0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно строить работу с документацией

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Читать еще:  Типовой устав ООО 2019 - 2020 за и против

Как организовать документооборот. 10 правил

Организация документооборота является одним из наиболее важных участков документационного обеспечения управленческой деятельности. В то время как регистрация документов предназначена для их учета, поиска и контроля исполнения, документооборот представляет собой движение документов в организации. Для того чтобы документы проходили кратчайший путь и в минимально возможные сроки, нужно правильно организовать документооборот.

Из статьи вы узнаете:

  • в чем польза от централизованной системы документооборота:
  • как предварительное рассмотрение документа сокращает его путь в организации;
  • почему важно разделять творческие и технические операции при работе с документами;
  • что такое документопотоки.

Уровень рациональности в организации документооборота напрямую влияет на скорость получения документов исполнителями, руководителями, заинтересованными должностными лицами. В системе документооборота должен быть охвачен весь путь каждого документа в управленческой службе, от приема, к передаче на рассмотрение, подготовки, оформления и отправки.

В статье мы рассмотрим десять правил оформления организационных документов.

1. Прием и отправка документов должны быть централизованными

То есть любые документы организации, как входящие (независимо от способа доставки), так и исходящие (за исключением тех, которые поступают или отправляются по факсу и электронной почте и касаются непосредственных исполнителей) должны обрабатываться в одной ответственной службе – секретариате или делопроизводственном подразделении (службе ДОУ).

Таким образом, вы решите несколько задач одновременно: освободите другие службы и подразделения организации от технических действий (по проверке входящей документации, вскрытию или запечатыванию конвертов, маркировке, почтовым или факсимильным отправлениям) и повысите эффективность использования оргтехники в офисе (копировального аппарата, факса, маркировальных и прочих машин, которые используются для обработки документов).

Обратите внимание! При централизованной форме делопроизводства операции по обработке документов максимально сосредоточены в службе ДОУ, а структурные подразделения по возможности максимально освобождены от делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма документооборота предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство. Обыно такой вид делопроизводства оправдан в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Чаще всего при смешанной форме часть документов регистрирует, контролирует, формирует в дела и хранит служба ДОУ (в основном, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений регистрируются, контролируются, исполняются и хранятся в структурных подразделениях.

2. Исключите необоснованные возвратные движения в прохождении документов

Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы документ не возвращался в службу (подразделение), которую он уже прошел. Исключением могут быть только случаи, когда это оправдано деловой необходимостью. К примеру, документ на подпись руководителю неизбежно дважды проходит через его секретаря, так как именно он является посредником между руководителем и исполнителями.

3. Организуйте предварительное рассмотрение входящей документации

Так вы сможете выделять среди массы поступающих документов наиболее важные и значимые для организации — те, которые обязательны для рассмотрения руководителем. Если информация, содержащаяся в документе, может быть рассмотрена заместителем или другим компетентным сотрудником, желательно напрямую направлять документ ему, минуя руководителя.

Чтобы точно определять путь прохождения документов, рассматривать их должен квалифицированный специалист службы делопроизводства, который обладает знаниями о структуре организации, функциях подразделений, компетенциях руководителей и сотрудников.

Помните! Документы, поступающие из органов власти, вышестоящих организаций, а также из филиалов и представительств, обычно требуют принятия управленческих решений, и передаются руководителю.

4. Входящие и исходящие документы должны быть зарегистрированы в организации один раз

Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения руководителем (либо заместителем) поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно. Если документ, минуя руководство, напрямую поступил в подразделение, он также регистрируется однократно непосредственно в подразделении. Иначе говоря, любой документ может иметь только один регистрационный номер, который присваивается ему либо в службе делопроизводства, либо в подразделении.

5. Резолюции на документах должны точно определять сроки, исполнителей и суть поручений

Несмотря на то, что резолюции выносят руководители, секретарь должен контролировать этот процесс и может в некоторой степени повлиять на него. То есть отслеживать, чтобы текст резолюции был сформулирован максимально конкретно, исключал возможные вопросы исполнителя. Например, если руководитель просто указал фамилию сотрудника и дату исполнения, а суть поручения не описал, либо оно расплывчато («Прошу рассмотреть») такая резолюция неинформативна, и задача секретаря – объяснить это руководителю и попросить дополнить резолюцию. В таких случаях нельзя давать ход документу без уточнений, так как это чревато неисполнением распоряжения.

Читать еще:  Раздел 3 расчета по страховым взносам

6. Устраните необоснованные согласования, организуйте параллельные согласования, сократите сроки

Важный этап в подготовке управленческих документов – согласование. Практически все документы, которые подписывает или утверждает руководитель, должны быть предварительно согласованы (завизированы) заинтересованными лицами. Рационально организованный документооборот подразумевает, что документ согласовывается только теми должностными лицами, мнение которые необходимо для подготовки проекта документа. Эта процедура должна быть прописана в инструкции по делопроизводству, с указанием значимых документов, необходимых для согласования, и должностных лиц, чья виза в документе обязательна.

Также важно установить оптимальные сроки согласований. В некоторых организациях зачастую на это уходит около месяца. За такой срок многие решения могут потерять актуальность. Определите сроки визирования документов и также пропишите их в инструкции по делопроизводству. Например, во многих организациях, в том числе, в органах власти, установлен максимальный срок для согласования – 3-5 дней.

7. Организуйте делегирование руководителем права подписи

Руководитель может передать право подписи на некоторых документах своим заместителям или руководителям подразделений. Такое решение может значительно сократить сроки движения документов в организации. Для заместителей и других должностных лиц делегированное право подписи – мотивирующий фактор, повышающий их личную ответственность за работу подразделения.

Чтобы делегировать право подписи, руководитель издает соответствующий приказ (распоряжение).

8. Разделите творческие и технические операции при подготовке документов

Грамотная организация документооборота часто оказывается невозможной из-за того, что специалисты самостоятельно выполняют технические операции: печать документов, передачу их в другие подразделения и т.п. Такие временные затраты неоправданны.

При рациональной организации документооборота творческие и технические делопроизводственные операции выполняются разными сотрудниками, в соответствии с должностью и квалификацией.

9. Разделите документы на документопотоки

Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих один маршрут в документообороте организации.

Обычно выделяют три документопотока: входящие, исходящие и внутренние (не предназначенные для выхода за пределы организации) документы.

Каждый документопоток обычно имеет подуровни (потоки 2-го уровня), например, поток «Входящие документы» включают в себя три потока:

  1. документы из вышестоящих организаций;
  2. документы из филиалов и представительств;
  3. документы от организаций-партнеров, обращения граждан и т.п.

В документопотоках исходящих и внутренних документов подуровни выделяются аналогичным образом.

Документы, имеющие ограниченный доступ (гриф «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» и пр.) обычно выделяются в особый документопоток, работу с ними контролирует служба безопасности организации.

10. Выделите «нерегистрируемые документы»

К ним могут относиться документы, которые не требуют исполнения и не используются в справочных целях.

Обычно перечень таких документов включают в инструкцию по делопроизводству: приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями т.п.

Такие документы передаются непосредственно адресатам или (если это, например, рекламное издание) в заинтересованное подразделение. Они имеют короткий путь в системе документооборота и не регистрируются.

Эти 10 правил организации документооборота имеют универсальный характер и применимы для работы в любой организации.

Что нужно знать о документообороте? Базовые правила

Документооборот – важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Если вы владеете бизнесом или ваша работа связана с получением и обработкой документов, то разбираться в базовых правилах делопроизводства просто необходимо.

О том, что представляет собой документооборот, как отладить процессы движения документов в компании, рассказываем ниже.

Делопроизводство — что такое и для кого нужно

Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.

Это сложный многоэтапный процесс, часть обязанностей по которому перекладывается на плечи секретаря или офис-менеджера. Знать, как правильно оформить и зарегистрировать документ, кому и когда отправлять, — все это должен знать секретарь. Часто от одной «бумажки» зависит будущее организации. Потому к вопросам делопроизводства нужно подходить серьезно.

В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления бумаг. Они записаны в ГОСТ Р 6.30-2003. С момента его введения многое в документообороте изменилось: появились электронные документы и подписи, новые реквизиты и пр. Это привело к необходимости создания нового государственного стандарта. Результатом стал ГОСТ Р 7.0.97-2016, который официально вступить в силу летом 2018 года. В новом ГОСТ закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов.

Читать еще:  Личная карточка правила заполнения

Хоть ГОСТ и необязателен для соблюдения, в то же время он является ориентиром. Нормы и правила ведения и оформления документов в компании могут регулироваться как федеральными, так и локальными актами, устанавливаемыми самой компанией.

Независимо от того, придерживается организация ГОСТа в вопросах стандартизации документооборота или следует своему регламенту, у каждого документа есть определенные этапы «жизни»:

• Создание или поступление бумаги

• Отправка или передача по назначению

• Исполнение (согласование, подпись и пр.)

• Отправка в архив

Каждый документ в компании должен проходить эти стадии. Если на одной из них случаются задержки, это приводит к сбою всей работы.

Кому нужно знать базовые правила документооборота?

  • Владельцам бизнеса . Не обязательно знать каждый нормативный акт наизусть. Достаточно знать, где посмотреть изменения и применить их на практике. Более того, понимая весь путь движения бумаг, владелец может оптимизировать процесс и сократить время «хождения» документов, тем самым ускоряя получения результата.
  • Секретари и офис-менеджеры . Работа с документами входит в список должностных обязанностей и занимает большую часть времени. Потому знать основы документооборота просто необходимо. Знание основ делопроизводства поможет оптимизировать работу и сократить время на поиск нужного документа, его оформление или отправку, а значит, эффективность как сотрудника в разы повышается.

Виды документооборота

В зависимости от сферы деятельности компании, выделяются несколько видов документооборота. Как правило, в большинстве организаций присутствуют они все.

По типу документов:

1. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений.

2. Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую.

3. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации.

По характеру документов

Можно выделить несколько типов делопроизводства:

1. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр)

2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.

3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании.

4. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив.

5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.

Как выстроить эффективную систему документооборота

Грамотно выстроенная система делопроизводства позволит сократить время движения и «остановки» документа на различных этапах. Главная цель при оптимизации документооборота — уменьшить количество промежуточных «стоянок» документа от момента его создания или получения до окончательного принятия и отправки в архив.

Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации.

  • Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
  • Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
  • Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.

Итак, базовые правила, которых стоит придерживаться, чтобы наладить эффективный документооборот в компании:

1. Определить способ организации делопроизводства — бумажный, электронный или смешанный. Полностью перейти на ЭДО (электронный документооборот) не получится, пока что некоторые документы должны оставаться в бумажном виде. Бумажный вариант документооборота неудобен тем, что со временем накапливается очень много бумаг, кроме того, некоторые могут легко затеряться в бумажном массиве. Смешанный – наиболее адекватный способ организации бумаг, позволяет систематизировать и упростить создание документов, их поиск и хранение.

2. Определите форму организации . Форма может быть централизованной, при которой все документы находятся в одном отделе, чаще всего это секретариат или канцелярия, децентрализованная форма — бумаги находятся в разных отделах и подразделениях компании, встречается в крупных организациях.

3. Выработайте собственные регламенты или придерживайтесь ГОСТ по созданию, оформлению, срокам обработки документов. Это позволит избежать «простаивания» документа на этапах создания и обработки.

Делопроизводство в компании должен работать как часы. Отлаженный до мельчайших деталей документооборот позволит оптимизировать работу не только секретарей, но и всех сотрудников, увеличит скорость прохождения документа по этапам, что непременно приводит к успешному развитию организации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector