Как повысить продуктивность сотрудников Школа бизнеса Большая Птица

5 способов увеличения продуктивности ваших сотрудников

Хотите улучшить производительность ваших сотрудников, не тратя лишних денег?

Хотите повысить продуктивность своего труда, без посещения уроков, семинаров или покупки новых гаджетов, которые много обещают, но мало дают?

Это проще, чем вы думаете.

Создавайте личностные стимулы

Все мы работаем еще усерднее, когда чувствуем, что нас уважают и ценят.

Все мы разные, поэтому подумайте о том, какая похвала и признание важны для каждого человека, который работает на вас. Например, кому-то нравиться публичное признание, а кому-то приятно узнать о своих успехах в частной беседе.

Затем создайте стимулы, которые будут наиболее актуальными. Поручите сотруднику провести презентацию для высшего руководства или дайте возможность возглавить проект. Также вы можете отправить человека на обучение в другой отдел.

Ваши сотрудники и так упорно трудятся, потому, что это их работа, но они будут прикладывать еще больше усилий, если они будут чувствовать себя хорошо в вашей компании.

Каждое задание предусматривает определенный уровень автономности, поэтому убедитесь, что ваши сотрудники могут использовать ее в полной мере.

Благодаря этому они, соответственно, будут более продуктивными и счастливыми, а эти две характеристики всегда идут бок обок.

Ликвидируйте глупые задания

В каждой компании и в каждом проекте есть ряд значимых и бесполезных задач.

Подумайте о том, как «мы всегда все делаем». Если определенная задача не влияет непосредственно на продажи, качество, производительность или безопасность, то лучше избавиться от нее и посвятить время на чему-то более стоящему.

Когда у меня появилась новая работа, мне приходилось тратить два часа в день на создание отчетов. Неделю спустя я решил поинтересоваться у получателей о том, что я мог бы сделать, чтобы улучшить отчетность. Каждый из них дал примерно одинаковый ответ: «Не волнуйтесь об этом… Я даже не смотрю на него». После этого я решил не тратить время на документацию, и никого это не волновало. У меня появилось больше времени на то, чтобы я мог сосредоточиться на других задачах.

Избавьтесь от ненужных заданий, и у каждого сотрудника появиться больше времени, чтобы стать суперзвездой.

Спросите о том, что вам нужно сделать, чтобы облегчить чью-то работу

Каждый сталкивается с различными препятствиями. Каждый из нас знает, что такое разочарование.

Если вы хотите сделать что-то, что может облегчить работу другого человека, и, следовательно, сделать ее более производительной, то просто спросите об этом.

И они вам скажут.

Никогда не вынуждайте ваших сотрудников плясать под одну дудку. Не оставайтесь безразличным – это пагубно влияет на мотивацию.

Подбадривайте и заинтересовывайте ваших сотрудников

Руководить другими, прогуливаясь по окрестностям – это хорошо, но управлять, вникая в рабочий процесс – это намного лучше.

Я быстро печатаю, поэтому, даже когда я возглавлял четыре отдела, у меня было свободное время, чтобы каждый день ходить в наш отдел доставки. Все это занимало у меня около 15 минут, но за это время я успевал пообщаться с сотрудниками и проверить, как идет процесс работы.

Помогая другим вы, тем самым, убиваете сразу двух зайцев. Во-первых, вы можете чему-то научить других – это хорошо, и, во-вторых, вы получаете возможность взаимодействовать более естественным и непринужденным способом – а это просто прекрасно.

Просто спросите, можете ли вы помочь. Ваши сотрудники по достоинству оценят этот жест, и если вы все делаете правильно, то сможете узнать много полезной информации.

Оптимизируйте ожидания

Поправьте меня, если я неправ: каждый раз, когда вы даете новое задание, вы не можете устоять, чтобы не добавить следующее: «Да, и еще, было бы не плохо, если бы…».

Решать, что нужно делать – это важно, но часто принимать решение о том, что не делать – еще более важно. Каждое задание, каждый проект, каждая инициатива имеет основную цель, и 90% усилий тех, кто участвует в процессе, должны быть направлены на ее достижение.

Результат, конечно, зависит от усилий, но для него также важен и фокус. Избавьте ваших сотрудников от того, что им не нужно, и дайте им возможность сосредоточиться над тем, что является важным.

Они не только будут лучше делать свою работу, но у них также появится больше времени, чтобы успешно завершить следующий важный проект.

11 почти бесплатных плюшек для повышения эффективности персонала

Чтобы повысить эффективность компании, совсем не обязательно вкладывать в это большие средства и силы. Начните с простого – с внутреннего маркетинга и нематериальной мотивации персонала. Как повысить эффективность компании за счет вовлечения сотрудников и повышения их лояльности – своим мнением делится основатель Школы Управления Praktika и проекта «Работа Как Хобби» Андрей Карпенко

Фото с сайта daler.ru

– Сегодня только ленивый не думает про эффективность. Мы хотим сделать эффективными людей, процессы, целые компании.

Эту задачу многие собственники и топ-менеджеры ставят перед своими директорами и HR-ами. И этому посвящены многие материалы в сфере продаж, но только в большинстве случаев в них говорится одно и то же: мотивируйте, ставьте цели, отслеживайте, настраивайте, контролируйте, развивайте.

Все правильно. Но давайте посмотрим на повышение эффективности с позиции современных, практичных подходов.

Как повысить эффективность сотрудников

Я предлагаю несколько способов, которые требуют в большинстве своем только временных вложений. Все они базируются на маркетинговых подходах и рассматривают сотрудников как внутренних клиентов компании.

Фото с сайта inplacers.ru

Грамотное применение этих способов позволит снизить издержки на поиск персонала и увеличить его эффективность за счет большего вовлечения в работу.

1. Интервью и видео с сотрудниками

Две недели назад я задал в соцсетях вопрос: «А есть ли люди, которым нравится их работа?». Реакция меня поразила и впечатлила. Более 300 комментариев в двух соцсетях, более 30 человек написали личные сообщения, десятки перепостов. Это доказывает, что вокруг нас много людей, которым действительно нравится их работа, их только нужно найти и разговорить.

Читать еще: Как выбрать дистрибьютора Какие задать вопросы дистрибьюторам

Друзья, привет! Есть к вам вопрос . А у кого такая работа, что она ему очень-очень нравится? Прямо вот очень-очень.

Мой совет – берите интервью и пишите статьи про своих сотрудников. Людям нравится читать про себя и про своих коллег. В нынешнее время сделать это очень просто.

Записать интервью вы можете даже на хороший телефон. Подготовьте список вопросов заранее. Постарайтесь, чтобы они касались на 50-70% работы, которой человек занимается и того, что он от нее получает.

Фото с сайта neiphone.com

Я больше чем уверен – в каждой компании есть сотрудники, которые могут поделиться с остальными своим успешным опытом и передать свое хорошее настроение.

Кроме того, можно делать и письменные статьи с размещением их в корпоративном блоге.

И еще хороший способ: собственник записывает короткое видео (3-5 минут) от себя и рассылает его всем сотрудникам. О самом главном и со словами благодарности. Для многих это может быть сильным стимулом.

2. Блог компании

Вы задумывались над тем, что читают ваши сотрудники по утрам на работе или по вечерам, когда хотят скоротать время до 18:00? И главное, насколько это полезно для вас и вашей компании?

Любой компании по силам запустить внутренний блог и аккумулировать в нем полезную информацию: анонсы, обзоры, интервью, статьи типа «5 секретов крутой эффективности». Через этот канал вы сможете формировать у сотрудников нужное представление о работе и о компании. Вы покажете, что ваша компания живая и что в ней происходят события. И это неплохой метод борьбы со сплетнями и недосказанностью (если они есть). Что уже само по себе благотворно для персонала.

Фото с сайта esheba24.com

3. Банк идей

В каждом человеке живет творческое начало, и практически каждый ваш сотрудник наверняка может что-то предложить для улучшения работы в вашей компании. Известно много примеров, когда из малой идеи вырастали новые направления бизнеса. Например, Google с его браузером Chrome: разработчики, пришедшие в компанию из Mozilla Firefox, создали браузер и убедили руководство, ранее сопротивлявшееся, в его необходимости.

Реализуется очень просто. Сделайте в облачном сервисе файл для фиксации идей. И дайте к нему доступ всем сотрудникам. Они по желанию и по вдохновению могут там разместить свои идеи, предложения и взгляды. Это могут быть материалы и книги, которые их воодушевили, или идеи, впечатлившие их в других компаниях, а возможно, и какое-то «ноу-хау».

Задача же руководителя заключается в том, чтобы периодически проводить аудит этого файла и тестировать какие-то из идей и, конечно, привлекать к этому инициатора.

Фото с сайта livejournal.com

Пример. В одной дистрибьюторской компании был реализован похожий подход. Он назывался «Проект сбоев». В файле любым сотрудником фиксировались слабые моменты в работе компании, и раз в месяц руководители во главе с собственником их разбирали и решали. В итоге за 3 месяца количество недоработок сократилось в 2 раза, что позволило сократить и финансовые потери.

4. День с руководителем (iManager Shadow)

Сделайте один день совместной работы с руководителем. И один раз в месяц на такую стажировку отправляйте нового сотрудника.

Пусть он глубже вникнет в задачи руководителя, примерит на себя его решения и его ответственность.

Такой подход «открывает глаза» многим сотрудникам на то, что значит быть руководителем. Плюс они могут дать ценные советы со своей стороны для оптимизации процессов.

Пример. На примере одного из клиентов могу сказать, что лояльность сотрудников, которые отработали такой день с руководителем гораздо выше. В одной международной компании этот способ применялся постоянно. Это позволило сформировать свой кадровый резерв из сотрудников, принявших участие в проекте. Они лучше понимали суть работы руководителя и в какой-то степени были к ней морально готовы.

Фото с сайта dw.com

5. Доступность показателей работы

Когда сотрудник видит свой уровень оплаты труда и может им управлять, это сильно влияет на его эффективность. Особенно с этим согласятся «продажники» и «сервисники».

А в белорусских компаниях часто бывает так, что сотрудники точно не знают, сколько они получат «на руки» в этом месяце. Это может остановить человека в 2 сантиметрах от цели. Он ведь все равно не знает, сколько есть сейчас.

Здесь показателен пример одного клиента из России. Когда он доработал свою внутреннюю CRM-систему, каждый сотрудник смог просматривать, сколько на сегодняшний день он уже заработал. Это сразу добавило 5-10% к продажам.

В силах любой компании провести такие доработки. Особенно это важно сделать для крупных компаний с большим количеством сотрудников.

6. Доска итогов и Доска объявлений

Это две разные доски. На доске итогов вы ежедневно фиксируете ключевые результаты сотрудников или подразделений, а на доске объявлений – полезную информацию. Только не надо там вешать список дней рождений и считать, что ваша миссия выполнена.

Открытая для всеобщего обозрения доска итогов подсознательно мотивирует сотрудников увеличить свою эффективность. Так как их результаты становятся достоянием общественности.

Фото с сайта airpersonalities.ru

Своего рода доской итогов можно назвать пример из Японии. Для того, чтобы снизить уровень курильщиков на производстве, в японской компании оборудовали место для курения в центре огромного цеха на возвышении. Таким образом все видели, кто и сколько раз бегает на перекур. Это уменьшило потери времени на курение в несколько раз.

На доске объявлений можно разместить:

Фотографии лучших сотрудников
Ключевые цели компании
Важные высказывания сотрудников
Интересные факты о вашей компании т.д.

В чем прелесть, когда эти доски находятся рядом? Глядя на одну, сотрудники заметят что-то полезное и на второй.

7. Внутренняя рассылка

Пример. Внутри одной крупной компании, в которой я работал, постоянно проходила рассылка. Письма были двух типов: «продается» и «потерялись накладные». Это был просто постоянный спам внутри компании. Через какое-то время у большей части сотрудников он ничего, кроме раздражения, не вызывал.

Читать еще: Норма суточных командировочных расходов в 2019 - 2020 году

Вы можете поступить с точностью до наоборот – сделать рассылку материалов, которые могут быть полезны вашим сотрудникам. Например, способы работы с клиентами, информация о достижениях и наградах компании и т.д.

Фото с сайта hcsportsassociation.com

E-mail рассылка внутри крупной компании – сильнейший инструмент для формирования лояльности к компании, а как следствие – повышения эффективности исполнения.

Чтобы наладить рассылку:

1. Составьте план. Подумайте, на какие вопросы ваши сотрудники хотят получить ответы, что их беспокоит, что может быть им полезно.

2. Найдите ответственного за рассылку человека.

3. Пишите регулярно – один раз в 1-2 недели. Сотрудники должны привыкнуть к вашим письмам. Пишите в определенные дни.

Суть этого подхода в том, чтобы то время, которое ваш сотрудник может потратить на внешние ресурсы (интернет, соцсети), он вложил в компанию.

8. Внутренние чемпионаты

Замечали, что многие люди любят соперничать? Доказывать себе и остальным, что они выше, быстрее и сильнее. Это хорошо заметно в отделах продаж.

Фото с сайта vm.ru

Вы можете устроить такие чемпионаты внутри своей компании. Разработать турнирную таблицу, определить критерии для победы, назначить призовой фонд – и вперед. Да, на этапе организации вам придется потрудиться, но это с лихвой себя окупит полученными результатами.

Пример. Расскажу о своем личном опыте. Когда я работал в одной крупной торговой компании, я выступал организатором таких соревнований. Мы делали их продолжительностью в один день. Сотрудников разделяли на команды, ставили четкие задачи и создавали призовой фонд. Как итог – за один день люди делали столько, как за 3-4 дня в своем обычном режиме.

9. Социальные сети

Практически каждый ваш сотрудник пользуется какой-то социальной сетью. И это можно применять в работе – в поиске сотрудников, например. Я знаю одну российскую компанию, которая 76% вакансий рабочего персонала закрывала через соцсеть Одноклассники.

Но делать это нужно очень грамотно. Есть и анти-пример: в одной белорусской компании 50% публикаций в ее группе в соцсетях занимают посты о том, что «выходные – это супер, и пора бы отдохнуть». Складывается ощущение, что в этой компании любят только отдыхать.

Фото с сайта vesti-ukr.com

На странице компании можно размещать: информацию с вашего блога, полезные материалы, достижения компании, истории успеха ваших сотрудников и т.д. Т.е. сделать все возможное, чтобы у ваших настоящих и потенциальных сотрудников формировалось впечатление о престижности работы в вашей компании. Чтобы они гордились компанией и хотели делиться этим уже на своих страницах.

10. Награждение, или «Доброе слово и кошке приятно»

Материальная мотивация, конечно, важна. Но иногда людям очень не хватает самого простого признания их заслуг.

Награждайте сотрудников грамотами. Только красивыми и качественными, а не «самопальными», как обычно любит делать большинство руководителей. Красивые грамоты, полученные за заслуги, сотрудники вешают над своими столами, показывают друзьям и делятся ими в соцсетях.

Само награждение проводите 1 раз в месяц (или хотя бы в квартал). Подготовьтесь к нему: продумайте слова, действия и организуйте небольшой фуршет.

Фото с сайта etm.ru

11. Бонусы

Накопление бонусных баллов за определенные активности в работе. Эти баллы вносятся на персональный счет сотрудника, и в конце периода он может обменять их на какие-то дополнительные, продуманные заранее, подарки.

Желательно, чтобы эти подарки были со смыслом и способствовали развитию сотрудника. Или давали ему эмоциональный заряд. К примеру, абонемент в спорт-зал или сертификат на какой-то мастер-класс. Или билеты в театр.

Главное помните, что одних речей сейчас недостаточно. Руководители должны действовать по-новому. Не сидеть ровно, а реально делать что-то для того, чтобы повысить ту самую эффективноcть, с которой мы и начали.

Основатель Проекта «Работа Как Хобби» и Школы Управления Praktika.

Бизнес-инженер, профессиональный тренер

Работал и обучал руководителей в Philip Morris, Henkel, Danone, RTL-холдинг, «Беллакт», «Оазис Груп», «Белор Дизайн» и др.

Как повысить продуктивность работы сотрудников: джедайская техника

Издание Harvard Business Review исследовало продуктивность работников более 300 компаний. Оказалось, что хороший сотрудник может работать в 2,25 раз эффективнее, чем его коллеги. Как понять, дело в лени или плохой самоорганизации? И как с этим бороться? Лучшие ответы на эти вопросы мы нашли в книге «Джедайские техники», которую написал специалист по тайм-менеджменту Максим Дорофеев.

Куда уходит продуктивность

Продуктивность — это навык делать что-то полезное за конкретный промежуток времени. Слово «полезное» здесь ключевое, ведь можно все время потратить вроде бы на важные дела, устать и все равно толком ничего не сделать.

Почему так происходит? В книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев связывает низкую продуктивность персонала с неправильным распределением мыслетоплива — это запас умственных сил, которыми мы располагаем, выполняя свою работу. Как это работает?

Когда мы просто работаем, то 100% мыслетоплива идет в дело. Но тут подходит босс и просит выполнить до вечера одно поручение. Вы держите задачку в голове и продолжаете работать, однако теперь 10% мыслетоплива уходит уже на запоминание, и только 90% на работу. Таким образом, каждый раз, когда вы отвлекаетесь на сообщение мессенджера, обновляете почту или получаете новую задачу, у вас остается все меньше мысленных сил на выполнение основной работы. А значит то, что вы могли сделать за 3 часа, теперь займет весь рабочий день.

Что еще сжигает наше мыслетопливо?

Стресс на рабочем месте
Перегрузка задачами
Отсутствие целей или их размытая формулировка
Нерасставленные приоритеты, устаревшие цели
Отвлекающие факторы
Рутинные задачи, которые делаются вручную

Максим Дорофеев назвал свою книгу «Джедайские техники» как раз потому, что джедаи из «Звездных войн» отличались способностью к небывалой концентрации внимания (то есть к 100-процентному погружению в один процесс). А значит, ни стресс, ни большая нагрузка, ни отвлекающие факторы не могут помешать истинному джедаю выполнить его миссию.

Читать еще: Технический SEOаудит сайта что это такое

Как же стать джедаем самому и заодно повысить продуктивность сотрудников? Надо научиться экономить мыслетопливо и восстанавливать его, когда силы кончаются.

Отдыхайте

Невозможно действовать весь день на пределе возможностей — да оно и не нужно. Если не давать сотрудникам шанс на восстановление, они быстро выгорят. Отсюда невыполненные задачи, стрессы и текучка кадров.

Помните — мышцы растут не во время, а после тренировки. Так же и продуктивность растет не во время работы, а при отдыхе. Поэтому не ставьте сотрудникам сразу 10 задач. Вместо этого давайте одну, а после ее выполнения позволяйте сотруднику перевести дух: попить воды, сделать зарядку, пройтись по офису. Только после этого давайте ему новое поручение.

Если чувствуете, что устали — уберите все из рук, закройте глаза и посидите 5 минут. Не делайте ничего параллельно. Мозг начнет фоном перерабатывать всю полученную информацию и встраивать ее в общую картину. Так вы избавитесь от перегруженности.

Разгружайте память

Наша память делится на кратковременную и долговременную. Кратковременную мы забиваем сиюминутными проблемами — сделай то, ответь тому, позвони этому. А в долговременную уходит часть задач, которые мы так и не выполнили. Но много в нее не засунешь — мозг начнет вытеснять то, что мы запомнили ранее. Отсюда и завалы.

Что делать? Прилетающие задачи сразу записывайте. Но мало записать, их еще надо правильно упорядочить: одни более срочные, другие более ответственные. Чтобы в голове был порядок, создайте его сначала на бумаге. Заведите несколько папок: бумажных или виртуальных.

Задачи (простые, понятные действия, ради которых не придется подключать мозг)
Долгосрочные проекты (комплексная активность, перед выполнением которой придется подумать)
Информация (то, что пригодится при выполнении задач или проектов)
Встречи

Все остальное, что никуда не подходит — отбрасывайте.

Вычищайте свой список дел

Правильно формулируйте задачи

Точная постановка задач снизит расход «мыслетоплива» и избавит от бесконечного прокручивания проблем в голове. При составлении задач следуйте 4 советам:

Задача должна отвечать на вопрос «Что делать?»
В ней должен быть глагол (прочесть, посмотреть, изучить, позвонить и т.д.)
Она не должна отнимать много умственных сил
Разделите задачу на мелкие части

Обновляйте систему

Нельзя составить список дел «по науке» и успокоиться. Каждую неделю нужно доставать из своих папок наиболее срочные и важные задачи, какие-то из них выполнять, а в остальных проводить ревизию:

Все ли задачи всё еще нуждаются в выполнении?
Появились ли новые задачи, которые помогут выполнить старые?
Стоит ли переделать уже завершенные задачи?
Сместились ли у меня приоритеты?
Повлияют ли на задачи запланированные события в ближайшую неделю-две?

Не отвлекайтесь

Самое опасное — частое переключение внимания. Вы бросаете задачу, отвлекаетесь на новое письмо, отвечаете на него, и потом с трудом возвращаетесь к начатому процессу. При этом надо потратить мыслетопливо, чтобы вспомнить, на чем вы остановились и что делать дальше. Если ваших сотрудников будут атаковать оповещения из соцсетей, чата и почты, то в какой-то момент работник будет тратить на них больше времени, чем на свои рабочие обязанности.

Удалите отвлекающие приложения из смартфона или просто отключите уведомления
Проверяйте почту не более 2-х раз в день: отведите на это по 20 минут утром и после обеда — в большинстве случаев письма не требуют срочного ответа, а значит, так вы сэкономите силы без потери качества работы
Поставьте на рабочий компьютер плагины, ограничивающие доступ к соцсетям, чтобы не было соблазна зайти и полистать новостную ленту
Ведите всю деловую коммуникацию с сотрудниками в одном месте, это избавит от миллиона уведомлений из разных программ. Например, только в Skype, только в Slack или Telegram, а лучше — в CRM-системе. Последняя удобна еще и тем, что там можно сразу ставить задачи

Научиться концентрации нелегко. Но оно того стоит!

Автоматизируйте работу

Немало сил и времени уходит на скучные рутинные задачи. Отправить письмо, составить отчет, собрать информацию о клиенте из разных программ. Все эти действия можно автоматизировать с помощью специального софта — CRM-системы. По исследованию Salesforce, такие программы помогают повысить продуктивность работы до 34%. Как это происходит? У компании SalesapCRM есть доступное предложение, которое за секунды сделает за менеджеров всю рутинную работу, которая отнимает 2-3 часа:

CRM автоматически создает документы и письма по шаблону — вставляет в них персональные данные клиента и информацию о его покупках. Два клика — и письмо готово!

CRM захватывает входящие звонки и записывает разговоры — сразу открывает карточку звонящего клиента, чтобы менеджер не тратил время на ее поиски. Запись звонков поможет руководителю услышать реакцию клиентов на предложения менеджеров и скорректировать скрипты, если это нужно;
CRM захватывает заявки с сайта и преобразует их в карточки клиентов, после чего сама ставит задачу менеджеру отработать эту заявку;
CRM собирает всю информацию о клиенте в одной карточке — и больше не надо искать контакты и документы в разных папках.

Содержание карточки клиента в SalesapCRM

Как все-таки повысить продуктивность работников? Используйте «Джедайские техники»: не отвлекайтесь, отдыхайте, разгружайте память, правильно формулируйте задачи и время от времени разгребайте их. А все, что можно автоматизировать — автоматизируйте! Зарегистрируйтесь в SalesapCRM бесплатно и протестируйте систему в течение 7 дней. А свободное время потратьте на что-то более полезное.

Автор: Дмитрий Родимов