вычеркивая из списка завершенные дела, вы получите определенное удовольствие и заряд вдохновения на новые свершения. При этом вам не придется терять время, вспоминая, какие еще дела необходимо завершить.

Составление списка не будет эффективным, если все дела в нем будут стоять в неправильном порядке. Вас всегда будет подстерегать искушение сперва сделать то, что хочется, а не то, что важно. Расставьте приоритеты и в первую очередь сосредоточьтесь над решением самой актуальной задачи. Таким образом, если какие-то дела и останутся невыполненными к концу дня, они будут не очень важны.

Сделайте все хорошо с первого раза

Если вы собираетесь выполнить какую-то задачу, не настроившись должным образом, это означает, что как следует вы ее не сделаете. Приложите максимум усилий, чтобы сделать все хорошо с первого раза. Таким образом, вы совершите меньше ошибок и вам не придется тратить время на переделывание. В первую очередь беритесь за самые сложные дела, это увеличит вероятность того, что вы все сделаете правильно.

Перестаньте откладывать на потом

Большинство людей предпочитают прокрастинировать или мысленно перебирать в голове способы совершения действия, вместо того, чтобы действовать. Особенно часто это происходит, когда вы окружены многочисленными отвлекающими факторами, которые могут служить оправданиями. Постарайтесь контролировать свою окружающую среду, изгоняя из нее то, что рассеивает ваше внимание. Если перед вами стоит сложная задача, вы подсознательно будете стремиться уклонится от ее решения, используя всевозможные предлоги для этого.

Дезорганизованность — вор вашего времени. Только представьте, сколько времени вы тратите на то, чтобы определить местонахождения какой-то вещи на работе или дома. Возможно, вам необходимо совладать с хаосом, царящим в вашем рабочем или жилом пространстве, чтобы работать более эффективно. Уберите подальше те вещи, которые вам не нужны, или просто избавьтесь от них, а тем вещам, которыми пользуетесь постоянно, дайте определенную прописку, найти их быстро не составит труда.

Это выглядит очевидно, но вы можете освободить много времени для себя, перенаправив кому-то часть работы. Идея состоит в том, чтобы передать кому-то задание, с которым этот человек справится быстрее или не хуже, чем вы сами. Это касается как работы, так и домашних дел. Почему бы не попросить детей заняться стиркой в обмен на какое-то послабление в дальнейшем. На работе не стесняйтесь обратиться к коллеге, кто знает, возможно, он будет только рад интересному заданию, особенно, если он силен в этом.

В некоторых случаях отличным решением станет выполнение нескольких задач одновременно, что позволит эффективный использовать имеющееся в распоряжении время. Мы не говорим о массивных перегрузках, просто о совмещении задач, когда это возможно. Например, когда вы в пути, не теряйте возможность послушать аудио-курс иностранного языка, который вы уже давно мечтали освоить. А если вы путешествуете в поезде, это прекрасная возможность прочесть книгу или немного поработать на ноутбуке.

Учитесь говорить «нет»

Умение не взваливать на себя весь груз дел, научившись говорить «нет», позволит вам существенно сэкономить время. Если кто-то обращается к вам с просьбой, задайте себе вопрос: «это действительно входит в мои обязанности?» или «я действительно лучший кандидат для решения данной проблемы?». В случае отрицательного ответа, не беритесь за это дело. Мы не призываем искать отговорки, чтобы не делать ничего, безусловно, не стоит постоянно отказывать, когда вас о чем-то просят. Просто не стоит становиться свалкой чужих проблем, это поможет вам существенно освободить время.

Когда вы полностью сосредоточены на деле, вы сможете быстрее завершить его. Единственный способ сохранить концентрацию — оградить себя от всех отвлекающих факторов. Недостаточно сфокусироваться на выполнении какого-то дела на старте, важно также не потерять этот фокус. Если перед вами стоит серьезная задача, уединитесь, отключите телефон и не включайте его до тех пор, пока не закончите. Позже у вас будет достаточно времени, чтобы ответить на все сообщения или пропущенные звонки.

Следите за собой

Невозможно работать непрерывно, так можно и перегореть. Очень важно найти время, чтобы понаблюдать за собой со стороны, так вы сможете узнать свои пределы. Сохраняя здоровый баланс в своей жизни вы почувствуете, что движетесь в верном направлении и эффективно справляетесь с возникающими проблемами и задачами, и при этом не расходуете на их решение больше времени, чем они того заслуживают.

Узнать еще больше о тайм-менеджменте Вы сможете из книг Глеба Архангельского. Получить БЕСПЛАТНО!

Дороже денег. Как правильно тратить свое время?

Стыдно сказать, столько времени я проводил в телефоне. Но вместо того, чтобы бороться с искушением, я прислушивался к советам инженеров из Кремниевой долины

То, чем я собираюсь поделиться с вами – из разряда болтовни на тему, которая была очень важна для меня в 2018 году – а именно время. Я здесь никоим образом не эксперт, и на самом деле, как вы увидите, это именно то, с чем я не справляюсь, но стараюсь исправляться.

Недавно прочитал книгу Make Time авторства Джейка Кнаппа и Джона Зерацки, двух бывших инженеров Google, которые работали также на Gmail и YouTube. Книга написана гикам для гиков – вроде меня. Джейк и Джон дают очень содержательные советы, как «находить время». А также позволяют взглянуть на технологические компании и время с несколько иной перспективы.

Подумайте о Proctеr & Gamble, Hershey, Nestle – старых гигантах конца ХХ века. Если бы вы были инженером или химиком, работая на какую-то из этих компаний, вы, возможно, любили бы свою работу, изготавливая товары, с которыми клиенты с удовольствием проводили бы все больше и больше времени. Будь это растворимый кофе, полуфабрикаты или что-то экзотическое, покрытое шоколадом. Чем успешнее вы были бы, тем больше продуктов вашей компании покупали бы ваши клиенты, соответственно тратя на это все больше долларов.

Но сегодня большинство товаров, которые продают компании Кремниевой долины – Facebook, Twitter и Google – не выставляются в магазинах. Более того – покупатели расплачиваются за них не долларами, а скорее тем, что кажется всем самым дешевым товаром: временем, по иронии являющимся и наиболее дефицитным товаром.

Бизнес-модели Facebook, Twitter и Google не слишком отличаются от телесетей типа ABC, CBS или NBC: они обеспечивают вас «бесплатным» контентом, и вы расплачиваетесь за это своим временем, таким образом позволяя Proctеr & Gamble продвигать вам их новое мыло. Впрочем, есть два заметных различия между телесетями и гигантами Кремниевой долины. И первое, это вопрос приватности – технологические компании знают о тебе в сто раз больше, чем старые медийные кампании. И второе: телесети могут иметь доступ к вам только один или два часа утром и четыре – вечером. Зато Facebook, Twitter и Google есть на ваших телефонах, которые с вами 24/7, они даже сопровождают вас в ванной комнате.

Я не согласен с тем, что эти компании – зло. Что вы, эти компании в шаге от превращения в Myspace. Они, конечно, не такое зло как Coke, где непрестанно рекламируют, что выпив их продукты, вы будете чувствовать себя на миллион долларов, и это поможет вам легче находить общий язык с другими, в то же время превращая массы в зависимых от кофеина и сахара, заодно отчаянно способствуя глобальной эпидемии диабета. И гиганты Кремниевой долины, которые нанимают инженеров, которые любят свое дело, точно создают продукты, на которые вы поведетесь и от которых получите определенную зависимость.

Как часто вы собираетесь пользоваться этими продуктами, зависит от вас. Ну, почти от вас. Чем лучше продукт, тем больше времени вы будете тратить на него, и тем крепче к нему привяжетесь. (Опять напоминаю, что валюта здесь – ваше время)

Недавно я написал статью о составлении бюджета, где подчеркиваю, что ключевым в этом занятии есть расстановка приоритетов. Вместо того, чтобы на автопилоте (бездумно) тратить деньги на вещи, которые вы можете и не ценить, разумное бюджетирование заставляет вас активно и вдумчиво расставлять приоритеты – что для вас важнее, будь это экстра отпуск в этом году, или новая машина каждые три. (Ответ на этот вопрос очень личный, и зависит от человека к человеку.)

Ваш доход, без разницы сколько вы зарабатываете, может всегда быть меньше ваших ненасытных и растущих потребностей. Но если вы внимательны и сознательные в том, как тратите деньги, это действительно может сделать вас счастливым, позволяя реализовать свои цели и мечты, в то же время сводя к минимуму волнения (или отчаяние).

Планирование времени ничем не отличается, разве что время даже более дефицитно чем деньги. Если вы позволяете своей жизни следовать настройкам по умолчанию, установленным сообразительными инженерами технологических компаний, то ваше время превратится в цифровой эквивалент потребления вами шоколадных конфет Hershey Kisses, которые придут на замену завтракам, обедам и ужинам.

После того как я прочитал книгу Make Time, я посмотрел на приложение Screen Time на моем iPhone, чтобы увидеть, как много времени я провожу за своим телефоном. И мне очень стыдно за эту цифру, чтобы указать ее здесь. Больше всего времени у меня занимает не Facebook, а Twitter, а другим большим негодяем является моя почта. И хотя оповещения у меня там отключены, я проверяю свою почту на телефоне нон-стоп. Если бы я взял это время, что потерял, и потратил их на чтение книг, я бы мог читать на одну или две больше еженедельно.

Вместо пытаться бороться с искушением – а это действие, которое забирает невероятно много энергии – я прислушался к рекомендации авторов Make Time. А именно удалил с телефона все то, что отнимало мое время и внимание – больше никаких соцсетей или новостей, и, что более важно, никакой почты. Я думал, что буду скучать по этому всему, и да, несколько дней я действительно ловил себя на том, что тянусь к телефону, только чтобы понять, что на самом деле нет никакой необходимости этого делать, поскольку там уже нечего проверять. Неделю спустя я и вовсе избавился от этого.

Реалии же таковы, что если я не буду отвечать на свои письма сразу, ничего в моей жизни или жизни отправителя не изменится. Сейчас я установил время, когда дважды в день проверяю свой мейл на планшете (чтобы сделать это менее доступным, я удалил ярлыки Gmail со своего рабочего стола). Авторы Make Time утверждают, что нам никогда не нужно отвечать на письма сразу. Таким образом вы приучаете людей, которые вам пишут, к тому, что почта – это не мессенджер для обмена мгновенными сообщениями. Я думаю, что эти ребята правы.

У нас в инвестиционной компании IMA существует жесткая политика – отвечать на письма от клиентов в тот же бизнес-день. По крайней мере мы даем знать, что получили письмо, даже если пока не нашли что на него ответить. Я лично получаю очень мало писем от клиентов, поэтому отвечать на них в тот же день – это не мой случай. И в то же время я не имею такой ответственности перед каждым письмом, которое попадает в мою почту, поэтому отвечаю на остальные письма тогда, когда могу. Иногда через недели или месяцы (если вы один из тех, кто не получил от меня ответ, примите мои извинения).

На моей фирме также существует пунктик по внутренним коммуникациям. Со временем мы поняли, что легче найти таланты в мире, чем на месте. Поэтому наша компания имеет много работников вне штата, в нашем «глобальном» филиале в Денвере. Мы также выяснили, что почта – это не слишком хороший инструмент для коммуникации внутри офиса, так в 2018 году переключились на Slack, современную постмайкрософтовскою коммуникационную платформу. Да, среди нас много миллениалов, я знаю.

Slack позволяет нам разделять коммуникацию по каналам. По сути, это групповые чаты для отдельных функций компании. Например, каждый работник, причастный к обслуживанию клиентов, будет в канале для тех, кто обслуживает клиентов, и там мы будем видеть все коммуникации, связанные с этими вопросами. Мы сохраняем всю эту соответствующую переписку в одном месте. Я установил Slack на свой телефон, но настроил оповещения всех этих каналов на беззвучный режим, что не касается отдельного канала по вопросам торговли, а также личных сообщений.

Я настоятельно рекомендую прочитать книгу Deep Work Кэла Ньюпорта, где он говорит о крупнейшем враге креативности – фрагментации времени. Чтобы быть эффективным и креативным интеллектуальном (и, возможно, и любого другому) работнику необходимо уметь фокусироваться на длительный период. Каждый раз, когда вас отвлекают или вы прерываете то, что делаете – даже на 30 секунд, это будет стоить вам 10-20 минут, прежде чем вы снова сможете сосредоточиться.

Автоматические настройки типового офисного окружения сводят усиливают фрагментацию времени на максимум. У меня есть друг, который руководит одной из крупнейших инвестиционных компаний в Канаде. Прочитав книгу Ньюпорта, она постановила в своей компании политику, согласно которой период с 9 до 11.30 утра – это время, когда по всей компании никого «не беспокоят». То есть когда работники могут сосредоточиться на чем-то, ни на кого не отвлекаясь. Мы стараемся вынести что-то подобное и в IMA.

В начале года всегда кажется, что это именно то правильное время, чтобы пересмотреть свою жизнь. Я же сосредотачиваюсь на переоценке своих автоматических настроек, будь они установлены по инерции, или доброжелательными инженерами из Кремниевой долины.

Новое Время обладает эксклюзивным правом на перевод и публикацию колонок Виталия Каценельсона. Републикация полной версии текста запрещена

Если вы нашли ошибку в тексте, выделите её мышью и нажмите Ctrl + Enter

6 практических советов по управление своим временем

Не теряйте драгоценного времени

По словам кого-то из великих людей, самым серьезным преступлением является не кража имущества, а кража времени. Печально, но это преступление мы с вами совершаем каждый день.

Как много полезного и нужного людям можно было сделать в то время, когда мы торчим у телевизионных экранов или занимаемся пустыми мелочными делами.

К сожалению, вернуть ушедшие впустую часы, дни, годы невозможно. Зато можно научиться проводить с пользой время, которое у нас осталось.

Организация времени невероятно важна для современного человека. О том, как правильно организовать свою жизнь, не тратя времени даром, и пойдет речь в этой статье.

Управление временем это привычка, которую можно приобрести!

Что отнимает много времени?

Чтобы научиться эффективно использовать время, рассмотрим, чем же занят современный человек все 24 часа в сутки.

Итак, рабочий день отнимает от 8 до 12 часов. Из них действительно полезной деятельности отводится 4-6 часов. Все остальное время у нас уходит на перекуры, разговоры, кофе, попытки разобраться в задании шефа и настроиться на рабочий лад.

На то, чтобы добраться на работу и вернуться домой, жители больших городов тратят от 30 минут до 2-х часов.

Обеденный перерыв занимает один час. Хотя сам прием пищи длится не более 20 минут: остальное время уходит на дорогу, очередь в кафе, перекуры и т.д.

Домашние дела отнимают у представительниц прекрасного пола от 4 до 5 часов. Женщины, имеющие детей, тратят времени еще больше.

На сон остается 4-7 часов.

Как видим, график довольно плотный. Однако и при таком раскладе многие ухитряются терять уйму времени. «Каким образом?», – спросите вы. Ниже представлен своеобразный рейтинг самых пустых дел, от которых легко можно отказаться:

>>Измените то, что поступает в ваш мозг, и тогда сможете изменить то, что в нем рождается.

Зиг Зиглар

• – походы по магазинам и бутикам (причем многие отправляются туда ради спортивного интереса, совсем не имея при себе денег);
• – возлежание у телевизионных экранов;
• – общение в интернете (по скайпу, в аське и т.д.);
• – посещение социальных сетей (зайдя на «минутку» в « Одноклассники» или «В контакте», можно потерять несколько часов времени);
• – удаление из почтовых ящиков спама (это вынуждены делать сотрудники офисов – и мужчины, и женщины).

Впрочем, этот список можно продолжать до бесконечности. Каждый из нас может назвать еще десятки видов деятельности, из-за которых мы теряем огромное количество бесценных минут жизни.

Проанализировав существующее положение вещей, вряд ли кто-то захочет часть жизни посвятить вещам бесполезным, без которых спокойно можно обойтись.

Так в чем же дело? Давайте научимся рационально использовать каждое драгоценное мгновение жизни, организуем время так, чтобы использовать его максимально эффективно!

Как научиться рационально использовать время?

Эффективное управление временем

Тайм-менеджмент – науку о правильном распределении времени уже давно взяли на вооружение бизнесмены, которые хотят достигнуть ощутимых результатов в своей деятельности. Пригодится она и всем тем, кто хочет более рационально организовать свое время, не терять ни одной минуты зря.

Это касается и домохозяек, мам в декрете, а особенно тех, кто любит полениться часок-другой и не успевает сделать запланированное.

Итак, практические советы по рациональной организации своего времени.

1. Существует такой метод нейролингвистического программирования как «якорение». Основан он на том. Что полезная деятельность привязывается к определенному «якорю» – словам, музыке, движениям и т.д. Например, некоторых вдохновляет классическая музыка, кого-то – любимый кинофильм. То есть для того, чтобы настроить себя на работу, иногда достаточно использовать нужный «якорь».
2. Приобретите ежедневник. Записывайте план работы на день, периодически сверяясь и отмечая выполненные пункты.
3. Наша жизнь состоит из мелочей, уделяйте им внимание. Вместо сигареты с чашкой кофе займитесь чем-нибудь полезным – например, сделайте или проверьте записи в ежедневнике.
4. Не отказывайтесь от отдыха, если вы устали. Своевременная передышка не помешает экономии времени, но даст собраться с силами.
5. Отмечайте самые важные дела. Группируйте однотипные задания. Например, все звонки, которые необходимо сделать, поместите в отдельную колонку, встречи – также. Старайтесь и выполнять пункты таким же образом, сразу всю группу – и увидите, как это удобно и эффективно.
6. Интересный способ экономии времени предложили французы. Известно, что наш мозг работает активнее всего до полудня. Самые неприятные и сложные дела выполняйте с утра. Во-первых, вы сможете сделать это с максимальной отдачей. Во-вторых, оставшееся время с чистой совестью потратите на более приятные и легкие пункты плана.

Возможно, вы еще не готовы признать, что теряете уйму времени. Сядьте вечером, распишите все, чем вы занимались днем по порядку, по минутам.

Увидев, сколько времени было потрачено на пустяки, вы будете поражены. А умножив это время на неделю, месяц, год, вы поймете, отчего до сих пор не добились в жизни поставленной цели, – и немедленно захотите все исправить. И это в ваших силах.

[note]Помните: бережное отношение к времени станет залогом насыщенной, успешной жизни.[/note]