Депонирование заработной платы это

Депонирование заработной платы

В тех случаях, когда заработанное вознаграждение не перечисляется на банковскую карточку работника безналичным способом, а выдается в кассе, всегда могут сложиться ситуации, когда деньги готовы к выдаче, но человек не смог явиться за ними в назначенное время. Причины могут оказаться различными: отсутствие по болезни, вследствие командировки или вызванное другими обстоятельствами. Как в таких случаях должен поступить кассир или бухгалтер?

Законодательством для этого предусмотрена процедура депонирования заработной платы. Расскажем о том, как она должна проводиться.

В чем смысл депонирования

По законодательству, работодатель сам может выбирать способ выплаты заработанного сотрудниками вознаграждения:

• безналичный расчет, не требующий личного присутствия сотрудников,
• кассовую выплату наличных средств по ведомости.

В последнем случае предполагается, что это происходит по месту работы, и нерабочие часы персонала не будут тратиться на перемещения для того, чтобы получить заслуженные финансы.

Если трудящийся не успел подойти к кассиру, собственноручно поставить подпись в ведомости и забрать свои деньги в положенное время, при этом никому не поручал совершить это вместо себя, не выданная з/п должна быть депонирована.

Депонирование – это бухгалтерское отражение в первичной учетной документации зарплатных сумм как не выданных на руки наемному работнику.

Сроки для депонирования

Если з/п выдается кэшем, это должно отражаться в специальных унифицированных формах документов, утвержденных постановлением Государственного комитета статистики России от 05 января 2004 г. № 1:

На первом листе этого документа обязательно проставляется дата, когда он сформирован и выдается з/п. Период, который можно держать финансовые средства в кассе фирмы, а значит, время на их получение сотрудниками, ограничены источником финансов, предназначенных на выплату трудового вознаграждения:

• деньги поступили из банка – с даты поступления, включая и этот день, средства можно держать в кассе не долее 5 дней, затем их придется возвратить обратно в банк;
• в качестве з/п используется наличность от выручки – эти деньги остаются финансовым кассовым лимитом, поэтому должны быть сняты по истечении рабочего дня, если сумма оказывается больше разрешенного кассового остатка; зарплату при этом нужно выплатить в течение текущего дня.

Если установленное время истекло, а работник не явился за своими деньгами, бухгалтер депонирует их, а ведомость будет закрыта.

Действия бухгалтера (кассира) при депонировании

По истечении времени, отведенного для выплаты зарплатных средств, бухгалтер должен произвести последовательные действия, регламентированные Порядком ведения кассовых операций (о депонировании говорит п.18).

1. Для подтверждения получения денег сотрудниками в ведомостях предусмотрены соответствующие графы: 23 – «Деньги получил» в платежной ведомости и 5 – «Подпись в получении денег» в расчетно-платежной. Если по истечении разрешенного времени после открытия ведомости подписей сотрудников в этих графах не появилось, бухгалтер прикладывает специальный штамп либо пишет в них «Депонировано».
2. Внизу ведомости указываются отдельно и подсчитываются выданные и депонированные з/п, они должны совпадать с общим итогом, в чем кассир (бухгалтер) и расписывается в ведомости.

ВАЖНО! Если средства выдавал не кассир, а другое лицо по его поручению, то внизу документа необходима дополнительная отметка о том, кем выдавались деньги по данной ведомости.

Бухгалтерские проводки депонированной зарплаты

Не важно, когда именно представитель персонала должен был получить на руки и не получил свои «кровные», бухучет по з/п должен касаться того месяца, когда ее начислили, как это утверждается в п. 5 ПБУ 1/2008. Бухгалтерские процедуры разделяются на три части: начисление, депонирование и выплата депонированной з/п.

Начисление средств на зарплату:

• дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44), кредит 70 – «Заработная плата начислена»;
• дебет 70, кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» – «С суммы заработной платы удержан НДФЛ»;
• дебет 70, кредит 50 (51) – «Заработная плата выплачена за вычетом суммы НДФЛ».

Депонирование зарплатных сумм проводится по субсчету «Расчеты по депонированным суммам», являющемуся частью счета 76 «Расчеты с различными дебиторами и кредиторами»:

• дебет 70, кредит 76 – «Сумма неполученной зарплаты депонирована»;
• дебет 51, кредит 50 – «Сумма депонированной заработной платы зачислена на расчетный счет организации».

Выплата депонированных зарплатных средств:

• дебет 50, кредит 51 – «Получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты»;
• дебет 76, кредит 50, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная зарплата выдана сотруднику».

Депонированные деньги, налоги и взносы

Если финансы для з/п получают из банка, НДФЛ с них перечисляется сразу по получении, той же датой (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), еще до того, как открывается зарплатная ведомость для выплаты денег персоналу.

Выручка в наличной форме для выплаты заработанных денег позволяет удержать НДФЛ тогда, когда деньги отдаются рабочим (п. 4 ст. 226 НК РФ), а совершить налоговый платеж можно на следующий за зарплатой день.

Взносы в различные фонды социального страхования нужно производить независимо от дней выдачи зарплаты: для этого предусмотрен обязательный срок, не превышающий середины следующего за зарплатным месячного периода (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Депонирование зарплаты никоим образом не влияет на эти сроки.

Как получить депонированные деньги?

Сотрудник, просрочивший время получения своей зарплаты, должен обратиться к кассиру или в секретариат (письменной или устной должна быть форма обращения, решается на предприятии). Зарегистрированная заявка передается главбуху, который учтет эти средства как дополнительные кассовые поступления.

В каких случаях депонированную зарплату уже не отдадут?

Не полученные по каким-либо причинам средства, вернувшиеся на счет фирмы, заработавший их человек может потребовать в течение довольно продолжительного, но не бесконечного времени.

Возвращенные в банк финансы, которые представляли в свое время заработную плату, превратятся просто в прибыль организации и уже не могут быть выплачены по требованию работника после истечения трехгодичного срока (ст. 196 ГК РФ).

Если такое произошло, то эти средства будут проходить по статье доходов, именно так учитываясь в бухгалтерии и налогообложении.

Бухгалтеру предлагается отражать это так: дебет 76, кредит 91-1, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» – «Депонированная заработная плата списана по истечении срока востребования».

Конкретный пример депонирования

25 сентября 2016 г. сотрудникам ООО «Клиент-Сервис» была начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.

27 октября 2016 г. компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 400 000 руб., оприходовав эту сумму в кассу.

Кассир выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с по 28 по 30 сентября по платежной ведомости от 27.09.2016 № 123. В эти дни за своей заработной платой не явились двое сотрудников: А.П.Изуграфов (находился в командировке), должен был получить 14 800 руб., и С.И. Тарантаева (в связи с временной нетрудоспособностью по болезни), ей причиталось 17 200 руб.

В конце дня 30 сентября кассир ООО «Клиент-Сервис» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.

Депонированная заработная плата была выдана:

• 15 октября 2016 г. – А.П.Изуграфову;
• 12 октября 2016 г. – С.И.Тарантаевой.

В бухгалтерском учете ООО «Клиент-Сервис» это было отражено следующими проводками:

• 25 сентября 2016 г.: дебет 44, кредит 70 – 1 400 000 руб. – «начислена заработная плата за сентябрь 2016 г.», сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
• 26 сентября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 1 400 000 руб. – «Получены в банке деньги на оплату труда»; дебет 70, кредит 50 — 1 368 000 руб. (1 400 000 руб. – 14 800 руб. – 17 200 руб.) – «Выдана из кассы заработная плата»;
• 30 сентября 2016 г.: дебет 70, кредит 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам» 32 000 руб. (14 800 руб. + 17 200 руб.) – «Депонирована не полученная сотрудниками зарплата»; дебет 51, кредит 50 – 32 000 руб. – «Депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации»;
• 12 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 17 200 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 17 200 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за август С.И. Тарантаевой».
• 15 октября 2016 г.: дебет 50, кредит 51 – 14 800 руб. – «Деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании»; дебет 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам», кредит 50 – 14 800 руб. – «Выплачена депонированная зарплата за сентябрь А.П. Изуграфову».

Депонирование зарплаты — что это и как происходит?

Выплата заработной платы — регулярное мероприятие в каждой организации. Если в дни зарплаты, выдаваемой наличными, сотрудник отсутствовал и не забрал положенные ему вознаграждения, сумма к выплате депонируется.

Что такое депонирование заработной платы?

Работодатель должен выплатить заработную плату не позднее 15 календарных дней со дня окончания расчетного периода. Конкретная дата и сроки выплаты дохода устанавливаются правилами внутреннего распорядка и отмечаются в трудовом договоре каждого сотрудника (ст. 136 ТК РФ).

Существует две основные формы выплаты зарплаты: наличными через кассу предприятия и перечислением на расчетный счет сотрудника. Если при перечислении на банковский счет личное присутствие сотрудника на работе необязательно, то с выдачей наличных дело обстоит совсем иначе.

Получить денежные средства работник может как лично, так и доверить это третьему лицу. Если в установленный день зарплата не выплачена, ее депонируют (сохраняют).

На бухгалтерском языке депонирование заработной платы — отражение в учете и первичке сумм заработной платы, неполученных сотрудниками.

Когда возникает потребность в депонировании зарплаты?

Причин, по которым у сотрудника не получается лично забрать вознаграждение за работу в положенные сроки, различны:

Заработная плата, неполученная в установленный в локальных актах работодателя день, должна быть возвращена обратно в банк или же остается у кассира (сотрудника, исполняющего его обязанности) на срок, не превышающий 5 дней (подп. 6.5 п. 6 Указания Банка России № 3210-У). Факт неполучения зарплаты фиксируется в реестре (журнале учета), сотрудники становятся депонентами.

В банке депонирование хранится 3 года до истечения срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ), после этого денежные средства учитываются как доход предприятия. В этот период сотрудник может обратиться с заявлением о возврате ему денежной суммы.

Бухгалтерский учет депонированной зарплаты и отражение в первичных документах

Работники, которые не пришли в установленные для выплаты сроки, в платежной ведомости помечаются словом «Депонировано» в графе 5 «Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)».

В бухгалтерском учете оформляются следующие проводки:

• Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Если сумма депонированной зарплаты превысит допустимый лимит кассы, ее сдают в банк. Когда появится потребность выдать депонированную сумму депоненту, в бухгалтерский учет вносится проводка:

• Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кт 50 «Касса».

Пример

ООО «ПишиЧитай» производит выплату заработной платы наличными через кассу предприятия. За апрель 2019 года сумма по ведомости составила 136 600 рублей. Внутренними документами установлена дата выплаты заработной платы на 6-е число ежемесячно с выдачей в течение 3-х рабочих дней. На 8 мая невыданный по ведомости остаток составил 20 000 рублей. Эта сумма подлежит депонированию.

В бухгалтерском учете отражаются следующие операции:

Назначение операции

Все депонированные суммы фиксируются в книге учета или книге регистрации документов. В запись включают следующие сведения:

• данные об организации;
• дату составления ведомости;
• сроки выплаты;
• номер и дату платежной ведомости, по которой производилась выплата;
• ФИО депонента, его должность, табельный номер и цифровой код;
• депонируемую сумму;
• данные о должностном лице, осуществляющем депонирование;
• дату и номер расходного кассового ордера (РКО).

Книга регистрации документов позволяет вести учет депонированной зарплаты: благодаря ей можно определить сумму остатка задолженности по зарплате по итогам периода.

Как сотрудник сможет получить депонированную заработную плату?

Все отношения с работником фиксируются в трудовом договоре, большинство таких соглашений содержат порядок действий сотрудника при выплате сумм, неполученных вовремя. Если в трудовом договоре не предусмотрен пункт о депонировании, то работодатель должен зафиксировать информацию в любом другом внутреннем документе организации.

Забрать заработанные денежные средства сотрудник может тремя способами:

• вместе с авансовыми выплатами;
• с оплатой труда за следующий рабочий месяц;
• после письменного обращения в бухгалтерию.

На работника заполняется расходный кассовый ордер, в котором указываются его персональные данные и цель выплаты. Распечатывается новая ведомость. Подпись ставится в ведомости и в РКО. Если получателей несколько, то ведомость и РКО создаются на каждого в отдельности.

НДФЛ и взносы с депонированной зарплаты

Что касается НДФЛ, работодатель обязан уплатить его в бюджет не позднее следующего дня после выплаты заработной платы сотруднику. Существует два подхода к перечислению НДФЛ с депонированной зарплаты:

• Перечислить НДФЛ по факту выплаты зарплаты в стандартные для организации сроки. Этот вариант более удобен, так как оплата будет производиться одним платежным поручением, а в форме 6-НДФЛ в Разделе 2 надо будет заполнить один блок строк 100-140 для всей заработной платы. Однако в этом случае могут возникнуть споры с ФНС, которые приведут к штрафу по ст. 123 НК РФ, так как налог будет выплачен из собственных средств предприятия, а не из дохода сотрудника.
• Перечислить НДФЛ после факта получения депонированной суммы работником. В этом случае усложняется заполнение расчета 6-НДФЛ, так как для этой суммы необходимо заполнить отдельные строки, в которых надо показать дату начисления и дату фактической выплаты заработка. Если на конец квартала депонированная зарплата не выплачена, то в квартальную форму отчета ее не включают.

Чтобы работодателя не оштрафовали за нарушение сроков выплаты (ведь вины работодателя в этой «просрочке» нет), необходимо подготовить для ИФНС ведомости с отметкой о депонировании и быть готовым подтвердить факт наличия в кассе необходимой суммы, подготовленной для выплаты сотруднику.

А вот страховые взносы с депонированной зарплаты брать однозначно не надо, так как они уже были учтены и перечислены при начислении зарплаты.

Депонированная заработная плата — что это, порядок получения и выплат

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про депонированную заработную плату (ДПЗ).

Сегодня вы узнаете:

1. Что такое ДПЗ и когда она возникает;
2. Когда и как можно получить ДПЗ;
3. Как отражать в бухгалтерском учете депонированную заработную плату.

Сейчас, когда большинство организаций используют дебетовые банковские карточки для перевода заработной платы работникам, а не наличный расчет, термин депонированная заработная плата применяется все реже и реже. Тем не менее, предприятия, выдающие зарплату наличными, могут столкнуться с этим термином.

Содержание

Что такое депонированная заработная плата (ДЗП)

Чтобы понять суть депонированной заработной платы, сначала нужно разобраться в терминах депонирование и заработная плата.

Депонирование означает процесс хранения. Депонирование в банке – хранение свободных денег.

Заработная плата – сумма, выплачиваемая в денежном эквиваленте работнику, за объём выполненной работы согласно трудового договора.

Сотрудники организаций могут получать зарплату 2 способами – на карту или наличным расчетом. Если организация платит наличными, то требуется выделить сейф для хранения денег. Сейф обязательно должен запираться на ключ. Ключ в единственном экземпляре находится исключительно у кассира, а дубликат у руководителя организации.

Кассовые операции отражают движение денежных средств. Их осуществляют банки и другие организации и предприятия.

К термину «кассовые операции» относят:

• Получение денег от поставщиков;
• Перечисление сумм поставщикам;
• Получение выручки от продажи товаров;
• Оплата труда сотрудников;
• Выплата депонированных средств.

Кассовые операции необходимо правильно оформлять.

Кассир должен заполнить ряд документации, в который входят:

• Кассовая книга – книга, в которой регистрируются операции по наличным средствам;
• Расчетно-платежная ведомость – документ, по которому сотрудникам выплачивают зарплату;
• Приходный кассовый ордер – документ, который показывает, сколько поступило денег в кассу;
• Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, который показывает, сколько было выдано денег из кассы.

Также нужно отметить необходимость проведения ревизионных мероприятий.

Ревизия кассы – это контроль над правильностью и законностью осуществления манипуляций с наличными средствами.

Ревизия проводится внепланово специально назначенной комиссией. В назначенные сроки комиссия пересчитывает деньги и проверяет ведение всей документации.

Кассир может выдавать зарплату только в присутствии сотрудника, получающего зарплату. Посторонних лиц не может быть. Работник должен обязательно расписаться о получении зарплаты.

Но бывают ситуации, когда сотрудник по объективным причинам не может присутствовать на работе и получить зарплату. Тогда кассир в расчетной ведомости напротив фамилии работника пишет слово «депонировано» и заполняет РКО. Гл. бухгалтер должен следить за правильностью оформления документации.

Таким образом, депонированная заработная плата – денежная выплата, не полученная сотрудником по разным обстоятельствам.

Важно отметить, что сумма считается депонированной, если сотрудник по собственным причинам не смог получить зарплату. Причины могут быть следующие: отпуск, командировка, болезнь и т. д. Если причина в работодателе, то это нарушает трудовое законодательство и может нести административную или даже уголовную ответственность.

Речь о ДПЗ может идти только в случае, если выдача зарплаты осуществляется наличными деньгами. Если работники получают зарплату на банковскую карту, то вопрос депонирования отпадает, так как все средства поступают в срок напрямую на счет сотрудника.

Также следует сказать, что налоговые расчеты и прочие взносы не имеют отношения к депонированию, так как такие расчёты проводятся во время начисления зарплаты, а не во время получения. НДФЛ перечисляют не позднее того дня, когда банк переводит в кассу организации деньги на оплату труда.

Необходимо выполнить 3 проводки:

1. Д50 К51 – поступили деньги из банка;
2. Д68.01 К51 – перечислен НДФЛ;
3. Д69 К51 – перечисления в социальные фонды.

Появление ДЗП необходимо отразить в реестре депонентов. Строго утвержденной формы заполнения данного реестра нет. Оформить его можно в свободной форме, соблюдая наличие реквизитов, показанных в таблице 1.
Таблица 1. Реквизиты для заполнения реестра депонентов