0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно сшивать кассовую книгу за год BankirKi

Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

Как правильно подшить кассовую книгу

Несмотря на то, что большая часть привычных ранее кассовых документов отменена после введения онлайн-касс, кассовая книга по-прежнему остается обязательным для оформления документом.

Подробнее о том, какие кассовые документы сейчас можно не оформлять и почему, узнайте из материала «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги.

Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.

2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т. е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в «1С:Предприятие» или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 — вкладной лист кассовой книги, 2 — отчет кассира.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

ВАЖНО! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.

Нюансы документального оформления кассовых операций раскрыты в этой статье.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие кассовой книги, узнайте по ссылке.

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

О том, как прошить кассовую книгу, детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу. Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

  1. Перед тем как сшить кассовую книгу, необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1 страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
  2. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
  3. Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
  4. Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной. Узелок завязывается так, чтобы страницы книги могли свободно раскрываться.
  5. Два конца нити после узелка накладываются на картонную обложку и приклеиваются к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 × 10 см). Этот лист и является пломбой.
  6. Пломбировочный лист должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити плотно прикрепились к нему и их нельзя было потом вытянуть для подмены листов в кассовой книге.
  7. На пломбе делается надпись от руки (либо заранее пропечатывается) такого типа: «В этой кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов» (в соответствии с постановлением № 88). От руки прописывается и количество сшитых листов. Ниже должны стоять подписи директора и главного бухгалтера предприятия.
  8. Оттиск печати на пломбе должен лишь частично перекрывать ее. Это необходимо для того, чтобы не было возможности отклеить пломбу и сфальсифицировать страницы из кассовой книги. Частичный оттиск печати тяжело подделать и практически невозможно вставить на старое место, не повредив границы оставшегося на обложке частичного оттиска. Обратите внимание, что с 07.04.2015 ООО и АО могут не иметь печать, если она не предусмотрена уставом общества (п. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В этом случае оттиск печати на пломбе кассовой книги не проставляется. Но если организация имеет печать, то целесообразнее проставить ее оттиск на пломбе и кассовой книге, так как все-таки сама форма кассовой книги наличие печати (штампа) предусматривает.
Читать еще:  ЕПД единый платежный документ личный кабинет Москва Госуслуги

Как прошить кассовую книгу: фото

На представленном ниже фото наглядно показано, как сшивается кассовая книга (образец способа сшивания, который был подробно описан выше).

Как заполнить титульный лист кассовой книги, узнайте здесь.

Итоги

Кассовую книгу обязаны вести компании и ИП (не важно, применяют они ККТ старого образца или онлайн-кассы).

Кассовую книгу, оформляемую в бумажной форме (в виде готового журнала), необходимо до начала ее заполнения пронумеровать и правильно сшить, произведя запись о количестве сшитых листов и заверив ее подписями руководителя и главбуха.

Если кассовая книга ведется на компьютере (например, в программе «1С:Предприятие»), ее листы распечатываются в конце дня, в котором производились записи в кассовой книге, и сшиваются по мере накопления или в конце года.

Заверенная ЭЦП изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания.

migrantcard.ru

Именно данные лица отвечают за правильность составления кассовой книги. При этом не имеет значения, кто именно заполняет все данные в ней. Это может быть кассир или же иное должностное лицо. Непосредственно сама процедура ведения может осуществляться двумя способами:

  • в бумажном формате;
  • в электронном формате.

Но в не зависимости от выбранного в конкретном случае способа необходимо будет обязательно осуществлять прошивки кассовой книги в соответствии с требованиями. В случае составления электронного документа производится распечатка. Для заполнения таблицы используются специальные программы. Наиболее удобными платформами для этого является 1С и некоторые иные. Зачем это нужно После сшивки кассовую книгу необходимо будет обязательно хранить в течение определенного времени, установленного в законодательных актах.

Как правильно сшивать кассовую книгу за год

Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

  1. Перед тем как сшить кассовую книгу. необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1-й страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
  2. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей.
    Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
  3. Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
  4. Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной.

Как нужно правильно сшить кассовую книгу

  • Указать общее количество прошитых листов.
  • Поставить подпись главного бухгалтера (или руководителя организации).
  • Заверить печатью (ее оттиск должен частично перекрывать лист книги и пломбу).

Электронный образец кассовой книги не прошивается, а заверение такого документа осуществляется при помощи цифровой подписи руководителя или главбуха.

Как правильно собирать кассовую книгу

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.В машинограмме Вкладной лист кассовой книги последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.Кассир после получения машинограмм Вкладной лист кассовой книги и Отчет кассира обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы Вкладной лист кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц.

Как сшивать кассовую книгу и отчет кассира

В первом разделе содержатся именно данные касательно осуществления различных денежных операций через кассу – как и в Письме №ЕД-4-2/13338 от 09.07.14 г.

Как сшивать книгу (кассовую или доходов) своими руками

Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя. Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу. разберемся, зачем это надо делать.Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир.

После его окончания составляется специальный акт на ликвидацию. Далее книга уничтожается. Непосредственно сшивка кассовой ведомости требуется для реализации сразу нескольких целей: Упорядочивание отчетности Упрощение её анализа при возникновении таковой необходимости Уменьшение вероятности внесения Различного рода правок в уже составленный документ Кассовая книга представляет собой документ строго отчетности. Налоговики в первую очередь проверяют именно её. Потому не стоит давать поводов для подозрения в мошенничестве. В некоторых случаях уклонение от уплаты налогов грозит не только административным наказанием, но также уголовным.
Как сшивается книга Процедура сшивания кассовой книги осуществляется следующим образом:

  • все страницы должны быть обязательно пронумерованы;
  • осуществляется заверение печатью, проставляется подпись директора, главного бухгалтера;
  • на последней странице проставляется количество листов прописью, а также цифрами.
Читать еще:  Как отразить корректировочный счетфактуру на уменьшение

Наличие печати и нумерации, подписей позволяет избежать изъятия страниц из книги. Как быть при работе в 1С Программа 1С позволяет сформировать кассовую книгу установленным в законодательстве способом. Все данные хранятся в табличной форме. Для сшивки понадобится отправить документ на печать.

После чего поступить в соответствии с обозначенным выше алгоритмом. При этом нумерация осуществляется автоматически, соответственно нумеровать страницы не требуется. Понадобится лишь проставить печать предприятия, а также подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Как прошить кассовую книгу распечатанную из 1с

Однако подобная конструкция дает возможность с легкостью заменить листы в книге, поэтому не встречает энтузиазма со стороны проверяющих. Итак, листы надо сложить ровной стопкой, чтобы книга имела упорядоченный вид. Отверстия делают с левой стороны строго вертикально.

Затем в отверстия дважды протягивается нитка или шпагат так, чтобы кончики оказались на изнаночной стороне. Образец, как сшить кассовую книгу, можно увидеть на фото выше. Концы ниток связывают крепким узлом несколько раз, чтобы все надежно держалось.

Чем скрепить то, что сшито В программе Word или любом другом аналоге создается наклейка на изнаночную сторону книги. Содержание наклейки должно быть следующим: «в пачке пронумеровано, прошнуровано, закреплено подписью и печатью листов». Строкой ниже прописывается расшифровка должности и подписи уполномоченного лица и главного бухгалтера.

Мадина, правильная прошивка — это как книжка: наверху то, что было раньше (1 января), внизу то, что было позже (31 декабря). Я так понимаю, книга у вас распечатанная с компьютера, значит Вам нужно сделать на каждой страничке минимум 3 дырочки для того, чтобы было удобно прошивать. Я это делаю дыроколом — быстро и без особых усилий. У меня на формате А4 распечатывается два листочка — тот, который в кассовую вшивается и тот, к которому ПКО и РКО прикрепляю, поэтому я делаю 3 дырочки, а если у Вас на формате А4 распечатывается 1 страничка, удобнее дыроколом делать 4 дырочки. Дальше прошиваете таким образом, чтобы кончики ниток остались в центре (в средней дырочке, если их три или вход в одной из средней, выход в другой из средних, если у вас 4 дырочки). Нитки завязываете и сверху приклеиваете бумажку (она в 1с распечатывается тоже), о том, что в кассовой книге прошито столько-то листов.
Сегодня большая часть предприятий, ИП обязаны использовать в свих расчетах безналичный расчет. Но с определенными лимитами возможно также осуществлять расчеты наличными. В таком случае требуется составлять достаточно большое количество всевозможных документов.

К одному из самых важных относится именно кассовая книга.

  • Важные моменты
  • Как сшить кассовую книгу за год

Она включает в себя достаточно большое количество информации. Необходимость её ведение устанавливается законодательными органами. По возможности стоит заранее ознакомиться с процедурой её проведения.

Кассовая книга обязательно должна использоваться на предприятиях, где осуществляется расчет наличными. Документ отражает обширный перечень данных. Требуется соблюдать формат его составления. В специальных нормативных документах отражаются основные моменты, связанные с процедурой составления.

Кассовая книга: образец 2019

Кассовая книга является одним из самых важных документов кассира. В ней отражают все поступления наличных в кассу и любой расход. Другими словами, ежедневно фиксируют движение наличности. Приведем образец кассовой книги и расскажем на примере, как ее заполнять и вести.

Формировать книгу следует строго по форме № КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88 (скачать ее можно по ссылке выше). Но вот каким способом ее можно заполнять — вручную или в электронном виде — не имеет значения. Нужно выбрать способ, который больше подходит. Как заполнить форму — расскажем подробно далее.

Образец заполнения кассовой книги

На титульном листе указывают наименование компании. К примеру, ООО «Салют». Далее о- структурное подразделение, если оно есть, и следом ОПКО и период.

Обычно период — календарный год. К примеру, с 1 января — по 31 декабря 2019 года. Но бывают случаи, что записей слишком много, поэтому в течение года понадобится завести новый экземпляр. Поэтому можно сразу не ставить даты январь-декабрь, а отразить лишь месяц, как начали ее применять. Когда места в документе не останется, ее понадобится сшить, тогда то и внести завершающий месяц.

Основанием для заполнения кассовой книги являются кассовые операции. Вносить сведения надо только за те дни, в которых они были (подп. 4.6 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.14 № 3210-У). При этом остаток на начало дня — это сумма на конец предыдущего дня. К примеру, 14 февраля остаток 525 тыс. рублей — эти данные надо заполнить на начало 15 февраля в графе 4 «Приход».

На конец рабочего дня, когда кассир закрывает кассу, следует сверить все данные кассовой книги, а также суммы приходных и расходных кассовых ордеров.

Затем следует подвести итоги дня всех операций, как поступлений, так и выдачу наличных денежных средств. И вывести итог. При этом суммы для выплаты зарплаты по ведомости прописывают в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии».

Читать еще:  Корректировочный счетфактура на уменьшение в 1С 83

После этого кассир проставляет свою подпись и расшифровку фамилии, и инициалы — И.О.

Как вести и заполнять кассовую книгу в 2019 году

Главные принципы заполнения кассовой книги содержатся в Указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Вот восемь правил, которых надо придерживаться, оформляя этот документ.

  1. Записи в книгу вносят вручную или в электронном виде на компьютере. Выбранный метод необходимо зафиксировать в приказе руководителя.
  2. В книге каждое поступление наличных денег отражают на основании приходного кассового ордера, а каждую выдачу — на основании расходного ордера.
  3. Если книгу ведут вручную (бумажный вариант), надо пронумеровать, прошнуровать и опечатать все листы книги на последней странице. С апреля 2015 года многие организации отказались от круглой печати (Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ). В этом случае на оборотной стороне книги (на прошивке) надо поставить штамп с реквизитами организации.
  4. Вести кассовую книгу следует через копирку. Так, чтобы каждый лист кассовой книги сохранялся в двух экземплярах. Один из них является неотъемлемой частью книги, а другой (отчет кассира) отрывается и в конце дня передается в бухгалтерию вместе с приходно-кассовыми и расчетно-кассовыми ордерами.
  5. При электронном ведении кассовой книги можно распечатывать ее в единственном экземпляре. Указание ЦБ № 3210-У не содержит требования оформлять в этом случае два экземпляра. Однако в Указаниях по заполнению книги (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) такого послабления для электронного документа нет. А значит, у проверяющих могут появится вопросы. Чтобы их не было, можно каждый лист книги, которая ведется на компьютере, распечатывать дважды.
  6. Кассовую книгу заводят на календарный год. Поэтому минимум раз в год (в последний рабочий день декабря) распечатанные листы электронной книги надо пронумеровать, прошить и скрепить печатью (при ее наличии) или штампом с реквизитами (при отсутствии печати). В приказе, которым разрешен электронный вариант ведения книги, может быть закреплена более частая прошивка книги. Например, раз в полгода или каждый квартал, если в организации большой оборот наличных.
  7. Не надо заводить листы кассовой книги в дни, когда наличные расчеты не осуществлялись.
  8. В конце дня следует сверять информацию из книги с той, что содержится в кассовых документах. Надо вывести сумму остатка наличности в кассе и поставить подпись. Документ сдается на проверку главбуху либо руководителю, если в организации нет бухгалтера.

Бывают случаи, что в книгу кассира записаны ненужные сведения или ошиблись с суммой поступлений или выдачи денег. Эти данные можно исправить. Но только если вести книгу в бумажной форме или на компьютере, в электронные — исправления не вносят (подп. 4.7 п. 4 Указаний № 3210-У).

Чтобы исправить ошибочную запись, надо перечеркнуть ее и рядом с ней записать верные показатели. Их вносят аккуратно, поскольку важно, чтобы правильные сведения были читаемы и разборчивы. Здесь же надо указать дату и поставить подпись того, кто вносит исправления.

Имейте в виду, что если ошиблись не сегодня, а несколько дней назад, то потребуется скорректировать несколько листов.

Как сшивать кассовую книгу

Если вести кассовую книгу вручную или на компьютере, ее следует сшить. Но прежде надо пронумеровать каждый ее бумажный лист. Причем так, чтобы нечетные и четные страницы имели одинаковый номер листа. К примеру, странице 3 и 4 проставьте номер листа — 1, на странице 5 и 6 — ставьте 2. Так следует делать, так как одна из частей листа кассовой книги — отчет кассира. То есть, дубликат, который после заполнения изымают из книги и хранят отдельно.

Если книга в электронной форме, сшивать надо первые экземпляры листов не реже, чем раз в год. Для этого распечатывают титульный лист и последнюю страницу, где прописывают общее число листов. Эту страницу следует завизировать у главбуха и руководителя, поставить печать.

Срок хранения кассовой книги

Хранить кассовую книгу надо в течение пяти лет после года, за который ее оформили. При этом за хранение отвечает руководитель, а не сотрудник, который ее вел (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Кассовая книга: кто должен вести в 2019 году

С внедрением онлайн-касс многие полагают, что в вести кассовую книгу не нужно. Но это ошибка. Формировать книгу обязаны все компании любой организационно-правовой формы, если принимают и выдают наличность из кассы.

Действительно в связи с внедрением онлайн-касс чиновники отменили часть первичных документов по учету денежных расчетов. К примеру, журнал кассира-операциониста (письмо ФНС от 29.09.16 № ЕД-4-20/18059@). Но в списке упраздненных документов кассовой книги нет. Ее, как и прежде, следует формировать ежегодно, а записи вносить по хронологии — с 1 января по 31 декабря. Это обязательное условие. При его несоблюдении грозит штраф до 50 тыс. рублей.

Если есть обособленное подразделение, для него следует вести отдельную кассовую книгу. В этом случае одна книга — по головному офису, вторая — по подразделению. Например, две книги надо вести, если у компании есть магазин, который размещается в торговом центре, и отдельный административный офис с кассой для выдачи зарплаты.

Что же касается предпринимателей, им вести документ не обязательно. Для них действует освобождение, хотя ее можно применять добровольно. К примеру, чтобы было удобнее вести учет движения наличности.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector