Кадровый учет в 1С Бухгалтерия 8

Как принять на работу сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия

Для кадрового учета в программе в 1С нужно сделать определенные настройки. После этого можно принимать на работу сотрудников и вести кадровый учет. Читайте в нашей статье пошаговую инструкцию, как настроить программу и оформлять в 1С Бухгалтерия 8.3 прием на работу сотрудников.

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Крупные компании ведут зарплату и кадры в отдельных специализированных программах, например, в 1С ЗУП 8.3. Средние и малые предприятия часто ведут весь учет в одной программе — 1С 8.3 Бухгалтерия. В ней есть основные зарплатные и кадровые функции, в том числе оформление сотрудника на работу.

Чтобы учитывать кадровые приказы в бухгалтерской программе 1С, нужно сделать определенные настройки. В нашей статье читайте пошаговую инструкцию, как в 1С 8.3 Бухгалтерия принять сотрудника на работу.

Шаг 1. Настройте программу

Настройте параметры

Зайдите в раздел «Администрирование» (1) и кликните на ссылку «Параметры учета» (2). Откроется окно параметров.

В открывшемся окне нажмите на ссылку «Настройки зарплаты» (3). Откроется окно настроек.

В настройках укажите, что учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся в этой программе (4). Теперь можно оформлять сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия и вводить другие кадровые приказы.

Настройте функциональность

Чтобы быстрее находить кадровые документы, установите полную функциональность программы 1С. После этого ссылка на кадровые документы будет доступна в разделе «Кадры». Чтобы сделать эту настройку, зайдите в раздел «Администрирование» (1) и нажмите на ссылку «Функциональность» (2).

В окне настройки функциональности нажмите на кнопку «Полная» (3). Теперь в разделе «Кадры» появилась ссылка «Кадровые документы» (4) и можно быстро находить и создавать документы приема на работу, увольнения, переводы и т.д.

Шаг 2. Примите на работу сотрудника

Информацию по новому сотруднику сначала вносят в справочник «Физические лица», затем в справочник «Сотрудники». Важно. В справочнике «Физические лица» не может быть задвоений . А вот в справочнике «Сотрудники» одно и то же лицо может быть несколько раз, ведь одно физлицо может быть сотрудником нескольких организаций .

Создайте новое физическое лицо

Чтобы завести нового сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия, зайдите в раздел «Зарплата и кадры» (1) и нажмите на ссылку «Физические лица» (2). Откроется окно справочника.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется для заполнения карточка физлица.

В карточке во вкладке «Главное» укажите:

Во вкладке «Адреса, телефоны» (10) укажите:

• Электронную почту (11);
• Домашний и рабочий телефоны (12);
• Адреса по прописке и проживанию (13).

Чтобы сохранить данные, нажмите кнопку «Записать и закрыть» (14). Теперь новое физлицо появилось в справочнике.

Заведите нового сотрудника

Зайдите в раздел «Зарплата и кадры» (1) и нажмите на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется окно справочника.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется карточка сотрудника для заполнения.

В поле «ФИО» (4) введите фамилию и нажмите клавишу Enter. После этого откроется окно «Найдены люди…» (5). Отметьте галочкой нужное физлицо (6) и нажмите кнопку «Отмеченный человек тот, кто мне нужен» (7). После этого карточка сотрудника заполнится личными данными.

Далее укажите нужную организацию (8) и нажмите на ссылку «Принять на работу» (9). Откроется форма для приема на работу в 1С Бухгалтерия 8.3.

В форме приема сотрудника укажите:

1. Подразделение (10);
2. Должность (11);
3. Дату приема (12);
4. Испытательный срок в месяцах (13);
5. Вид занятости (14). Выберете нужное значение, например, «Основное место работы»;
6. Размер оклада (15).

Чтобы сохранить операцию, нажмите кнопки «Записать» и «Провести» (16). Для распечатки приказа о приеме или трудового договора, нажмите кнопку «Печать» (17).

Новый сотрудник оформлен на работу, теперь по нему можно начислять зарплату .

Регламентированный кадровый учет и делопроизводство

Кадровый учет обязателен для любой компании. С каждым годом он все более регламентируется законодательством, поэтому возможность его автоматизации важна для многих компаний, особенно с большим штатом сотрудников.

В открывшемся окне настроек требуется перейти на закладку «Сотрудники и Зарплата». На этой закладке присутствует три группы настроек:

• Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся — пункт «во внешней программе» выбирается в том случае, если Вы будет, например, вести учет зарплаты и кадров в программе «1С Зарплата И Управление Персоналом», а данные (проводки, платежки, документы выплаты) выгружать в «1С Бухгалтерию»; пункт «в этой программе» выбираем когда предполагается ведение учета в 1с бух – этот вариант мы и оставим;
• Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — необходимо выбрать будет ли вестись аналитика по Сотрудникам на счете 70. Как правило некрупные организации предпочитает не детализировать этот счет, а крупные предприятия формируют по каждому работнику и мы оставим именно такую настройку.
• Кадровый учет – подсказка синим цветом всё объясняет и так. Оставим полный кадровый учет.

Стоит отметить предусмотрительность разработчиков 1С. Они создали кнопку, с помощью которой можно быстро создать все кадровые документы, если Вы использовали сокращенный вариант и решили перейти на полный – «Сформировать кадровые документы».

Кадровый учет

• Подразделение – у нас небольшая организация и поэтому все будут числиться в одном подразделении. На крупных предприятиях конечно людей разделяют по подразделениям для более детального учета;
• Должность – понятно );
• Сотрудник – есть особенность. Вы можете до того как создаете документ приема создать Сотрудника, либо в момент заполнения документа «Прием на работу»;
• Вид занятости – у нас все сотруднику будут трудиться по «Основному месту работу», но имеются также варианты учета по «внутреннему совместительству» и «внешнему совместительству»;
• Дата приема – тоже понятно;
• «Начисления» табличная часть – в этой табличной части перечисляются все виды расчета, по которым сотруднику будут ежемесячно начисляться суммы. В нашем случае для Иванова мы выберем предопределенный разработчиками вид расчета «Оплата по окладу» со ставкой в 40 000 руб.

Также отмечу, что разработчики 1С предусмотрели печатную форму «Приказ о приеме (Т-1)», которую включили в состав этого документа. Не забываем провести документ после заполнения всех полей.

Аналогичным образом я добавил ещё двух сотрудников:

• Петрова – бухгалтер – 30 000 руб.;
• Сидорова – менеджер – 20 000 руб.

В разделе «кадрового учета» также имеется документ «Кадровый перевод». Этот документ позволяет выполнить следующие действия:

• Перевести сотрудника в другое подразделение либо в обособленное подразделение (филиал);
• Перевести на другую должность;
• Перевести на другой вид занятости (Основное место работы, внутренне или внешнее совместительство);
• Изменить вид начисления.

Также из документа можно распечатать «Приказ о переводе (Т-5)».

В нашем случае вводить такой документ нет необходимости. На скриншоте представлю внешний вид этого документа.

Ну и конечно ещё один документ, без которого нельзя обойтись в кадровом учете это документ «Увольнение». Увольнять мы также пока никого не будем, и я ограничусь лишь внешним видом этого документа. Все поля этого документа интуитивно понятны, отмечу лишь то, что в состав документа входит печатная форма «Приказ об увольнении (Т-8)».

• Личные данные сотрудника;
• Уволенные сотрудники;
• Штатные сотрудники;
• Личные карточки (Т-2).

Заключение

Итак, программный продукт «1С: Бухгалтерия 3.0» предлагает нам минимально необходимый набор инструментов для ведения кадрового учета. Однако программа не специализирована для этих целей. Если у Вас достаточно крупная организация, то имеет смысл приобрести специализированный продукт «1С: Зарплата и Управление Персоналом» для ведения кадрового учета и расчета зарплаты, тем более что сейчас стоимость базовой версии составляет всего лишь 2 550 руб. Ознакомиться с некоторыми возможностями кадрового учета этой программы Вы можете в статье – Кадровый учет. Инструкция по 1с ЗУП для начинающих или пошаговое описание всех этапов начисления зарплаты в 1с зуп 8.

Сегодня на этом всё. Если Вам понравилась эта статья, Вы можете воспользоваться кнопочками социальных сетей, чтобы сохранить её у себя!

Также не забывайте свои вопросы и замечания оставлять в комментариях!

В следующей статье мы разберемся с расчетом и выплатой заработной платы в программе «1С: Бухгалтерия 3.0». Чтобы вовремя узнать о новых публикациях Вы можете подписаться на обновления в блоге через e-mail. Буду рад Вас видеть снова на своем блоге blog-buh.