0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как оформить командировку сотруднику в 2019 — 2020 году

Какими документами оформляется командировка в 2019 году

Документы для командировки в 2019 году: направляем сотрудника в поездку

Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:

  • Т-9, если командируете одного человека;
  • Т-9а, если нескольких.

Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать здесь.

На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.

В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.

Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.

Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы

По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.

  • При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали здесь.
  • При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
  • Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
  • Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.
  • Аренда автомобиля — договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения.
  • Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.
  • По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
  • При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).

Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.

Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.

Как быть, если питание включено в стоимость проживания, см. здесь.

Итоги

Пакет документов по командировке в 2019 году не изменился. Это приказ, авансовый отчет и подтверждающие командировочные расходы документы, примерный перечень которых мы указали выше.

Оформление служебной командировки

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

  • по проезду;
  • по найму жилья;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2019 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Перечень документов

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

  • издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
  • сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
  • подготовить авансовый отчет;
  • выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.
Читать еще:  НДС при импорте товаров в 2019 - 2020

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

  • в шапке указывается полное наименование организации;
  • вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
  • точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
  • определяются сроки служебной поездки;
  • указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Необязательные документы

Начиная с 08.01.2015, по П остановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2019 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Первичная документация

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

  1. Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
  2. Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
    • наименование регистра;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
    • хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
    • величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
    • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
    • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2019 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам (Налоговый кодекс Статья Налогового кодекса РФ) , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.

Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течение 3 дней по возвращению из командировки. В противном случае расходы ему не возместят.

Оформление командировки в 2019 году: изменения и образцы

Мы подготовили инструкцию, как оформить однодневную, заграничную поездку и командировку в 2019 году на личном или служебном автомобиле. Вы сможете скачать бланки и заполнить документы с нашими подсказками.

Как оформить командировку в 2019 году

Разберемся, какой порядок оформления действует в 2019 году, какие изменения, и какие образцы документов актуальны на данный момент.

Командировка в 2019 году – инструкция для бухгалтера

Работодатели часто практикуют командировки – кратковременные поездки работников по делам компании. Основной документ, которым должен руководствоваться бухгалтер – Постановление Правительства №749 от 13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Читать еще:  Порядок проведения экспертизы профессиональной пригодности

Мы подготовили инструкцию для бухгалтера, как отправить сотрудника в командировку.

Основанием является письменное распоряжение руководителя предприятия. Чаще всего оно оформляется в виде приказа, реже – в виде распоряжения. В приказе указывают:

  • Должность и ФИО сотрудника, направленного в командировку,
  • Место назначения: страна, город, предприятие. Если конкретное предприятие не определено, например, сотрудник едет для поиска клиентов в каком-то городе, то указывают только страну и наименование населенного пункта,
  • Даты начала и окончания поездки, количество календарных дней,
  • Цель поездки.

Сотрудник под роспись знакомится с распоряжением руководства компании.

Дату начала и окончания командировки определяют по проездным документам, например, авиабилетам. Но это возможно не всегда:

  • Если сотрудник ездил на личном автомобиле, период поездки он указывает в служебной записке,
  • Период поездки на служебном автомобиле указывается в путевом листе,
  • Срок поездки за границу определяется штампами в заграничном паспорте,
  • Если работник ездил в страну, с которой межправительственными соглашениями отменены штампы в загран.паспорте, то даты определяются проездными документами по территории России или служебной запиской.

Компания делает 3 вида выплат командированному работнику:

  1. На время поездки по делам фирмы за сотрудником сохраняется средний заработок,
  2. Суточные – компенсационные выплаты, связанные с пребыванием сотрудника вне постоянного места жительства, в первую очередь, расходы на питание,
  3. Командировочные – расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд, проживание в гостинице или найм жилья, аренда помещения для проведения переговоров, презентация и т.д.

Если сотрудник отправляется в не очень отдаленный населенный пункт и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные ему не выплачиваются. Руководитель компании решает, имеется ли возможность работнику ежедневно приезжать домой и нужно ли выплачивать суточные.

Законодательством установлены лимиты суточных:

  • 700 руб. – в поездках по России,
  • 2500 руб. – в поездках за рубеж.

Организация может выплачивать суточные в повышенном размере, но суммы, превышающие установленные лимиты, облагаются НДФЛ и страховыми взносами. А в целях исчисления налога на прибыль суточные не нормируются и учитываются в расходах в полном размере.

Подтверждение командировочных расходов

Командировочные расходы состоят из затрат, которые сотрудник вынужден был понести в связи с выполнением служебного задания:

  • Проезд к месту назначения и обратно домой,
  • ГСМ, если поездка совершена на автомобиле,
  • Проживание в гостинице или снятом жилье,
  • Оформление документов для поездки за границу, например, заграничного паспорта, визы,
  • Другие расходы, например, аренда помещения для демонстрации продукции, проведения встреч, переговоров.

После возвращения сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. К учету принимаются только обоснованные траты.

Кого нельзя отправлять в командировку

Есть категории работников, которых нельзя отправлять в деловую поездку:

  • Беременные женщины,
  • Несовершеннолетние работники. Запрет не распространяется на сотрудников творческих профессий, например, актеры, певцы,
  • Работающих по ученическому договору.

Запрещено отправлять со служебным заданием работников без их согласия:

  • Женщин, имеющих малолетних детей,
  • Единственного родителя ребенка до 5 лет,
  • Имеющего ребенка-инвалида,
  • Сотрудника-инвалида, если поездка может нарушить его программу восстановления,
  • Работника, осуществляющего уход за больным членом семьи.

Длительность служебной поездки

Раньше законодательство содержало временные ограничения деловых поездок, они не должны были превышать 40 дней. Сейчас это ограничение отменено, ни минимальный, ни максимальный срок поездки не ограничены.

Длительность определяет руководитель предприятия. Работник может выполнить все поставленные задачи в более короткий срок, чем было запланировано. Если сотрудник не уложился в отведенное время, то срок может быть продлен отдельным приказом руководителя организации. При этом во всех документах, связанных с командировкой, исправляется конечная дата:

  • Дата зачеркивается одной чертой, сверху пишется новая,
  • Делается заверительная надпись.

Если работа сотрудника связана с постоянными поездками, то нужно определить, речь идет об отдельных командировках или это разъездной характер работы.

Командировка в выходной день

Можно ли отправить работника в выходной день? Например, если приступить к выполнению поручения он должен приступить уже с утра понедельника, то начало командировки приходится на воскресенье.

Запрета на отправку в выходной в законодательстве нет, однако для этого необходимо получить письменное согласие работника. В приказе о такой деловой поездке нужно написать, что начало приходится на выходной день и указать режим работы в этот день. Это нужно, чтобы избежать споров об оплате труда.

Читать еще:  Об утверждении порядка проведения профилактического медицинского осмотра в 2019 - 2020

Можно ли совместить отпуск с командировкой

Закон определяет отпуск, как период полного освобождения работника от исполнения трудовых функций. Если возникла необходимость командировки, то оформите отзыв работника из отпуска. Нужно учитывать, что некоторые категории трудящихся согласно ТК РФ не могут быть отозваны из отпуска ни при каких обстоятельствах.

Как оформить командировку сотруднику в 2019 году?

Как оформить командировку сотруднику в 2019 году по шагам:

Шаг 1. Оформите письменное распоряжение руководителя о направлении сотрудника в деловую поездку. Можно использовать унифицированный бланк Т-9 или форму приказа, разработанную самостоятельно. В приказе укажите ФИО и должность сотрудника, направленного со служебным заданием, период, место и цель командировки.

Шаг 2. Рассчитайте суточные, исходя из запланированного количества дней. Если фактическая продолжительность поездки окажется больше или меньше, сделаете перерасчет после возвращения сотрудника.

Новшеством 2019 года является ввод курортного сбора в некоторых регионах России. Если отправляете сотрудника в такой регион, к суточным необходимо прибавить сбор.

Шаг 3. Зафиксируйте отсутствие работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени. На время поездки по делам компании за сотрудником сохраняется средний заработок, рассчитайте его за весь период.

Шаг 4. После возвращения работника получите от него авансовый отчет и все документы, подтверждающие расходы.

Шаг 5. Проверьте документы, предоставленные работником. Они должны быть правильно оформлены, содержать все необходимые реквизиты. Траты должны быть необходимыми и обоснованными. Не подлежат оплате необязательные расходы.

Пример

Находясь в командировке, менеджер Синицын В.И. проживал в гостинице и посещал ее спортивный зал. В квитанции гостиницы указана стоимость посещения спортзала. Оплату за спортзал бухгалтер вычтет из общей суммы, так как эти расходы не связаны с выполнением служебного задания.

Находясь в командировке, менеджер Синицын В.И. проживал в гостинице и посещал ее спортивный зал. В квитанции гостиницы указана стоимость посещения спортзала. Оплату за спортзал бухгалтер вычтет из общей суммы, так как эти расходы не связаны с выполнением служебного задания.

Шаг 6. Произведите окончательный расчет с работником:

  • Определите суточные с учетом фактической продолжительности командировки. Рассчитайте сумму к доплате или возврату,
  • Рассчитайте командировочные расходы на основании авансового отчета с учетом проверки приложенных документов.

Шаг 7. Выдайте сотруднику причитающуюся оплату или получите от него сумму к возврату.

Командировка на 1 день – оформление

Однодневная командировка отличается от многодневной по продолжительности и правилам выплаты суточных. Но по оформлению поездка на 1 день ничем не отличается от более продолжительной:

  • Работодатель письменно оформляет приказ или распоряжение,
  • После возвращения сотрудник предоставляет:
  • Авансовый отчет с документами, подтверждающими понесенные расходы,
  • По необходимости – служебную записку,
  • удостоверение, служебное задание, отчет о его выполнении, если заполнение таких документов предусмотрено локальными актами организации.

В командировку на личном автомобиле 2019 – как оформить

Какие особенности командировки на личном или служебном автомобиле в 2019 году? В таком случае у сотрудника нет проездных документов, подтверждающих расходы на проезд и время поездки.

После возвращения сотрудник составляет служебную записку с указанием марки и модели автомобиля, срока поездки. Для подтверждения затрат на топливо к служебной записке прилагаются чеки АЗС.

Целесообразно составить путевой лист с отметками о начальном и конечном пробеге, чтобы подтвердить обоснованность расхода ГСМ и обезопасить себя от претензий контролирующих органов.

Как оформить зарубежную командировку в 2019 году?

Загранкомандировки в 2019 году оформляем и оплачиваем по обычным правилам, список оформляемых документов стандартный, отличается только размер суточных:

  • Приказ или распоряжение работодателя,
  • Документы сотрудника:
  • Авансовый отчет с документами, подтверждающими понесенные расходы,
  • Служебная записка – по необходимости,
  • удостоверение, служебное задание, отчет о его выполнении, если заполнение таких документов предусмотрено локальными актами организации.

Документы для командировки в 2019 году

Чтобы оформить командировку в 2019 году заполняют обязательные и дополнительные документы. Сначала посмотрим, какие документы обязательно нужно оформить для отбывающего работника.

Обязательно составляется письменное распоряжение руководителя компании о направлении сотрудника в поездку по производственным делам. Самый простой вариант – использовать типовой бланк:

Второй обязательный документ – авансовый отчет, его сотрудник составляет после возвращения. В отчете указывают все обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с выполнением задания компании.

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 13.10.2001г. №749:

К авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы документов, подтверждающих расходы, понесенные за время поездки:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector