Электронные больничные с 1 июля 2019 — 2020 в России

Что такое электронные больничные и как с ними работать

Изменения в законодательстве

Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ (так называемый закон об электронных больничных листах) ввел новый формат больничного листка: с 01.07.2017 его разрешено выдавать в электронном виде. Документ полностью дублирует бумажную версию, но навсегда остается в компьютерных базах данных: на руки оригинал ни работник, ни работодатель, ни чиновники не получают.

Первыми, кто опробовал электронные листки нетрудоспособности, стали регионы, в которых проводится пилотный проект ФСС «Прямые выплаты». Перечень субъектов РФ, которые уже работают напрямую с фондом, и тех, кто присоединится в ближайшее время, содержится в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. Большинство уже умеют правильно оформлять документы. Совсем скоро закон о больничных листах в России заработает для медицинских организаций и страхователей из Удмуртии, Саратовской, Иркутской и Ленинградской областей, Республики Коми и Якутии. В ФСС заявляют, что к работе в цифровом формате готовы более 68% медицинских организаций.

Что касается выданных е-листков, их количество ежемесячно растет, и к августу 2019 года их число увеличилось до 11,7 млн штук.

Что надо делать

Чтобы получить электронный листок нетрудоспособности:

• пациенту необходимо дать согласие на оформление такого документа;
• работодателю — стать участником специальной информационной системы.

Если одно из названных условий не соблюдено, работник получит обычный бумажный лист нетрудоспособности.

Новые электронные листы нетрудоспособности подписывают усиленными цифровыми подписями врачи из медицинских организаций.

Сколько по закону можно сидеть на больничном в 2019 году, ФЗ № 86-ФЗ не регламентирует, все остается по-прежнему. Во всяком случае, пока.

Как работает новая система

Хотя закон о больничном в е-формате вступил в силу более 2 лет назад, граждане и работодатели еще не привыкли к нововведениям, и врачи вправе выдавать как бумажные, так и электронные листки нетрудоспособности. В дальнейшем организации перейдут полностью на электронный документооборот. На это потребуется несколько лет, считают независимые эксперты.

Сама система работает по такой схеме. Если пациент согласен на получение электронного листка нетрудоспособности, медицинская организация в специальной автоматизированной системе «АИС», за ведение которой отвечает ФСС, создает новый документ — открывает листок нетрудоспособности. Лечащий врач заполняет только свою часть документа — раздел «Заполняется медицинской организацией». В нем появляются данные о самом пациенте, причинах нетрудоспособности, периоде, в течение которого трудящийся не мог работать. Кроме того, указывают наименование конкретного страхователя из базы ФСС, поскольку все работодатели, в том числе по договорам ГПХ, обязаны регистрироваться как страхователи.

Данные о больничном (после его закрытия врачом) попадают в общую базу ФСС, доступ к которой открыт и работодателям. Чтобы получить информацию, необходимо в нее зайти. Делается это несколькими способами:

• через личный кабинет на сайте ФСС. Для входа используют логин и пароль учетной записи на портале госуслуг, если она была подтверждена, либо придется зарегистрироваться там;
• через Прикладную функциональную подсистему «Сбор отчетности Фонда социального страхования Российской Федерации» (через нее еще сдают форму 4-ФСС);
• через операторов электронного документооборота, осуществляющих информационный обмен с государственными органами, в нашем случае с ФСС.

Порядок действий во всех случаях одинаковый, правила заполнения и отправки листка нетрудоспособности — тоже. Для наглядности посмотрите картинки, взятые с сайта Фонда социального страхования. Эта информация представлена чиновниками как открытая, поэтому редакция Клуба ТК не несет ответственность за их содержание.

Поскольку в больничном конкретно указан страхователь, у организации автоматически создается база листков нетрудоспособности собственных сотрудников. Если временно нетрудоспособных несколько, с помощью фильтра (критерии поиска — фамилия, СНИЛС, иной параметр) выбирайте конкретный документ.

Больничный не всегда сразу появляется в журнале работодателя. Чиновники предлагают в ручном порядке запрашивать листок нетрудоспособности, если работник появился после болезни.

Полученный документ надо экспортировать в собственную базу, при необходимости распечатать. Вот как он выглядит:

Следующий раздел — «Медицинская организация» — для редактирования работодателем недоступен. В этом разделе указано, кто выдал документ, какова длительность листка нетрудоспособности, когда сотрудник приступает к работе. Но ничего исправить в этой вкладке не получится.

Раздел «Заполняется работодателем» — единственный, где страхователь что-то заполняет. В этой вкладке некоторые поля иногда заполнены автоматически. Например, наименование организации и регистрационный номер. Кадровику или бухгалтеру остается уточнить:

• сведения о руководителе и бухгалтере организации;
• страховой стаж работника;
• условия исчисления больничного;
• продолжительность больничного;
• средний дневной заработок и средний заработок для исчисления пособия;
• суммы больничного за счет средств работодателя и за счет ФСС.

Отметим, что пользователям программ, через которые сдают отчетность в ФСС, и клиентам операторов ЭДО заполнять электронный больничный проще. Программа сама посчитает средний заработок трудящегося и конечную сумму больничного, в том числе которую платит работодатель.

После сохранения всех данных в больничном он автоматически направляется в ФСС. Чиновники проверяют сведения и либо одобряют расчеты и документ, либо возвращают его с информацией об ошибках.

Все сообщения и уведомления от ФСС, статус больничного и пособия работодатель сможет посмотреть в специальном журнале. Для удобства страхователей в личном кабинете имеется журнал реестров, журнал обмена данными, журнал пособий.

В таком варианте, как на картинке, пользователи личного кабинета на сайте ФСС получат информацию от чиновников. В примере — извещение о необходимости предоставить недостающие сведения.

Страхователям доступен фильтр только по тем записям о пособиях и больничных, на которые пришли извещения.

Помимо извещений от чиновников, сама система иногда выдает ошибки в расчетах. На примере — несоответствие среднего заработка с иным показателем.

В правительстве и ФСС считают, что работодатели легко освоят новую систему. В то же время они признают, что медицинские организации пока не все готовы к переходу. В частности, до сих пор не проведены массовые курсы обучения медиков правилам оформления и выдачи электронных больничных. Надо следить за новостями в регионе, чтобы не упустить момент, когда территориальное подразделение Фонда начнет работать с работодателями по новым правилам.

Для чего это все

Чиновники с самого начала объясняли, что нововведение поспособствует:

• оптимизации процесса электронного обмена сведениями между ФСС, медицинскими организациями и федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;
• снижению трудоемкости обработки документов;
• сокращению количества обращений застрахованных лиц за причитающимися им выплатами (теперь это делается через Единый портал государственных услуг);
• обеспечению возможности проведения ФСС аналитической работы в части финансового планирования расходов.

Говоря коротко, новшества предназначаются исключительно для внутреннего использования государственными органами, но за счет налогоплательщиков.

Если вы пока не используете электронные больничные листы, то заполнение бумажных бланков производите по-старому.

Электронный больничный лист в 2020 году

Электронные больничные листы набирают большую популярность среди работодателей и сотрудников. Связано это с удобством системы, отсутствием бумажных документов, меньшей вероятностью совершить ошибку, опечатку в листке нетрудоспособности.

При выдаче бумажного листка нетрудоспособности любые зачеркивания, опечатки невозможны. Соответственно требуется выдача дубликата. С электронными больничными эта проблема решена. Потерять ЭЛН тоже невозможно.

С 2020 года ФСС планирует рост пользователей электронными листками нетрудоспособности. На сегодняшний день ФСС активно проводит агитацию, массовую рассылку работодателям с инструкциями, правилами работы с этим видом документа.

Плюсы и недостатки электронных больничных листов в 2020 году

Использование ЭЛН регламентировано Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Преимущества использования электронного документооборота с ФСС и мед.учреждениями представлены ниже.

Плюсы для работников

Плюсы для работодателей

Невозможно повредить и механически испортить электронный больничный лист

Невозможно повредить и механически испортить электронный больничный лист

Невозможно потерять электронный листок нетрудоспособности

Сокращение бумажного документооборота — нет потребности хранить в бумажном виде

Возможно проверить сумму, начисленную по листку нетрудоспособности

Исключены подделки ЭЛН

Не надо дополнительно задумываться о черной ручке, четкости печати

Недостатки для работодателей

Необходима регистрация на портале гос.услуг, ФСС

Необходимо наличие ЭЦП

Обучение персонала работе с новым сервисом заполнения электронных больничных листов

Во всех регионах стали оформлять электронные больничные

Во всех регионах РФ введены электронные больничные. Как бухгалтеру работать с новыми технологиями, мы спросили Алевтину Захарову, начальника отдела администрирования страховых взносов Санкт-Петербургского регионального отделения ФСС РФ.

— Как работодателю подключиться к системе выдачи электронных листков?

— Для этого работодатель открывает личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru. Кроме того, фонды заключают со страхователями соглашения об информационном взаимодействии при формировании электронного листка нетрудоспособности. Найти документ можно на сайте fss.ru в разделе «Электронный листок нетрудоспособности / Типовые формы документов».

Организация выдачи электронных листков нетрудоспособности

Выдача электронного больничного листа происходит в медицинском учреждении. При этом учреждение должно соответствовать определенным требованиям: обязательное программное обеспечение, наличие электронных цифровых подписей, оснащенность компьютерами.

1. Сотрудник обращается в поликлинику, больницу, где ему оформляют электронный больничный лист;
2. После выписки врач закрывает больничный лист, подписывая его электронной цифровой подписью.
3. Сотруднику выдается только номер больничного листа, который он предоставляет работодателю;
4. Бухгалтерия работодателя в личном кабинете ФСС находит по номеру этот листок нетрудоспособности, заполняет, начисляет пособие.

Внимание! Если сотрудник оформит электронный больничный лист, а компания-работодатель не зарегистрировалась на портале ФСС, ему необходимо повторно обратиться в медицинское учреждение для выдачи бумажного листка нетрудоспособности.

В 2020 году возможно использование как бумажного, так и электронного больничного листа. Поэтому необходимо заранее информировать всех сотрудников о том способе работы с листками нетрудоспособности, который организован на предприятии: бумажный или электронный. Данное информирование освободит от последующих проблем как сотрудников бухгалтерии, так и работников компании.

Как подключить кабинет страхователя ФСС

Без предварительного подключения кабинета страхователя работа с электронными больничными листами невозможна. Само подключение много времени не занимает.

1. Зарегистрировать организацию на портале госуслуг gosuslugi.ru. Для этого необходимо, чтобы руководитель организации имел подтвержденный профиль на сайте и ЭЦП компании.
2. После авторизации на портале госуслуг, зарегистрироваться в Кабинете страхователя ФСС cabinets.fss.ru
3. Назначить отдельного бухгалтера, который будет заниматься электронными больничными листами, создав отдельного сотрудника в личном кабинете.

Изменения с 2020 года с электронными больничными листами

Кардинальных изменений в работе не ожидается. ФСС планомерно подключает работодателей к электронному документообороту.

Изменения в 2020 году возникнут при расчете, а именно изменится минимальная сумма пособия по нетрудоспособности. Изменения связаны с ежегодной индексацией, с повышением МРОТ. С 1 февраля 2020 года он составит 12 130 руб.

При расчете суммы пособия по нетрудоспособности следует учитывать и региональные коэффициенты.

Изменения в оплате больничного листа с 1 июля 2019 года: предусмотрены ли?

Процедура оформления больничных листов нечасто претерпевает серьёзные изменения. Однако ежегодно происходит корректировка оплаты листа временной нетрудоспособности. Связано это с изменением оплаты труда граждан, в т. ч. повышением МРОТ, их страхового стажа и других показателей. Полезно узнать, какие нововведения были приняты в 2019 году в этой области, задумано ли повышение пособия по временной нетрудоспособности в июле текущего года, как обстоят дела с электронными больничными листами.

Оплата больничного листа с июля 2019 года: стоит ли ждать изменений

Больничный лист — это документ, выдаваемый медицинским учреждением гражданам, имеющим страховой полис.

Работодатели обязаны оплатить больничный, если:

• сотрудник заболел;
• работник осуществляет уход за больным ребёнком или другим членом семьи;
• трудящийся получил бытовую или производственную травму;
• у сотрудника обострилось профессиональное заболевание.

Больничный лист оформляется врачом медицинского учреждения в случае болезни гражданина или в иных, предусмотренных законом, ситуациях

Корректировок в оплате листа временной нетрудоспособности с 1 июля текущего года не предвидится. При расчёте больничных по-прежнему следует руководствоваться ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Определённые новшества были введены с 1 января 2019 года, о чём будет сказано ниже. Стоит отметить, что в июле продолжит работать пилотный проект «Прямые выплаты» для некоторых субъектов РФ.

Специалисты ФСС будут рассчитывать пособия по больничному листу, а затем направлять гражданам напрямую.

Преимущество такой системы заключается в том, что трудящиеся могут не беспокоиться о финансовом состоянии работодателя. Полагающиеся им выплаты они получат в любом случае.

Начисление денежных средств по листу временной нетрудоспособности будет осуществляться:

• на банковские карты «Мир»;
• почтовым переводом.

Однако гражданину, заинтересованному в получении пособия в рамках проекта, необходимо будет подать письменное заявление с указанием номера карты «Мир» (или реквизитов счёта в банке) или почтового адреса.

С 1 июля к проекту «Прямые выплаты» присоединятся такие регионы:

• Забайкальский край;
• Архангельская обл.;
• Воронежская обл.;
• Ивановская обл.;
• Мурманская обл.;
• Пензенская обл. и др.

С июля текущего года всё большее распространение будут иметь электронные больничные листы. Они введены в оборот ФЗ от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Данный формат ничем не уступает традиционному, т. е. на бумажном носителе.

Необходимость внедрения электронного варианта больничных листов объясняется следующим:

• упрощает взаимодействие с документацией, в т. ч. сортировку и архивирование;
• позволяет усилить меры информационной безопасности, в т. ч. ввести новые технологии для проверки подлинности (это связано с тем, что лист временной нетрудоспособности — один из наиболее часто подделываемых документов);
• электронный формат упрощает отслеживание и передачу сведений между гражданами и работодателями.

Электронный больничный лист имеют ту же правовую силу, что и документ в бумажном варианте

Однако оформление больничных листов в электронном формате требует выполнения следующих условий:

• работодатель должен иметь учётную запись с личным кабинетом на сайте ФСС;
• в самом медицинском учреждении (где планируется получать больничный) должна функционировать система для работы с электронными версиями документа.

Изменения в оплате больничного листа, вступившие в силу с начала года

С 1 января 2019 года на размер оплаты больничного листа продолжает оказывать влияние страховой стаж. Страховой стаж — это суммарная длительность рабочих периодов гражданина, в течение которых он самостоятельно перечислял или за него вносили страховые взносы в ПФР, а также иных принимаемых в расчёт периодов.