1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Что такое реквизиты документов

Реквизиты документов — это что? Требования к реквизитам документов

Российские компании, госучреждения, предприниматели и иные субъекты правоотношений в процессе коммуникации между собой регулярно используют официальные документы. Важнейший аспект корректного взаимодействия организаций и физлиц — использование реквизитов. Их перечень определяется российским законодательством. Реквизиты документов — это важнейший атрибут официальных источников, издаваемых предприятиями, органами власти или же составляемых физлицами при обращении в какие-либо структуры. Каковы особенности работы с ними?

Определение

Реквизиты документов — это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде.

Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом.

Рассмотрим важнейшие реквизиты документов, определяемые указанным государственным стандартом.

Основные реквизиты по ГОСТ: герб РФ

Многие официальные документы должны включать герб России. Данный государственный символ может быть представлен в трех разновидностях: как многоцветный на геральдическом щите, как одноцветный — с аналогичным элементом или без него. Многоцветный герб РФ должен размещаться на документах, содержащих положения федеральных конституционных законов и ФЗ, нормативных актов, издаваемых Президентом, Правительством, Федеральным Собранием.

Одноцветный герб РФ без геральдического щита должен размещаться на документах, которые издаются:

  • Межведомственной комиссией по государственной тайне;
  • федеральными судами;
  • прокуратурой;
  • Следственным комитетом и иными органами аналогичного профиля.

Герб РФ используется в качестве элемента в письмах и иных документах.

Герб субъекта РФ и муниципальных образований

В состав реквизитов документов, принимаемых в субъектах РФ, включается собственный герб региона. Правила его размещения регламентируются нормативными актами, принимаемыми в конкретном субъекте. Также на уровне региона могут утверждаться правила размещения герба РФ на тех или иных бумагах. Реквизиты документов, издаваемых на уровне муниципальных территорий, в свою очередь, могут содержать герб города и иного населенного пункта или муниципального образования. Правила размещения данного реквизита устанавливаются нормативными актами, принимаемыми органами местной власти.

Товарный знак

Оформление реквизитов документов в организациях может предполагать использование эмблемы или товарного знака. Размещаются такие элементы в соответствии с положениями устава компаний. При этом эмблема не размещается на документах одновременно с гербом РФ, субъекта РФ или муниципального образования. В качестве товарных знаков могут выступать слова и изображения. Цвет соответствующего реквизита может быть любым.

Код организации

В соответствии с Общероссийским классификатором предприятий реквизитом документа также может быть код организации. Данная информация обычно выполняет справочную функцию. Основной документ, в структуре которого присутствует код организации, — письмо.

В большинстве случаев реквизиты первичных документов организации требуют включения в свою структуру ОГРН. В письмах данный элемент указывается как часть справочных сведений об организации. Также ОГРН используется при выпуске фирменных бланков компании. Для предпринимателей существует похожий реквизит — ОГРН ИП. Он используется в основном в тех же целях, что и соответствующий элемент в документообороте с участием юридических лиц.

ИНН и КПП

Данные реквизиты, наряду с ОГРН, чаще всего используются в первичной документации, а также в бланках писем, составляемых сотрудниками организации. КПП — элемент, свойственный для юридических лиц. Индивидуальные предприниматели подобный реквизит не используют.

Код формы документа

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в структуре реквизитов различных источников должен присутствовать код формы. Данный элемент главным образом задействуется для оптимизации темпов передачи файлов по электронным каналам.

Название фирмы

Обязательные реквизиты документа включают такой элемент, как название организации. Важно, чтобы оно соответствовало тому, что указано в учредительных документах фирмы. На бланках обязательно указывать полное наименование компании. Сокращенное можно располагать рядом (под ним или за ним).

Справочные сведения

Следующий элемент реквизитов документов — справочные данные о фирме. Их структура предполагает включение почтового адреса, телефонов и иных сведений, которые компания посчитает нужным разместить. Также, как правило, проставляются код организации, ОГРН, ИНН и КПП.

Название вида документа

Документ должен быть корректным образом классифицирован по виду. Соответствующее наименование вида фиксируется в уставе фирмы. Также оно должно соответствовать критериям, включенным в ОКУД. Обычно рассматриваемый элемент фиксируется в бланках. Для писем данный реквизит (наименование документа) не характерен. Пишется прописными буквами.

Дата документа

Следующий важный реквизит — дата документа. Он должен отражать время создания соответствующего источника или же, например, подписания его. Дата проставляется человеком, который имеет полномочия, связанные с подписанием документа, или же внутренней службой организации, ответственной за обмен соответствующими источниками. В некоторых случаях дату может проставлять составитель документа.

Регистрационный номер

Регистрационный номер (индекс) — реквизит, который фиксируется для облегчения классификации источника во внутренних реестрах и архивах организации, а также как идентификатор в процессе документооборота с другими фирмами. Правила проставления соответствующего реквизита отражаются в распорядительных источниках, утверждаемых компанией.

Также в ряде случаев рассматриваемый элемент может быть дополнен ссылкой, которая включает в себя, собственно, регистрационный номер, а также дату документа, требующего ответа. То есть данный реквизит часто используется в письмах, которые составляются в ответ на обращения в фирму.

Место составления

В ряде случаев может указываться место составления того или иного документа. Например, если определить его на основе других реквизитов сложно. Но если место составления уже указано в других элементах документа, то соответствующий реквизит включать в структуру источника не обязательно.

Адресат

Следующий значимый реквизит — адресат. Он указывается, если есть необходимость направить документ в конкретное структурное подразделение фирмы, с которой ведется переписка. Также адресатом может быть должностное лицо или гражданин в статусе физлица.

Гриф утверждения

Может потребоваться использование грифа утверждения источника. Данный реквизит может придавать документу нормативный характер. Например, директор компании может использовать гриф типа «утверждаю», после чего положения в источнике приобретут характер обязательных для исполнения сотрудниками компании.

Резолюция

Другой интересный реквизит — резолюция. Он задействуется, если должностное лицо, например директор компании, желает озвучить решение, принятое по существу информации в документе. Данный реквизит содержит также Ф.И.О, содержание распоряжения, срок, к которому оно должно быть выполнено, подпись, дату. Могут указываться исполнители поручения.

Заголовок

В некоторых документах используется заголовок. Его предназначение — изложение краткой сути сведений, присутствующих в источнике. По смыслу он должен коррелировать с наименованием документа. Пример заголовка: «Приказ о формировании аттестационной комиссии».

Отметка о контроле

В ряде случаев документ требует такого реквизита, как отметка о контроле. Данный элемент свидетельствует о том, что источник принят компетентной структурой в фирме и по нему ведется работа. Обычно данный реквизит выглядит в виде штампа со словом «контроль».

Текст документа

Вероятно, ключевой реквизит документа. Он отражает суть информации, передаваемой посредством бумажного носителя. В общем случае он составляется на русском языке или том, который имеет статус официального в субъекте РФ. Текст может включать таблицы, различные элементы форматирования.

Читать еще:  Список стран оффшорной зоны в 2019 - 2020 году

Структура текста обычно представлена в виде двух частей: в первой отражаются причины и цели отправки документа, во второй — основная идея обращения, просьба, рекомендация и т. д. В некоторых случаях допустимо использовать только вторую часть структуры соответствующего реквизита.

Отметка о приложении

Бывает так, что в тексте документа проблематично отобразить все необходимые данные. В этом случае источник может быть дополнен приложениями. Этот факт должен отображаться на документе посредством соответствующего реквизита. Каким образом отметка, о которой идет речь, может быть включена в структуру источника? Как правило, пишут: «Приложение на таком-то количестве листов в таком-то объеме экземпляров». В некоторых случаях может возникнуть необходимость в указании наименования документа, содержащего приложение.

Подпись

Важнейшие виды реквизитов документов включают такой элемент, как подпись. Ее ставит должностное лицо, фиксируя тем самым достоверность информации, содержащейся в источнике. И это не просто автограф — подпись как самостоятельный реквизит должна содержать название должности человека, который подписывает документ, а также расшифровку.

Гриф согласования

Требования к реквизитам документов, устанавливаемые в некоторых организациях, предполагают наличие грифа согласования. Он используется в тех случаях, когда нужно зафиксировать тот факт, что информация в источнике одобрена компетентным лицом или структурой в фирме.

Гриф должен включать слово «согласовано», а также сведения о должности лица, которое одобряет соответствующую информацию, его подпись и расшифровку. Ключевой признак грифа согласования — использование при документообороте с участием нескольких организаций.

Виза согласования

Достаточно близким к грифу элементом можно назвать визу согласования. Ее ключевой признак — используется только внутри организации. При этом виза может быть проставлена несколько раз по мере последовательной проверки документа теми или иными отделами.

Печать

Практически всегда реквизиты платежных документов, а также иных видов первичных источников требуют от организаций проставления печати. В РФ она, как правило, чернильная. В структуре печати обычно содержится информация о фирме — название, ОГРН, ИНН и иные реквизиты.

Оформление документов: нюансы

Мы определили, что реквизиты документов — это важнейший критерий организации корректных процедур взаимодействия фирмы с партнерами, государственными органами, а также осуществления внутрикорпоративных коммуникаций. Какие можно отметить нюансы, характерные для практического осуществления документооборота в российских фирмах?

Можно отметить, что проставление всех предусмотренных ГОСТом реквизитов — редкое явление. Каждый документ требует использования соответствующего набора элементов. Например, что касается официальных писем, то в них чаще всего используются такие реквизиты, как герб РФ, субъекта федерации, города или же эмблема фирмы, код предприятия, ОГРН, ИНН, КПП, а также название организации.

Наименование вида документа на письмах обычно не ставится. В то время как, например, такие виды источников, как приказ, акт, докладная записка или решение, должны содержать в своей структуре соответствующий элемент. В письмах необходимо указывать полное наименование компании, в которую отправляется документ, а если есть предусмотренное официальными источниками сокращенное название, его также следует указывать (писать в скобках после полного наименования).

Есть несколько корректных методов сокращения названий организаций: по первым буквам (то есть получается аббревиатура наподобие НИИ), по начальным слогам (например, может получиться «Уралмаш») или же иным способом, утвержденным в официальных документах фирмы-адресата.

Другие важные реквизиты документов — это почтовый адрес, а также номера телефонов, факсов. Также в официальных письмах обычно указываются банковские реквизиты организации. Другой важнейший элемент соответствующего документа — дата, которая отражает момент его подписания. Затем официальная бумага подписывается, на ней ставится печать компании.

Основные реквизиты документов: как правильно оформлять по ГОСТу

В статье расскажем о реквизитах, придающих документу юридическую силу. Объясним, какие реквизиты обязательно должны быть на официальных бумагах. Подскажем, как избежать ошибок в оформлении документов.

Материалы по теме:

Что придает документы юридическую силу

Оформленный в соответствии с установленными правилами текст, отпечатанный на бумаге, или любая информация на каком-то ином материальном носителем не всегда является документом. Реквизит документа — одно из условий, которое обеспечивает юридическую силу документа. Отсутствующий обязательный реквизит лишает бумагу юридической значимости и делает ничтожной любую сделку и недостоверной любую информацию. То есть, документ может подтверждать правовые обязательства или деловую деятельность компании только в случае, если соблюли установленный порядок его оформления.

Реквизит документа — это перечень обязательных сведений, которые должны быть представлены в зависимости от вида официальной бумаги. При этом важен не только состав и содержание того или иного реквизита, но и то, как он оформлен, и где расположен.

Основные реквизиты документа, их описание и требования к оформлению, установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он вступил в силу 1 июня 2018 года. До этого реквизиты оформляли по ГОСТу Р 6.30-2003.

Оформление реквизитов по старому и новому ГОСТу

Виды реквизитов документов

Реквизиты, по сути, являются информационными блоками, совокупность которых позволяет получить полное представление, например, о том:

  • каким юридическим или физическим лицом подготовлен документ и, в том числе, о идентифицирующих его сведениях (наименование, ИНН, юридический адрес, телефон);
  • к какому виду деловой документации относится данный документ (счет-фактура, приказ, акт, инструкция, программа работ, платежное поручение);
  • кто является исполнителем;
  • кто утвердил, согласовал или подписал документ от имени юридического лица.

Реквизит документа может относиться к одному из двух видов:

  1. Постоянные, это те реквизиты, которые установлены для типового формуляра данного типа документов, например, характерные для деловых писем, приказов, актов, платежных поручений.
  2. Переменные, реквизиты, указываемые на типовом формуляре, характерные для конкретного распорядительного документа, сделки или бизнес-ситуации.

Кроме того, бывают:

  • основные реквизиты документа, которые в обязательном порядке должны быть указаны на формуляре и без которых данный документ не будет иметь юридической силы. Перечень этих реквизитов вы можете скачать в начале статьи;
  • дополнительные — это второстепенные информационные поля, уточняющие те сведения, которые указаны в основных реквизитах документа.

Перечень дополнительных реквизитов официальных документов

Для каждого из используемых в деловой практике документов есть свой типовой формуляр. Он представляет собой совокупность необходимых для данного типа бумаг информационных блоков. При этом, расположение каждого из таких блоков на общем поле документа строго регламентировано в соответствии с ГОСТами.

Основные реквизитов документов

Перечень и нумерация основных реквизитов документов соответствует ГОСТ Р 7.0.97 — 2016. Состав реквизитов, используемых при оформлении деловых бумаг следующий:

Герб – Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования – воспроизводят на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законами субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Коммерческие компании реквизит не используют

В середине верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа

Эмблему организации разрабатывают и утверждают в установленном порядке для размещения изображения на бланках документов

По центру верхнего поля бланка над реквизитом «Наименование организации – автора документа», на расстоянии 10 мм от верхнего края листа

Читать еще:  Курсовые разницы при УСН в 2019 - 2020

03 – Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания) регистрируют в установленном законом порядке. Изображение размещайте на бланках документов в соответствии с уставом

В середине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» или слева на уровне этого реквизита. Во втором случае допускается захватывать часть левого поля

04 – Код формы документа

Проставляйте на унифицированных формах в соответствии с ОКУД или локальным классификатором

В правом верхнем углу рабочего поля документа

05 – Наименование организации – автора документа

Укажите название компании, закрепленное в учредительных документах. Ниже укажите в скобках сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом или положением

По центру верхнего поля бланка при продольном расположении реквизитов.

В левом углу верхнего поля при угловом расположении реквизитов

06 – Наименование структурного подразделения — автора документа

Укажите официальное наименование структурного подразделения компании, филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа

В бланках писем и бланках конкретных видов документов подразделений под наименованием организации

Реквизиты первичных документов

Термин «первичные документы» используют в отношении той финансовой документации, которая ведется при бухгалтерском учете. Эти документы выделены в особую категорию, что подчеркивает и важность их содержания, и важность правильного оформления и заполнения. Перечень основных реквизитов документов первичного учета устанавливается пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

К обязательным реквизитам первичных документов относятся:

  • наименование документа (унифицированной формы);
  • дата, когда бумага была составлена;
  • наименование юридического лица — составителя данного документа;
  • содержание оформляемой хозяйственной операции;
  • единицы, в которых измеряется данная хозяйственная операция в натуральном или денежном выражении;
  • должности лиц, уполномоченных на совершение хозяйственной операции и ответственных за правильность ее оформления;
  • поля для собственноручных подписей этих уполномоченных сотрудников.

Обратите внимание: В документах первичного учета реквизит «подпись» должен указываться с расшифровкой фамилии и инициалов владельца подписи.

Как правило, первичные документы, для оформления которых используются готовые бланки утвержденных форм, организация может заказать в типографии или купить в специализированном магазине. Такие бланки, по сути, являются типовыми формулярами и все основные реквизиты, предусмотренные для этого вида документов, в них уже наличествуют.

Расположение реквизитов документов

То, где располагается на листе стандартного формата каждый из тех реквизитов, что перечислен выше, строго регламентировано. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 — 2016, на листе формата А4 они должны быть расположены так, как показано ниже.

Расположение реквизитов на титульном листе документа и границы зон на формате A4 углового бланка

Основные ошибки в реквизитах приказов

Ошибка 1. Оформляют не на бланке приказа. Бланк — это шаблон с реквизитами, который позволяет идентифицировать автора документа — организацию или должностное лицо. Поэтому приказы должны быть оформлены на бланках. Бланк приказа включает следующие реквизиты:

  • эмблему;
  • товарный знак (знак обслуживания);
  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • место составления или издания документа;
  • отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».

Дату и регистрационный номер приказа проставляют после того, как его подпишет руководитель компании. На бланке приказа не должно быть справочной информации, как на бланке письма, это внутренний документ организации. Часто оформляют не только первый лист приказа на бланке, но и второй, и последующие. Этого делать не следует. Оформляйте на бланке только первый лист документа.

Ошибка 2. Забывают про реквизиты, которые влияют на юридическую силу приказа. Если в приказе нет реквизитов, которые влияют на его юридическую силу, документ могут признать недействительным. Поэтому прежде всего проверьте, есть ли в приказе реквизиты:

  • «Наименование организации — автора документа»;
  • «Место составления (издания) документа»;
  • «Дата документа»;
  • «Подпись».

Ошибка 3. Избегают реквизитов, которые нужно оформлять по ГОСТ-2016. Проверьте, есть ли в приказе остальные обязательные реквизиты кроме тех, что влияют на юридическую силу документа. Среди них:

  • «Наименование вида документа»;
  • «Регистрационный номер документа»;
  • «Заголовок к тексту»;
  • «Текст документа»;
  • «Отметка о приложении».

Также проверьте реквизиты: «Виза», «Отметка об исполнителе», «Отметка о направлении документа в дело».

Ошибка 4. Неправильно оформляют реквизиты приказа. Вы убедились, что в приказе присутствуют все реквизиты. Теперь проверьте, правильно ли они оформлены. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «О чем?». Отметку о приложении оформляйте в самом тексте документа при первом упоминании, указывая в скобках (приложение) или (приложение 1). В реквизите «Подпись» пишите ту должность, которую сотрудник занимает в соответствии с приказом о замещении, возложении обязанностей и др. Если вместо директора документ подписывает его заместитель, причем в приказе стоит фраза «назначить исполняющим обязанности генерального директора. », то в подписи так и напишите: исполняющий обязанности генерального директора или и. о. генерального директора .

Пример грамотного оформления реквизитов приказа с подсказками

Учитывайте: реквизит документа = юридическая сила документа. Поэтому важно, во-первых, учитывать все реквизиты, которые необходимы для конкретного вида документа. Во-вторых, правильно оформлять и расставлять реквизиты. Руководствуйтесь ГОСТ-2016 и следуйте подсказкам выше, чтобы избежать ошибок.

Реквизиты документов — это. Требования к оформлению реквизитов документов

В гражданском обороте используются различные виды официальных бумаг. Реквизиты документов – это неотъемлемые их атрибуты. Они выполняют разные функции. Рассмотрим далее состав реквизитов документов.

Общие сведения

Для разных документов предусматривается различное количество реквизитов. Их набор зависит от целей создания акта, его назначения. Для многих бумаг количество реквизитов ограничено. Некоторые атрибуты устанавливаются законодательными и нормативными актами. Оформление реквизитов документов строго регламентировано.

Перечень основных элементов

Формы и реквизиты документов устанавливаются госстандартами и утверждаются Правительством. В ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрены следующие элементы:

  1. Гербы РФ или субъекта.
  2. Товарный знак или эмблема предприятия.
  3. Код организации.
  4. ОГРН.
  5. ИНН/КПП.
  6. Код формы.
  7. Название организации.
  8. Справочные сведения.
  9. Название вида документа.
  10. Дата составления.
  11. Регистрационный номер бумаги.
  12. Место составления/публикации.
  13. Адресат.
  14. Ссылка на дату и номер документа.
  15. Резолюция.
  16. Гриф утверждения.
  17. Заголовок текста.
  18. Гриф согласования.
  19. Текст.
  20. Отметка о контроле.
  21. Подпись.
  22. Отметка о приложениях.
  23. Оттиск печати.
  24. Отметка о поступлении/исполнении документа и отправке его в дело.
  25. Визы согласования.
  26. Отметка о заверении экземпляра/поступления цифровой копии.
  27. Идентификатор.
  28. Отметка об исполнителе.

Каждой бумаге соответствует свой набор элементов.

Нормативная база

В госстандарте определяется место размещения каждого элемента. Оно закрепляется согласно традициям последовательности заполнения и чтения бумаг. Размещение герба РФ осуществляется в соответствии с ФКЗ № 2. Символ регионов указывается на бланках согласно нормативным актам субъектов. Эмблема предприятия (товарный знак) размещается в соответствии с положениями устава. Код организации должен указываться согласно ОКПО. ОГРН, ИНН/КПП приводится сообразно документам, выдаваемым налоговой службой.

Требования к оформлению реквизитов документов: наименование предприятия

Элементы, посредством которых осуществляется идентификация как самих бумаг, так и их авторов и адресатов, определяются как реквизиты документов. Значит, их неотъемлемым атрибутом выступает наименование предприятия. Оно указывается в строгом соответствии со сведениями, закрепленными учредительными документами. Над названием предприятия проставляют наименование (сокращенное или полное) вышестоящего органа (при наличии). Написание осуществляется на русском языке.

Сокращенное название указывается на бланках, если оно закреплено учредительными бумагами. Наименование представительства, территориального отделения, филиала указывается только в том случае, если это подразделение выступает в качестве автора. Оно помещается ниже названия главной организации.

Читать еще:  Декларация справка о доходах госслужащих в 2019 - 2020 году

Справочные сведения

Реквизиты документов – это информация о составителях актов. По этим атрибутам можно узнать местоположение организации, ее контактные данные: телефон, факс, эл. почту и проч. Выбор набора справочных сведений осуществляется предприятием самостоятельно. Однако в любом случае основную информацию об адресе (с указанием почтового индекса), телефоне/факсе необходимо включать в реквизиты документов. Это необходимо для обеспечения обратной связи с потребителями, контрольными органами, пользователями, партнерами.

Реквизиты документов — это и точные сведения о дате их заполнения. В качестве нее выступает календарное число, когда бумага была подписана. Если составляется протокол, то его датой будет день заседания, акт – день события.

Оформляется этот реквизит с использованием арабских цифр. При этом установлена определенная последовательность: день, месяц и год. Допускается использование слов при оформлении даты. Например, 01 января 2016 г.

Регистрационный номер

В него входит несколько элементов. В нем, в частности, присутствует порядковый номер, дополняющийся индексом дела в соответствии с номенклатурой, сведениями об исполнителе, корреспондентах и так далее.

Бывает так, что несколько организаций совместно составляют один документ. В этом случае в регистрационный номер включаются индексы обеих компаний (учреждений). Их указывают через косую линию в том же порядке, что приводят авторов.

Место издания/составления

Оно указывается в том случае, если его нельзя определить по сведениям, включенным в другие реквизиты документов. Это, в частности, наименование предприятия и справочная информация. Место издания/составления указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Оно может включать в себя исключительно общепринятые сокращения.

Адресат

В качестве него может выступать вся организация в целом или отдельное ее структурное подразделение, а также должностные лица. Адресатом может быть и частное физлицо. Если бумага направляется должностному лицу, инициалы указываются перед его фамилией.

Название подразделения или организации приводится в именительном падеже, а должности – в дательном. При отправке бумаги в несколько однородных учреждений или филиалов/представительств их указывают обобщенно.

Разрешено центрирование каждой строки адресата относительно самой длинной из них. В документе не должно быть больше 4 получателей. Перед вторым и последующими адресатами слово «копия» не указывается. Если их больше 4, составляется список рассылок.

В составе реквизита «адресат» допускается включать почтовый адрес. Его элементы указываются в последовательности, предусмотренной правилами оказания почтовых услуг. Если получателем является организация, содержание реквизитов документа будет следующим: наименование предприятия, затем почтовый адрес. Если физлицо – фамилия и инициалы, а затем место проживания.

Утверждение

Реквизитами документа являются различные отметки, грифы и визы. Утверждение бумаги осуществляется уполномоченными должностными лицами либо специальным актом. Реквизиты документа, подтверждающего согласование с соответствующим лицом или подразделением, включают в себя:

  1. Наименование должности ответственного служащего.
  2. Слово «утверждаю». Оно указывается без кавычек.
  3. Подпись сотрудника, его инициалы и фамилия.
  4. Дату утверждения.

Если бумага согласовывается с несколькими лицами, их подписи располагаются на одном уровне. Если подтверждение бумаги осуществляется решением, протоколом, постановлением, приказом, в гриф включают слово «Утвержден», наименование соответствующего акта, его номер и дату. Располагается этот реквизит в верхнем углу справа.

Заголовок

Он включает в себя краткое описание документа. Заголовок должен согласовываться с наименованием вида бумаги. Он может отвечать на следующие вопросы:

  1. О чем? О ком? Например: «Приказ о создании инвентаризационной комиссии».
  2. Чего? Кого? К примеру: «Должностная инструкция инженера».

Если документ оформляется на бланке, формата А5, допускается не указывать заголовок.

Текст

Он составляется на государственном языке России или национальных языках регионов. Эта часть документа может быть представлена в виде собственно текста, анкеты, таблицы или комплексом этих элементов. Существует и ряд особенностей, которые следует учесть:

  1. Если текст представлен в виде таблицы, ее строкам и графам присваиваются наименования. Они указываются в именительном падеже.
  2. Подзаголовки должны согласовываться с наименованиями.
  3. Если таблица занимает более одного листа, графы нумеруются, а на второй и последующей страницах указываются только номера.
  4. При составлении анкеты наименования признаков, по котором характеризуется объект, выражаются именами существительными в именительном падеже либо словосочетанием, включающим глагол 2-го л. мн. ч. в настоящем или прошедшем времени.
  5. Связанный текст, как правило, включает в себя две части. В первом разделе указываются основания, причины, цели оформления документа. Вторая часть считается заключительной. В ней присутствуют просьбы, выводы, решения, рекомендации, предложения. Текст может состоять только из заключительной части. К примеру, в приказах приводится только распоряжение, без констатации.
  6. В обязательные реквизиты документа, подготовленного на основании актов, изданных другими организациями, или созданных на этом же предприятии ранее, включаются сведения о первоисточниках. В частности указываются их наименования, название юрлица-автора, дата, регистрационный номер и заголовок.
  7. Если в тексте присутствует несколько выводов, решений и проч., он может разбиваться на подразделы, разделы, пункты. Их отделяют арабскими цифрами.

Особенности изложения информации

Оформление реквизитов документов осуществляется по особым правилам. В частности в актах коллегиальных структур текст излагается от 3-го лица единственного числа. Например, «общее собрание решило/постановило». В актах организаций, работающих на принципе единоначалия, а также в бумагах, направляемых руководству, текст излагают от 1-го л. ед. числа. К примеру, «предлагаю», «приказываю», «прошу». В совместных актах текст приводится от 1-го лица мн. числа. Например, «решили», «приказываем». Аналогичным образом излагается текст протоколов. В актах, которыми устанавливаются обязанности и права организаций, их подразделений, а также включающих оценку/описание фактов или выводы, содержание приводится от 3-го лица множественного либо единственного числа. К примеру, «отдел выполняет функции», «комиссия установила». В письмах текст может излагаться:

  1. От 1-го л. мн. числа. К примеру, «просим направить».
  2. От 1-го л. ед. ч. Например, «прошу выделить», «считают необходимым».
  3. От 3-го лица ед. числа. К примеру, «ведомство не возражает».

Ссылки на приложения

В конце текста указывается перечень сопровождающих документов. Соответствующая отметка может оформляться так: «Приложение: на 3 л. в 2 экз.». Если в тексте нет ссылок, то в перечне приводят наименование сопровождающего документа, количество листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, число страниц не указывается.

В случае если прилагается документ, который также сопровождается актом, в отметке должна присутствовать соответствующая информация. В приложении к распоряжениям, приказам, постановлениям, инструкциям, правилам, решениям, положениям на первом листе указывают его номер. Он должен присутствовать в верхнем углу справа. Выглядит отметка так: «Приложение №». Здесь же указывается наименование распорядительного акта, его дата и регистрационный номер.

Дополнительно

Каждый поступающий документ регистрируется организацией. В отметке указывают очередной номер и дату. При необходимости проставляют минуты и часы поступления. Допускается проставлять отметку в виде штампа.

В настоящее время широко распространены электронные документы. В качестве идентификатора цифровой копии документа выступает отметка, которая ставится в нижнем углу слева на каждой странице. В ней присутствует наименование файла, дата и прочие поисковые сведения, предусмотренные организацией.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector