Как изменить штатное расписание в 1С 83 ЗУП
Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: как изменить и где его найти
Штатное расписание в 1С ЗУП – неотъемлемая часть работы с персоналом на любом предприятии. Рассмотрим в этой пошаговой инструкции следующие моменты: где оно находится, как согласовать, как настроить, создать, изменить оклад и штатное расписание в программе «1С ЗУП 8.3».
Настройка штатного расписания в 1С ЗУП
Программа 1С ЗУП позволяет гибко настраивать применение штатного расписания. Для этого нужно перейти на панели разделов в «Настройку», нажать ссылку «Кадровый учет», затем в открывшейся форме настроек кадрового учета нажать «Настройка штатного расписания».
Откроется окно, где можно включить или выключить опции: ведение штатного расписания, автоматическую проверку кадровых документов, историю изменений, использование таких возможностей, как «вилка» окладов и надбавок, разряды и категории, бронирование позиций, а также способ отображения надбавок.
Утверждение штатного расписания
Чтобы найти в 1С ЗУП штатное расписание, нужно перейти в разделы «Главное» или «Кадры». Если ни одна позиция еще не утверждена, то открывшаяся вкладка будет выглядеть так:
Нажмем ссылку «Утвердить штатное расписание». Программа создала документ «Утверждение штатного расписания», где нужно указать месяц и дату и затем добавить позиции по соответствующей кнопке. В каждой позиции указывается подразделение, должность, график работы, количество единиц (ставок).
В табличную часть «Оплата труда» заносим начисления и показатели оклада, на вкладке «Дополнительно» можно внести текстовую информацию о характере работы, а также указать положенный дополнительный отпуск.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Позицию сохраняем по кнопке «ОК», после чего она встает в строчку нашего документа «Утверждение штатного расписания». Когда все позиции будут занесены, документ необходимо провести — это можно сделать с помощью кнопок «Провести» или «Провести и закрыть».
Из документа по кнопке «Печать» можно распечатать как приказ об утверждении штатного расписания, так и само штатное расписание по унифицированной форме Т-3.
После проведения документа вкладка штатного расписания приобрела другой вид. В таблице отображаются позиции с указанием по каждой из них подразделения, должности, количества единиц и даты утверждения, а в «шапке» появились новые ссылки-команды. По ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно открыть журнал документов, с помощью которых регистрировались изменения.
Если теперь мы откроем в программе справочник «Должности» (см. разделы «Кадры» и «Настройка»), то увидим, что у должностей, по которым введены позиции штатного расписания, появилась отметка о вводе и его дата. Причем те должности, которые еще не введены в штатное расписание, будут отображаться в справочнике только при установленном флажке «Показывать новые должности».
Редактирование штатного расписания
Если уже введенное в программу штатное расписание требуется отредактировать (например, исправить ошибку), то на вкладке штатного расписания нужно нажать ссылку «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание». Откроется ранее введенный документ, он доступен для внесения необходимых изменений.
Кроме того, из проведенного документа «Утверждение штатного расписания» можно при необходимости ввести новый документ для изменения плановых начислений сотрудников, нажав соответствующую кнопку:
Как изменить штатное расписание и оклады в 1С 8.3 ЗУП
Если необходимо зарегистрировать в 1С ЗУП изменение штатного расписания, то следует нажать ссылку «Изменить текущее штатное расписание»:
Будет создан новый документ программы, который называется «Изменение штатного расписания». После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.
Кроме того, возможно добавление новых позиций таким же образом, как в «Утверждении штатного расписания».
Если необходимо утверждение нового штатного расписания, нужно воспользоваться ссылкой «Утвердить новое штатное расписание».
Отчеты ЗУП по штатному расписанию
Программа предоставляет хорошие возможности для анализа штатного расписания, его соблюдения, штатной расстановки и т.д. Эти данные выводятся в отчетах, которые можно найти, если в разделе «Кадры» нажать ссылку «Кадровые отчеты».
Для формирования нужного отчета следует нажать соответствующую ссылку, затем в форме отчета указать период и нажать «Сформировать». Не забывайте, что отчеты не сохраняются в программе, а каждый раз формируются исходя из имеющихся проведенных документов.
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП – подробная инструкция
Штатное расписание организации это реестр должностей, с указанием подразделений, окладов и количеством работников на каждой должности. Чтобы избежать споров с налоговой по расходам на зарплату, в этот документ нужно вовремя вносить необходимые изменения. Как как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП читайте эту инструкцию.
Кадровый состав и размеры окладов в организациях меняют в зависимости от актуальных производственных потребностей. В штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП можно внести такие изменения:
- Увеличить и уменьшить оклады;
- Добавить штатную единицу;
- Переименовать, ликвидировать должность.
На каждое такое изменение делают отдельный приказ. Далее читайте пошаговую инструкцию как сделать новое штатное расписание и внести в него изменения в 1С 8.3 ЗУП.
Быстрый перенос бухгалтерии в БухСофт
Шаг 1. Проверьте настройку кадрового учета
В программе 1С 8.3 ЗУП большие возможности для ведения кадрового учета. Чтобы настроить функционал программы под свои нужды, зайдите в раздел «Настройка» (1) и нажмите на ссылку «Кадровый учет» (2). Откроется окно кадровых настроек.
В открывшемся окне кликните на ссылку «Настройка штатного расписания» (3), откроется одноименное окно. В нем поставьте галочки напротив «Ведется штатное расписание» (4) и «Ведется история изменений…» (5). В зависимости от ваших производственных потребностей настройте также остальные параметры, доступные в этом окне:
- Автоматическую проверку кадровых документов;
- Использование диапазонов окладов и надбавок;
- Способы отражения надбавок в печатной форме штатки;
- Бронирование штатных позиций.
Теперь в 1С 8.3 ЗУП можно ввести новую должность в штатное расписание, а также внести в него любые изменения.
Шаг 2. Создайте в 1С 8.3 ЗУП новое штатное расписание
Чтобы сделать новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Штатное расписание» (2). Откроется окно для работы со штаткой.
В открывшемся окне выберете вашу организацию (3) и нажмите на ссылку «Утвердить новое штатное расписание» (4). Откроется форма для создания документа.
В форме укажите месяц (5), с которого будет действовать документ и нажмите кнопку «Добавить позицию» (6). Откроется карточка для создания новой позиции.
В карточке укажите для новой единицы:
- Подразделение (7);
- Должность (8);
- График работы (9).
Чтобы заполнить оклад и другие начисления нажмите кнопку «Добавить» (10). В табличной части (11) укажите вид начисления и сумму (либо другой показатель). В нашем примере мы кроме оклада добавили ежемесячную премию (процент от расчетной базы). Далее перейдите во вкладку «Дополнительно» (12) для настройки других показателей.
В открывшейся вкладке установите количество дней основного отпуска (13) и при необходимости добавьте другие виды отпусков кнопкой «Добавить» (14). Карточка новой позиции заполнена. Если на новой должности будет несколько сотрудников, поставьте нужное количество единиц (15). Для добавления в штатку нового значения нажмите кнопку «ОК» (16). Новая позиция появится в списке.
Аналогичным образом добавьте в штатку и другие позиции. После добавления всех нужных должностей нажмите кнопки «Записать» (17) и «Провести» (18). Новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП сделано. Чтобы распечатать расписание и приказ о его утверждении нажмите кнопку «Печать» (19) и выберете нужный документ. Чтобы вернуться в окно для работы со штаткой нажмите стрелочку в верхнем левом углу (20).
Теперь новые штатные позиции появились в общем списке (21). Нажмите на кнопку «Печать» (22), если хотите вывести на печать различные документы:
- Штатное расписание;
- Отчет о соблюдении штатного расписания (ШР);
- Анализ ШР;
- Начисления позиций ШР;
- Оклады, надбавки и ФОТ по ШР.
В следующем шаге расскажем о том, как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП.
Шаг 3. Измените ошибочные данные в штатке
Если вам нужно в 1С 8.3 ЗУП изменить ошибочные данные в уже утвержденном штатном расписании, зайдите в окно для работы со штаткой (Кадры/Штатное расписание), выберете организацию (1) и нажмите на ссылку «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание» (2). Откроется окно для внесения правок.
В открывшемся окне кликните на позицию, которую нужно изменить (3) и исправьте нужные данные. Для сохранения изменений нажмите кнопку «Провести и закрыть» (4). Таким способом можно изменить утвержденное штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП 3.1.
Шаг 4. Как изменить штатное расписание в 1С 8 ЗУП 3.1
Если вам нужно немного подкорректировать штатное расписание, существенно не меняя кадровую структуру, используйте документ «Изменить текущее штатное расписание» (1). Он также находится в окне для работы со штаткой (Кадры/ШР). В этом документе вносят изменения с любого числа месяца, а не только с начала, как при утверждении штатки.
В форме документа укажите дату, с которой изменения будут действовать (2). Для корректировки существующих позиций нажмите кнопку «Изменить» (3). Для создания новых – «Добавить позицию» (4), для закрытия существующих – «Закрыть позицию» (5). Чтобы сохранить изменения нажмите кнопку «Провести и закрыть» (6).
Шаг 5. Сформируйте кадровые отчеты
В программе 1С предусмотрены различные отчеты, позволяющие анализировать штат предприятия. Они находятся в разделе «Кадры» (1) по ссылке «Кадровые отчеты» (2).
Например, вы можете сформировать такие отчеты:
- Соблюдение штатного расписания (3). Этот отчет показывает позиции штатки с указанием сотрудников;
- Изменение штатного расписания (4). В нем видны изменения по составу единиц за определенный период;
- Начисления позиций штатного расписания (5). Отчет позволяет анализировать фонд оплаты труда с подробной детализацией.
Используйте эти и другие отчеты для улучшения и оптимизации структуры своей организации.
Как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП — пошаговая инструкция
Ведение штатного расписания на предприятии очень удобно. В любой момент можно узнать, ставок единиц всего, сколько занято и сколько требуется. Так же штатное расписание используется в кадровых документах для приема и перевода работников на конкретные штатные единицы.
Рассмотрим пошаговую инструкцию где найти и как создать новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП, как внести изменение в уже существующий документ и как изменить оклад сотрудника.
Предварительная настройка 1С ЗУП
Первым делом, чтобы включить рассматриваемый нами функционал, нужно произвести некоторые настройки. Они находятся в меню «Настройка» — «Кадровый учет».
В появившемся окне перейдите по гиперссылке «Настройка штатного расписания». Перед вами отобразится форма, где первым делом нужно установить флаг на пункте «Ведется штатное расписание». Так же в данной форме вы можете установить автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию, включить ведение истории и многое другое.
Утверждение штатного расписания
Найти штатное расписание в 1С ЗУП можно в меню «Кадры». Первым делом его необходимо утвердить. Производится это одноименным документом.
В том случае, когда утверждение не было произведено ранее, для вас будет доступно утверждение штатного расписания. В данном случае этот документ уже создавался, и мы переходим по гиперссылке «Утвердить новое штатное расписание».
Перед вами отобразится форма нового документа. В его шапке укажите организацию, подразделение и месяц, с которого данное штатное расписание вступит в силу.
Так как ранее у нас уже были утверждены две штатные позиции, табличная часть документа заполнилась автоматически. В случае создание первого утверждения, вам необходимо добавить все необходимые позиции.
При добавлении позиций, так же как и при двойном нажатии левой кнопкой мыши на уже созданную, откроется ее карточка. В ней вам необходимо указать подразделение и должность. Наименование сформируется автоматически и при желании его можно изменить. Так же здесь задается количество единиц и график работы. В нашем случае это пятидневка.
На закладке «Оплата труда» указывается разряд (если ведение функция ведения по разрядам была включена в произведенной ранее настройке программы). В табличной части перечислятся все виды оплат, применяемых для данной позиции штатного расписания. В нашем случае у директора только оплата по окладу в размере 70 тысяч рублей.
Обратите внимание, что строка с оплатой выделена синим цветом и в комментарии указан текст «Увеличен оклад (+ 5 000);». Это означает то, что ранее данная позиция ШР уже была утверждена с меньшей суммой. При создании новой позиции такого комментария у вас не появится, и строка будет привычного черного цвета.
На вкладке «Дополнительно» можно указать условия приема на работу и ее характер, а так же задать отпуска.
После внесения всех необходимых данных в создаваемую позицию штатного расписания, нажмите на кнопку «ОК». Она появится в документе «Утверждение штатного расписания».
Добавьте в документ аналогичным образом все позиции и проведите его. Так же из данного документа по кнопке «Печать» можно сформировать приказ об утверждение штатного расписания и форму Т-3.
Теперь, вернувшись в само штатное расписание, вы увидите в списке все введенные вами единицы с указанием даты утверждения. Так же здесь вам доступен просмотр документов, утвердивших и изменивших штатное расписание, а так же создание данных документов. Для печали отчетности воспользуйтесь меню «Печать».
В справочнике должностей так же будут отображаться данные из штатного расписания (колонки «Введена» и «Дата ввода»). Так же эти данные будут отображаться и в самой карточке должности.
Изменения оклада и плановых начислений
Бывают случаи, когда при создании утверждения штатного расписания была допущена ошибка, либо нужно изменить начисления для какой-то позиции. Все подобные действия можно совершить в ранее созданном документе утверждения.
На форме штатного расписания перейдите по ссылке «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание».
В открывшемся документе внесите все необходимые изменения и проведите его. Также отсюда можно создать изменение плановых начислений по одноименной кнопке.
В результате создастся новый документ, где указывается, каким сотрудникам какие начисления были назначены. Дата вступления в силу данных начислений указывается в шапке документа.
Как внести изменения в штатное расписание в 1С ЗУП
Для внесения локальных изменений в существующее штатное расписание (которые не сильно затрагивают структуру предприятия) в 1С ЗУП 3.1 предназначен документ «Изменения штатного расписания». Найти его можно как из меню «Кадры», так и из формы списка штатного расписания. Во втором случае достаточно перейти по гиперссылке «Изменить текущее штатное расписание».
Принцип заполнения данного документа описывать мы не будем, так как он аналогичен заполнению утверждения штатного расписания.
Отчетность
В данной программе существует множество различных типовых отчетов по штатному расписанию. Они расположены в меню «Кадры» — «Кадровые отчеты».
Перед вами откроется форма, откуда можно сформировать множество отчетов по кадровому учету. Все нужные нам отчеты в рамках данной задачи находятся в разделе «Штатное расписание».
