1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как оформить поступление товара на оптовый склад

Документооборот склада: полный перечень документов, использующих в складском учете

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура – обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение – рассмотрим ниже.

Определение понятий

Документооборот – основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.

Разновидности

Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

  • тара;
  • ГСМ;
  • сырье для производства;
  • полуфабрикаты;
  • вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
  • запчасти;
  • отходы.

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.

Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации – поставщика и получателя.

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях – для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

  • сменился человек, который отвечал за помещение;
  • фирма ликвидируется;
  • недавно произошло ЧС;
  • выявили лиц, которые портили имущество;
  • регулярно, минимум раз в год.

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.

Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

  • Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
  • Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
  • Заборный лист.

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

  • Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
  • Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе – М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

  • названии предприятия;
  • кому принадлежит;
  • номер каждой карты отдельно;
  • название помещения;
  • подробности о ценности, которая хранится;
  • информация о том, где располагается в помещении.

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.

Читать еще:  НДС при импорте товаров в 2019 - 2020

Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены – остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Операции прихода

Приходные ордера склада – это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

В нем указывают:

  • название компании грузополучателя;
  • имя контрагента, от которого запасы поступили;
  • номер – обязательно условие;
  • дата составления;
  • название помещений;
  • код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 – в ней масса реквизитов обеих сторон – наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.

Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах – один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия – в цех, на склад. Первое, что делается – проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший – зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

  • объемы;
  • в чем измеряется;
  • по какой стоимости.

В последней строке представлены итоговые данные – сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей – учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие – снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник – МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость – вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение – за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

  • за средства человека, отвечавшего за изделия;
  • если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.

Читать еще:  Что такое Форекс и как он работает

У автоматизации множество преимуществ:

  • Адресное хранение – кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
  • Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
  • Разработка справочника имущества.
  • Учет поступающего товара и сырья.
  • Возможность контролировать запасы и остатки.
  • Серьезное облегчение поиска любой вещи.
  • Упрощение проведения инвентаризации.

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Программы и продукты для ведения складского документооборота

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:

  • Mobile SMARTS: Склад 15.
  • Mobile SMARTS: Магазин 15.
  • Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
  • 1С.
  • Модуль адресного хранения.
  • Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.

Схема документооборота

Поступление товара от поставщика на склад:

  1. Инвентаризация.
  2. Списание брака/порчи.
  3. Формирование внутренней/внешней отчетности.
  4. Возврат поставщику.
  5. Возвращение от покупателя.
  6. Продажа.
  7. Введение документа в систему.
  8. Прием и пересчет.

Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.

Закупка товаров с поступлением на разные склады в «Управление торговлей 8»

В практике торговых компаний может встретиться ситуация, когда товары, поступившие в сопровождении одной накладной, необходимо оприходовать на разные склады. Рассмотрим, какие шаги следует предпринять для отражения такой операции в программе «1С:Управление торговлей», ред. 11.3.

Содержание:

Настройки программы

Чтобы оформление поступления товаров на несколько складов одним документом было возможным в 1С, в форме настройки закупок должен стоять соответствующий флаг.

НСИ и администрирование / Настройка НСИ и разделов / Закупки, подраздел «Документы закупок».

Настройка группы складов

Важно. Оформить поступление товаров одним документом на разные склады можно только в том случае, если эти склады занесены в одну группу справочника «Склады и магазины».

Откроем справочник «Склады и магазины».

НСИ и администрирование / НСИ / Склады и магазины

Предположим, что в нашем справочнике уже есть группа, в которой находятся два розничных склада. Отредактируем ее настройки.

Совет. Чтобы изменить реквизиты группы любого справочника, выделите эту группу и выберите в контекстном меню команду «Изменить».

Откроется форма группы. Поскольку нам требуется оформление поступления одним документом на склады этой группы, в подразделе «Выбор этой группы» поставим отметку «Разрешить в заказах и накладных». Затем запишем и закроем группу.

Совет. Если изменение реквизитов формы недоступно, можно воспользоваться командой «Еще – Разрешить редактирование реквизитов» в данной форме.

При создании новой группы также возможно включить опцию выбора группы в заказах и накладных.

Закупка товаров с поступлением на разные склады

Оформим поступление товаров на разные склады одним документом. Откроем журнал документов закупки.

Закупки / Закупки / Документы закупки (все)

Создадим новый документ с видом операции «Закупка у поставщика» (кнопка «Создать – Поступление товаров и услуг – Закупка у поставщика»).

На вкладке «Основное» укажем организацию и поставщика. В качестве склада выберем из справочника группу складов, для которой разрешен выбор в заказах и накладных (см. предыдущий пункт).

На вкладке «Товары» занесем купленные товары.

Мы видим, что в табличной части появилась новая графа – «Получатель». Здесь нужно указать склад, на который поступает товар. (Он должен входить в группу, выбранную на вкладке «Основное» в поле «Склад»).

После заполнения проведем и закроем документ.

Аналогично можно оформить поступление товаров одним документом не только на розничные, но и на оптовые склады. В этом случае они также должны принадлежать одной группе справочника.

Документы прихода товаров на розничные склады ничем не отличаются от прихода на оптовые склады: поступление от поставщика, перемещение с другого склада, сборка из комплектующих, возврат от покупателя и т.д.

Отчет «Ведомость по товарам на складах»

С помощью отчета проверим правильность оформления закупки.

Склад и доставка / Отчеты по складу / Ведомость по товарам на складах

Сформируем отчет по нашей группе складов за интересующий период.

Рекомендуем. Чтобы отчет формировался по конкретной группе элементов справочника, следует в настройках отчета выбрать расширенный вид, затем для интересующего объекта указать условие отбора – «В группе» и выбрать значение отбора – желаемую группу.

В отчете отображен приход товаров на склады (в нашем примере – поступление гироскутеров в магазин и павильон).

Поступление товара на склад в 1С Склад: инструкция

Порядок отражения операций по движению материалов на складе в 1С зависит от модификации программного обеспечения, используемого на предприятии. В статье разберем, как отражается поступление товара на склад в 1С: Комплексная модификация и 1С: Бухгалтерия 8 3.0.

Как отразить поступление товара на склад в 1С: Комплексная модификация

Получив документы о приходе товара на склад (приходная накладная), бухгалтер отражает операцию поступления в 1С. В данной модификации ПО для поступления товара используется документ «Поступление товаров и услуг».

Читать еще:  Как оформить или отозвать генеральную доверенность на автомобиль

Шаг #1 – Создание документа

Прежде чем начать работу по созданию документа, бухгалтер-пользователь комплексной конфигурации переключает интерфейс (кнопка «Переключить интерфейс») и из предложенных вариантов выбирает поле «Бухгалтерский и налоговый учет».

В открывшемся окне бухгалтер нажимает кнопку «Документы», далее из выпадающего списка выбирает поле «Закупки», из следующего списка – «Поступление товаров и услуг».

После клика на позицию «Поступление товаров и услуг» на экране пользователя появится список всех ранее созданных документов по поступлению товаров и услуг на склад. Для создания нового документа необходимо нажать «+» на верхнем поле команд, что даст возможность создать новый документ.

Шаг #2 – Заполнение реквизитов

В вновь созданном документе бухгалтер заполняет следующие поля:

  • организация (наименование организации);
  • склад (основной склад, склад материалов, склад сырья, т.п.);
  • контрагент (наименование контрагента, от которого поступил товар);
  • договор (номер договора с контрагентом, от которого поступил товар).

Все вышеописанные параметры заполняются путем выбора необходимых значений из выпадающего списка. Если речь идет о поступлении товара от нового контрагента либо по новому договору, то есть наименование контрагента и номер договора в выпадающем списке отсутствует, бухгалтер может добавить новые значения в справочник. Для этого необходимо зайти в справочник, который находится непосредственно в поле «Контрагент» (или «Договор»), нажать три точки (кнопка «…»), в открывшемся окне добавить нового контрагента, нажав плюс («+»).

Шаг #3 – Заполнение данных о поступившем товаре

После ввода основных реквизитов бухгалтер переходит к заполнению информации о товаре, который поступил на склад согласно приходной накладной. Для этого предусмотрена таблица в нижней части документа.

Для начала бухгалтер выбирает соответствующую закладку для заполнения:

Так как речь идет о поступлении товара на склад, то бухгалтер выбирает закладку «Товары», в которой нажимает кнопку «+». Для добавления нового товара («Номенклатура») необходимо выбрать наименование товара из предложенного списка. Если товар новый и отсутствует в справочнике, то его можно добавить тут же, нажав «+».

После выбора товара бухгалтер заполняет строку по столбцам:

  • количество;
  • цена за единицу;
  • ставка НДС (в 2019 году – 20%);
  • счета учета.

Значение по столбцу “Сумма” за указанное количество единиц рассчитывается автоматически.

Для того, чтобы указать дату и номер документа, бухгалтер использует закладку «Счет-фактура», в которой ставит флажки напротив необходимых полей.

Шаг #4 – Проводка

После того, как вся информация о поступившем товаре заполнена, бухгалтер переходит непосредственно к проведению документа. Для этого предназначены следующие кнопки:

  • «ОК» – расположена в правом нижнем углу документа. После ее нажатия документ сохраняется, проводится и закрывается;
  • Зеленая стрелка с документами и монеткой (см. ниже), расположенная в верхнем командном поле. Если воспользоваться этой кнопкой, документ проводится и остается открытым, то есть продолжает отображаться на экране.

С этого момента операция по поступлению товара на склад считается отраженной в учете.

Поступление товара на склад в 1С Бухгалтерия 8.3

Если на предприятии используется 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, то для отражения поступления товара на склад предусмотрен документ «Поступление (акты, накладные), который размещен в разделе «Покупки».

Для создания документа бухгалтер заходит в раздел «Покупки», выбирает ссылку «Поступление (акты, накладные). Далее на экране появляется новое окно, в котором бухгалтеру необходимо нажать «+» в закладке «Поступление», из выпадающего списка выбрать один из предложенных вариантов:

  • товары (накладная) – при поступлении товара на склад;
  • услуги (акт) – при отражении полученных услуг;
  • товары, услуги, комиссия – при учете операций в рамках агентских соглашений;
  • материалы в переработку – при учете сырья (материалов), поступивших с целью последующей переработки;
  • оборудование – при поступлении ОС;
  • объекты строительства – при отражении незавершенного строительства;
  • услуги лизинга – при учете операций аренды.

При поступлении товара на склад бухгалтер кликает на «Товары (накладная)», после чего в открывшемся окне заполняет следующие реквизиты:

Информация о поступившем товаре заполняется в табличной части документа, которая находится в нижней части экрана. Нажав «+», бухгалтер выбирает наименование товара (столбец «Номенклатура»), далее заполняет столбцы:

  • количество;
  • цена за единицу;
  • ставка НДС;
  • счет учета.

Порядок начисления НДС отражается в ссылках «НДС в сумме» или «НДС сверху». Если НДС включен в сумму, бухгалтер нажимает «НДС в сумме». В случае, если налог необходимо начислить, бухгалтер выбирает «НДС сверху».

После внесения информации о товаре, бухгалтер заполняет поля даты и номера документа (в нижней части экрана), после чего нажимает провести и закрыть. Документ сохраняется, отражается в учете и закрывается.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector